证明信的管理

任务2　介绍信、证明信的管理

学习目标

了解介绍信、证明信的格式和填写要求，掌握介绍信、证明信的保管和规范化的使用方法。能够正确使用和管理介绍信、证明信。

任务描述

某报社办公室人员王涛正在赶一篇稿子，既是同事又是其高中同学的杨亿找上门来，想请王涛帮忙，给他开一封去云南某县采访的介绍信，强调不要写有效期，因为他还不确定什么时候去。王涛按照常规，让杨亿找报社办公室主任审批，杨亿不高兴了，说王涛死心眼，这么个小忙都不帮，太没有同学情意了。王涛应该怎么做呢？

工作处理

一、任务分析

最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》：个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。

常有别有用心者借用单位介绍信从事非法活动。一旦印信保管和使用不当，会给单位造成无法估量的损失。因此，作为单位介绍信的管理者要认识到介绍信业务的重要性，严格按照工作规程来办理。王涛一定要坚持原则，秉公办事。

二、工作过程

××报社介绍信管理规定

王涛听杨亿说不写有效期，就感觉有点不对劲儿，又听杨亿说不去找办公室主任审批，更是疑惑。他对杨亿讲了介绍信的重要性，又翻出报社的《介绍信管理规定》给杨亿看。

介绍信是在对外联系和商洽工作等公务活动中，用以证明报社员工身份及有关事项的专用信件。介绍信目前分为两种：专用介绍信和空白介绍信。为进一步规范和加强介绍信使用管理，特制定本规定。

一、介绍信统一由办公室印制、编号、发放和管理。

二、介绍信要指定专人负责，妥善管理，不得随处乱放和遗失。

三、对外联系公务，如需开具专用介绍信者，需经单位（部门）负责人签批，然后到办公室审核、盖章。

四、开具介绍信必须用办公室统一的介绍信文本，不得用空白纸和便笺，使用时必须按介绍信文本规定逐项填写被介绍人的姓名、职务、人数、联系工作的具体内容、年、月、日和有效期等。介绍信的内容要文辞达意、字迹工整，一律不得开具空白介绍信。

五、开具介绍信只限本人使用，不得转让他人。开具后未使用的介绍信必须缴回本单位，不得自行留存或销毁。遗失介绍信要及时报告本单位领导，并向所去单位声明，以防冒名顶替。

六、开具介绍信要保留存根。存根填写不全，内容与介绍信不一致的，或无经手人与审批人签字者，不予加盖印章。

杨亿看完《介绍信管理规定》，还有些不高兴，认为王涛是小题大做，不相信自己。王涛又翻出一个资料文件夹，给杨亿看了一个案例。

为给高中同学罗某“帮忙”，某报记者唐某从单位开出了介绍信，罗某随后以记者身份进行敲诈。

2005年3月28日，罗某以记者身份和唐某（称其是罗某的秘书）约见邓庄村村委会主任时，以发现乱砍滥伐和贿选问题为由，向对方敲诈3万～5万元。邓庄村村委会主任报警，罗某和唐某被警方当场抓获。

经查，报社没有罗某这个记者，而唐某确系该报社正式职工，但因协从他人犯罪，要与罗某共同被追究刑事责任。8月22日，昌平法院以敲诈勒索罪分别判处罗某、唐某有期徒刑一年和六个月。

杨亿看完后，目光凝重了，对王涛诚恳地说了一句“对不起”。然后按照王涛的建议，确定好采访日期后，逐项填写了《用信审批单》（见表3－5），又去找办公室主任签了字，王涛也顺利地给他开具了介绍信。

表3－5　用信审批单

真是天有不测风云，就在去云南的前一天，杨亿大病了一场，去云南的计划不得不取消。王涛去医院看望杨亿，还没等王涛说话，杨亿就把那封介绍信拿了出来递给王涛，两个人会心地笑了。

三、经验总结

王涛非常感慨，多亏了自己保留的那些资料，不然杨亿怎么可能有这么大的转变呢。今后自己还要多收集一些关于印信管理的资料，一是充实自己的知识，二是作为有力的证据提供给那些不懂介绍信规矩的员工，比自己苦口婆心说上几个小时还管用呢。

相关知识

介绍信是机关、团体、企事业单位派出人员到其他单位从事各种社会活动或商务活动时，为说明派出人员身份和承担任务所使用的一种专用书信。介绍信是本单位工作人员外出履行公务、联系工作、商洽事宜的重要凭证。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证作用。因此，在一般情况下，介绍信的开具由印章管理人员负责。

