现金日记账的登记及核对

【业务资料1】

2016年6月15日，北京市中环电器公司用现金缴纳上半年税收滞纳金5．69元。

【业务资料2】

2016年6月18日，北京市中环电器公司行政办公室李小川外出开会，借支差旅费3.000元。

【业务资料3】

2016年6月20日，北京市中环电器公司行政办公室张莉娜从北京天源文化用品商店，用现金购买办公用品596元，交付相关部门使用。

【业务资料4】

2016年6月25日，北京市中环电器公司销售部经理周星报销业务招待费689元。

【业务资料5】

2016年6月28日，北京市中环电器公司领导经讨论，同意发放困难职工补助2.680元。

【业务资料6】

北京市中环电器公司现金日记账6月1日期初余额为5.600元，根据上述经济业务登记现金日记账。

（一）现金日记账的启用及设置与登记

出纳人员根据审核无误后的现金收付凭证进行现金收支后，应及时登记现金日记账。现金日记账是按照现金收付业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔登记的，用来记录和反映现金增减变动及结存情况的账簿。现金日记账必须采用订本式账簿。账簿的内容包括封面（主要标明现金日记账的名称）、扉页 （即账簿启用和经管人员一览表）和账页。

1．现金日记账的启用

现金日记账是各单位重要的经济档案之一。为明确经济责任，保证账簿资料的完整和便于查找，各单位在启用新账簿时，首先要按规定内容逐项填写账簿启用和经管人员一览表，如表2－4－1所示。在表中应填明单位名称（全称）、账簿名称、账簿编号和启用日期；在经管人员栏中写明经管人员姓名、职别、接管和移交日期，由会计主管人员签名盖章，并加盖单位公章。如果一本日记账中设置了两个或两个以上的现金账户，还应在第二页 “账户目录表”中注明各账户的名称和页码，以方便登记和查核。记账人员交接时，需在会计主管人员的监督下，按规定办理好移交手续，并做好账簿启用和经管人员一览表有关事项的登记工作。按税法规定，使用现金日记账簿需交纳5元的印花税，采用购买印花税票方式交纳印花税的单位，应将印花税票粘贴在 “账簿启用和经管人员一览表”的右上角，并画线予以注销。

表2－4－1 账簿启用和经管人员一览表

2．现金日记账的设置与登记

现金日记账的账务处理过程包括了对现金收支，按照规定的原则和方法，设置、启用、登记现金日记账，并按一定的程序核对账目、款项，定期结账等有关账务处理事项。现金日记账的账务处理结果能够形成全面、完整、系统的出纳核算资料，为现金的管理、监督和现金收支计划的执行提供可靠的凭据资料，是出纳岗位和会计核算工作中不可忽视的一环，也是每个出纳人员必须认真做好的一项重要工作。

现金日记账的设置应遵循一定的原则，必须符合 《会计基础工作规范》和国家统一会计制度的要求，力求以简明的格式，及时、准确、全面地反映现金收付及结存情况。任何一个单位，只要有现金收付业务，就必须设置现金日记账，做到有钱就有账，以账管钱，收付有记录，清查有手续，保证现金的完整和合理使用。现金日记账是一种特殊的明细账，为加强对现金的管理，采用手工记账的单位，现金日记账必须采用订本式账簿，不得以其他方法代替现金日记账。现金收支业务较多并由多名出纳人员分管的，或者实行定额备用金制度和管理要求较高的，设置现金日记账时，户数可以多一些，格式也可以细一些。总之，要视具体情况，在不影响会计核算质量和保证现金安全完整的前提下，力求简单明了，讲求实效。实行会计电算化的单位，发生现金收付业务时，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印现金日记账，并与库存现金核对无误。

（1）现金日记账的账页格式。现金日记账的账页格式大致有 “三栏式”“多栏式”两种，实际工作中常采用 “三栏式”的账页。

① “三栏式”现金日记账是现金收入和现金支出同在一张账页上，各个对应科目不另设专栏反映的一种日记账格式，其三栏分别为 “收入”“支出”和 “余额”，如表2－4－2所示。登记时由出纳人员根据审核无误后的会计凭证，序时逐笔登记，并随时结出余额。

表2－4－2 现金日记账

② “多栏式”现金日记账，可以将现金收入和现金支出并在一本账中，也可以分别设置现金收入日记账和现金支出日记账，账中按照现金收支的对应科目分别设置专栏进行序时登记，各单位可根据本单位实际情况选用。并在一本账中的多栏式现金日记账，登记时由出纳人员根据审核无误后的会计凭证，序时逐笔登记，并随时结出余额。分别设置现金收入日记账和现金支出日记账的，除登记时由出纳人员根据审核无误后的会计凭证，序时逐笔登记外，现金收入要按对应科目的金额记入有关的 “贷方科目”栏，并计算 “收入合计”栏；现金支出要按对应科目的金额记入有关的 “借方科目”栏，并计算 “支出合计”栏，每日终了，要将现金支出日记账的支出合计数登入现金收入日记账的 “支出合计”栏，并结出余额，填入 “余额”栏。

