农产品物流信息系统构成

一、农产品物流信息系统的结构一个完整的物流信息系统的结构是“信息采集——简单处理——传输——处理（分析、管理、运算）——决策——传输”的循环。一般来说，农产品物流信息系统的结构可分为硬件及软件两大部分。

硬件部分包含了计算机硬件设备、网络通信基础设施和各种物流工具。

软件部分包含了操作系统、通信协议、数据库和业务处理系统等，运行在底层的硬件设施和各种物流工具之上。其中，物流信息系统的软件层又可分为物流企业子系统、运输工具子系统、现场子系统、用户子系统、行业管理子系统等多个子系统，这些子系统分别拥有自己的专用数据库，同时也有一些公用数据运行于公用数据库之上，构成共有信息平台。

农产品物流信息系统的组成

农产品物流信息系统的功能分类

（一）接受订货系统

接受订货是交易活动的始发点，是办理从零售处接受订单、准备货物、明确交货时间、交货期限、剩余货物管理等的系统。接受订货系统从接收订货信息开始，对订货信息的完整度、准确度进行检查开始，并对客户的相关制约条件进行检查，如货款交纳情况、信用情况等。在确定可以接受订货要求后，按照订单进行库存确认。接受订单处理业务完成后，必要的情况下，要将订货请求书传给客户确认。订货登记的信息处理要在下一步的货物拣选、出库、配送等业务开始之前完成，这些具体的物流作业活动都要基于订货信息处理结果来完成。

1.接受订货系统的功能

接受订货系统的功能关联接受订货系统的业务流程

接受订货系统的主要环节是：

（1）将订单信息转换为物流信息。将订单信息转换为物流信息就是如何分配库存并做成出库预订的数据。对顾客需求立即回答分配状况的企业，必须具有实时联网系统。没有必要立即回答分配状况的企业，最好采用处理效率较高的批处理方式。无论采取哪种方式，考虑配送效率、库存运营、从哪一个仓库进行分配等方面都会对企业的经营效率产生巨大的影响。

（2）正确地回答到货期。当出现缺货状态时向顾客回答不明确的到货期，会造成机会损失。

（3）将接受订货信息和分配信息提供给相关部门。信息中心应逐级向生产、销售、库存等部门传送信息，以便生产计划灵活地应用这些信息，接受订货的状况如何直接影响其自身的生产和采购订货。

接受订货系统的业务流程

（二）订单信息管理系统

订单信息管理系统是与接受订货信息管理系统、库存管理信息管理系统互动的，库存不足时应防止缺货；在库存过多或者不合理的时候，根据订货劝告，适时适量调整订货的信息管理系统。订单管理系统主要由模块组成。

订单管理系统

（三）收货信息管理系统

收货信息管理系统是指根据收货预定信息，对收到的货物进行检验，与订货信息核对无误以后，记入库存、制订货位的收货管理信息管理系统。

收货管理要达到的目的是对到货商品与订单的单品名目及数量核对检查；并对商品条形码有效性及其在后台应用系统中的合法性进行检验；最后自动生成收货清单。

其主要流程如下：供货商按照订单要求将货品送到收货处，验收人员在收货区利用RF手持终端调用后台数据库中相对应的订单，与供货商送来的商品逐一检查对照，并进行确认。检查项目包括：物品编码、物品数量、生产地、品种、规格、包装时间、保质时间、旧价格、新价格、变更时间、条形码标准等信息。验收人员使用手持设备对后台服务器收货信息实时更新，同时记录收货时间和收货人，并可以通过RF手持终端与网络打印机相连，实时打印收货清单。如果在查验过程中出现商品条码与后台系统不符或商品数量与订单上该商品数量不符等问题，可以拒收货物。

