印章管理工作

三、印章管理工作

（一）印章的基础知识

印章，即图章，有的也称为“印信”，是刻在固定质料上的代表机关、组织或个人权力、职责的凭据。

1．印章的历史

我国的印章有着极其古老的历史。《周礼》一书记载“职金（官名）之所掌，揭尔玺之”。这表明最迟在周代，我国就已经开始用印。春秋战国时期，用印已经明确记载于史籍之中，《国语》载：“鲁襄公二十九年，襄公在楚，季武子取卞，使之冶逆，追而与之玺书。”根据韦昭的注，“玺，印也；书，玺封书也”。可见，那时用印已是相当确凿的事实。随着我国封建社会专制体制的建立，印章的规格及称呼也发生了改变，它与皇权等级观念相一致，有了明确的区分。秦始皇时，玺成了皇帝印章的特称，并用镌刻。一般官员的印则称为“印”。以后，这种区分日趋明显，形成了一套完整的印章制度。清代，官印的体制已相当完备。如为了区分文武官员，文官的印文与武官的印文是不同的，而且严格按照其各自的官阶确定印文字数和字体。清代还用兽纽来区别官职的大小。皇族官印是玉玺龟纽；郡王印用金印麒麟纽；公侯印用银印虎纽；大臣大将军印用银印直纽，既可以区别官位的大小，同时也标志着各自的权力和地位。

新中国成立以来，我国的印章进行了三次较大的改革：第一次是在解放初期，1950年2月中央人民政府政务院发布了《印信条例》，规定公章有两种：一种是正方形的称为“印”，为政府及所属各机关、人民军事委员会、总政治部等所使用；另一种是长方形的称为“关防”，为军事机关所使用；《规定》还明确了各级公章的大小根据机构的级别而定。印材用铜质、木质或铜镶木质。印文一律采用通俗易懂的宋体字。第二次是1955年1月国务院通过的《关于国家机关印章的规定》，这次改革是我国官印历史上的一个重大转折。其特点是：一是取消了几千年来沿用的长方形、正方形的格式，改为扁平圆柱形，面着体及其上面加装圆头柱体把手；二是印中增加了图案标志，一般是国徽或五角星；三是印文统一采用宋体字和经国务院公布实行的简化字，民族自治的地方，一律要并列刻上当地通用的民族文字；四是印文要有边线围着，在图案标志外围从左向右环行排列，或者从左向右横行排列；五是取消了对印的别称，一律直接称该单位的名称。另外，还规定了各机构印章的大小规格，如哪些机构印文中应刊有国徽，哪些机构印文不刊国徽等。第三次是1979年9月国务院颁布的《国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》，对国家机关印章的规格、式样做了进一步的修改，取消了中刊下边开口圆圈式的图案，改为中刊直径一点四厘米五角星，五角星外刊单位名称的格式，一直至今。

2．印章的作用

古往今来，人们对印章一直是非常重视的。在现实社会实践中，印章的作用更是显而易见。随着我国经济体制改革的不断深入发展，各级机关、各类团体和各种企业、事业单位，互相往来，相互联系越来越多。尤其是一些大机关和企事业单位，每天要处理大量的公务，印章的使用更为广泛、频繁，不论是向下发布命令和通知，还是外出洽谈业务、商量工作，最简便的合法象征物，就是印章。这是因为：首先，人们可以从印章的刊文中清楚地看出某个机关或单位的性质、级别和管辖范围；其次，一切文件、证明、合同、协议书、报告乃至布告、法院判决书等，只有加盖了印章，才具有相应的权威性，才能发生效力，使人们信服、遵行和照办；再次，任何证件和凭证，只有加盖了印章，人们才相信该单位的合法存在。此外，加盖了印章，表明有具体负责的单位或人员，而没有人负责的文件、布告，就缺乏可靠性。由此可见，印章是权、信、责的结合物，它是对社会活动实行管理的一种重要的特殊手段和标志，它牵涉到各种公务，渗透到社会生活的各个方面。