证明信是机关、团体、企事业单位以及个人出具的，以证明某人身份、经历或某件事实真相为目的的专用书信。证明信的作用就是确认某人的身份、经历或某事件的真相。例如，某些历史事实不够清楚完整，目前又需要确定其真相时，需要知情人出具证明；某些重要事件发生之后，为弄清事件的前因后果和发生过程，需要在场者或知情人出具证明；某些单位派出人员在完成工作的过程中出现一些意想不到的事情，需要向本单位汇报清楚时，可请知情人出具证明。

一、介绍信的特点

1．证明性

介绍信的主要作用是证明被介绍人的身份，使对方能够予以信任并配合办理事务。

2．模式性

介绍信模式性很强，不少单位有事先印制好的空白介绍信，其中一些常用语都已事先写好，只需要将一些事先不能确定的项目填写进去，就是一封完整的介绍信了。即使是临时手写的介绍信，也有固定的格式。

3．简便性

介绍信篇幅短小，内容一目了然，在办理事务的过程中应用起来十分方便快捷。

4．时效性

介绍信有有效期，一封介绍信只能在规定的时间内有效，不能长期使用。

二、介绍信的种类与写法

介绍信的种类较多，秘书部门管理的主要是工作介绍信。内容一般包括标题、称谓、被介绍者简况、事由、署名日期和有效期等。从形式上说，介绍信一般有三种，不同形式的介绍信的写法，其格式内容略有差异。

1．普通介绍信

可以用于各种公务场合。

介绍信

＿＿＿＿负责同志：

兹介绍＿＿＿＿等＿＿＿＿位同志前往你处办理＿＿＿＿＿＿事宜，请接洽并予协助。

（有效期30天）

××市××局（章）

年　月　日

2．存根介绍信

带存根的介绍信由存根联、正式联和间缝三部分组成。一般分为上下（或左右）两栏，上（左）栏为存根，留作备查。下（右）栏为正式联，作为对外介绍情况或证明之用。存根部分同正文部分之间有一条带针眼孔的虚线，将两栏分开，虚线上有“××字第××号”字样。要与存根的“第×号”一致，数字要用汉字大写，字体也要大些，便于从虚线处裁开后，字迹在存根联和正文联各有一半。同时，应在虚线正中加盖骑缝章，以防假冒和伪造。

存根栏内容可简写，但必须填写使用介绍信的部门、持信人姓名、简要事由。多人使用时，可只写主要持信人姓名和职务、致发单位，同时应写明人数。正式联的写法与普通介绍信相同。

介绍信（存根）

字第号等名同志，前往联系事宜。

年　月　日

┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈××字第×号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈

介绍信

＿＿＿字第＿＿＿号

×××（致发单位名称）：

兹介绍＿＿＿＿＿等＿＿＿名同志，前往＿＿＿联系＿＿＿＿＿＿事宜，望接洽并予协助。

　　此致

敬礼

（有效期＿＿天）

×××（公章）

年　月　日

3．专用介绍信

专用介绍信也称信函式介绍信，是为请求或希望某种情况而使用的。只能用于某一项专门工作，如党团组织关系介绍信、调查材料介绍信、工作调转介绍信等。开具这类介绍信要求叙事清楚，语气和婉。介绍信的正文要写明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等，还要写明接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。

调查证明材料介绍信存根

＿＿＿字第＿＿＿号

介绍＿＿＿同志系中共党员前往＿＿＿了解＿＿＿的＿＿＿＿＿＿＿＿问题。

年　月　日

┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈××字第×号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈

┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈

调查证明材料介绍信

×××（致发单位名称）：

兹介绍＿＿＿同志系中共党员前往＿＿＿＿＿＿＿＿了解＿＿＿的＿＿＿＿问题。请予接洽并给予协助。

（有效期＿＿天）

×××（公章）

年　月　日

三、证明信的写法

证明信是持有者用以证明自己身份、经历或某事真实性的一种凭证，其作用就在于证明。证明信的格式和写法与介绍信基本相同，只是结尾应写“特此证明”，无须填写敬语。其具体结构如下：

1．标题

证明信的标题由事由和文种两部分构成。例如，“关于×××同志××情况（或问题）的证明”，也可以单独以文种名作标题，如“证明信”、“证明”。

2．称谓

在第二行顶格写受文单位或个人的姓名称呼。有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。

3．正文

正文主要写被证明的事实。针对被证明者的要求来写，如果证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；如果要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。

4．结尾

正文写完后，要另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。

5．落款

在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名，由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章。