（2）现金日记账的登记方法。登记现金日记账总的要求是：分工明确，专人负责，凭证齐全，内容完整，登记及时，账款相符，数字真实、准确，书写工整，摘要清楚，便于查阅，不重记，不漏记，不错记，日清月结，不拖延积压，如果发生记录错误，必须按规定方法更正，从而使账目既能明确经济责任，又整洁美观。

小贴士

通常情况下，为满足岗位内牵制度的需要，登记现金日记账的出纳人员不宜同时负责填制反映现金收付款情况的记账凭证，也不能登记 “库存现金”总账。

登记的具体方法和要求是：

①根据审核无误后的记账凭证登记。出纳人员在办理收付款时，应当对反映收款和付款情况的记账凭证进行复核，并以经复核无误的记账凭证及所附原始凭证作为登记现金日记账的依据。

小贴士

在采用收款凭证、付款凭证和转账凭证记账凭证的单位，对于仅涉及现金和银行存款之间的收付业务 （指将现金送存银行或从银行提取现金两类业务），为避免重复记账，规定只按收付业务涉及的贷方科目编制付款凭证，不编制收款凭证；因此，在该类单位登记现金日记账时，应按审核无误后的现金收款凭证、现金付款凭证及银行存款凭证、银行付款凭证填列。

②所记载的内容必须同会计凭证相一致。每一笔账都要记明记账凭证的日期、编号、摘要、金额和对应科目等。经济业务的摘要不能过于简略，应以能够清楚地表述业务的内容为最低限度，以便于事后查对。现金日记账应逐笔分行登记，不得将收付款业务合并或抵减后登记。登记完毕，应当逐项复核无误后，在记账凭证上的 “账页”一栏内打 “√”，表示已经登记入账，以避免重复记账。

③以收付款业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登记现金日记账，并做到日清月结。为及时掌握现金的收付存情况，现金日记账必须做到当日有现金收付当日就要记录，并随时结出余额，以便每日终了，将账面余额与库存现金额核对，月末与总账核对，做到账款相符、账账相符。

④登记时注意连续性，不得跳行、隔页，不得随便更换账簿和撕去账页。现金日记账采用的是订本式账簿，其账页不得以任何理由撕去，作废的账页也应保留在账簿中。在一个会计年度内，账簿尚未使用完的，不得以任何理由更换账簿或重抄账页；但年度结束，新年开始时，必须启用新的账簿，不管原账簿是否有空页。记账时必须按行次、页次依次顺序登记。如登记时不慎发生跳行或隔页的，应在空行或空页处画对角线加以注销，并注明 “此行空白”或 “此页空白”字样，同时由记账人员和会计机构负责人 （会计主管人员）在“×”交叉处签章，以示负责。

⑤文字和数字书写必须规范清楚，准确无误。在记账时，必须使用规范的汉字，不得滥造简化 （繁体）字，不得使用同音异义字，不得写怪体字。摘要文字应紧靠左线，数字金额应写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐，文字、数字字体大小要适宜，并紧靠底线书写，上面要留有适当的空距，一般应占格高的1／2，但最多不超格高的2／3，以备出现账错时有更正的空间。记录金额时，如遇没有角分的整数金额，应在角分栏内写上 “0”，不得省略不写或用 “—”替代。阿拉伯数字书写时应注意 “1”与 “7”，“2”与 “0”，“3”，与 “8”，“4”与 “9”，“5”与 “6”的书写，避免相互混淆，书写时一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清楚。

⑥使用规定的笔墨。使用钢笔，以蓝黑墨水或碳素墨水书写，或采用财会专用笔书写，不得使用圆珠笔 （银行复写账簿除外）或铅笔书写。红色墨水记账用于下列情况：结账画线、红字更正错账以及统一会计制度规定的其他内容。

⑦按规定转页。为便于计算现金日记账的累计数额，并使前后账页的数据相衔接。在每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页发生额合计数及余额 （即同月1日起至同月本页结束止的发生额合计数及余额），并将这一金额记入本页最后一行及下一页的第一行的有关金额栏内，且在本页的最后一行 “摘要”栏注明 “转次页”或 “过次页”，下一页的第一行 “摘要”栏注明 “承前页”，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。若记账时，刚好记完本月最后一笔时，该过次页，也该进行 “本月合计”，则应在本页最后一行注明 “过次页”，下一页的第一行注明 “承前页”，后在第二行再进行 “本月合计”。

