管理的职能及作用

第二节　管理的职能及作用

一、管理的职能

管理职能即管理的职责和功能。管理职能有一般职能和具体职能之分。管理的一般职能源于管理的二重性，即合理组织生产力和维护生产关系的职能。管理的具体职能是指一般职能在管理活动中的具体体现。管理有哪些具体职能，不同的管理学家观点不尽相同。一般认为管理的职能应包括下述几个方面：

1．信息获取

信息获取其实是信息获取、处理、维持和分配的简称。在信息时代，为了有效行使信息获取职能，需要在组织内建立信息系统并利用信息技术。

2．决策

决策是指管理者识别并解决问题以及利用机会的过程。一般包括七个步骤：（1）识别机会或诊断问题；（2）识别目标；（3）拟订备选方案；（4）评估备选方案；（5）做出决策；（6）选择实施战略；（7）监督和评估。

3．计划

所谓计划是指制定目标并确定为达成这些目标所必需的行动。

4．组织

组织是指确定要完成的任务、由谁来完成以及如何管理和协调这些任务的过程。

5．领导

领导是指激励和引导组织成员以使他们为实现组织目标作贡献。

6．控制

管理者必须对组织的运行状况以及战略计划和经营计划的实施情况进行监督。

7．创新

所谓创新，就是改变现状。

上述管理职能，随着环境的变化和时代的发展，涵盖的内容在不断地充实。通常来讲，我们认为，管理的首要职能是计划职能。传统管理的三大职能是指计划、组织和控制。

二、管理的作用和任务

管理的作用和任务具体表现在管理的各项职能中，管理通过其职能来发挥它的作用，完成其任务。管理的作用和任务可归结为两点：

1．有效的管理有利于组织的生存和发展

随着经济全球化进程的加快，国际市场的进一步开放，新技术特别是信息技术的迅猛发展，市场竞争日趋激烈。各组织，不管是经营性组织还是非经营性组织都要通过加强管理，设法提高组织自身的竞争力，以谋求组织的生存和发展。由于组织是由个人和部门构成的，而部门和个人又都有自身特殊的利益和目标，且个人的目标和组织整体目标并非完全一致，有时甚至相反，因而难免会发生诸如个人利益和部门利益之间、个人利益之间、部门利益与组织整体利益之间的冲突。利益和目标冲突必然导致行为冲突，如不进行有效的化解，冲突的结果将导致组织生存危机。从某种意义上讲，管理就是将个人利益或部门利益与组织利益有机地结合起来，使个人和部门在实现组织目标的行动中同时实现自身的利益。

2．有效的管理有利于提高组织的效率

在激烈的市场竞争条件下，真可谓：时间就是金钱，效率就是生命。所谓组织的效率，是指组织活动达到组织目标的有效性。一般来说，组织具有不同于其各组成部分的独立目标，该目标实现的程度取决于组织内部的协调程度。管理就是通过种种手段和途径使组织内部各部门、各成员的行为协调起来，以最低的成本、最快的速度实现组织目标。任何组织都有自己的目标，而实现目标是要耗费一定的资源的。在当代社会中，以最少的资源投入获得最大的产出，是每一个组织都必须遵循的原则。也就是说，无论是经营性组织还是非经营性组织，都必须有成本费用观念，都必须讲求经济效益。决定一个组织经济效益大小和资源效率高低的首要条件是资源的最优配置和最优利用，其手段都是管理。

三、管理学的特征

1．管理学是一门边缘科学

管理学的主要目的是指导管理实践活动。由于当代的管理活动非常复杂，作为管理者仅仅掌握某一方面的知识是远远不够的。只有具备广博的知识面，才能对各种管理问题应对自如。以企业管理为例，厂长要处理有关生产、销售、计划和组织等问题，他就要熟悉工艺、预测方法、计划方法和授权的影响因素，等等。这里包含了工艺学、统计学、数学、政治学、经济学等内容。而最主要的是，厂长要处理企业中与人有关的各种问题，像劳动力的配置、工资、奖励、调动人的积极性和协调各部门中人与人之间的关系。这些问题又涉及心理学、社会学、伦理学等学科的一些知识和方法。管理活动的复杂性、多样性决定了管理学内容的跨学科性的特征。所以，我们称管理学为边缘科学。

2．管理学是一门不精确的学科

我们把在给定条件下能够得到确定结果的学科称之为精确的学科。例如，数学就是一门精确的学科：只要有足够的条件或函数关系，按一定的法则进行演算就能得到确定的结果。管理学则不同，在已知的条件完全一致的情况下，有可能产生截然相反的结果。用管理学术语来解释这种现象，就是在投入的资源完全相同的情况下，其产出却可能不同。比如两个企业已知其生产条件、人员素质和领导方式完全相同，他们的经营效果可能相差甚远。为什么会有这种现象出现呢？这是因为影响管理效果的因素太多，不确定因素太多。这种无法预知的因素造成了管理结果的多样性。实际上，所谓“两个企业的投入完全相同”这句话本身就是不精确的，因为“投入”不可能完全相同，即使在数量、质量、种类方面完全相同，人的心理因素也不可能完全相同。管理主要是同人产生关系，对人进行管理，那么人的心理因素就必然是一种不可忽略的因素。而人的心理因素更是难以精确测量的，它是一种模糊量，诸如人的思想、感情、个性、作风、士气，以及人际关系、领导方式、组织文化，等等，都是管理学的研究对象，都是模糊量。所以，管理学是一门不精确的学科。

3．管理学以系统观念为基础

由于社会组织所特有的复杂性使得系统观念成为管理学研究的强大思想武器。因为在一个组织当中，它的每个要素或行为都将影响整个组织的性质和行为，这是因为组织内的各要素是相互联系、相互作用、相互影响的，而且组织作为一个整体是由各要素的有机结合而构成的。因此在进行管理时，就要考虑各要素之间的相互关系，考虑每个要素的变化对其他要素和整个组织的影响。这种从全局或整体考虑问题的方式就称之为系统观念。有关问题在第三章“管理的基本原理”中有详细的说明。

4．管理学是一门软科学

软科学是和硬科学相对应的一种说法。这里借用计算机系统中软件与硬件这两个概念来说明其含义。我们一般把计算机主机及其外围设备称为硬件，而把有关计算机运行的程序称为软件。给定硬件配置，能否充分运用硬件，发挥计算机的全部功能，则取决于软件的优劣。第一，管理情况与计算机的情况相类似，如果把组织中的人力、财力和物力看做硬件的话，管理就是软件。充分地调动人的积极性，发挥其内在潜力，有效地利用财力和物力，用较少的消耗取得较大的效益正是管理的任务。第二，管理本身不能创造价值，它必须借助于被管理者及其他各种条件，并通过他们来体现管理的价值。但这种价值无法精确计算，完全是一种模糊的概念。第三，若想通过管理来提高效益是有一个时间过程的。一般而言，一种新产品设计方案在没有正式投产之前，人们就能对它进行比较准确的评估，预知其将来所带来的效益。而一项管理措施在没有实施之前，总会有各种不同的看法，有些管理措施甚至在实施相当长时间之后，还不能准确地评价。特别是对管理措施的各种方案既不易在事前进行评价，又无法逐项进行试验。因此，在选择管理措施时，往往主要取决于管理者的主观判断。有时即使某项措施经实践证明是无效的，也不能说明其他措施就一定有效。根据这些实际情况，人们把管理学看成软科学。