证　明

×××（致发单位名称）：

兹证明×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

特此证明。

×××（公章）

年　月　日

四、介绍信、证明信的使用程序

1．提出申请

需要单位介绍信者，应填写《用信审批单》（见表3－5）。

2．领导审批

向本单位的主管领导请示，履行签批手续，这样既可以防止个人乱用介绍信，又可以使单位领导掌握情况。

3．开信、盖章

经主管领导批准后，秘书根据审批单填写介绍信、证明信内容，要填写持信人的真实姓名和身份，不得开出空白介绍信。在正本的日期处和存根骑缝处加盖公章，交给需用人后，秘书填写《用信登记簿》（见表3－6）。

表3－6　用信登记簿

4．登记、保存介绍信存根

存根要妥善保管，重要的介绍信该归入档案的要按要求归档，以备查考。介绍信存根至少保存3年，销毁介绍信存根，需经领导批准。

五、介绍信、证明信的使用注意事项

（1）专人保管，安全存放。介绍信的保管同印章保管一样，要牢固加锁，随用随开，用毕锁好，以防被盗或丢失。

（2）介绍信要填写有效时间，正本和存根须一致，存根要妥善保管。

（3）介绍信内容如有写错的地方，必须在修改处加盖更正章。

（4）开出后未使用的介绍信要及时收回。因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应立即退还，未及时退还的，秘书要及时追回。收回后，将介绍信贴在原存根处，并注明原因。

（5）介绍信如有涉密内容，秘书必须予以保密，严禁散布。

（6）填写介绍信要用毛笔或钢笔，禁止用铅笔、圆珠笔或红色墨水等。

（7）一般情况下不得开具空白介绍信。确因特殊情况需要开具的，需报请领导批准，并要求使用者在介绍信存根栏写明用途等相关内容。使用者工作结束后应向印信管理人员说明使用情况，如有剩余应及时交回。秘书要及时向使用者了解介绍信的使用情况，并核对存根栏的内容与使用情况是否一致，如有差错，应及时向领导汇报情况。

（8）秘书在接待外单位介绍的来客时，应认真查对来人姓名、商办事项与介绍信所开列的内容是否相符。一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用。结束后，秘书要将来人的介绍信收下备查。对前来借物、借款以及商洽较重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，秘书应要求该人员在介绍信反面签注办理情况，如经手借到的有关资料文件及数量等，以便日后查对。

（9）证明信为两页以上的，应加盖骑边章。

实训演练

一、训练目标

（1）掌握介绍信的编写格式。

（2）掌握介绍信中印章的盖印位置。

（3）掌握介绍信、证明信的写作方法。

（4）掌握介绍信的保管与使用方法。

二、知识要求

（1）掌握介绍信的管理方法与要求。

（2）学会使用和管理印信。

三、训练要求

（1）明确不同种类介绍信的写作方法。

（2）能够根据实际情况开具介绍信和证明信。

（3）要以所学理论为基础进行具体案例的分析。

四、操作说明

（1）利用2学时，分小组进行。结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。

（2）将班上学生分成6个小组，分别进行讨论。

（3）由组长就本组讨论的结果在班上发言。

（4）每个人分别开具介绍信并在介绍信上盖章。

（5）师生共同评议。

五、操作提示

在这项训练中，学生最好利用课外时间收集不同类型的介绍信、证明信，认真思考不同的写法，为本次实践活动提供借鉴。

六、任务描述

（1）姜文明是大禹服饰有限公司的秘书，负责办公室的印信工作，市场部的姜辉明天准备到天地公司洽谈业务，他让姜文明给他开一封介绍信。姜文明应如何做呢？

（2）10月1日，销售部李经理要到上海参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信。作为秘书应该如何处理？

（3）一天，秘书刘柳接待了一位自我介绍叫王飞的客人，王飞说明来意，他今年想评职称，需要学校出个证明材料，说着还拿出了一封介绍信。刘柳一看，原来是某公司的机械工程师。刘柳通过查阅档案，得知王飞在1968年确实考取了本校李乾教授的研究生，1971年6月毕业。由于历史原因，毕业时未能发给研究生毕业证书。请为王飞开具一份证明信。

（4）王青想让秘书刘柳帮他开封证明信，证明她本科毕业，具有高级职称，是本单位的业务骨干，在去年的科研业绩考核中名列第一。说是她想做一份兼职，对方单位想了解她在单位的表现。王青说这件事不想让领导知道，求刘柳高抬贵手，帮帮她。刘柳应该怎么做？

（5）宣传部的王谦来找办公室秘书张辉，让张辉给他做个证明，马总让王谦找广告公司做的宣传画页都已经发完了，可钱还没付给广告公司，说着拿出了一张单子，上面写的是收到文轩广告公司宣传画共8000张。张辉有些疑惑，王谦连忙解释：“是在街头散发的嘛，反正也没有人知道，你签字了，马总也就信了，回头请你吃饭。”张辉应该怎么做？