三栏式现金日记账一般由谁登记

一、日记账的设置和登记

(一)普通日记账的设置和登记

1．普通日记账的格式

普通日记账是根据经济业务发生先后顺序，逐日逐笔登记全部经济业务的会计账簿。由于普通日记账直接根据原始凭证逐笔编制会计分录，产生于记账凭证之前，所以也称为“会计分录簿”。普通日记账格式如表6－2所示。

表6-2　普通日记账

2．普通日记账的登记方法

普通日记账的登记方法包括:

(1)“日期”栏登记经济业务发生的时间;

(2)“摘要”栏填写经济业务的简要内容;

(3)“会计科目”栏填写会计分录涉及的会计科目名称;

(4)“借方金额”栏填写应借记账户的金额;

(5)“贷方金额”栏填写应贷记账户的金额。

3．普通日记账的优缺点及适用范围

普通日记账的优点是可全面反映经济业务的发生情况及账户的对应关系;缺点是随企业规模的扩大、经济业务的增多及记账凭证的出现，普通日记账不便于登记分类账和登账工作量较大的缺陷会日渐显露。

普通日记账的适用范围:对于规模较小、经济业务不多的企业，使用普通日记账程序简便，完全可以满足业务需要。会计电算化的发展，解决了普通日记账在手工记账下的缺陷，使普通日记账的应用又日趋广泛。

(二)特种日记账的设置和登记

特种日记账是用来记录某一方面需要特别关注、大量发生的经济业务并起汇总作用的会计账簿。特种日记账有利于对某一方面需要特别关注的经济业务加强管理并起汇总作用。按记录经济业务的内容不同可将其分为现金日记账、银行存款日记账、销货日记账、购货日记账、应收账款日记账、应付账款日记账等。特种日记账按其格式的不同还可分为三栏式日记账和多栏式日记账。

1．三栏式现金日记账的设置和登记

(1)三栏式现金日记账的格式。三栏式现金日记账，是设置有“收入”、“支出”和“余额”三栏，并由出纳人员根据现金收、付款记账凭证和银行存款付款凭证(从银行提取现金的业务)，按经济业务发生的顺序逐日逐笔进行登记的一种特种日记账。其除应提供每日的现金收入、支出及其余额的信息外，还应设置“对方科目”栏提供现金收入来源和支出用途方面的信息。一般企业均设置三栏式现金日记账。三栏式现金日记账的格式如表6－3所示。

表6-3　现金日记账(三栏式)

(2)三栏式现金日记账的登记方法。三栏式现金日记账的登记方法包括:①“日期”栏填写与现金实际收、付日期一致的记账凭证的日期;②“凭证”栏填写所入账的收、付款凭证的“字”和“号”;③“摘要”栏填写经济业务的简要内容;④“对方科目”栏填写与“库存现金”账户发生对应关系的账户的名称;⑤“收入”栏、“支出”栏填写每笔业务现金实际收、付的金额;⑥现金日记账应进行“日清”。

每日应在本日所记最后一笔经济业务行的下一行(本日合计行)进行本日合计，并在本日合计行内的“摘要”栏填写“本日合计”字样，分别合计本日的收入和支出并计算出余额，填写在该行内的“收入”栏、“支出”栏和“余额”栏;如果一个单位的现金收付业务不多，可不填写本日合计行，但需结出每日的余额并填写在每日所记最后一笔经济业务行的“余额”栏内;每日应将现金日记账的“余额”与库存现金核对。

2．三栏式银行存款日记账的设置和登记

(1)三栏式银行存款日记账的格式。三栏式银行存款日记账，是设置有“收入”栏、“支出”栏和“余额”栏，并由出纳人员根据银行存款收、付款记账凭证和现金付款凭证(记录将现金存入银行业务)，按经济业务发生的顺序逐日逐笔登记的一种特种日记账。银行存款日记账除应提供银行存款每日的收入、支出及其余额的信息外，还应设置“结算凭证种类、编号”栏和“对方科目”栏，提供银行存款收入来源和支出用途是否符合《银行结算办法》规定方面的信息。