一般来讲，印章的重要作用体现在以下几个方面：

（1）标志作用。各级机关和各类单位除了在管辖范围内行使职权外，必然会有大量的日常公务和对外往来。为此，机关或单位必须有一个区别于他单位的标志，一般是通过使用法定的名称来加以区别，而这个法定标志又是通过印章来作标志的。在制发文件、接洽业务、签订合同、开具证明等过程中，印章已明确了该单位的合法身份。

（2）权威作用。各级机关或各类单位由于有特定的地位和管辖范围，因此在一定层次和范围内具有权威性，例如一级政府机关对它所管辖的下属各机关也具有约束力，它发布的各项命令或指示，下级机关必须遵从。有些机关的约束力则不以所辖范围为基准，当事各方即属于其约束对象，它的判决对当事各方均具有权威性。但上述机关、单位所发通知、决定等都必须加盖公章，因为印章是该单位权威性的象征物。也就是说，一切文书只有加盖印章才能产生效力。

（3）证明作用。由于印章是证明某个机关或单位合法存在的象征物，因此它在机关或单位各项工作中具有重要的证明作用。例如组建一个新的机关或单位，或者更改一个机关或单位的名称，都要颁新的印章。这种印章对这个机构或单位的职责、权力就起着证明作用，又如在对外交流中，出差人员的合法身份必须由盖了印章的介绍信来证实，他出差中的公务活动也因此具有了合法性。

（4）凭信作用。既然印章是单位或机关合法性、权威性的象征物，那么，它在工作中无疑具有凭信作用，一切文件、信函、合同、协议书以及各种证明要使人真正相信它具有效力，就必须盖章。不盖印章的行文，难以取信于人，因而不能产生效力。例如，学生的毕生证书如果不盖印章，就失去合法性和有效性。同样，一份公务合同，如果协议双方不盖章，它的可信性也就得不到保证。

3．印章的种类

在现实生活中和社会交往活动中，各级办公室使用的公章各式各样，按其性质和作用，大致可以分为以下八种。

（1）正式印章。这是机关单位的重要印章，也叫公章。这种印章是按照国家规定，由上级领导机构正式批准、刻制给所属机构使用的。它正式代表它所在的整个机构或单位的法定名称，正式代表所在的整个机构或单位的权力、凭信和职责。至于机关或单位下属的处、科印章，虽也叫正式印章，但因它不具有独立的法人资格，没有独立的财产或独立的预算，不能以自己的独立名义进行经济活动，享受权利和承担义务，所以这种印章只能在一定的范围内使用，只适用于内部，对外不能使用，更不具法人资格，没有法律效力。

（2）专用印章。专用印章是各级领导机构或各级业务部门为履行自己的某一项专门性业务而使用的印章。这种印章在印文中除刊有机关或单位的法定名称外，还刊有专门的用途。例如“财务专用章”、“粮油专用章”、“图书馆专用章”、“毕业生分配专用章”、“公费医疗专用章”、“成果鉴定专用章”、“营业专用章”等等，专用印章不能代表整个领导机构的权力，只代表印章上刊明的使用范围，超过这个范围就没有法律效力。当然，这类专用章的印制，也要经过一定的严格批准手续，绝不能乱制滥用。

（3）套印章。这种印章是根据需要，按照正式印章或专用印章的原样复制而成的，专供印刷用的模印。它的用途主要是用于印刷需加盖印章的文件、颁发的《通告》、《布告》以及经微缩后在各种凭证的印刷品上使用，它用制版印刷的方式代替手工盖印，适用于大宗的公文凭证盖印。

（4）钢印。这种印章相当于早年使用的契印，是专门用来加盖各种证件的模印。钢印的作用，与正式印章、专用印章有某些相似之处，但并不完全一样。钢印是用铜质材料制成的，在需要粘贴相片的证件上，它一般加盖在相片与证件的骑缝上，以表示证件与相片吻合，它还用在各种票据的连接部位，表示两者相同，以防止伪造。但钢印不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志，也不能独立使用。