（四）库存管理系统

对保存在物流中心内的商品进行实际管理、指定货位和调整库存的信息管理系统叫做库存管理信息系统。库存管理包含两个方面的含义，一是正确把握库存数量的“库存管理”；二是按照准确的数量补充库存的“库存控制”，称为补充订货。为了有效地进行库存管理，需要制订库存分配计划，在执行过程中，使保管的库存与计算机掌握的库存相一致。有订货发生，在订货处理时应进行库存核对，计算机内的库存数量随之减少；有入库发生，入库数据输入后计算机内的库存数量应增加。为了防止拣选作业、数据输入等环节出现差错，需要在作业后及时核对货架上的货物，发现误送的商品及时追踪，同时对计算机内的数据进行修正。为了简化作业，需要定期对全部货物进行实物与计算机库存数据核对，即盘点。

库存状态信息是指所有的产品、零部件、在制品及原材料的信息，主要包括当前库存量、计划入库量（在途量）、订货批量、安全库存量等。

库存管理系统采用计算机开单据的方法，对出、入库单据提供了自动生成单据编码和手工录入单据编码两种功能，并对单据号进行一次性检查。

（五）仓储管理系统

仓储管理系统主要由入库作业系统、保管场所系统以及出库作业系统三大业务模块以及相应的信息流所组。

1.入库作业系统

入库作业处理系统包括预订进货数据处理和实际进货作业。

预订进货数据处理：目的是为进货月台调度、进货人力资源及机具设备资源分配提供参考。数据来自：采购单上的预订进货日期、进货商品、进货数量等；供应商预先通告的进货日期、商品及入库数量。可打印定期入库数据报表。

实际入库作业处理：在实际入库作业中发生在厂商交货之时的输入数据，应包括采购单号、厂商名称、商品名称、商品数量等。退货入库的商品也需检验，合格品方可入库。这种入库数据既是订单数据库、出货配送数据库、应收账款数据库的减项，又是入库数据库及库存数据库的加项。

商品入库后有两种处理方式：立即出库或上架出库。对于立即出库的状况，入库系统需具备待出库数据查询并连接派车计划及出货配送系统。采用上架入库再出库的话，进货系统需具备货位指定功能或货位管理功能。货位指定功能是指当进货数据输入时即给货物分配最佳货位。货位管理则主要进行商品货位登记、提供现行使用货位报表、空货位报表等，为货位分配以及商品存储货位跟踪提供参考。

货位指定系统还需具备人工操作的功能，以便仓管人员调整货位，还能根据多个特性查询入库数据。商品入库后系统可用随即过账的功能，使商品随入库变化录入总账。

2.保管场所系统

保管场所管理的有效方法是对保管位置和货架按照一定的方式标明牌号，根据牌号下达作业指示。在计算机控制的自动化仓库中，若没有货位的牌号标示是无法运作的。

通过对仓库货物保管位置标明区位号码来提高保管场所使用效率的方式称之为保管场所系统。这种系统包括保管位置与保管物品相对一致的固定场所系统和保管位置与保管物品经常变动的自由场所系统两大类。

固定场所系统由于保管货物的位置相对固定，因而便于作业人员的识别查找，即便是业务不熟练的人员，也可以迅速、准确地进行货物拣选。但是，货位的使用效率相对较低。当货物保管量少的时候，货位出现闲置；反之，当货物量超出货位容量时，要采取其他措施弥补。

自由场所系统由计算机根据货位同货物的对应关系进行管理，货物存放的位置不是固定的。自动化立体仓库使用自由货架，可以根据翌日出库计划，在前夜空闲时间，将货物移动到出库口附近的货位，以提高出库时的作业效率。

3.出库作业系统

出库作业系统包括订单处理系统、订货拣选系统、出库处理等内容。

（1）订单处理系统

订单处理系统主要包括两种作业，即客户询价、报价与订单接收、确认、输入。自动报价系统需要输入的数据包括客户名称、询问商品的名称、商品的详细规格、商品登记等，然后系统调用相关数据库以取得此项商品的报价历史资料、数量折扣、客户以往交易记录及客户折扣、商品供应价等数据，再根据相关成本计算价格。由报价单制作系统打印报价单，经销售主管核准后即可送予客户。经客户回签后成为正式订单。

