管理的概念与职能

在认识管理这一概念之前,我们有必要先了解一下管理的重要性。美国的邓恩和布兹特里斯信用分析公司多年来对破产企业进行了大量的调查。结果表明,破产企业中几乎90%是因管理不善所致。我国作为发展中国家,资源短缺将是一种长期的经济现象。而管理是将有限的资源进行合理配置的过程。

一、管理的概念

管理是现代人类生活活动的重要组成部分,管理活动伴随着人类社会历史的发展而发展。它广泛存在于社会活动的各个领域,大至国家、社会,小至家庭、学校、企业。管理,简单地说就是管人理事。应该说,从人类有了群体活动开始,就有了管理。

管理是在群体为了实现共同目标而进行协作的过程中产生的。目标越大,活动规模越大,管理在其中的重要性也就越强。例如,震惊世界的中国万里长城,从甘肃嘉峪关出发,逶迤在北方的崇山峻岭中;举世闻名的古埃及金字塔,至今留存一些工程学和管理学的千古之谜;还有将江浙与北方联系起来的京杭大运河;等等。在人类漫漫的历史长河中,所有重大实践、卓越发明、宏伟工程的背后,无一不存在着精心的策划和有效的管理。所以说,管理是伴随着人类社会活动的发展而发展的。

管理活动虽然自古有之,但管理真正成为一门科学研究却只有一个多世纪的时间。

(一)不同学者对管理的定义

19世纪末20世纪初,管理理论最早出现在西方,主要经历了古典管理理论、行为科学理论、现代管理理论三个阶段。每个阶段都有很多管理理论,但并不是每个管理理论都对管理有一个明确的定义,而且各个管理理论对管理的定义也不尽相同。我们着重介绍几个著名的管理定义。

1.亨利·法约尔的管理定义

管理是所有人类组织(不论是家庭、企业或政府)都有的一种活动,这种活动由五项要素组成,即计划、组织、指挥、协调和控制。管理就是实行计划、组织、指挥、协调和控制。

这一定义强调了管理的过程和职能特征,认为管理是由职能要素组成。

2.哈罗德·孔茨的管理定义

管理就是设计和保持一种良好的环境,使人在群体里高效率地完成既定目标。

这一定义强调管理的内容就是构建合适的环境,达到既定时间内的既定目标。因而管理是追求效率的。

3.赫伯特·西蒙的管理定义

管理就是决策。决策贯穿管理的全过程。

西蒙认为,决策行为是管理的核心,决策的制定过程是理解组织的关键所在。任何作业开始之前都要先做决策,制订计划就是决策,管理的其他职能——组织、领导和控制也都离不开决策。组织中的管理人员所做的工作的实质就是决策。

(二)管理的定义

上述无论哪种管理定义,都体现出管理至少是一种行为。作为行为,首先应当有行为的发出者和承受者,即谁对谁做;其次,还应有行为的目的,为什么做。因此,形成一种管理活动,首先要有管理主体,即说明由谁来进行管理的问题;其次要有管理客体,即说明管理的对象或管理什么的问题;再次要有管理目的,即说明为何而进行管理的问题。

有了以上三个要素,就具备了形成管理活动的基本条件。同时,我们还应想到,任何管理活动都不是孤立的活动,它必须在一定的环境和条件下进行。

综合前人观点,我们赞同管理的概念可以做这样的表述:管理是在社会组织中,管理者在一定的环境条件下,通过实施计划、组织、领导和控制等职能,以人为中心来协调各种资源,以便有效率和有效果地实现组织目标的过程。

这一定义可以从以下几个方面进行深入理解:

