日记账就是每日都记录的账簿

第七章　账　簿

第一节　账簿的意义和种类

一、账簿的定义和作用

（一）账簿的定义

登记账簿是会计核算的又一重要方法，它是根据会计凭证的内容，按账簿登记的规范要求，在账簿中连续、完整、系统地记录经济业务。一个企业在生产经营活动过程中，会连续地发生许多经济业务，这些经济业务首先是通过各种会计凭证的审核和填列，记录所涉及的详细内容。但由于会计凭证数量多而且零散，且每张凭证中只能各自反映其不同的经济业务，不能连续、系统、全面地对企业在一定时期内所发生的全部经济业务予以反映，因此，必须通过设置和登记账簿这一会计核算重要方法的运用，提供相关的必要数据，满足管理需要。

账簿是按照会计科目来开设账户，并由一定格式、互有联系的账页组成，用来序时、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍。

（二）账簿的作用

首先，通过设置和登记账簿，将企业在一定时期内发生的、在会计凭证中零散记录的各项经济业务进行分类核算和序时核算，以及进行一些特殊业务的专门核算，获得各种总括资料和明细资料，为企业的经营管理提供系统、完整的会计信息；其次，按账簿登记规则、格式及相关要求，分门别类地登记和反映各项经济业务的会计资料，为企业定期编制会计报表提供相关、可靠的依据；最后，账簿记录中根据不同会计要素归类反映资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等会计信息，为企业考核、分析、检查计划、预算执行情况，改善经营管理，提高会计核算工作成效，提供了有力的数据保障。

二、设置账簿的原则

为保证会计账簿的作用得以充分发挥，企业在设置账簿时，应遵循下列原则：一是要能保证全面、系统、分类地反映和监督各单位的经济活动情况，为经营管理提供相关的会计核算资料；二是要在满足实际需要的前提下，考虑人力和物力的节约，力求避免重复设账；三是账簿的格式应在满足提供指标的前提下，力求简便实用，避免烦琐重复。

三、账簿的种类

（一）账簿按其用途的分类

1．序时账簿

序时账簿亦称日记账。是指按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日、逐笔登记经济业务的账簿。按其记录内容的不同又可分为普通日记账和特种日记账两种。

普通日记账是用来登记全部经济业务发生情况的日记账。如企业设置的日记总账。

特种日记账是专门用来登记某一类特定项目经济业务发生情况的日记账。如企业为加强现金和银行存款的管理，记录其每一笔现金或银行存款的收、付及结存情况而设置的现金日记账和银行存款日记账。

设置序时账簿，有利于全面地了解有关经济业务的来龙去脉，及时进行账证核对，确保会计记录的完整性和正确性。

2．分类账簿

分类账簿是对各项经济业务按照账户的要求进行分类后，按其相同类别进行登记的账簿。按其反映经济业务详细程度的不同，又可分为总分类账簿和明细分类账簿。

总分类账簿是按照总分类账户进行分类登记的账簿，用来核算某类经济业务的总括内容。按照明细分类账户分类登记的账簿，称为明细分类账簿。它用来核算某类经济业务的详细内容。总分类账簿的金额与和其有关的明细分类账簿的金额之和相等。它们的作用各不相同，但互为补充。

3．联合账簿

联合账簿是指日记账和分类账结合在一起的账簿。如企业设置的日记总账即为联合账簿。这种账簿既有序时账簿的作用，同时又起着分类账簿的作用。一般适用于规模较小的企业。

4．备查簿

备查簿又称为补充登记簿。它是对不属于上述账簿登记范围的某些备查事项进行记载的一种账簿。即在分类账簿和序时账簿中对未登记的或记载不全的业务进行补充。如经营租入固定资产的登记簿、代保管商品登记簿、受托加工物资登记簿等。设置该类账簿的目的在于加强企业对于使用和保管他人财产物资的监督。

（二）账簿按其外表形式的分类

1．订本式账簿

订本式账簿是一种在启用之前，就将若干账页固定装订成册的账簿。这种账簿可以避免账页散失，防止账页的随意抽换。但由于账页是固定的，不能增减，使用时欠灵活，而且由于这种账簿在同一时期只适宜一人登记，因而不便于分工记账。一般而言，带有统驭性和比较重要的账簿，如企业的分类总账、现金日记账和银行存款日记账均应采用订本式账簿。

2．活页式账簿

活页式账簿是指在启用时账页不固定，采用活页形式的账簿。这种账簿便于分工记账，且根据需要在账页不足时可随时增加账页，使用灵活，便于分工记账；但这种账簿形式容易造成账页的散失或被随意抽换。为此，企业应在该类账页启用之前，连续编号，并装置于账夹中，并由有关人员盖章，以防散失。在该类账簿使用完毕，不再登记时，也应装订成册或予以封扎，妥善保管。