⑧现金日记账的对账和结账。现金日记账必须逐日结出余额，并与库存现金进行核对，一定时期期末，还要与 “库存现金”总账进行核对。发现差错应及时查明原因，及时进行处理。每月月末，所有与现金收支相关的业务都登记入账后，须按规定在最后一笔经济业务记录下面画通栏单红线，结出本月发生额和余额，在 “摘要”栏注明 “本月合计”字样，在下面再画通栏单红线后继续记账，至每月月末均按上述方法做月度结账；12月31日，除结记12月份的 “本月合计”外，需结记 “本年合计数”，确定出年度发生额和余额后，在“摘要”栏注明 “本年合计”字样，在下面再画通栏双红线，表示封账，来年再采用新的现金日记账簿。年度终了结账后，现金日记账通常有余额，这时，须将余额结转下年，并在“摘要”栏注明 “结转下年”字样，在下一会计年度新建的账簿的第一页第一行 “余额”栏填写上年结转的余额，并在 “摘要”栏注明 “上年结转”字样，“年月日”栏必须填写新年的1月1日。

⑨账簿记错，必须按规定方法更正。若账簿记错，不得挖、补、刮、擦、涂或用退色药水更改字迹，而应采用规定的方法更正。若记账凭证完全正确，只是登记账簿时发生错误，则采用画线更正法进行更正；若记账凭证发生错误，导致登记账簿时发生错误时，应采用红字更正法或补充登记法更正错账 （具体更正法见 “会计基础”课程相关内容）。对于采用电子计算机替代手工记账的单位，应按财政部发布的 《会计电算化工作规范》的要求进行登记和打印。

（二）现金日记账的核对

出纳人员收付现金后，除按规定及时登记现金日记账外，一定时期结束时，需按一定程序进行账证、账账、账实核对工作，以确保账证、账账、账实相符。现金日记账的账证核对是指现金日记账与现金收付款凭证进行核对，账账核对是指现金日记账与库存现金总账进行核对，账实核对是指现金日记账的余额与实际的库存现金进行核对。具体的操作程序和方法如下。

1．现金日记账与现金收付款凭证核对

反映现金收付情况的会计凭证是登记现金日记账的依据，因而凭证和账簿记录应当完全相符。在记账过程中，往往会发生重记、漏记、记错方向或记错数字的现象，在核对时，就需按照经济业务发生的时间先后顺序逐笔进行检查，首先要检查反映现金收付款情况的记账凭证是否与所附的原始凭证完全相符；然后再检查现金日记账的金额及方向是否和每张反映现金收付款情况的记账凭证一致。如有差错，要按更正错账的方法立即更正，如未登记账簿的，则在撕毁原错误记账凭证的基础上，重新做正确的记账凭证替代原错误记账凭证；若已登记账簿，导致账簿记录也发生错误的，则需采用红字更正法或补充登记法更正，以做到账证完全相符。

2．现金日记账与库存现金总账的核对

现金日记账是依据现金收付款凭证登记的，而库存现金总账也是根据现金收付款凭证直接登记 （采用记账凭证账务处理程序的单位）或定期汇总登记 （采用科目汇总表、汇总记账凭证等账务处理程序的单位）的，两类账登记的依据相同，其结果理应一致。但由于两类账是由不同的人员分别登记的，且有的单位是根据汇总的凭证登记的，因而发生差错在所难免，基于此，每月终了，必须将库存现金总账中的借方、贷方发生额和余额，同现金日记账的收入、支出本月合计数和余额相核对，看账账之间是否相符。月末，库存现金总账中的本月借方发生额合计数与现金日记账的本月收入方发生额合计数，库存现金总账中的本月贷方发生额合计数与现金日记账的本月支出方发生额合计数，库存现金总账中的月末余额与现金日记账的月末余额，都应相符，如不符，应先看差错在哪一方。如果借方 （收入方）发生额出现差错，应查找现金收款凭证和现金收入一方的账目；如果贷方 （支出方）发生额出现差错，应查找现金付款凭证和现金支出一方的账目。经过查对找出差错所在后，应当即予以更正。