(1)管理的载体是组织。管理总是存在于组织中的。有效地协作活动需要实施管理活动,因此组织中必定存在管理。管理不能脱离组织而单独存在。

(2)管理的目的是为了实现既定目标。目标是管理活动追求的结果,是所有管理活动的起点,是管理过程的衡量标准,更是管理工作成效的考核标准和依据。

(3)管理的执行是通过职能活动。所谓管理职能,是管理过程中各项行为内容的概括,是人们对管理工作应有的一般过程和基本内容所做的理论概括。划分管理职能,其意义在于:管理职能把管理过程划分为几个相对独立的部分,在理论研究上能更清楚地描述管理活动的整个过程,有助于实际的管理工作。

(4)管理的对象是一切可协调的资源。这些资源包括组织中各种类型的资源,如人力、资本、原材料、土地、厂房、设备、顾客、信息等。

(5)管理追求有效率和有效果。效率是指输入和输出,或投入与产出之间的比例关系,重点在于过程的管理,在于选择合适的路径以最短的时间接近目标。追求效率是手段,目标是资源利用的最少浪费。管理就是要使资源成本最小化、效率最大化。效率涉及做事的方式,即以最佳的方式做事,也叫“正确地做事”。效果是指实现组织目标的程度,也就是实际工作与组织目标之间的距离,重点在于事情本身,在于对目标的关注。它强调结果,如“效果好”、“效果不佳”等。效果通常指的是“做正确的事”。

当然,只有在“效果”优先的情况下,才能去谈“效率”,绝不可一味追求“效率”而没有效果,带来的结果就是“主次矛盾不分”。我们经常听人说“某人办事雷厉风行,但鲜有成果”就是这个道理。所以,只有先有效果,明确目标,然后尽量最大化地提高效率才是正确的做事方法。低水平管理绝大多数是由于无效率和无效果,或者是通过牺牲效率来取得效果。

(6)管理的本质是协调。协调就是使个人的努力与组织的既定目标相一致。每一个管理目标的制定、每一次工作任务的完成,都要进行部门与部门之间、人员与人员之间的协调。而协调的中心是人,协调的方法多种多样。由于管理的各个环节都得依靠人去筹划、落实,因此管理的核心是处理组织中的各种人际关系。

二、管理的特征

管理活动不同于教育活动、文化活动和科学活动等其他类型的活动,它有自己的特征,主要表现如下:

(一)动态性

环境和组织本身的变化导致管理的变化,体现出的就是管理的动态性。同时管理的客体也是在不断地变化的。管理理论是一种静态的知识,但管理知识的应用却需时刻变化。哈佛商学院的案例教学闻名于世,表明了哈佛的教授们对管理真谛的一种认识。如今越来越多的高校重视案例教学,也反映了对管理动态性的深刻认识。事实上,由于环境、组织以及资源配置等差异性的存在,管理必然是一种动态性活动,不存在一种标准的、处处成功的管理模式。

(二)科学性

管理的动态性并不意味着管理活动没有科学规律可循。尽管管理活动是动态的,但还是能将其分为两大类,即程序性的活动和非程序性的活动。所谓程序性活动,是指有章可循、照章运作即可取得预想效果的管理活动。所谓非程序性活动,是指无章可循、需要边运作边探讨的管理活动。比如企业经营中有一条亘古不变的真理:企业必须以自己的产品和服务最大限度地去满足顾客的需求才能盈利。这条法则应该说是古今中外企业必须遵循的不二法则,这就是管理的科学规律之一。

(三)艺术性

管理的艺术性就是强调其实践性,没有实践则无所谓艺术。也就是说,管理人员必须在管理实践中发挥积极性、主动性和创造性,能够因地制宜地在不同环境、不同行业、不同要求和不同条件下进行有效管理。所以只有将管理知识与具体管理活动相结合,才能进行有效的管理。因此,管理的艺术性,就是强调管理活动除了要掌握一定的理论和方法外,还要有灵活运用这些知识和技能的技巧和诀窍。

