记账凭证怎么登记现金日记账

1. 会计循环的步骤

会计循环是指会计信息系统在数据的收集、加工、处理等过程中，按一定次序依次进行的账务处理方法。会计循环有以下几个步骤：

（1）根据复式记账原理，分析经济业务。

（2）按复式记账原理编制会计分录。

每笔经济业务发生后，应该确定其应借记和应贷记的账户及金额，编制会计分录。编制会计分录，可以通过编制记账凭证来进行，也可以在日记账中进行。采用日记账可以逐日序时地把各项经济业务记录下来，在日记账中，分别确定了每笔经济业务的会计分录，成为记入分类账的依据。采用日记账编制会计分录时，要求所有的经济业务都必须记入普通日记账或特种日记账。

（3）将会计分录记入各有关账户，期末进行试算平衡。

根据记账凭证或日记账中所确定的会计分录，分别记入分类账中有关账户借方或贷方的过程，称为过账。总分类账户和所属明细分类账户的登记，可根据记账凭证来进行，有些明细分类账户也可以根据原始凭证来进行，如材料明细账。在采用日记账的情况下，总分类账可根据日记账登记。

（4）对应调整事项，编制调整分录，进行调整后试算。

在日常的会计业务处理中，为了方便起见，对有些经济业务的记录是按其现金收支发生的期间进行的，这不符合权责发生制的要求。所以，期末应对有些账户的记录加以调整，并编制会计分录，即编制调整分录。

（5）编制财务报表。

完成以上各个步骤后，即可编制各种财务报表。财务报表将在以后的内容中详细讲解，这里暂不叙述。

（6）编制结账分录，结清收入、费用等暂记性账户。

将各收入、费用账户的余额转入“本年利润”账户，然后将“本年利润”账户的余额转入“利润分配”账户，这样，收入、费用账户及“本年利润”账户均不再有余额。编制的这些会计分录称为结账分录，目的是为了结清损益类账户和利润账户。一般情况下，损益类账户的结账分录按月编制，结转“本年利润”账户的分录在年终编制。

以上会计循环的步骤如图2-4所示。

图2-4　会计循环的步骤

2. 记账凭证账务处理程序

记账凭证账务处理程序是会计核算中最基本的一种账务处理程序，它包含了各种账务处理程序的基本要素，是其他各种账务处理程序发展的基础。其主要特点是：根据记账凭证直接地、逐笔地登记总分类账。

采用记账凭证账务处理程序时，记账凭证可用“收款凭证”、“付款凭证”和“转账凭证”三种格式，也可用一种通用格式。账簿一般设置“现金日记账”、“银行存款日记账”、“总分类账”和“明细分类账”。现金、银行存款日记账和总分类账均可用收、付、余及借、贷、余三栏式；明细分类账可根据需要用三栏式、多栏式或数量式。

记账凭证账务处理程序如图2-5所示。

图2-5　记账凭证账务处理程序

说明：

①根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。

②根据收、付款凭证逐笔序时地登记现金日记账、银行存款日记账。

③根据原始凭证或原始凭证汇总表及记账凭证逐笔登记明细分类账。

④根据记账凭证逐笔登记总分类账。

⑤月末，将现金日记账、银行存款日记账的余额和各种明细分类账余额的合计数，分别与总分类账相互核对。

⑥期末，根据总分类账与明细分类账资料编制财务报表。

记账凭证账务处理程序的优点是组织程序简单明了，容易理解和掌握，总分类账能比较详细地记录和反映经济业务状况。但逐笔登记总账的工作量较大，记账任务繁重，也不符合总账应当总括反映经济活动的要求，因此，一般适用于规模较小、经济业务数量较少的会计主体。

3. 汇总记账凭证账务处理程序

汇总记账凭证账务处理程序是在记账凭证账务处理程序的基础上演变发展而来的。其主要特点是先根据记账凭证定期编制汇总记账凭证（一般是10天汇总一次），然后根据汇总记账凭证登记总分类账。

采用汇总记账凭证账务处理程序时，其凭证的设置，要求按收款凭证、付款凭证、转账凭证三类分别设置。收款凭证只能一借一贷或一借多贷，付款凭证只能一贷一借或一贷多借，转账凭证只能一贷一借或一贷多借。定期（5天或10天）根据收、付、转三类凭证分别汇总编制成“汇总收款凭证”、“汇总付款凭证”和“汇总转账凭证”。汇总收款凭证一般按照“库存现金”和“银行存款”账户的借方分别设置，按每一张收款凭证对应的贷方账户归类汇总；汇总付款凭证一般按“库存现金”和“银行存款”账户的贷方分别设置，按每一张付款凭证对应的借方账户归类汇总；汇总转账凭证一般按转账凭证的贷方账户设置，按每一张转账凭证对应的借方账户归类汇总，如果某期间转账凭证不多，则可以不汇总，直接根据每张转账凭证登记有关的总分类账。其账簿设置一般设现金日记账、银行存款日记账、总分类账、各种明细分类账和相应的辅助账簿，日记账和总账一般为三栏式，明细账根据不同账户的具体要求可以分别设置三栏式、多栏式和数量金额式，辅助账则视情况由会计主体自行确定。这种账务处理程序的基本步骤如图2-6所示。

