工程项目采购计划

第五节　工程项目采购计划

一、采购计划的概念

采购计划(Procurement Planning)就是要确定采购何物以及何时采购。编制采购计划是在考虑了买者与卖者之间的关系之后从买者的角度来讨论的。当买者为业主(Employer)时，卖者就是承包商。当买者为承包商时，卖者就是分包商。

采购计划的编制过程就是识别哪些项目需要通过从实施组织外部采购产品来得到满足。采购计划应当考虑合同和分包合同。

采购计划一般要对下列事项之一作出决策。

1.通过一家总承包商采购所有或大部分所需要的产品。例如，选择一家设计施工公司来完成一项基本建设设施。在这种情况下，从编制招标文件直到合同收尾的各个过程都只要实施一次。

2.向多家承包商采购大部分需要的产品。在这种情况下从编制招标文件直到合同收尾的各个过程，都要在项目进行过程中的某个时候为每一个采购项目实施一次。这种方法一般都要获得订货和采购专业的专家支持才能使用。

3.采购小部分需要的产品。从编制招标文件直到合同收尾的各个过程也要在项目进行过程中的某个时候为每一采购项目实施一次。这种方法在使用时有没有订货和采购专业专家的支持都行。

二、工程项目采购的分类

工程项目采购一般分为工程采购、货物采购和咨询服务采购。

(一)工程采购(Procurement of Works)

这是指业主通过招标或其他方式选择一家或数家合格的承包商来完成工程项目的全过程。

(二)货物采购(Procurement of Goods)

这是指业主或购货方(Buyer)通过招标的形式选择合格的供货商(Supplier)，购买工程项目建设需要的投入物。它包含了货物的获得及其整个获取方式和过程。

(三)咨询服务采购(Procurement of Consulting Services)

咨询服务是指付出智力劳动获取回报的过程，是一种有偿服务。世界银行贷款项目对咨询服务的需求范围很广，涵盖了政策建议、机构改革、项目管理、工程服务、施工监理、财务、采购、社会和环境研究等各个方面。能够提供咨询服务的，既有各种咨询公司，也有个人咨询专家。

三、采购计划编制的依据

(一)项目范围说明书

项目范围说明书给出了项目目前的界限，提供了有关在采购计划过程中必须考虑的要求和策略。

(二)产品描述

项目产品描述提供了有关在采购计划过程中需要考虑的所有技术问题或注意事项。

(三)采购活动所需的资源

实施组织若没有正式的订货单位，则项目管理班子将不得不自己提供资源和专业知识来支持项目各种采购活动。

(四)市场状况

采购计划过程必须考虑市场有何种产品可以买到、从何处购买以及采购的条款和条件如何。

(五)其他计划结果

只要有其他计划结果可供使用(例如项目费用初步估算、质量管理计划等)，在采购计划过程中就必须加以考虑。

(六)制约条件和假设

制约条件和假设是限制项目管理班子选择的因素。对于许多项目而言，资金来源是最经常遇到的制约因素之一。

四、采购计划编制的技术和方法

(一)自制或外购分析(Make-or-buy Analysis)

通过分析，确定某种具体的产品是否可由实施组织生产出来而费用又很节省。自制或外购都包括直接和间接费用。例如，“外购”应包括购买该产品的实际直接费用和采购过程管理的间接费用。自制或外购分析还必须反映实施组织的发展前景和项目的目前需要。例如，购买一台施工吊车，而不是租赁，从成本上看往往不合算。但是，如果实施组织以后还需要使用这项资产，则购买费用中分摊到该项目资产上去的部分可能就会少于租赁费用。

(二)采购专家(Subject Matter Experts)

采购专家就是具有专门知识或经过训练的单位或个人。咨询公司、采购代理公司、行业团体、有发展前景的承包商以及实施组织内部的其他单位(如果有专门从事采购的职能部门，例如采购部)可能都具备用于采购的专业知识。

(三)采购方式的选择

选择合适的采购方式，对于节省投资、节省外汇、加快采购速度至关重要，因此应慎重选择合适的采购方式。

1.直接购买，即到市场上直接向供应商购买，不签订书面合同。这适用于临时性的、小批量的、零星的采购。这种方式一般适用货源比较充足、购买方便的物品。

2.供求双方直接洽商，签订合同，并按合同供应。这种方式一般适用于大批量的常规材料的采购。需方可能同时向多个供方询价，根据项目质量要求，选择价格合理、条件优惠的供应商。为了保证质量，常常必须要求提供样品认可，并封存样品，以便进货后对照检验。