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管理的艺术——巧妙的应变性

海南农民种植的一种叫“白象牙”的芒果,因为在开花时授精授粉不完全,导致“发育不良”,结出的果只有鸡蛋般大小,这种果子的学名为“败育果”。前几年,这种果只能作为淘汰处理。但是,原本要扔掉的小东西,在通过合理的转换后却变成了“珍珠果”。这种果由于其口感好,果肉中几乎没有纤维,核小甚至无核,深受人们的欢迎。正常大小的优质象牙芒果每斤售价两三元,而它却卖到了四五元,最高时可卖到八元一斤,而且供不应求。在海口、广州、深圳等地,这种小个的象牙芒果成为当地人的送礼佳品。气候还是那个气候,芒果还是那个芒果,但结果却大不相同。这就是管理的应变性,遇到不同的情况、不同的对象,进行不同的处理。

(四)创造性

管理既然是一种动态活动,既然每一个具体的管理对象都不可能按照一种有章可循的固定管理模式进行管理,那么要想达到既定的组织目标和责任,管理就必须具有一定的创造性。正因为管理的创造性,才会存在成功和失败。管理的创造性植根于动态性之中,与科学性和艺术性相关,正是由于这一特征的存在,使得管理创新成为必需。

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美国式创新的方法——鸡尾酒

在一次酒会上,有7个人,美国人、俄国人、英国人、法国人、德国人、意大利人、中国人,每个人都要宣传自己国家有什么好酒,中国人把茅台拿出来了,酒盖一启,香气扑鼻,在座的各位都说茅台了不起。俄国人拿出了伏特加,英国人拿出了威士忌,法国人拿出了XO,德国人拿出了黑啤酒,意大利人拿出了红葡萄酒,也都很了不起。到了美国人这里,美国人找了个空杯子,把这几种酒都倒了一点,晃了晃,什么酒?鸡尾酒。综合就是创造。他哪里有东西?他只是把别人的东西拿来,把好的东西综合起来,这就是创新。

(五)经济性

资源配置是需要成本的,因此管理具有经济性特征。管理的经济性首先反映在资源配置的机会成本上。管理者选择一种资源配置的方式是以放弃另一种资源配置方式的代价而取得的,这就存在机会成本的问题。其次,管理的经济性反映在对管理方式、管理方法等选择上的成本比较。在众多可帮助进行资源配置的方式方法中,其费用成本是不同的,因而选择什么样的资源配置方式就有一个经济性的问题。再次,管理是对资源有效整合的过程,因此选择不同资源的供给和配比,就有成本大小的问题,这就是经济性的另一种表现。

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管理的经济性

“鱼,我所欲也,熊掌,亦我所欲也;二者不可得兼,舍鱼而取熊掌者也。”资源是有限的,我们不可能得到所有的东西,因此就要考虑到经济性。例如,美国联邦政府想在加州海岸开采石油,结果当然是有人赞成,有人反对。赞成者认为:“这里有高价值的石油,而且附近有丰富的海水,这是我国成本最低的石油,利润可观。”而反对者则提出:“你考虑过开采造成的环境破坏带来的损失了吗?”如何进行合理有效的资源配置,正是管理经济性的体现。

三、管理的性质

管理最基本的意义是在社会化生产过程中指挥和监督,它既与生产力相联系,又与生产关系相联系,所以管理具有二重性。而管理活动的过程要求既要遵循管理客观规律的科学性,又要体现管理实践中灵活创新的艺术性,所以管理具有科学性和艺术性。

(一)管理的二重性

管理的根本属性在于管理具有二重性。马克思在《资本论》中指出,凡直接生产过程,都具有社会结合过程的形态,而不是表现为独立生产者的孤立劳动的地方,都必然会产生监督劳动和指挥劳动。不过它具有二重性。管理的二重性就是,管理既有与生产力、社会化大生产相联系的自然属性,又有与生产关系、社会制度相联系的社会属性。

