哪种公文不需加盖印章

第一节　行政公文概述

【学习目标】

熟悉行政公文的概念和种类，理解公文的特点和作用，掌握国家行政机关公文各要素的标志要求。

【适用范围】

国家行政机关的公文在行政管理工作中大量而经常地使用，其种类在党的公文、军队公文和其他公文系统中大多通用;行政公文各要素的标志，在十三种行政公文中的要求是一致的，掌握行政公文各要素的标志具有普遍的指导意义。

一、行政公文的涵义及沿革

公文是集体或特殊个人，按规范形成的办理公务的实用文书。这里的“集体”指各种机关、团体、企事业单位等;这里的“个人”指这些集体中的法定代表人;这里的“办理公务”指传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流工作经验等。

国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具(见国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》第2条)。

“公文”一词，最早见于《后汉书·刘陶传》:“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”是说东汉末年，黄巾起义的张角等人势力强大，可能聚众起事，但州郡官员只是口头相互转告，不肯以公务文书的形式上奏朝廷。公文既可以作集体名词使用，也可以作可数名词使用，它的特指范围是很明确的，是指公务文书或公务文件，从这个意义上说，它是公务文书或公务文件的简称。

公文是怎样产生的呢?斯大林同志在《马克思主义语言学问题》一书中谈到:“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理需要比较有条理的文书……”这是对公文产生的科学说明。

根据考古发掘，殷商时期我国甲骨文产生，公务文书也随着产生了。例如在河南省安阳市小屯村发现的甲骨文，有一片甲骨上写着:“王大令众人曰协田!受其年。”(殷王命令奴隶们努力耕种!那就能获得好收成。)甲骨文多是帝王的下行公文。现在保留下来的下级对上级的“上行公文”，最早的应该算是“书”这类文章。如秦国客卿李斯的《谏逐客书》，就是向秦王写的一份意见书，陈述利害，反复论证，批评秦王下令逐客的不明智。

公文、文书、文件，这三个概念既有联系，又有区别。

文书是一个外延很宽的概念，它包括公务文书和私人文书两大类。公务文书的简称就是公文。文件的概念有广义和狭义之分。广义的文件指凡是在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料。狭义的文件，与法定的公文外延相当。

二、行政公文的特点与作用

行政公文除具有一般应用文的特点外，区别于其他应用文主要有如下三个特点:

(一)鲜明的政治性

前文已述，公文是人类历史发展到一定阶段的产物，是随着阶级、国家的产生而产生的。公文可以传递治理国家的策令，担负着其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。就目前而言，我国各级党政机关公文的主要使命是为加快改革开放和现代化建设步伐，夺取有中国特色社会主义事业的更大胜利而服务的。

(二)法定的权威性

发布公文是制发机关行使行政职权的一种手段。由于制发机关的职权是法定的，国家各级行政机关依据各自的职权范围所发布的公文，都具有法定的权威性和行政的约束力，它反映和传达制发机关对某项工作的决断和意见，受文单位可以作为办事的凭证和依据。公文的有关规定，该遵循的必须遵循，该照办的必须照办，不能有例外。尊重公文的权威性和约束力，就是保证认识的高度统一，意志的高度集中，步调的协调一致，从而提高各级机关和有关单位的工作效率。

(三)作者的特定性

公文鲜明的政治性和法定的权威性，带来了公文撰写必须由指定的专人进行(执笔)这一特点。公文的写作不同于总结、计划、广告、合同等应用文，一般单位可以写作、任何个人也可以写作。公文的作者具有特定性，是确保行政公文法定效力的需要。公文撰写的特定性包括两种形式:一是职述，即由担负某种职务的人去拟写与其职务相称的公文;一是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权由他人代拟公文。

除了以上特定的作者以外，任何人无权假冒任何机关或组织的名义擅自发文。对于伪造公文的人要依法治罪。关于这一点，在《中华人民共和国刑法》第280条中已有明确规定:“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利;情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。”

国家行政机关公文具有如下作用:领导指导作用(如决定、意见等)，行为规范作用(如命令、通告等)，申请建议作用(如请示、议案等)，奖惩任免作用(如通报、通知等)，传递信息作用(如通告、报告等)，公务联系作用(如通知、函等)，记载传达作用(如会议纪要)等。

三、行政公文的种类

2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》将国家行政机关公文确定为十三种。

(一)命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。就命令的用途来说，可以分为颁布令、规定令、嘉奖令。