（5）领导人手章。是由领导人亲笔书写，然后按照其真迹按比例放大或缩小刻制的印章。这种章也叫领导人签名章。领导人手章和个人私章性质不同，它属于机关或单位的公务章和专用章一类，它代表一个机关或单位的领导人身份，是行使职务的标志，具有权威作用。它的使用范围相当广泛，通常用于任命、调迁、罢免干部等重大事项。有些凭证不但要有机关或单位的印章，而且还要有领导人的手章或签字才能生效。如合同、协议书、毕业证书、聘请书、财务预决算，都需要加盖领导人的手章。因此，手章还具有凭证作用。

（6）个人名章。这类印章一般如文秘人员、文书校对人员的名章，会计人员、出纳人员的名章等等，个人名章的作用是代替手写签名，加盖在文件或凭据上以示负责。例如在报表、财务预决算、银行支票、合同协议书等文体或票据上，都要加盖这类印章。

（7）校对章。专门用在校对、勘误文件或表格中个别错误之处，一般刻成“××单位校对章”的格式。校对章的主要作用是区别真伪，证明此处修改为文件所发单位本意，并非是哪个人随便更改的，以证明其修改具有法律效力。

（8）戳记。这种印章主要是为了方便工作，提高工作效率而刻制的。如文件的收文章，文件秘级中用的“机密”、“绝密”、“急件”等戳记。这种印章不仅可以减少工作人员的工作量，而且还可以使工作规范化。

4．印章的质料

印章的质料是指被用来做印的具有不同性质的材料。由于印章使用目的不同，所以印章的材料也不相同。有金属印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。

万次印是指使用万次以上的印章。万次印又分为两种类型，原子印和渗透印。

原子印：是用特殊材料，采用现代排版及制版技术，将所需刻制的印章先制成印版，然后将原子油与印版经热压固化成型，它属液体压铸。

渗透印：是采用特殊的固体材料加热后成型，然后再注入印油，它属于固体压铸。

上述两种印章有以下特点：字迹清楚美观，不变型；使用方便，可以连续使用3万次以上，随印即干，永不褪色；可以同时套用几种颜色；制作工艺先进，不论是刻制简单的印章还是复杂的图案都是一次成型。所以，一般刻字部门和个人都不易仿造，有利于印章的保密。

渗透印与原子印相比还有一个优点：即当第一次注入的印油使用完毕后，还可以第二次注油，这样又可以延长印章的使用寿命。万次印章能适应办公现代化的需要，更好地发挥印章在办公工作中的作用。万次印的刻制手续及有关要求同一般印章一样。

5．印章的效用

印章效用有两点：一是权威性；二是凭信作用。

权威性是指它代表一个单位、组织或个人的权力；凭信就是代表组织或个人对事务起证明作用，凡是以单位的名义发出的文书都要加盖本单位公章才能生效，如果开具证明信、介绍信，不加盖本单位印章，那么这个证明信或介绍信就不起作用，是个白条子。

印章加盖在文书的不同位置以及在文书处理的不同环节中，其作用也各不相同。

落款章：盖于文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。凡文书都应加盖落款章，无印章的机构可以借印。如派出机构可以借用所驻机关（单位）的印章，共体机构（如在水利局设抗洪指挥部）可借用实体机关（水利局）的印章等。

更正章：对文书书写中的夺（脱字）、衍（多字）、讹（错字）、倒（颠倒）进行改正之后，须加盖更正章以作为法定作者自行更正的凭信。一般不要使用刊有“校对”字样的小印章作为更正专用章，以杜绝作弊现象。

证见章：对以他人名义出现的文书盖章作证。如两单位签订合同，须请双方上级主管部门加印见证：旁证材料由旁证人所在单位见证，摘抄档案内容要由档案保管部门见证。

骑缝章：介绍信和存根相连接处必须加盖印章，以便必要时核查、对同。

骑边章：重要案件的调查、旁证、座谈记录等材料，很多是由调查人员做笔录，为完备手续起见，除了应由当事人盖落款章，所在单位盖证见章以外；还必须将材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，杜绝日后改易之弊。