3．现金日记账与库存现金的核对

每日记账工作完成后，应自行以现金日记账的账面余额与实际的库存现金进行核对，看账实是否相符。在实际工作中，凡当天已收付现金，但来不及登记和当天未交会计的现金收付款凭证，均按“现金日记账的账面余额＝库存现金实有数＋未记账的反映现金付出情况的凭证－未记账的反映现金收入情况的凭证”的公式核对，经反复核对无误仍不相符的，即说明当日收付款有误。此时，出纳人员应一方面向部门负责人报告，另一方面应对当天办理的收付款项逐笔回忆，找出差错原因，及时纠正。

【业务办理1】

相关岗位：出纳、涉税会计、收入费用利润核算会计、财务负责人。

（1）涉税会计韩江到国税局窗口领取滞纳金“缴款书”，如表2－4－3所示。

表2－4－3 税收通用缴款书

（2）涉税会计根据缴款金额填写 “支出证明单”，经领导审批后，交由出纳复核，出纳将现金清点后交给涉税会计，并在 “支出证明单”上盖 “现金付讫”印章，如表2－4－4所示。

表2－4－4 支出证明单

小贴士

支出证明单据一般由提供相应劳务的收款人填写，即填写人一般是企业外部人员；支出证明单据只表示收款人收到了相应的款项，它不能替代发票，故在接受劳务、购买货物时，一定要坚持取得相应的税务发票入账为宜。

支出证明单应该是在报销时用的。买材料时，可以自己垫付，也可以先批条向单位借钱，然后再带着发票和支出证明单到单位报销。

（3）出纳员将“支出证明单”及如表2－4－5所示的“缴款书”传递给收入费用利润核算会计填制记账凭证，如表2－4－6所示。

表2－4－5 税收通用缴款书

表2－4－6 记账凭证

（4）出纳员根据财务负责人审核无误的记账凭证登记库存现金日记账。

【业务办理2】

相关岗位：业务人员、出纳、往来核算会计、财务负责人。

（1）业务人员填写 “借支单”，经批准后出纳员复核，支付现金，并加盖 “现金付讫”章，如表2－4－7所示。

表2－4－7 借支单

小贴士

借支单就是借款单，借支单只有一联；报销的时候要填写报销单；先借款后报销的程序如下：

①填写借支单，写清借款人、部门、用途并交相关领导签批；

②交出纳领款；

③业务办理完毕回来后填写报销单，写清用途和金额交相关领导签批；

④交出纳核销借支单，如果有余款要交回，如果有自己垫支的出纳会补给垫支人。

（2）出纳员将 “借支单”送财务负责人审核后，交往来核算会计填制记账凭证，如表2－4－8所示。

表2－4－8 记账凭证

（3）出纳员根据财务负责人审核无误的记账凭证，登记库存现金日记账。

【业务办理3】

相关岗位：出纳、收入费用利润核算会计、财务负责人。

（1）张莉娜持如表2－4－9所示的购货发票填写“支出证明单”，办理报销审批手续。

表2－4－9 购物发票

（2）出纳员复核 “支出证明单”及所附购物发票，清点现金当面交付报销人，并在“支出证明单”上盖“现金付讫”印章，如表2－4－10所示。

表2－4－10 支出证明单

（3）出纳员将 “支出证明单”及所附发票传递给收入费用利润核算会计填制记账凭证（表2－4－11）。

表2－4－11 记账凭证

（4）出纳员根据财务负责人审核无误的记账凭证登记库存现金日记账。

【业务办理4】

相关岗位：业务人员、出纳、成本会计、收入费用利润核算会计、财务负责人

（1）业务员持如表2－4－12所示的业务招待费发票填写如表2－4－13所示的 “支出证明单”，办理报销审批手续。

（2）出纳员复核 “支出证明单”及所附业务招待费发票，清点现金当面交付报销人，并在 “支出证明单”上盖 “现金付讫”印章。

表2－4－12 业务招待费发票

表2－4－13 支出证明单

（3）出纳员将 “支出证明单”及所附发票传递给收入费用利润核算会计填制记账凭证，如表2－4－14所示。

表2－4－14 记账凭证

（4）出纳员根据财务负责人审核无误的记账凭证登记库存现金日记账。

【业务办理5】

相关岗位：出纳、职工薪酬会计、收入费用利润核算会计、财务负责人。

（1）职工薪酬会计编制 “困难补助发放表”经审批后交出纳员。

（2）出纳员复核无误后，发放现金到个人并由签收人签字，发放完毕，在 “困难补助发放表”上盖“现金付讫”印章，如表2－4－15所示。

表2－4－15 困难补助发放表

（3）出纳员将 “困难补助发放表”传递给收入费用利润核算会计填制记账凭证，如表2－4－16所示。

表2－4－16 记账凭证

（4）出纳员根据财务负责人审核无误的记账凭证登记库存现金日记账，如表2－4－17所示。

表2－4－17 现金日记账