令是命令的简称。

命令一般由国家、军队和地方的权力机关发布，或者由权力机关、行政机关的首长根据法律规定的权限发布。根据我国《宪法》和组织法的有关规定，国家主席、国务院总理、各部部长、各委员会主任以及县级以上的地方各级政府在法定的权限内可发布命令。党的领导机关或领导人一般不单独使用命令，若有必要用命令，党的领导机关可以同国家机关联名使用。如1979年3月16日，中共中央、人大常委会、国务院、中央军事委员会联名签署的对中越边境前线边防部队全体指战员等的嘉奖令。

命令具有内容的紧要性、执行的强制性、语言的庄重性等特点。

(二)决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》(1999年6月13日);《中共湖北省委湖北省人民政府关于抢抓西部大开发机遇推进湖北更快更好发展的决定》(2000年8月1日)。

决定具有内容上的重要性、执行上的权威性、语言上的周密性等特点。

(三)公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。重要事项的公告，如1996年1月29日《中华人民共和国国务院中华人民共和国中央军事委员会公告》，该公告向国内外宣布:中华人民共和国中央人民政府派驻香港特别行政区的部队已组建完成，并将于1997年7月1日零时正式进驻香港;法定事项的公告，如工商行政管理局等在报纸上登载的公告。

公告具有如下特点:1.内容的重要性。公告所宣布的是国内外关注的重要事项或法定事项，所宣布的内容是能够向国内外公开的重大决定，它的使用要考虑到国际国内所可能产生的政治影响。2.发文机关的特定性。宣布重要事项的公告，其发文机关多限于国家最高权力、最高行政机关及其工作部门;宣布法定事项的公告，其发文机关属于国家的执法部门。3.告知的广泛性。公告向国内外发布，其告知的范围相当广泛。4.传播的新闻性。公告通过报纸、广播、电视等新闻媒介公开发布。

(四)通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。如1987年5月26日《国务院关于打击盗掘和走私文物活动的通告》;1992年5月27日《中国人民银行通告》，该通告向国内告知在全国范围内发行一元、五角、一角金属人民币。

(五)通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。如《国务院批转国家药品监督管理局监督管理体制改革方案的通知》(2000年6月7日)，《国务院办公厅转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的通知》(2000年6月21日)，《国务院关于进一步精简会议和文件的通知》(2000年10月28日)。

(六)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如《中共中央办公厅国务院办公厅关于1999年上半年涉及农民负担恶性案件的情况通报》，《湖北省人民政府关于授予三环集团公司等50家企业1998～1999年度“湖北省重合同守信用企业”称号的通报》。

(七)议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如1992年3月16日《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。

议案具有制作主体的法定性、内容的特定性、建议的可行性等特点。

(八)报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如《湖北省科学技术协会关于全省实施“金桥工程”情况的报告》。

(九)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。如建设部、国家文物局1994年《关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理的请示》，1965年10月9日《文化部党组关于美术院校和美术创作部门使用模特儿的请示》。

(十)批复

适用于答复下级机关的请示事项。如1992年10月10日《国务院住房制度改革领导小组关于对湖北省城镇住房制度改革实施方案的批复》。

批复具有形式的回复性、内容的针对性、作用的权威性等特点。

(十一)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。如2000年6月13日《中共中央国务院关于促进小城镇发展的若干意见》。

意见具有作用的指导性、现实的针对性、措施的原则性等特点。

(十二)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。如1989年8月23日，《国务院办公厅关于解决北京大学新生在军训期间粮油等供应问题的函》。

(十三)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。如1989年1月27日《全国政府系统公文处理工作座谈会纪要》。

以上十三种行政公文，按行文关系可分为三大类:

上行公文———发往上级机关的公文，如请示、报告、意见等。

平行公文———发往平级或不相隶属机关的公文，如议案、函、意见等。

下行公文———发往下属机关的公文，如命令(令)、决定、通告、通知、通报、批复、意见等。

四、行政公文要素的标志要求

根据2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)和国家技术监督局于1999年12月正式批准发布的GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》国家标准，公文的整体结构划分为眉首、主体、版记三部分。

(一)眉首

眉首中包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

1.公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标在版芯左上角第一行。并不是所有的公文都需要编制份数序号，《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编制份数序号的目的是准确掌握公文的印刷份数和分发范围及对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。因此，发文机关在发文时、收文机关在收文时都要登记份数序号。

标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，但未对编几位作规定。一般说来，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”。

2.秘密等级和保密期限

如需标秘密等级，用3号黑体字，顶格标于版芯右上角第1行，两字间空1字;如需同时标秘密等级和保密期限，用3号黑体字标于版芯右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

