第一节 会计账簿概述
一、会计账簿的概念和作用
会计账簿是指以经过审核的会计凭证为依据，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍，它是由具有专门格式，而又以一定形式联系在一起的账页组成的。会计凭证数量很多，又很分散，它只能零散地反映个别经济业务的内容，不能连续、系统、全面地反映和监督一个经济单位在一定时期内某类和全部经济业务的变化情况，更不能比较系统、完整地反映、监督企业价值运动的整体情况。并且，任何会计凭证都不能直接提供经营管理所需要的综合指标，例如成本、利润、收入等。同时，会计凭证容易散失，不便于查找和日常使用。为了给企业提供系统的核算资料，就需要运用登记账簿的方法，把分散在会计凭证上的大量的核算资料，加以集中和归类整理，登记到账簿中去。
设置和登记账簿，是对经济信息进行加工、整理的一个专门方法，是会计核算工作的一个重要环节，对于加强管理有十分重要的意义。
（1）账簿可以为企业的管理提供系统、完整的会计信息。通过设置和登记账簿，可以对经济业务进行序时或分类的核算，将分散的核算资料加以系统化，全面、系统地提供有关企业财务状况和经营成果的总括和明细的核算资料。
（2）账簿可以为定期编制会计报表提供数据资料。通过账簿财会部门可以分门别类地对经济业务进行登记，积累一定时期的会计资料，为编制会计报表提供基础。
（3）账簿是考核企业经营成果、加强经济核算、分析经济活动情况的重要依据。账簿记录了一定时期的资金取得与运用情况，提供了费用、成本、销售收入等资料。企业结合有关资料，可以进行经济活动分析，以便总结经验，提出措施，改进工作。
二、会计账簿的种类
一个会计主体拥有的账簿不是一本两本，而是功能各异、结构有别的一整套账簿，形成了一个账簿体系。这些账簿有些能提供总括的指标，有些能提供明细的指标；有些能提供综合的指标，有些能提供分散的指标；有些能提供价值指标，有些能提供实物指标；有些作序时的记录，有些作分类的记录。为了具体地认识各种账簿的特点，以便更好地运用、掌握，可以对账簿从不同的角度进行分类。
（一）会计账簿按用途分类
会计账簿按其用途不同，可以分为日记账、分类账和备查账三类。
1．日记账
日记账也称序时账。它是按照经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行连续登记的会计账簿。日记账有两种形式，一种是把性质相同的经济业务分别登记下来，称为特种日记账。例如，为了加强货币资金管理，各单位对库存现金和银行存款的收付业务，都必须专门设置库存现金日记账和银行存款日记账进行登记。库存现金日记账和银行存款日记账就是特种日记账。另一种是把全部经济业务按照时间顺序记录在账簿中，称为普通日记账。普通日记账不便于查阅和使用，也不便于进行会计核算和监督，因此，一般单位很少采用普通日记账。库存现金日记账和银行存款日记账的一般格式见表6－1和表6－2。
表6－1 库存现金日记账
表6－2 银行存款日记账
2．分类账
分类账是对全部经济业务按照账户进行分类登记的会计账簿。分类账按照反映经济业务的详细程度不同，又分为总分类账和明细分类账。
（1）总分类账简称总账，是根据一级会计科目开设账户，用以全面、连续地记录和反映全部经济业务的账簿。总分类账可以提供经济活动和财务收支的全面情况，统驭明细分类账，为编制会计报表提供主要依据。所有单位都必须设置总分类账。其一般格式见表6－3。
表6－3 总分类账
（2）明细分类账简称明细账，是根据总分类科目所属二级科目或明细科目开设账户，用以分类登记某一类经济业务，提供比较详细的核算资料的账簿。明细分类账可以提供经济活动和财务收支的详细情况，有利于加强财产物资的管理，监督往来款项的结算，也可以为编制会计报表提供必要的资料。因此，各单位可在设置总分类账的基础上，根据经营管理的实际需要，设置必要的明细分类账。
3．备查账
备查账也称辅助账。它是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记录或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，是一种辅助性的账簿，它可以为经营管理者提供必要的参考资料。例如，应收票据备查簿、租入固定资产备查簿等。备查账没有固定格式，它与其他账簿之间不存在依存和钩稽关系。
（二）会计账簿按外表形式分类
会计账簿按其外表形式不同，可以分为订本账、活页账和卡片账三类。
1．订本账
订本账是在启用前就已经按顺序编号并固定装订成册的账簿，库存现金日记账、银行存款日记账和总分类账一般采用这种形式。其优点是可以防止账页散失或抽换账页；其缺点是账页固定后，不能确定各账户应该预留多少账页，也不便于会计人员分工记账。
2．活页账
活页账是在启用前和使用过程中把账页置于活页账夹内，随时可以取放账页的账簿。它适用于一般明细分类账，优点是可根据实际需要灵活使用，也便于分工记账；其缺点是账页容易散失和被抽换。为了克服此缺点，使用活页账时必须要求按账页顺序编号，期末装订成册，加编目录，并由有关人员盖章后保存。
3．卡片账
卡片账是由许多具有账页格式的硬纸卡片组成，存放在卡片箱中的一种账簿。卡片账多用于固定资产、存货等实物资产的明细分类核算。其优点和缺点与活页账基本相同，但使用卡片账一般不需要每年更换。
（三）会计账簿按格式分类
会计账簿按其格式不同，可以分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿三种。
1．三栏式账簿
它是指设有借方、贷方和余额三个基本栏目的会计账簿。三栏式账簿适用于只要求进行金额核算，而不要求进行数量核算的有关账户，如库存现金、银行存款、应收账款、应付账款等。
2．多栏式账簿
它是指在账簿的借方和贷方按需要设置多个专栏的会计账簿。专栏是设置在借方，还是设置在贷方，或是两方同时设专栏，以及需要设置多少专栏，都由各单位根据实际需要确定。多栏式账簿可以提供某类经济业务的详细情况，一般适用于收入、成本、费用等账户，如主营业务收入、生产成本、制造费用等。
3．数量金额式账簿
它是指在账簿的收入、发出和结存三个栏目内，分别设置数量、单价和金额三个小栏，以反映财产物资的实物数量和价值量的会计账簿。数量金额式账簿适用于既要进行金额核算，又要进行数量核算的账户，如原材料、产成品、库存商品等。
以上三种会计账簿的分类并不是孤立的，而是相互联系的，它们的关系如表6－4所示：
表6－4 三种会计账簿的关系
三、会计账簿与会计账户的关系
会计账簿与会计账户有着十分密切的联系。账户是根据会计科目开设的，它存在于账簿之中，账簿中的账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户也就无法存在。账簿是由一定格式、相互联系的账页所组成的簿籍，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实内容。没有账户，账簿也就成了简单的簿籍。因此可以说，账簿是由若干账页所组成的一个整体，而开设在账页上的账户则是这个整体中的个别部分。概括地来讲，会计账簿与会计账户的关系，是形式和内容的关系。
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