3．卡片式账簿

卡片式账簿是指在印有账簿格式的卡片上登记各种经济业务的簿籍。卡片不固定在一起，数量可根据经济业务增减。如固定资产卡片、材料卡片等。该类账簿的利弊与活页式账簿相同。卡片式账簿使用完毕，不再登记时，则将卡片穿孔固定保管。

第二节　账簿的设置和登记

账簿记录的经济业务不同，其结构和登记的方法也各异。本节主要介绍序时账簿（现金日记账、银行存款日记账）和分类账簿的结构和登记方法。

一、序时账簿（日记账）的设置和登记

为了反映和监督现金和银行存款的收、付及结存情况，加强对企业货币资金的管理与核算，企业应设置“现金日记账”和“银行存款日记账”。

（一）现金日记账的设置和登记

现金日记账（属于特种、订本式日记账），是由出纳员根据现金收款凭证、现金付款凭证或银行存款付款凭证，逐日、逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的。其一般格式为三栏式，如表7－1所示。

表7－1　现金日记账

现金日记账的登记方法如下：根据实际收、付现金的日期填列日期栏；根据收、付款记账凭证的种类（如“现收”、“现付”、“银付”等）和凭证的编号登记凭证栏；根据涉及现金收入或付出的经济业务内容登记摘要栏，说明的文字应简练、明晰；根据现金收入或付出涉及的对应科目登记对方科目栏，以了解该项经济业务的来龙去脉；根据现金实际收付的金额登记收入栏或支出栏。每日终了，应分别计算现金收入和付出的合计数，结出余额，同时将余额与出纳员保管的库存现金核对，即“日清”。月终同样要计算现金收、付的本月合计数和月末结存数，即为“月结”，并进行账款核对。如账款不符，应及时查明原因并给予处理。

（二）银行存款日记账的设置和登记

银行存款日记账是由出纳员根据银行存款收款凭证、银行存款付款凭证或现金付款凭证，逐日、逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的。其一般格式为三栏式，如表7－2所示。

表7－2　银行存款日记账

银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法和要求基本相同。对于现金存入银行的收入数，应根据现金付款凭证进行登记，并与开户银行定期送来的银行对账单进行核对，编制“银行存款余额调节表”，了解企业在银行存款的实有数额。

另外，在企业的实际工作中，现金日记账和银行存款日记账还可以采用多栏式日记账的格式。这种账簿是把收入栏和付出栏分别按对方科目设专栏进行登记，把经济业务产生的原因或结果全部反映在日记账中。现金日记账的格式如表7－3、表7－4所示。

表7－3　现金（银行存款）收入日记账

表7－4　现金（银行存款）支出日记账

若会计工作业务量不大，凭证不多，也可将上两种格式合并。

银行存款多栏式日记账的格式与现金多栏式日记账的格式基本相同。多栏式日记账的登记的方法也与三栏式的登记方法基本相同。所不同的是，每日终了需要把支出日记账中的“本日合计数”转记收入日记账中的“本日合计支出”栏内，并结出当日余额。

需要说明的是，除了上述介绍和提及的现金日记账和银行存款日记账外，企业在实际业务工作中，还有专门登记物资采购的购货日记账，专门登记销售业务的销货日记账以及专门用来登记转账业务的转账日记账等。

二、分类账簿的设置和登记

（一）总分类账的设置与登记

总分类账是按一级科目分类，连续地记录和总括反映某类经济业务增减变动情况的账簿，也是编制会计报表的依据。总分类账的格式一般多为三栏式订本账簿，即应按每一个账户开设包括借方、贷方和余额在内的三栏式账页。其一般格式如表7－5所示。

表7－5　总分类账

在实际工作中，也可以根据需要在借、贷栏内设“对方科目”栏。其格式如表7－6所示。

表7－6　总分类账

总分类账的格式还有多栏式，即将序时日记账和总分类账结合在一起，构成一种“日记总账”式的联合账簿，具有序时和分类的双重作用。采用这种账簿，可减少记账工作量，提高工作效率，并能较全面地反映经济业务的来龙去脉。但这种账簿如果专栏较多，使得账页篇幅较长，不便于保管。多栏式总分类的格式如表7－7所示。

表7－7　多栏式总分类账

总分类账登记的方法很多，既可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据汇总记账凭证定期登记，或者根据科目汇总表定期汇总登记等。具体内容将在第八章“账务处理程序”中详细介绍。

（二）明细分类账的设置与登记

明细分类账是用来登记某一类经济业务的账簿。各种明细账根据实际需要，分别按照二级或明细科目开设账户。明细分类账能够反映经济活动的详细情况，提供较全面的核算资料，以满足经营管理工作的需要。