秘密等级是标明公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”是最高秘级，“机密”次之，“秘密”是一般秘级，三级秘密泄露都会使国家的安全和利益遭受严重损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标出公文的秘密等级。

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文制发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。

3.紧急程度

如需标紧急程度，用3号黑体字，顶格标在版芯右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标在版芯右上角第1行，紧急程度顶格标在版芯右上角第2行。

紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》的规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体的时间要求是多少，由各地行政机关主管部门自行确定。

4.发文机关标志

发文机关标志即人们通常所称的“红头”，它由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关标志多用初号字体套红标明。

有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，标准对这类“红头”留有余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。关于联合行文，标准规定“文件”二字居于发文机关名称右侧上下居中。标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这一明确要求。如果联合行文的机关过多(如曾发现有14家联合行文)，就有可能出现把正文挤出首页的情况，这时可将发文机关标志字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑到留出发文字号、主送机关、标题的位置)。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代表铁道部，“办”、“财”代表主办这份文件的办公部门、财务部门。有的机关代字还包括其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。

6.发文年份、序号、字号

年份要用全称，不应简化，如“89”、“99”均属标志不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号。

序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编流水号，即不论是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。

发文字号的位置，国家标准规定在发文机关标志下空2行居中排列。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

7.签发人

上报的公文需将签发人(会签人)姓名平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

8.红色横隔线

红色横隔线位于发文字号下一行，左右顶格。

(二)主体

1.公文标题

公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。从语法结构上看，公文标题是一个以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由为限制成分的较为复杂的偏正词组，其中的事由部分一般是由介词“关于”组成的介词结构。公文标题中除法规、规章名称使用书名号外，一般不用标点符号。

公文标题拟写的要求是准确、简洁、明确。

公文标题排版要求是:用2号小标宋体字，书写于红色横隔线下空两行;做到居中排列，回行时要词意完整。

这里需要提出执行国家标准的一个原则，即国家标准不可能涵盖公文实践中出现的所有问题，在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，国家标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人会签人多、标题长以及下面讲到的主送机关多，都可以采取变通的方法。但变通时还要遵守基本规定，如发文机关多，但主办机关排列在前是基本规定;签发人或会签人多，但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定;标题再长，但排列美观、回行时不断开词意是基本规定。这样，在执行国家标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法。

2.主送机关

主送机关指公文的主要受理机关。

主送机关排版要求是:标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋字体排版，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，排版方法同抄送。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行。

书写主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门、各直属机构”。

一般的下行文(批复除外)多有两个以上的主送机关，上行文只写一个具体的主送机关，公布性公文一般省略主送机关。

3.公文正文

正文的格式是:在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字。标准特别规定公文中的数字、年份(用阿拉伯数字的)均不能回行，这是根据公文的特点而规定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纰漏，数字、年份回行极易出现差错，也易使读者看错。

公文的开头提倡采用“开门见山”的方法，忌讳文学作品的形象开头法。常见的开头方法有根据开头法、目的开头法、原因开头法、概述开头法几种，它们有时单独使用，有时结合起来使用。

正文的主体，由于内容、文种的不同写法也不尽相同，这一点将在下节内容中分别叙述。在这里，仅就各类公文的共同点讲几点要求:

(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

(2)情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

(3)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。

(4)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(5)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

(6)应当使用国家法定计量单位。

(7)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(8)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(9)拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调;仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

公文结尾常用的方法有号召式、强调式、祈请式、俗成式、说明式等多种。

4.附件

公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便，这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而且是放在公文生效标志印章之后。“附件”不是“副件”，它是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

附件有两类。一类是用于补充说明或证实正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据等;一类是用于向上级机关报送或向下级机关发布、批转、转发、印发的文件。前一类附件是地地道道的附件。后一类附件实际是主件，而正件实际只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》，正文是:“现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。”这份公文的核心不是这份通知，而是附件《国家行政机关公文处理办法》。

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体标明“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号用阿拉伯数码，如“附件:1、×××××”，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标“附件”，有序号时标序号;附件的序号和名称前后标志应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标明公文的发文字号并在其后标明附件(或带序号)。

5.成文日期

成文日期是公文的生效时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说是一纸空文。为了加强其准确性，标准规定成文日期要用小写汉字书写，即俗称的“大写”，不能阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“”，是因为“零”与汉字的另一种写法“壹、捌”是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“”比较协调。