弥封章：在公文封套的封口处加盖公章，以确保在传递中无私拆之弊，调查档案时，于封口处以盖有印章的印条加以弥封密封。

封存章：在封条上加盖印章，以封存账册、文件橱、财物、仓库、住房等。常在节假日或特殊情况下使用。

（二）印章的制发

印章的制发，是一项严肃的工作。

1．印章的尺度、样式和制发

国家行政机关和国营企业、事业单位的印章，一律为圆形，其尺度大小、图案、文字排列、制发单位见表18－7。

表18－7　　　　　　　　　印章的尺度、样式和制发

续表

2．印章的名称、字体、用料

印章所刊的名称，应该是该单位的法定名称，如字数过多，可适当采用通用的简称。行政公署的印章，冠省（自治区）的名称；自治州、县、自治县、市人民政府的印章，不冠省（自治区、直辖市）的名称；市辖区、镇人民政府和乡的印章，冠市或县的名称。民族自治地方的自治机关的印章，应用汉字和当地通用的民族文字。各级单位的印章印文，使用宋体字和规范化的简化字。印章的质料，由印发机关自定。

业务专用章以及领导人、业务人员工作用章的式样、字体、依据需要和习惯确定。

3．印章的刻制

印章的刻制是印章工作中一重要环节。不论刻制哪一级单位的印章，都应有上级单位批准成立该单位的正式公文。刻制印章时，必须由本单位、本部门申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级单位批准，到单位所在地的公安部门办理登记手续。印章必须在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻字单位制作。在刻制过程中，要严格按保密要求办事，承担刻制印章的单位和刻字者，一律不许留样和仿制。本单位不许自行刻制自己单位的印章。刻制本单位的业务用章也须持有本单位的正式公函，刻字单位才能办理刻制手续。公安部门虽然管理着刻制印章的行业，但其自身公章的制发，也必须按规定办理。对于伪造印章和使用伪造印章者，应当依法惩处。我国《刑法》第一百六十七条规定：“伪造、变造或者盗窃、抢夺、毁灭公文、证件、印章的，处3年有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑。”

4．印章的颁发

上级单位给下级单位颁发印章，称为颁发印章。颁发印章的对象，必须是有使用印章实际需要的法定机构，这两者是颁发印章的基本原则，二者缺一不可，这在刻制印章之前就该严格审查，颁发印章时，要严格履行颁发的手续，确保安全。特别是正式印章的颁发，就更应该郑重其事，安全可靠，即使是其他印章，也不能够滥制乱发。制发印章的单位颁发印章时，要进行详细的登记，并要留下印模。颁发印章的方法有许多种，可以派专人送给受印单位，也可以打电话通知受印单位派专门人员来领取；取送印章要按照取送机密文件的程序来办理；取送重要印章时，必须有两人或两人以上的人员同往，以确保取送安全。

（三）印章的使用与管理

1．印章的启用

所谓“印章的启用”是指印章从何时开始生效使用。受印单位接到上级单位颁发的印章时，是不能随便启用的，应该从便于工作的衔接上考虑，来确定印章的启用时间。在选择好启用印章的时间后，应当提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级单位备案。颁发单位和使用单位都应当把启用印章的日期的材料和印模立卷归档并永久保存。在规定的启用日期之前，该印章是无效的，只有在规定日期开始后，印章才能使用。要强调印章的启用日期，并要永久保存，倘若以后出现一张票据或证明，它的日期在印章启用之前，那么，印章的启用日期就能起到辨别真伪的作用。

业务用章的启用，可以由各单位的领导自行决定，对外产生效用的印章，如财务专用章、收发文件专用章等等，在启用时，应该将启用的时间、印章式样通知有关单位。如：

关于启用印章的通知

各有关单位：

根据市委党政机构改革办公室×××（2002）××号文件精神，同意成立××市人民政府经济技术协作办公室，印章从即日起启用。

印模

二○○二年×月×日

（盖章）

2．印章的使用

各级、各类型单位在使用印章时要十分谨慎，要求每次用印要履行批准手续，如表18－8所示，并进行登记。

表18－8　　　　　　　　（单位名称）用意是签批单

印章管理人员在使用印章时应注意以下几个方面的问题：

（1）首先检查是否有机关、单位负责人批准用印的签字。原则上，机关或单位都制定了有关用印的规定，使用印章应由这个机关或单位的负责人批准。但是，目前存在着这样一种现象，有些机关或单位为了避免使领导人陷入一般性行政事务，对一些不涉及重要问题的事项使用印章时，如开具一般性证明等，往往将权力下放给办公室主管或印章管理人员，但这也应当有一定的规定范围，超出范围的用印，仍应请示有关领导同志批准。