由于明细分类账反映经济业务的多样性，因此其格式各有不同。比较常用的格式有以下三种。

1．三栏式明细分类账

三栏式明细分类账设有借方、贷方和余额三个栏目。它适用于只需要反映金额的经济业务，如应收账款、应付账款、短期借款，等等。三栏式明细分类账的格式与总分类账基本相同（如表7－5）。所不同的是，总分类账簿应为订本式账簿，而某些三栏式明细分类账可为活页式账簿。

2．数量金额式明细分类账

数量金额式明细分类账设有收入、发出和结存的数量、单价和金额栏。它适用于既要金额又要数量的经济业务管理，如原材料、库存商品等存货类的管理。其一般格式如表7－8所示。

表7－8　数量金额式明细分类账

3．多栏式明细分类账

多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在账页上设置若干栏的明细分类账。它用于登记明细项目多、借贷方向单一的经济业务。如物资采购、生产成本、制造费用、管理费用、营业费用、营业外支出等经济业务的明细分类核算一般多采用借方多栏式。其格式如表7－9所示。

表7－9　多栏式明细分类账
×××明细账

如主营业务收入、其他业务收入、营业外收入等经济业务的明细分类核算一般多采用贷方多栏式。其格式如表7－10所示。

表7－10　多栏式明细分类账
×××明细账

再如本年利润、利润分配和一般纳税企业应交增值税等经济业务的明细分类核算一般多采用借方多栏式及贷方多栏式。其格式如表7－11所示。

表7－11　多栏式明细分类账
×××明细账

各种明细分类账的登记方法，应根据企业经济业务量的大小和经营管理上的需要，以及所记录的经济业务的内容而定。可以根据原始凭证、汇总原始凭证、记账凭证逐笔加以登记，也可以根据这些凭证逐日或定期汇总登记。关于明细分类账的登记方法也将在第八章“账务处理程序”中具体介绍。

（三）总分类账和明细分类账的关系

如前所述，总分类账是对某类经济业务的总括反映，而与其所属的明细分类账是按照该类经济业务详细程度所提供的具体反映。两者的共性表现在所反映的经济内容相同，特性表现在提供信息资料的详细程度不同。总分类账对其所属的明细分类账起着控制、统驭的作用，而明细分类账又对总账有着具体、补充的作用。两者既有联系，又有区别。

第三节　账簿登记和使用规则

一、账簿启用规则

账簿是会计档案的重要组成内容之一。为了保证账簿记录的严肃性和合法性，明确记账责任和资料的完整性，在账簿启用时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。“账簿启用和经营人员一览表”的一般格式如表7－12所示。

表7－12　账簿启用和经管人员一览表

启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。订本式账簿不得随意撕毁。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。活页式账簿不得随意抽换账页。

二、登记账簿的基本要求

登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。

账簿书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的1／2或2／3。

登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。

下列情况，可以使用红色墨水记账，按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录：在不设借、贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。

现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

三、错账更正的方法

会计人员填制会计凭证和登记账簿，必须严肃认真，尽量防止差错，保证核算质量。如果记账过程中发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按规定的更正方法给予更正。错账更正方法有以下几种：

（一）划线更正法

在结账之前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即账簿上的文字或数字上的错误，应采用划线更正法给予更正。具体做法是：将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；然后在划线上方用蓝字填写正确的文字或者数字，并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字，应当全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。

【例7－1】某企业记账人员在结账前，发现账簿记录中所涉及一项经济业务仅金额记录有误，应记金额为6130．48元，而误记为6730．48元，记账凭证无误。更正方法：由该记账人员将错误数字全部用红线划去注销，不得只划去“7”字，然后在错误数字上面写上正确的数字，并在更正处盖章，以明确责任。

（二）红字更正法

在记账以后，如果发现记账凭证中借贷方向、科目或金额有错误时，应采用红字更正法。具体做法是：应先用红字填写一张与原记账方向、科目和金额相同的记账凭证，并据以登记入账，冲销原记录；再用蓝字登记一张正确的记账凭证，据以登记入账。

【例7－2】某企业基本生产车间一般消耗领用材料，记账人员在登记会计凭证时，误用会计科目，编制下列会计分录，并已登记入账。

当发现该项错误账簿记录后，记账人员应按原会计分录的相同内容用红字填制一张记账凭证，冲销原会计分录：

同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，据以登记账簿。

记账以后，发现记账凭证中的科目和方向没有错误，只是所记金额大于应记金额，也应采用红字更正法。具体做法是：用红字填写一张记账凭证，冲销原多记的金额，再据以登记入账。