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期的位置要依印章的位置而定。

6.公文生效标志

公文生效标志是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标志有两种情况，一种是单一发文机关如何标注公文生效标志，另一种是联合行文如何标注公文生效标志。

(1)单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文2～4mm，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

印章下弧无文字时(这类印章多带有国徽)，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

印章是公文的生效标志。一般情况下，除了会议纪要外，不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。

(2)联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式(要下套均下套，要中套均中套)，以保证印章排列整齐、美观。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章(极易给伪造印章提供可乘之机)，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文日期和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版芯;最后一排如余一个印章或两个印章，均应居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标成文日期。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面(防止在空白页私加文字，堵上变造公文的漏洞)，不得采取只标“此页无正文”的方法解决。

7.附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可登报”等，请示在此处注明联系人的姓名和电话。附注不是对公文的内容作出解释或注释，对公文的注释或解释一般在公文的正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。

附注要用圆括号括入，用3号仿宋体字左空2字写在成文日期的下一行。

(三)版记

1.主题词

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。

主题词居左顶格排，“主题词”三字用3号黑体，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字，词目之间空一字(不要加顿号)。

2.抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。请示不得抄送其下级机关。

受双重领导的机关向上级机关行文，应当标明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

公文如有抄送，在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号(这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意)。

3.印发机关和印发时间

印发机关不是指公文的发文机关，是指公文的印制主管部门，一般应是各机关办公厅(室)或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门，也可以标发文机关。

印发机关位于抄送机关之下(无抄送机关的在主题词之下)占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标出。

4.版记中的横线

版记中各要素之下均加一条横线，宽度同版芯。

5.版记的位置

版记应置于公文最后一页(封四)，即使前一面完全空白也没有关系;版记的最后一个要素置于最后一行。

公文的篇幅如果在一个折页(即有四面以上)，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。

公文有附件时，如果附件最后的空白能容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成浪费。如果附件是被转发的文件，该文件也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标出自己的版记。

【知识掌握】

1.公文的性质与特点分别表现在哪些方面?

2.国家行政机关公文的种类有哪些?

3.公文的眉首、主体、版记三部分各包括哪些项目?

4.秘密等级、紧急程度各分为哪几级?

5.发文字号由哪三部分组成?拟写中要注意什么问题?

6.公文标题一般由哪三部分组成?多行标题排列有何要求?

7.公文的开头和结尾各有哪些方法?

8.公文主题词的拟写有哪些要求?

【知识运用】

1.改写下列公文标题:

(1)关于请求允许购买东风牌卡车的请示报告

(2)××市关于轻工业发展生产情况的报告

(3)关于司机王××开车去北戴河的通报

(4)东风商场关于水货汽车问题的请示

2.根据材料正文内容，在括号内填空:

国务院关于批转财政部(　　　)的(　　)

各省、自治区、直辖市人民政府:

国务院同意财政部《关于加强省、自治区、直辖市财政厅管理的规定》，现转发给你们，望贯彻执行。

二０００年××月××日(公章)

3.根据下面公文的标题拟出公文的主题词:

(1)《国务院关于加强预算外资金管理的通知》

(2)《国务院关于做好放开名烟名酒提高部分烟酒价格工作的通知》

(3)《国务院关于化肥、农药、农膜实行专营的决定》

(4)《湖北省人民政府办公厅关于发布〈湖北省行政机关公文处理实施细则〉的通知》

【技能训练】

1.下面是一则消息的有关内容，根据此内容拟写一份公文的标题:

一天凌晨，成都市锦江宾馆服务员吴英、陆丽在打扫咖啡厅时，发现餐桌上有一个鼓鼓

囊囊的手提包，她俩立即向经理作了报告。经理和有关同志一起打开手提包，里面是巨额现金五万马克(约合人民币四万元)，还有信用卡、护照等。根据护照，他们找到了来成都旅游的德意志联邦共和国国际学术三团成员劳·阿尔明·沃尔夫岗。当熟睡的沃尔夫岗被唤醒时，他还不知道自己丢了钱。沃尔夫岗对宾馆经理说:“你们培养出这样品德高尚的服务员，是中国人民的骄傲。”他一定要拿出一笔钱酬谢两位服务员，但是吴英、陆丽分文不收，学术三团的其他成员对中国人的这种崇高品德也都惊叹不已，说:“这样的奇迹，只有在中国才会发现。”

2.下面是某校行政科张贴的一份公文，请改正不当之处:

公　告

经院务委员会批准，校园内一律不准饲养鸡鸭，如有违者，本月底捉送食堂杀掉。

××学院行政科

一九××年×月×日