庆典活动策划执行机构

第三节　庆典活动

庆典活动是社会组织为了向社会公众展示自身，体现自身的领导和组织能力、社交水平及文化素养，并以此扩大组织知名度，最终获得更大经济效益和社会效益。围绕着重要的节日或自身重大值得纪念的事件而举行的庆祝活动，它是一种典型的公共关系专题活动。

在现代社会，企业竞争日益加剧，怎样使组织在激烈的竞争中脱颖而出，成了组织不得不思考的问题。如果组织能善于利用庆典活动，借助喜庆和热烈的气氛，渲染自身的形象，便会给公众留下深刻的印象，以使自己获得认同和应得的利益。

一、庆典活动的类型

庆典活动总的要求是有喜庆的氛围、隆重的场面、高昂的情绪、灵活的形式，同时还应该有较高的规范性和礼仪要求。常见的庆典仪式主要有：法定节日庆典，如五一国际劳动节庆祝活动；某一组织的节日庆典活动，如复旦大学百年校庆；企业为了扩大组织形象宣传，利用奠基、开业、周年等时机举行的庆典仪式；还有签字仪式、颁奖、授勋仪式等。这里重点介绍以下几种类型的庆典活动。

（一）节庆型庆典活动

节庆型庆典活动就是因盛大节日而展开的公关策划活动，各国、各地区的节庆节目繁多，但大致可以分为官方节日和民间传统节日两大类。

1﹒官方节日

有世界性和国家性节日之分，如中国有元旦、国庆、劳动节、青年节、教师节、护士节、建军节、电影节、旅游节、艺术节等。

2﹒民间传统节日

有中、外节日之分。外国节日有欧美的圣诞节、情人节、感恩节、复活节、母亲节、狂欢节等，中国的民间节日则有春节、元宵节、端午节、清明节、重阳节等。不论是哪种节日，其实都是社会组织值得把握的良好公关时机。

此外，还有许多地方根据自己的地理文化环境、风俗、民间传说、土特产，以及民族的特点举办具有浓厚地方特色的特殊节庆活动，如上海的龙华庙会、山东潍坊的风筝节、浙江余姚的杨梅节等。这些活动本身就具有公关活动的性质，企业和组织完全可以利用此机会，不露声色地开展公共关系活动。

（二）纪念型庆典活动

纪念型庆典活动就是社会组织利用社会上或本组织在其发展过程中的各种具有纪念意义的纪念日，而开展的公共关系活动，其主要有以下几种情况。

1﹒属于社会性质的纪念活动

如领袖人物、社会名流、科学家、发明家、作家等的诞辰或逝世纪念日，重大发明纪念日，重大历史事件发生纪念日，等等。

2﹒属于本行业、本组织的纪念活动

如公司周年纪念、重要的建筑物竣工纪念等。这类活动每个组织都可以开展，它对于组织树立良好的企业形象，从而扩大知名度有着重要的意义。

（三）典礼型仪式活动

典礼型仪式主要是指组织主办的各种庆贺典礼型专题活动。一般有开幕（开业）庆典、周年庆典、重大成果庆典、受到特殊嘉奖庆典、重要项目签字仪式、颁奖仪式、捐赠仪式、就职仪式，以及授勋仪式等。

1﹒开业庆典

是指组织开业、博览会、交易会、重要工程奠基或竣工等大型活动的第一天举行的庆贺仪式。这种仪式如果组织安排得好，可以树立良好的组织形象，给社会公众留下深刻的印象和美好的记忆，同时可以体现组织领导者的能力、气质与风度，展示组织的风貌与员工的素质，往往会成为日后社会公众取舍和亲疏的标准。

2﹒周年庆典

指开业一周年、10周年、50周年等纪念活动。周年庆典活动有利于加深组织在社会公众心目中的印象，是组织发展过程中的重要“加油站”。

周年庆典的范例：

1986年5月8日是美国可口可乐公司100周年纪念日。为了策划好这次专题活动，可口可乐公司使出浑身的解数，在4天的时间里，用最盛大、最壮观的庆祝活动来装点公司总部所在地亚特兰大：14000名员工从世界各地赶往亚特兰大，30辆彩车，免费供应充足的可口可乐，市长的光临，交响乐队、合唱队的参与，通过卫星电视媒介把亚特兰大、伦敦、里约热内卢、内罗毕、悉尼、东京等城市联结起来……可口可乐公司策划的这一庆典活动给人们以津津乐道的长久话题，而这一切正是可口可乐公司举办百年庆典所追求的效果。

3﹒乔迁庆典

社会组织有时会因各种原因迁往新址，这时组织就可以利用这一时机举行声势浩大的庆祝活动。这样做不仅可以将搬迁的信息及时传递给社会公众，以减少因搬迁给组织带来的不利影响，而且可以借此来扩大组织的知名度，如日本最大的广告公司——电通66周年纪念日的搬迁活动就是一个成功的典范。