（2）审阅、了解用印内容，同时，检查留存材料是否齐全。一般使用印章要保存的材料有：

①一般信件应保留有领导人签批的草稿。

②协议书、合同书应保留一份副本。

③毕业证书、荣誉证书等各类证书要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书的样本。要逐一核对证书与名册的人数是否相符，并点清证书数量与名册的人数是否相同。

④若实在没有留存材料的，要详细地记载用印情况。这主要有两种情况：一种情况是，机关或单位领导人在某份文字材料或文件上签注了意见，需加盖公章的，应详细登记，注明何人在什么文件上签注了什么意见，发往何处，等等。另一种情况是为了证明某人为某机关、单位职工，如在汇款单上加盖公章，这种用印虽然不用留底，但也须进行登记，不能随便盖印，因为加盖公章后就起着凭信作用，是要对此负责的。

（3）每次用印都应当进行登记。登记的项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。用印登记簿可以参考表18－9。

表18－9　　　　　　　　　用印登记簿

除了机关或单位的介绍信有存根、发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或者小事，都应进行登记。

（4）盖印。对公文或函件等经过上述审查登记以后，即可按要求加盖印章。盖章时精神要集中。用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别，印章文字不能盖歪或盖得颠倒，以单位名义发出的公文、函件必须加盖单位的印章。机关的正式公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函的边接线上。凡是在落款处加盖印章，都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下不压成文日期，年、月、日中4～7个字（视印章大小而定），俗称“骑年盖月”。如果在日期上方有发文单位落款，按目前通常做法，印章应该压在发文单位和成文日期上面；若没有单位落款，只要在印盖下压年月日即可，大批量印发的带有固定版头的单位文件，可以不加盖单位印章。

（5）应整理留存材料。把用印留存的材料进行编号整理，归卷备档，对其中具有查考价值的，要在年终整理立卷时归档保存。见表18－10、18－11、18－12。

表18－10　　　　　（单位名称）各类公章印模册

表18－11　　　　　（单位名称）公章保管人员变动记载表

表18－12　　　　　（单位名称）印章档案卡片

（6）使用正式印章要在办公室内。一般不能将印章携带出机关或单位以外使用，印章不能脱离印章管理人员的监督，在一般的印刷厂套印有关单位印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印，这个问题还没有引起一些机关单位的足够重视。比如，两个单位发联合通知，需要套印机关印章，主办机关派人到另一个机关“借”印章到印刷厂套印，这个做法是不对的：因为印章不是一般的物品，印章使用后，机关、单位都要对此负责任，它是不能随便借用的，正确的做法应当是：主办机关请另一个机关的印章管理人员携带印章，一同到印刷厂监印。

（7）通常不允许出现盖有印章的空白凭证。因为印章管理人员要对印章使用以后的后果承担责任，所以对于一切用印情况都应该具体掌握。但在有些特殊情况下，需做特殊的处理。比如，有的部门以领导机关的名义颁发凭证，如土地使用证等，需要事先加盖领导机关的印章或套印，然后再填发。在这种特殊情况下，就要按照以下要求进行处理：

①要有机关领导人的特别批准。

②此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证。

③这类凭证要逐页编号，最好将它装订成册，并必须备有存根。

④领导机关的印章管理人员对于此类凭证要做宏观上的管理，即要办理领取登记手续。登记的项目包括：凭证名称、起止页码、张数、领取人签名等项目。

⑤此类凭证的具体管理，应该由领用部门负责。领用部门要派专门人员负责管理，填发时应当履行批准手续。

3．印章的停用

各单位的印章在该单位名称变更、机构撤销、式样改变时，印章必须停止使用，应该按照上级规定及领导的指示，认真负责做好印章停用后的善后工作。首先，要发文给予该单位有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用原因，标明停用的印模和停用的时间；其次，要彻底清查所有的印章。停用的废印章不能在原单位长期留存，要及时送交颁发单位处理。