（2）订货拣选系统

根据全面处理的订货信息，首先制作货物拣选明细。货物拣选明细有两种制作方法：①按照订货类别制作（摘果拣选方式）；②按照品种单位将全部订货集中在一起制作，拣选出的商品再按客户类别进行二次分货（播种拣选方式）。

利用计算机信息处理技术、自动拣选、半自动拣选的信息提示等手段可提高货物拣选的效率与合理化程度。但是，当订货处理和货物拣选作业之间时间有限时，难以实现自动化。

如果出现库存不足、不能按照订货数量拣选的情况，要将缺货部分的信息告知客户，由客户决定是取消订货还是在下次到货时优先供货。

对于拣选完毕、按照客户类别备好货物的订货，应下达配送指示。配送方式有按照事先配备好的车辆，以固定路线和时间运行的，也有在满足配送要求的同时，本着物流成本最低的原则，根据当时车辆的状况，选择车辆和线路的。选择哪种方式要根据商品的特性、与客户的关系以及配送车辆的获得能力等来灵活掌握。

（3）出库处理系统

对于拣选完毕，按照客户类别备好货物的订货，下达配送指示。配送时有事先配备好的车辆，以固定路线和时间运行，满足配送要求，也本着物流成本最低的原则，根据当时车辆的状况，选择车辆和线路。选择哪种方式要根据商品的特性、与客户的关系以及配送车辆的获得能力等来灵活掌握。

送货时，一般要同时向客户提交装箱单、送货单和收货单等单据，但为了简化配送作业，也有在配送完了之后再送达有关信息的系统。送货单经客户确认盖章后，出货作业即告结束。

（六）配送管理信息系统

配送管理信息系统是将商品按照配送方向进行集中、分类、制订车辆调配计划、配装、配送路线计划及配送途中跟踪管理的信息管理系统。

1.配送管理信息系统构成模块

根据配送中心各个业务流程，将作业内容相关性较大的组成管理信息系统的一个模块，配送中心管理信息系统基本业务模块。

配送中心基本业务模块

配送中心业务主要分为两大块：其一是同供货厂商相关的采购入库业务，其二是同客户相关的销售出库业务。相应信息管理有采购入库管理系统和销售出库管理系统，这两个系统构成配送中心的业务管理系统。图中入库作业处理、库存控制、采购管理构成采购入库管理系统主要模块。订单处理、拣货规划、包装加工、派车计划、出货配送计划构成销售出库管理系统主要模块。再加上财务管理系统和绩效管理系统就组成配送中心管理信息系统的四大主要模块。

配送中心各个子系统之间不是孤立的，而是相互关联的。“经营绩效管理系统”从各子系统取得有关销售、采购、财务的经营数据，然后根据一定的管理模式，考虑各种外来信息，制订各种经营政策，然后再将政策内容告知各个经营部门；“财务管理系统”是配送中心财务会计部门对外用采购部门传来的商品入库数据核查供货厂商送来的催款数据付款，或由销售部门取得出货单来制作应收账款催款单并收取账款，或制作各种财务报表以供经营绩效管理系统参考；“销售出库管理系统”所涉及的作业主要包括自客户处取得订单、进行订单处理、仓库管理、出货准备到实际将商品运送至客户手中为止，对内的作业内容则是进行订单需求统计，传送到“采购入库管理系统”作为库存管理的参考，并从采购入库管理系统处取得入库数据；在商品发货后将应收账款账单转入会计部门做转账用；最后将各项内部数据提供给经营绩效管理系统作为考核参考，并由经营绩效管理系统取得各项经营指示。

2.运输信息管理系统

运输信息管理系统是指为提高运输企业的运输能力、降低物流成本、提高服务质量而采取现代信息技术手段建立的管理信息系统，是多个专门信息系统的集合，从而实现运输方式（或承运人）的选择、路径的设计、货物的整合与优化以及运输车辆线路与时间的选择。运输信息管理系统主要是货物的追踪管理和车辆的运行管理。