(2)三栏式银行存款日记账的登记方法。三栏式银行存款日记账的登记方法包括:①“日期”栏填写与银行存款实际收、付日期一致的记账凭证的日期;②“凭证”栏填写所入账的收、付款凭证的“字”和“号”;③“摘要”栏填写经济业务的简要内容;④“结算凭证种类、编号”栏填写银行存款收支的凭证名称和编号;⑤“对方科目”栏填写与“银行存款”账户发生对应关系的账户的名称;⑥“收入”栏、“支出”栏填写银行存款实际收、付的金额;⑦银行存款日记账应定期与对账单进行核对。

每日应在本日所记最后一笔经济业务行的下一行(本日合计行)进行本日合计，并在本日合计行内的“摘要”栏填写“本日合计”字样，分别合计本日的收入和支出并计算出余额，填写在该行内的“收入”栏、“支出”栏和“余额”栏;如果一个单位的银行存款收付业务不多，可不填写本日合计行，但需结出每日的余额并填写在每日所记最后一笔经济业务行的“余额”栏内;应定期将银行存款日记账的“余额”与银行送达的对账单核对。

3．多栏式日记账的设置和登记

(1)多栏式日记账的格式。多栏式日记账，是在账内设置“应贷科目”栏(收入栏)和“应借科目”栏(支出栏)，并在栏内分别按与现金或银行存款科目对应的应贷科目和应借科目设相应的专栏，按其业务发生的顺序逐日逐笔登记的一种特种日记账。多栏式日记账按库存现金、银行存款科目的对应科目设置专栏，具备了现金、银行存款收付款凭证汇总表的作用，既能反映经济业务的来龙去脉，又能减少登记分类账簿的工作量。按记录货币资金的内容不同，可将其分为多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账。

多栏式日记账适用于现金和银行存款的收、付业务较多且与“库存现金”、“银行存款”账户对应的账户不多和比较固定的单位。

多栏式现金日记账的格式如表6－4所示。

表6-4　现金日记账(多栏式)

(2)多栏式日记账的登记方法。多栏式日记账的登记方法为:根据现金(银行存款)收、付款凭证，将与“现金”(“银行存款”)账户对应的贷方账户的金额或借方账户的金额，登记在“应贷科目”栏或“应借科目”栏相应账户专栏和“收入合计”栏或“支出合计”栏内，既表示库存现金(银行存款)的增加或减少，也表示与库存现金(银行存款)账户对应账户的减少或增加;“余额”栏(每日所记最后一笔经济业务的行)填写每日的库存现金(银行存款)的余额。

为了保证现金日记账和银行存款日记账的安全与完整，无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。

二、分类账的设置和登记

不论是最初的普通日记账以及被保留下来继续使用的现金和银行存款特种日记账，还是后来产生的记账凭证，要么是混合、要么是分散反映全部经济业务的发生情况，都不能集中提供经济管理所要求的某一类经济业务发生情况的会计信息。而对经济业务按照一定的分类设置和登记分类账簿，可以系统地归纳、综合并集中反映同类经济业务发生情况的资料，进而为编制会计报表和加强经营管理提供有关资产、负债、所有者权益、费用成本及损益的总括和详细的分类资料。

分类账簿按其详简程度不同，可分为总分类账簿和明细分类账簿。

(一)总分类账簿的格式和登记方法

总分类账簿亦称总账，是按总分类账户(一级会计科目)分类设置并登记全部经济业务的会计账簿。总账的设置方法一般是按照总账会计科目的编码顺序分别开设账户，由于总账一般都采用订本式账簿，因此，应事先为每一个账户预留若干账页。总账能够为会计报表的编制，提供反映某一类经济业务总括情况的资料，并对其所属的各明细账起控制和核对作用，因此任何单位都必须设置总账。

1．总分类账的格式

总账的格式因采用的会计核算组织形式不同而各异，常用的有三栏式和多栏式两种。

总分类账采用三栏式时，要求按照每一账户开设“借方”、“贷方”和“余额”三个栏次。三栏式总账根据其是否提供对应科目信息，又可分为普通三栏式和反映对方科目的三栏式。普通三栏式总账，在账页中设有“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏。其格式如表6－5所示。反映对方科目的三栏式总账，除在账页中设置“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏外，还分别在借方和贷方栏下设有对方科目栏，以便直接从总账中了解经济业务的内容。其格式如表6－6所示。

表6-5　三栏式总分类账(普通三栏式)