正式停用或作废、并启用新的印章时，要发旧章作废、启用新章的通知。作废的旧章印在“”内用红色；启用新章印在“□”里，用蓝色，表示刚刚启用。

按照规定，旧章停用以后，已失去原有的法人标志，不能作为现行机关、单位职权和活动的凭证。在特殊情况下必须使用原单位名称时，如某人毕业于某大学，后来该大学改名，而此时此人准备出国留学，需要出具该大学有关证明，要求同此人原来持有的毕业证书等材料上的学校名称相符；在这种情况下，也要坚持原则，必须使用新印章，不能使用旧印章，但是可到公证处进行公证，公证“××”单位就是“原××单位”。这样，既遵守了印章使用制度，又做了灵活处理。

因单位名称变更，或改变隶属关系，使旧印章停用，而新印章又没刻制出来时，若有一些工作急需使用印章，可以采取代章的办法，即用其他的印章代替应使用的印章，代章的手续与正式印章相同，代章要在落款的后面注明一个“代”字。另外，党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级，下级或者没有任何关系的单位一般不能代章。

4．废印章的存档和销毁

旧印章停用以后，应当清查全部印章，并把清查结果报告领导，请领导审定旧印章的处理办法，根据领导的批示，分不同情况，或者上缴颁发机关切角封存；或者由印章作废单位填制作废印章卡片，连同作废印章一起交给当地档案馆（室）立卷备查，并将作废印章予以销毁；或由本单位自行销毁。对于那些重要单位的、具有保存价值的印章要分期妥善保存；对于那些临时性单位或一般单位没有保存价值或保存价值不大的印章，应该集中起来，定期销毁；属于领导个人的手章，应该退还给本人；一般戳记可以经批准，予以销毁。销毁废旧印章，必须报请单位负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监督。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考。

5．印章的保管

（1）印章的保管内容。

①选择好印章放置的地方，一般放在单位的机要室或办公室。若该单位不设机要室或办公室，则应指定专人负责印章保管，并存柜加锁。

②选择好管理印章的人员。应选择政治条件好，保密观念强，敢于坚持原则的人员来保管印章。印章的保管应建立起严密的制度，否则可能造成不良后果。单位、机关办公室主管要对本单位或本机关有哪些印章以及由哪些人员负责保管心中有数。要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项，印章保管人员应该明确责任，保证印章的正确使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁，防止被盗，用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放置在办公桌上或敞开保管柜。对于印章被盗用而产生的后果，保管人员应该负有法律上的责任。印章保管人员还要注意保养印章，印章使用时间长表面就会被印泥渣子糊住，使盖印时字迹不清楚，难于辨认，应及时进行清洗，以确保盖印时清晰。

（2）特殊情况下印章的使用。特殊情况下，主要是指有些业务部门以领导单位名义颁发凭证。如土地使用证、林业产权证、毕业证书、奖状等，需要事先加盖单位印章或套印，然后填发。这种情况实际上是制造了空白凭证，在一般情况下是绝不允许的。因此，对这种特殊情况下的印章使用有一些特殊要求：

①必须有单位领导人的特别批准。

②必须有指明用途的特定格式。这种凭证只有特殊的用途，不能做别的凭证用。

③凭证必须逐个编号，并留有存根。注明各编号的凭证的领用单位。

④盖印单位的监印人员对凭证做宏观管理，办理领取登记手续，注明凭证名称、编号、领取人姓名，并要由领取人签字。

⑤领用单位对凭证做微观管理，要指定专人管理。填发时要履行批准手续。对剩余的已经盖印的凭证要监督销毁，或退给发证单位。

（四）其他相关管理

1．打印、复印管理

机关打印、复印工作繁忙，应认真按程序进行。所需打印或复印的材料，要经过一定的签批手续，方可打印和复印。负责打印、复印人员要在登记簿上登记，打印、复印完毕后，要收件人在登记簿上签字。有些必须加盖印章的打印、复印材料由收件人请印信保管部门盖章，才能生效。如表18－13、18－14所示。

