出纳现金日记账与库存现金明细账

(1)库存现金的总分类核算

为了概括反映现金的收支和结存情况,企业应设置“库存现金”账户,其借方登记库存现金的增加额,贷方登记库存现金的减少额,期末借方余额反映库存现金的结余数。有外币收支业务的企业,应当按照币种设置明细账户进行明细核算。

(2)库存现金的序时核算

为了加强对现金的管理,随时掌握库存现金收付的动态和库存余额,保证现金的安全,企业要设置“现金日记账”,其格式见表2-1。出纳人员按照现金收付业务发生的先后顺序逐笔序时登记,做到日清月结。每日终了,合计当日的现金收入、现金支出,结出当日余额,并将现金结余数与库存数进行核对,做到账实相符。月份终了,结出本月收入数、本月支出数及月末余额,将“现金日记账”的余额与“现金”总账的余额核对,做到账账相符。

(3)库存现金的清查

为了保证企业库存现金的安全完整,做到账款相符,应对库存现金进行清查。清查的方法采用实地盘点法。企业组织专人成立清查小组,进行定期或不定期的清查与核对,清查结束后,根据清查的结果与现金日记账核对的情况填写“库存现金盘点报告表”(与表3-28格式相近),由清查人员和出纳人员共同签章后方能生效。造成现金溢余和短缺的原因主要有以下几项:

1)出纳人员收付现金时出现差错。

2)丢失现金。

3)收付现金而未作收款凭证或付款凭证。

4)现金收付的会计分录金额有错。

5)登记现金日记账有误。

6)现金被盗。

对于清查中发现的有待查明原因的现金短缺或溢余,应通过“待处理财产损溢”账户核算；若属于现金短缺,应按实际短缺的金额,借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”账户,贷记“库存现金”账户；若属于现金溢余,按实际溢余的金额,借记“库存现金”账户,贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”账户。

对于发现的现金溢缺,必须认真查明原因,按规定进行处理:如属于应支付给有关人员或单位的,借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”账户,贷记“其他应付款——应付现金溢余(××单位或××人)”账户,属于无法查明原因的现金溢余,经批准后,转为“营业外收入——现金溢余”账户。如为现金短缺,属于应由责任人赔偿的部分,借记“其他应收款——应收现金短缺款(××责任人)”账户；属于应由保险公司赔偿的部分,借记“其他应收款——应收保险赔款”账户；属于无法查明的其他原因,根据管理权限,经批准后处理,借记“管理费用——现金短缺”账户,贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”账户。

任务实施

根据任务描述,出纳人员应编制以下会计分录:

1)根据现金交款单回单联(图2-1),编制付款凭证:

借:银行存款 8000

贷:库存现金 8000

2)根据现金支票存根(图2-2),编制付款凭证:

借:库存现金 10000

贷:银行存款 10000

3)登记库存现金日记账,见表2-1。

表2-1 库存现金日记账 元

典型任务示例

【例2-1】 2014年4月3日,光华建筑公司收到职工林风交来的现金赔偿款200元。要求:学生以光华建筑公司出纳人员小赵的身份对现金收支业务进行会计处理并登记现金日记账。

填写一式三联的专用收款收据,见表2-2,根据专用收款收据,编制收款凭证并登记库存现金日记账,见表2-1。

借:库存现金 200

贷:其他应收款——林风 200

表2-2 专用收款收据

【例2-2】 2014年4月3日,光华建筑公司以现金900元购买办公用品。

要求:学生以光华建筑公司出纳人员小赵的身份对现金收支业务进行会计处理,并登记现金日记账。

收到购买办公用品发票一张,见表2-3,将现金支付给报销人。根据发货票,编制付款凭证并登记库存现金日记账,见表2-1。

借:管理费用——办公费 900

贷:库存现金 900

表2-3 江滨省江滨市商业零售发票

【例2-3】 2014年4月末,光华建筑公司进行现金盘点,发现短款100元,原因待查。

要求:学生以光华建筑公司出纳人员小赵的身份对现金盘点业务进行会计处理。

根据盘点表将短款上报主管部门,作会计分录如下:

借:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 100

贷:库存现金 100

经查,属于无法查明的原因,经批准后结转。作会计分录如下:

借:管理费用——现金短缺 100

贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 100

【例2-4】 2014年4月末,光华建筑公司经盘点,发现现金的库存余额大于账存余额300元,原因待查。

要求:学生以光华建筑公司出纳人员小赵的身份对现金盘点业务进行会计处理。

发现长款后,填写盘点表上报主管部门,作会计分录如下:

借:库存现金 300

贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 300

经查,长款属于少付职工陈冬的款项,作会计分录如下:

借:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 300

贷:其他应付款——应付现金溢余(陈冬)300

归纳总结

库存现金是存放于财会部门,由专职出纳人员保管的货币。因其流动性强,在管理上应严格执行现金开支范围及库存限额的管理规定,严格执行现金日常收支的管理规定。现金的核算可分为总分类核算和明细核算。设置库存现金账户核算现金收入、支出和期末结存,并登记现金日记账,做到日清月结。

实训

2015年9月30日,光华建筑公司库存现金日记账余额为5000元,10月份发生如下经济业务：

1)10月1日,从银行提取现金12000元备用。

2)10月10日,当日盘点发现现金库存数大于账存数900元,原因待查。

3)10月12日,经查明,上述现金溢余数属于少付职工王宁的款项。

4)10月15日,填制现金缴库单,将库存多余的现金6000元送存银行。

5)10月26日,以现金800元购买办公用品。

6)10月28日,销售废旧材料收入现金1000元,已存入银行。

7)10月31日,通过现金清查,发现短缺300元,原因待查。经查,其属于多付职工张丽的款项。

要求：根据上述经济业务编制会计分录,并分别登记光华建筑公司现金日记账结出期末余额。