（1）货物追踪系统

货物追踪系统是指在货物流动的范围内，可以对货物的状态进行实时监控的信息系统。货物追踪系统的对象主要是零担货物。

货物追踪系统信息处理的原理是：在货物装车通过货物中转站时，读取货物单据上的条形码，单据上记载的条形码表示单据右上方的单据号码。这样就可以清楚地知道所运货物正通过什么地方、处于什么状态。当客户查询货物时，只要提供货单号码，就可以获知所运送货物的有关动态信息。动态信息包括：货物已经启运、正在运输途中、正在配送途中、已经配送完了等。利用这个系统，对没有配送完的货物也可以及时把握，在防止配送延误方面也能起到重要作用。

应用货物跟踪系统首先要标准化物流条形码，其次是各种设施的使用，如扫描仪、专用通讯网络，因而投资较大，以前大多是有实力或是特种运输业务的物流运输企业采用。随着通讯产品的广泛使用以及互联网的普及，货物跟踪系统也开始在中小企业中广泛应用。物流运输企业和用户只需在互联网上各自建立自己的网站，便可以对已开展的运输业务应用货物跟踪系统。

（2）运输车辆运行管理系统

针对物流运输作业中的运输车辆处于分散状态而开发的对在途运输车辆管理的信息系统。通过定位系统，确定车辆在路网中的位置，可及时调配车辆，快速满足用户需求，避免车辆完成运输任务后放空。

该管理系统可分为无线技术的车辆运输运行系统和应用通讯卫星、GpS技术、GIS技术的车辆运行管理系统两类。前者受无线发射频率的限制，这种系统只能用于同城市的车辆计划调度管理；后者对于实现企业车辆的最佳配置、提高物流运送业务效率和顾客满意程度都具有重大意义，不足之处在于系统建设的投资要求高，通讯费用高，不利于企业成本的降低。

（3）车源与货源衔接系统

长距离大量农产品的运输一般使用整车运输的方法。影响整车运输效率的主要问题是回程空载行驶，造成运输能力的浪费。由于网络没有形成、信息不通畅等原因，回程车辆空驶现象时有发生。解决回程空驶问题的办法一般有两个：一是货主利用回程车辆运输货物；二是车主寻找回程货物。

车与货配载成功与否，关键在于信息是否充分以及能否及时获取信息。配载系统利用信息网络技术，为发布车源、货源和查找车源、货源提供了有效手段。有业务合作的企业之间，利用这个系统可以相互提供车源、货源，达到提高运输效率的目的。

3.配送管理的实施要点

配送车辆调度即由调度人员汇总当日预定出货订单，将客户按其配送地址划分区域，统计该区出货商品的体积与重量，然后查询车辆可用情况，分配配送车辆的种类及派车数量，确定装车批次。

确定配送装车批次后，配送系统可提供装车计划和配送路线规划。装车计划可决定每辆车按订单的装车程序；配送路线选择可求得最短配送路径、最短配送时间或最低配送成本等最佳解，以决定配送顺序。

商品装车后即予以配送。送货单通常有多联，以便客户及司机签收核定。

商品送达客户后，出货单由送货司机缴回并输入数据，作为入账凭证和客户收货凭证。

配送系统还应具备配送途中数据传输及控制的功能，以跟踪货物动向、控制车辆及车上设备；在配送途中有意外情况发生时，还可通过通讯系统取得新的配送途径，并告知配送人员，使配送工作能顺利完成。

配送系统设计要点如下：第一，派车系统中司机及随车人员的调派要考虑司机的工作能力、体力、以往工作量及曾配送区域的范围，以便有效地安排配送人员。第二，车辆配送中遇到困难或其他不能完成任务的原因，也应返回系统中进行分析，避免下次车辆调派错误重新出现。第三，现有车辆不足以配发所有物品时，车辆调派系统还需具备估计所需车。