表18－13　　　　　　　　　　打印登记簿

表18－14　　　　　　　　　　复印登记簿

2．介绍信管理

介绍信是机关、企事业单位向有关机关或单位介绍前去联系工作的人员的情况及任务的一种专用信件，它的作用是证明身份和说明任务。除此之外，介绍信还可以用于各种凭证，比如选民证、任命书、代表证、奖状、聘书、协定、工作证等等。

（1）介绍信的形式。

①普通介绍信。这种介绍信内容较多，多为联系某项工作和事项，因为介绍信内容太多，用印制的介绍信说不清楚，而采用这种介绍信，它通常用单位的公用信笺书写，需另行登记，并装入信封。

②存根介绍信。这种介绍信一般为铅印，分成两联：一联是存根；另一联是供外出人员使用的介绍信，正中有一条虚线，并有骑线的编号和骑缝章。这种介绍信主要用于介绍某人到何处办何事的一种凭证，内容容易概括。

③专用介绍信。如办理出国护照介绍信以及业务部门、单位的专用介绍信。这种专用介绍信有特定的内容和式样。

④证明信。证明信是以机关、团体、个人的名义出具的凭据，证明某人的身份、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。一种是以组织名义发的证明信；另一种是个人证明信，除个人盖章外，组织也要盖章并证明该人的身份。

（2）介绍信的使用范围。介绍信的使用范围极为广泛，一方面，这是一种凭证和依据，是一种标准化与简化了的“公文”，可以在办理比较郑重的公务时说明当事人的身份，但是另一方面，由于介绍信只能介绍身份及简要地说明联系的任务，因而也容易产生许多弊病，而且极易流失、伪造、假冒，因而，在开具介绍信时，必须认真负责。任何介绍信在填写前，必须先经过主管领导的批准，否则不得制发。填发时写清派遣人的真实姓名与身份，内容要简明扼要，但所联系办理的事情必须具体、清楚地填写，以防介绍信被滥用。一封介绍信只能写给一个单位，不许开空白介绍信。介绍信应该有编号和骑缝章，存根要与信的内容一致。介绍信的存根应当归档保存，保存期为5年，因为情况变化，介绍信派遣人没有使用介绍信，应该立即退还，将它贴在原存根处，并说明情况。如果发现介绍信丢失，派遣人应该立即向机关、单位反映，并及时地采取应有的措施。介绍信书写要工整，不许涂改，如果不得不涂改，要加盖更正章，介绍信一般用毛笔或钢笔书写，不许使用铅笔或红色的墨水书写，以保持介绍信的严肃性。

（3）介绍信的格式和写法。标题应在首行写（或印）明“介绍信”三个字，也可不写。在信件开端处，顶格书写受文单位或受文人的称呼，也可以将受文单位的称呼写在信件的最后一行，要顶格写，但同时，必须在其上一行写“此致”二字，正文要空格写，介绍派遣人的姓名、身份以及前往办理的事项和向接洽机关、单位提出的希望和要求。正文写完后，另起一行，空四个格写“此致”，下一行顶格写“敬礼”，以表示对对方的感谢。如果采用受文件单位名称在文尾的格式，则“此致”下一行要顶格写受文单位的名称。最后，另起一行落款，写发出介绍信的单位名称，再起一行，在署名下面写清年、月、日，还要写明介绍信的有效期限是多长时间。再加盖公章，做到“齐年盖月”，并加盖骑缝章，沿虚线将介绍信同存根裁开，将介绍信交给派遣人。

（4）转介手续。凭介绍信到一个单位联系工作的过程中，有时需要到该单位附属部门联系，则可请该单位在介绍信背面转介。

3．凭证的管理

不论是哪种凭证，都需要用印。有的用钢印，如工作证；有的用缩印，如票证；有的用领导专用章，如学生毕业证书要用校长专用章；有的用铅印章。无论用什么印，都要有严格的制度。一要逐号逐份点收，不得成捆论堆，并要严格履行签收手续；二要建立正式的文书凭证登记；三要选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地入库保存，不得乱堆乱放；四要定期进行检查，做到心中有数，若发现异常情况，要随时提出处理意见；五要建立严格的出库登记，所有发出使用的凭证都要履行登记签收手续。