图2-6　汇总记账凭证账务处理程序

说明：

①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款、付款和转账凭证。

②根据现金、银行存款的收款凭证和付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。

③根据原始凭证或原始凭证汇总表登记各种明细分类账。

④根据收、付、转三种凭证定期编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。

⑤根据汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证或转账凭证登记总分类账。

⑥月终，现金日记账和银行存款日记账的余额及各种明细分类账的余额合计数应与总分类账有关账户的余额核对。

⑦月终，根据总分类账和明细分类账编制财务报表。

汇总记账凭证账务处理程序的主要优点是可以简化登记总账的程序，大大减轻登记总账的工作量；汇总记账凭证中账户的对应关系依然清晰，便于查对账目，分析经济业务；同时可以使凭证的整理归类工作简化；企业规模越大，业务越繁多，采用该种账务处理程序进行会计核算的成本效益也就越高，更能充分发挥其分析与简化作用。但是，编制汇总记账凭证本身的工作量较重，且容易出现重复和遗漏汇总的错误；同时总分类账的记录比较简略，难以具体反映企业的经济活动。因此，这种账务处理程序比较适合于规模较大、业务较多的会计主体。

4. 科目汇总表账务处理程序

科目汇总表账务处理程序又称记账凭证汇总表账务处理程序，是在记账凭证账务处理程序的基础上发展而来的，它是根据一定期间（一般是10天）的全部记账凭证编制科目汇总表，然后根据科目汇总表登记总分类账。

采用这种账务处理程序时，其凭证可以设置通用记账凭证，也可以分别设置收、付、转三类记账凭证。无论选择哪一种方式，都要求记账凭证采用一借一贷的会计分录，便于按科目归类汇总。其账簿组织设置与汇总记账凭证账务处理程序基本相同，只是把汇总记账凭证替代为科目汇总表。科目汇总表账务处理程序如图2-7所示。

图2-7　科目汇总表账务处理程序

说明：

①根据原始凭证或原始凭证汇总表分别编制收款、付款和转账凭证。

②根据收款、付款凭证逐笔序时地登记现金日记账和银行存款日记账。

③根据记账凭证或其所附的原始凭证逐笔登记各种明细分类账。

④根据收款、付款和转账凭证定期编制科目汇总表。

⑤期末，根据科目汇总表登记总分类账。

⑥把日记账和明细分类账分别与总分类账有关账户互相核对。

⑦根据总账和明细账的有关核算资料编制财务报表。

科目汇总表的格式有两种：一种是只包含各科目的本期借、贷方发生额；另一种是分别包括各科目的期初余额、本期发生额和本期期末余额的借、贷方金额。无论哪种形式，各科目的借、贷方发生额应当平衡。科目汇总表的编制首先是按资产、负债和所有者权益的顺序将企业单位当期使用的科目从上到下排列在表的左边，然后根据账簿记录，将每一个科目的本期借方发生额合计和贷方发生额合计分别汇总，填写在表格中，期初余额和期末余额亦分别填入相应栏目，最后验算当期发生额或期初、期末余额是否分别都保持借贷平衡，如不平衡，记账过程中必定有错误。

科目汇总表的作用与汇总记账凭证相似，但它们的结构不同，编制的方法也不同。科目汇总表是每天或定期（一般间隔不超过10天）将所有科目的借方、贷方发生额汇总在一张科目汇总表内，而不是按对应科目进行汇总，因而科目汇总表不能反映账户的对应关系，不便于了解经济业务的内容；也不便于对经济活动的情况进行分析和检查；所以它只能用于登记总分类账和试算平衡。汇总记账凭证则是在一定时期内将与每一账户的借方（贷方）相对应的贷方（借方）账户的发生额汇总，故而汇总记账凭证能够反映各账户间的对应关系。

科目汇总表账务处理程序的优点是：可以极大地简化登记总账的工作量，汇总手续简单易学，容易理解；还可以通过借贷及试算平衡，及时地检查和发现记账过程中的错误。适用于经济业务频繁的大、中型企业。

5. 多栏式日记账账务处理程序

多栏式日记账账务处理程序的特点是：设置多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账，并根据它们汇总的数字登记总分类账。对于转账业务，可以根据转账凭证填制转账凭证科目汇总表，据以登记总分类账；业务不多的企业，可以不编制转账凭证科目汇总表，直接根据转账凭证登记总分类账。在运用这种账务处理程序时应注意，对于库存现金和银行存款之间相互划转的经济业务，只需根据多栏式日记账的支出栏分别登记库存现金和银行存款总账，收入栏的数据不予记入总账，以免重复。例如，对于从银行提取现金的业务，既反映在现金日记账的收入栏，也反映在银行存款日记账的支出栏中；记总账时，应根据银行存款日记账的支出栏合计数分别登记现金总分类账的借方和银行存款总分类账的贷方，而对于反映在现金收入日记账中的同一数据，则不予记入总账，以免引起重复。多栏式日记账一般应设置“现金收入日记账”、“现金支出日记账”、“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”等四本日记账。如果需要设置专栏的对应账户不多，也可以只设“现金收支日记账”和“银行存款收支日记账”两本日记账。多栏式日记账账务处理程序如图2-8所示。

图2-8　多栏式日记账账务处理程序

说明：

①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收、付款凭证和转账凭证。

②根据收、付款凭证登记多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账。

③根据转账凭证定期编制转账凭证科目汇总表。

④根据原始凭证或原始凭证汇总表和各种记账凭证登记明细分类账。

⑤月终，根据多栏式现金日记账、多栏式银行存款日记账和转账凭证科目汇总表或转账凭证登记总分类账。

⑥月终，根据对账要求，将总分类账和明细分类账相核对。

⑦月终，根据总分类账和明细分类账编制财务报表。

这种账务处理程序可以简化登记总分类账的记账工作，而且日记账按多栏式设置，可以反映现金或银行存款收支的来龙去脉，一般适用于现金收支业务较多的企业。但日记账账页过于庞大，不便于记账；而且直接根据日记账登记总账，减少了账账核对这一环节，必须通过其他方式才能加强账簿记录的内部控制，保证会计记录的正确性。