1.管理的自然属性

管理的自然属性也称管理的生产力属性,是由一定的生产力状况决定的。任何社会,只要有共同劳动,就需要管理;凡是共同劳动就必然要分工协作。这种由共同劳动、分工协作而产生的管理职能,体现了不同社会制度下管理的共同性,即自然属性。

2.管理的社会属性

管理的社会属性也称管理的生产关系属性,是指管理与生产关系、社会制度相联系,反映一定生产关系的性质和要求,表现为维护和发展生产关系的特殊职能,体现了不同社会制度下管理的个性。

在管理的过程中,管理的自然属性和社会属性有机地统一在一起。

(二)管理既是科学,也是艺术

经过一百多年的探索、研究、总结和发展,已经形成了比较系统的管理理论,它们反映了管理工作中的客观规律,所提出的管理原理、原则、方法等使我们能够对具体的管理问题进行具体的分析,并获得科学的结论,这就是管理的科学性。管理者只有既懂得管理科学又具有娴熟的管理艺术,才能使自己的管理活动达到炉火纯青的地步。

在管理的科学性上,人们常犯的错误是:(1)盲目照搬国外的管理理论;(2)将书本上的管理原理当作教条;(3)认为管理只靠实践,从不相信管理专家。尤其是第三种看法,在管理者中广泛存在。

虽然与自然科学相比,管理学是一门不十分精确的学科,管理学所提供的管理手段与方法十分有限,面对复杂、多变的环境,管理者在管理实践中必须运用各种管理技巧、经验来解决具体的管理问题。在管理的艺术性上,人们常犯的错误是:管理的艺术性是指管理靠的是人格魅力、灵感与创新,而管理本身是没有规律可循的,更没有办法通过学习(尤其是书本学习)掌握管理的技巧;过分强调管理的艺术性,从而否认管理的科学性;认为管理艺术是少数人天生所具有的,从而大多数人只能天生地处于被管理、被领导的地位;在管理实践上缺乏科学的管理制度,而常常以管理者的心情、好恶作为决策的依据。

其实不然,管理既是一门科学,又是一门艺术。有效的管理者,多半是既懂得管理的理论和方法,又具有高超的管理艺术。对于学习管理学的人来说,不能把管理学当作一般的知识性学科进行学习,也不能简单地当作完成职业任务的操作技能来学习,而应该从管理科学、管理艺术两个层面来学习研讨管理学,使自己修炼成一个出色的管理者。

四、管理的职能

所谓管理职能,是指管理过程中各项行为内容的概括,是人们对管理工作应有的一般过程和基本内容所做的理论概括。

(一)管理职能划分的意义

管理职能把管理过程划分为几个相对独立的部分,在理论研究上能更清楚地描述管理活动的整个过程,有助于实际的管理工作。

划分管理职能,有助于管理者在实践中实现管理活动的专业化,使管理人员更容易从事管理工作。在管理领域中实现专业化,如同在生产中实现专业化一样,能大大提高效率。

划分管理职能,可以使管理者运用职能观点去建立或改革组织机构,从而更好地实现组织目标。

(二)管理职能的划分

对于管理的职能,国外有许多种划分方法。早期的管理理论认为,管理有计划、执行、控制三大基本职能。

20世纪初,法国工业家、管理过程学派的开山鼻祖亨利·法约尔首先系统性地提出了管理者具有的五大职能:计划、组织、指挥、协调和控制。他的观点为后人的研究奠定了基础。后期学者对管理职能划分的研究基本上没有超越他的范围。

20世纪50年代中期,管理过程学派著名代表人物哈罗德·孔茨在亨利·法约尔的研究基础上提出人员配备应该纳入管理职能范畴。哈罗德·孔茨和西里尔·奥唐内尔将管理职能划分为计划、组织、人员配备、指导和控制。这说明当时的管理学家已经注意到了人的管理在管理行为中的重要性。

