项目采购计划的执行

五、项目采购计划的执行

1.采买

采买工作一般包括以下几个基本程序：①初选合格供货厂商；②询价书的发出和报价的接收；③报价的评审；④交业主认可；⑤中标厂商的确定；⑥中标厂商协调会；⑦签订订货合同。

2.催交工作

催交一般包括以下几项内容：①监视供货商的原材料供应工作；②及时获得供货商的生产计划；③组织填写交货进度报表；④建立制造开始日；⑤监控装运；⑥特别注意有可能影响交货期的因素，并提出修正意见。催交的职责如下：①按照采购订单建立催交文件档案；②和供货商保持联系，若需现场催交，则需事先和供货商取得联系，约好日期；③写出催交报告；④分析和评估供货商的进度计划和制造计划，并发现其中影响交货期的因素，使供货商及时修正，保证装运日期。

3.检验工作

为确保设备材料的质量符合合同规定的要求，避免由于质量问题而影响项目进度，必须做好设备和材料制造过程中的监制、检验和验证工作。检验方式可分为审阅有关材料、中间检验、最终检验、驻厂检验和委托第三方检验。而就其基本程序来讲，又包括：①供货厂商开工准备工作；②制订总体检验计划；③与商检机构签订委托检验合同；④与第三方签订委托检验合同；⑤制订月检验计划；⑥在制造厂检验与监制；⑦编制检验报告。

4.运输管理

运输管理要求我们着重对所购设备和材料的包装、运输和保险，特别是国际运输的各种术语有非常明确的理解和掌握。

采购工作有一个特点，即它不可能孤立进行，必然与设计部门、施工部门、项目控制部门及财务部门有着密不可分的接口关系。例如，采购与财务部门的接口关系，直接影响到整个采购工作的管理，因此，采购部门首先应按期向财务部门提交项目设备和材料预付款及货款的用款计划，并办理请款手续，以便使财务部门能够及时筹措资金，按订货合同要求及时向供货厂商付款；其次，采购部门应在签订设备和材料订货合同时，采购费用的支付方式、支付条件、支付手续等条款内容都应征得财务部门的认可，以对公司最有利、风险最小的原则进行。另外，财务部门也应定期向采购部门提交实际付款清单，以使采购部门了解到款项使用现状。采购部门还应协助财务部门做好设备材料款的结算工作。