【例7－3】某企业本月从供货单位购入原材料一批并已入库，价款368000元，款项尚未支付。记账人员在登记会计凭证时，会计科目及借贷方向无误，但却将金额误记为386000元，并已登记入账。记账人员在结账前发现该项会计差错，更正时应将多记的金额用红字编制一张相同的记账凭证（368000－386000＝－18000）：

然后据以登记入账。

红字更正法不仅能保持账户间的对应关系，而且还能保持账户中的正确发生额，不至于因改错而使数字虚增或虚减。

（三）补充登记法

如在登记账簿以后，发现记账凭证中的应借、应贷的会计科目并无错误，但所记金额小于应记金额，可采用补充登记法予以更正。具体做法是：再填一张补充少记金额的记账凭证，并将其补记入账。

【例7－4】若仍以【例7－3】的经济业务为例，假设原材料的价款应为386000元，而记账人员误记为368000元。记账人员结账前发现该项会计差错，更正时只需将少计的金额用蓝字编制一张相同的记账凭证（386000－368000＝18000）：

然后据以登记入账。

由此可见，登记会计账簿时产生的记账错误，应根据不同的情况，采用不同的更正错误的方法予以更正。

第四节　对账与结账

一、对账

在会计核算工作中，有时难免会发生一些账簿记录的差错和账实不符的情况。这些会计差错可能是因为各种不同的原因所致。为了确保核算资料的正确性，会计核算人员在总结某一时期账簿记录之前，则应对各种账簿的记录进行核对，一方面检查会计核算工作的质量并予以考核，另一方面也是保证账簿记录的正确性及财产物资的安全、完整性，为编制会计报表提供可靠的资料。

各单位应当定期对会计账簿记录的有关数字与货币资金、有价证券、往来单位或者个人、库存实物等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符。对账工作每年至少一次。所以，对账是对账簿记录进行核对的工作。其内容一般包括：

（一）账证核对

核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。账证核对是在日常制证、记账过程中进行。每月终了，如果发现账账不符时，应进行账簿记录与会计凭证的核对，以确保账证相符。

（二）账账核对

是对不同会计账簿之间的记录进行核对。包括：总分类账各账户本期借方发生额合计数与贷方发生额合计数，期末借方余额合计数与贷方余额合计数核对是否相符；总分类账各账户余额与其所属有关明细账余额合计数核对是否相符；现金和银行存款的总账余额与现金日记账和银行存款日记账的余额核对是否相符；会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门有关的明细账核对是否相符等。

（三）账实核对

核对会计账簿记录与财产物资实有数额是否相等。包括：现金日记账与现金实存数相核对；银行存款日记账定期与银行对账单相核对；各种财物明细账与财物实存数额相核对；各种应收、应付款明细账与有关债务、债权单位或个人核对等。

在实际工作中，账实核对是通过财产清查工作来进行的。

二、结账

结账是指按照规定把一定时期（月份、季度、半年度、年度）内所发生的经济业务登记入账，并将各种账簿结算清楚，以便进一步根据账簿记录编制会计报表。即结算各种账簿记录，把一定时期内所发生的经济业务在全部登记入账的基础上，确定各账户的本期发生额和期末余额。所以，结账工作是否正常进行，关系到会计信息质量的好坏，而结账工作是否及时进行，关系到会计报表能否如期呈报。结账工作主要包括以下内容：

检查本期内发生的所有经济业务是否均已填制或取得了会计凭证，并已将其全部登记入账，既不能提前结账，也不能将本期发生的经济业务延迟到下期登账。

对于确认当期损益的经济业务，检查是否按照权责发生制的原则调整和结转有关账项。

计算、登记本期发生额和期末余额。结账时，在将本期全部经济业务登记入账的基础上，应当结出每个账户的本期发生额和期末余额，并结转下期。

为了反映一定时期经济业务的发生而导致会计账簿记录的动态变化过程及静态变化结果，在结账时，需要结出本月或本季发生额的，应当在摘要栏中注明“本月合计”、“本季合计”字样，并在下面通栏划单红线；需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；十二月末的“本年累计”就是全年累计发生额。全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。

年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。新旧账簿有关账户之间的转记余额，无需编制记账凭证。

三、账簿的更换与保管

账簿是企业重要的会计档案和历史资料。在实际会计核算工作中，账簿要及时更换和妥善保管。

（一）账簿的更换

年终结账后，总分类账、日记账和大部分明细分类账都要每年更换一次。只有变动较小的部分明细账（如固定资产明细账等），仍可继续使用，不必每年更换新账。

（二）账簿的保管

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。可见，作为会计档案的重要内容之一的会计账簿，必须按制度统一规定的保管年限妥善保管。在规定的保管期满，按相关程序报请批准后，可予以销毁。