后来,西蒙等人在解释管理职能时,突出了决策职能。他认为组织活动的中心就是决策。制订计划、选择计划方案需要决策,设计组织结构、人事管理等也需要决策,选择控制手段还需要决策。他认为,决策贯穿于管理过程的各个方面,管理的核心是决策。

随着管理理论研究的深化和客观环境对管理工作要求的变化,人们对管理职能有了进一步的认识,提出了一些新的管理职能,如决策、创新、信息传递、协调等。

我们认为管理职能包括计划、组织、领导和控制四种。

1.计划职能

计划是管理的首要职能。它是对组织活动的目标和实现目标的途径做出筹划和安排,以保证组织活动有条不紊地进行。计划包含确定组织的目标,制定整体战略以实现这些目标,以及将这些计划逐层展开,以便协调和将各种活动一体化。要做好计划,就要求对组织的未来具有前瞻性。

计划是任何一个组织成功的前提,它存在于组织各个层次的管理活动中。组织中所有层次的管理者,包括高层管理者、中层管理者和基层管理者,都必须从事计划活动。管理者的首要职责就是做计划,就是将组织在一定时期内的活动任务分解给组织的每个部门、环节和个人,从而不仅为这些部门、环节和个人在该时期的工作提供具体的依据,而且为决策目标的实现提供保证。

用较多的时间为一次工作事前计划,做这项工作所用的总时间就会减少。

——艾得·布利斯

“计划工作是一座桥梁,它把我们所处的此岸和我们要去的彼岸连接起来,以克服这一天堑。”

——哈罗德·孔茨

2.组织职能

组织包括:决定组织要完成的任务是什么,谁去完成这些任务,这些任务怎么分类组合,谁向谁报告,以及各种决策应在哪一级上决定等。

只有组织中的每个人都了解自己在组织工作中应有的地位和他们之间的相互关系,才能有效地发挥他们在组织中的作用,并保证组织目标顺利进行。因此,可以说组织工作的基本功能,就是要协调组织中的全体成员与该组织的任务、目标之间的关系,使组织适应完成目标的需要,最大限度地发挥全体人员的能量和积极性,成为一个具有凝聚力的集体。组织目标是否能够实现,就要看组织内各要素之间的协调、配合程度。

现代组织之存在就是为了向社会提供某种特别的服务,所以它必须存在于社会之中,存在于一个社区之中,与其他机构和人物相处,在一定的社会环境中工作。

——戴维·B.赫尔茨

3.领导职能

领导是指领导者依靠影响力,指挥、带领、引导和鼓励被领导者(下属)或追随者,实现组织目标的活动和艺术。它包括领导激励下属、指导他们的活动、选择最有效的沟通渠道、解决组织之间的冲突等。

拿破仑曾说过这样一句话:“狮子率领的兔子军远比兔子率领的狮子军作战能力强。”领导的言行可以通过榜样、暗示、模仿作用等心理机制激发下属的动机,从而调动其工作、学习的积极性,形成领导行为激励效应。因此,从某种意义上说,领导的良好行为、模范作用、以身作则就是一种无声的命令。同时领导也具有导向作用。

4.控制职能

控制是监视各项活动以保证它们按组织计划进行并纠正各种重要偏差的过程,是为了保证组织各部门、各环节能按预定的要求运作而实现目标。

控制是一个过程,贯穿于整个管理活动的始末。在组织目标的实现过程中,不断地在计划与执行计划的结果之间进行比较,发现两者之间的差距,找出这种差距的原因进而加以纠正,这个纠偏的过程在管理学中就称为控制。控制的目的是要保证实际工作与计划一致。

管理的四个职能是相辅相成、相互影响、相互作用、相互交叉渗透的,缺一不可。每一个职能都有其重要的作用及价值,缺了任何一个要素,管理活动都无法顺利进行、有序展开。每一项管理活动一般都是从计划开始,经组织贯彻、领导沟通协调展开,最后对偏差及其成果进行控制而结束的。