3.采用招标的方式。这与项目招标相似，由需方提出招标条件和合同条件，由许多供应商同时投标报价。需方可从中选择价格合理、条件优惠的供应商。一般大批量的材料、大型设备或政府团体的采购，都可采用这种方式。不过，这种方式所需的供应时间较长。

上述2、3方式中都采用合同的形式，这种合同称为采购合同。一般在合同签订前应由需方提出完备的采购条件，让供方获得尽可能多的信息，便于及时详细地报价。采购条件通常包括详细的技术要求(采购范围、使用规范、质量标准、品种、技术特征)和商务条件(交付日期与批量、包装方式和要求、交接与运输方式、质量责任人、合同价款与支付条件、保险责任、双方权利和违约责任、特殊物品的专门规定等)。

(四)采购物的运输

采购物的运输常常会造成工期的拖延、资金的占用加大、甚至会引起多方之间的索赔等，影响项目的工期和成本。其主要原因有：

(1)运输方式很多。如水路、铁路都有相应的风险。

(2)承运合同的洽商是较为复杂的。

(3)进出口货物还存在着关税及相关的限制问题。

(4)特殊货物的运输比较困难，且要求较高。如对体积大、重量大的专有设备的运输，则要考虑隧道的可通性、桥梁和道路的承载力等问题，采取特殊的运输方案。

(5)考虑运输时间，订好仓位，具体安排好卸货地点等。

五、采购中的几个问题

必须把材料和设备采购作为整个项目甚至整个企业的工作，特别是项目经理、业主以及上层领导应加强采购的管理，制订明确的定标条件，保证项目采购的全过程透明，防止某个部门或个人垄断，防止采购中的违法乱纪行为，也起到保证质量，降低成本的作用。

必须按库存原理合理确定项目采购的批量问题，防止由于外部因素的影响，而出现材料和设备浪费、供应不及等现象，影响项目的整体经济效益。

必须重视采购过程的技术经济分析。即要在广泛询价的基础上，进行价格与资金成本的优化，选择合理的付款方式和付款期，选择合理的采购时间、地点、价格和批量，选择采购地点、供应方式等。

还必须重视承包商负责的采购，以保证设备的质量和项目的进度，必须注意施工设备的采购，以保证项目的现场安全、工期，降低项目成本等。

资源的工地储存及后勤保障计划。房地产项目的资源供应与使用不可能完全合拍，一般都要在工地上储存一段时间，但工地上的仓库通常很小，费用高(如临时仓库和二次搬运费用)。因此，应注意下列问题：

1.必须将资源的使用计划与订货计划、运输计划、仓储量计划结合起来，纳入到工期计划体系中，减少仓储量，节省成本，合理确定工地仓储面积。

2.应注意采购订货、运输、供应商的情况的变化，注意项目进度的调整和工程变更，及时调整材料的工地储存，以减少或避免损失。

3.必须对进场材料按合同规定进行检查和检验，发现损坏、数量不足、质量不符，应及时按责任通知承运部门、供应单位或保险公司调换、补缺、退还或索赔。

4.对大型项目应设现场仓储管理人员进行全面库存管理用计算机辅助管理是十分有效、快捷的，还可以建立材料使用量、运输、库存情况的信息反馈和报警体系。

按照合同或任务书规定，项目管理者还应负责后勤保障计划，如现场使用的水电管网、工作人员食宿安排(包括宿舍、食堂、厕所、娱乐设施、生活用品)等。

六、采购计划编制的结果

(一)采购管理计划(Procurement Management Plan)

采购管理计划应当说明从编制招标文件直到合同收尾的采购过程将如何管理。例如：应当使用何种类型合同?是否需要有独立的标底作为评标标准，由谁以及何时编制这些标底?实施组织是否有采购部门，项目管理班子自己能采取何种行动?是否需要使用标准的采购文件，从哪儿找到这些标准文件?根据项目要求，采购管理计划可以是正式的或非正式的，可以非常详细，也可以很粗略。此计划是整体项目计划的补充部分。

(二)工程说明(Statement of Work)

工程说明(也叫要求说明)相当详细地说明了采购项目，以便潜在的承包商确定他们是否能提供该采购项目。“相当详细”可以视采购项目的性质、买主的要求或者预期的合同形式而异。工程说明在采购过程中可能被修改和细化。例如，潜在的承包商可能建议使用比原来规定的效率更高的方法或成本更低的产品。每一单独的采购项目都要求有单独的工程说明(但是，多种货物或服务可以组成一个采购项目，使用一个工程说明)。工程说明应尽可能清楚、完整、简洁。其中应包括对所有要求的附属服务的说明(例如，承包商报告及对采购来的设备给予项目完成后的运行支持)。在某些应用领域，对于工程说明的内容和格式已有具体规定。