4﹒重大成果庆典

社会组织在自己的发展过程中，往往都会有各种各样的重大成果或重大发明，因此，组织可以抓住这一时机举办形形色色的庆祝活动。一方面把组织信息迅速传播给社会公众，另一方面借此进一步扩大组织知名度和提高组织美誉度，增强社会公众对组织的认同和信任。

二、庆典活动的程序

庆典活动具有较浓重的表演色彩，虽然施行形式灵活多样、不拘一格，不同的庆典活动可以有不同的形式和过程。但是，无论哪种形式的庆典活动，要想达到预期的效果，都必须精心策划、周密准备、认真实施，才能获得成功。

（一）庆典活动的筹备工作

庆典活动的筹备工作比较琐碎，格外需要细心准备，以免遗漏重要工作，影响整个庆典活动的效果，具体运作如下。

1.做好前期调查和宣传工作

社会组织在策划和安排庆典活动之前，要针对组织自身的性质、特点和对象的情况，在其所处地区进行广泛的调查研究，充分了解社会公众对本组织的认同程度，同时向社会公众传播本组织的性质、特点，以及对公众的益处。还应调查社会公众对本组织的兴趣所在，以便在策划庆典活动时，最大限度地适应大部分公众的心理需求。甚至可以在总体设计中，安排某些独特的活动，以迎合某些对组织影响重大的重要公众的需要。

2.精心选择庆典活动的时间

在调查分析基础上，选择举行庆典活动的时间是庆典活动成功进行的重要环节。选择最佳时间举办庆典活动容易产生广泛的社会效益，通常经营妇女儿童用品的商场，开业典礼时间应选择在“三八”妇女节、“六一”儿童节；经营学生用品的商场，开业典礼宜选择在新学期将至之时；以名人姓名命名的基金会，庆典活动应选择在名人的诞辰纪念日；等等。

3﹒确定庆典活动的主题

庆典活动不是单纯的庆典，庆典活动应该纳入组织的整体规划，成为组织重要工作的一部分，使其符合提高组织整体效益的总目标。为此，庆典活动的主题必须符合组织的整体目标，并且围绕主题进行精心策划，提炼宣传口号，适当地进行宣传铺垫，制作并发放海报、宣传品、广告等。

（二）庆典活动的组织准备工作

庆典活动，特别是大型的庆典活动，涉及方方面面、工作千头万绪，怎样组织好这样的庆典活动，既是组织风采的展示，也是对组织活动能力的检验。为此，进行周密的安排，并且认真地实施是非常必要的。

庆典活动组织准备工作的操作步骤：

（1）成立庆典活动筹备委员会。在这个工作机构的统一领导下，对庆典活动进行通盘的考虑、策划，制定出详细的工作时间表，落实具体的工作人员和经费，安排好具体的工作。

（2）拟定出席庆典活动的宾客名单。一般包括政府要员、社区负责人、知名人士、社团代表、同行代表、员工代表、公众代表和新闻界人士。名单拟定后，应提前7～10天发出邀请函，以便被邀请宾客安排时间准时参加活动。值得注意的是：重要宾客要亲自登门邀请，以表示诚意。

（3）选择庆典活动场地。庆典活动场地的选择，主要是根据庆典活动的形式、规模、出席人数和一些附加活动等因素来进行。

（4）布置会场。布置会场应以隆重、热烈、大方得体为原则。主席台及主宾位置应放在会场前方突出显眼的部位，并根据庆典活动的需要放置桌椅、铺上台布、摆置鲜花和茶具，悬挂横竖条幅或张贴主题词、宣传画，以及安装调试好音响扩音器材、空调等设施设备。

（5）确定致贺词和答谢词人名单，并为本组织负责人拟写答谢词。致贺词的宾客应该是地位较高、具有一定声望的知名人士。主办方应该由主要负责人发表言简意赅的答谢词，以起到融洽关系、增进友谊的目的。同时，要事先安排好他们的座次。

（6）撰写打印各种文稿。庆典活动一般需要安排演讲、致词、报告、讲话等，为了避免发言人的讲话内容重复，令公众趣味索然，所以，对发言人的讲话内容要作统筹安排。在庆典筹划阶段就应结合公共关系实务活动的目标、主题，设计好迎宾词、介绍词。演讲报告内容应注意简明扼要、突出中心，这样既能节省时间，又符合来宾的心理。同时，需要分发给来宾、公众和新闻记者的各种文字材料也应撰写、打印、装袋，并及时分发到来宾手中。

（7）确定主要关键仪式人员。例如剪彩、揭牌等，除本组织负责人外，还应该有德高望重的知名人士作为来宾共同参加。

（8）安排各项接待事宜。应事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录音、扩音等各项服务工作的礼仪人员，这些人应该事先经过一定的培训，并在庆典活动开始前到达指定岗位。

（9）安排礼后活动。礼后活动一般是指在庆典活动快要结束的时候安排的专项活动。社会组织可以根据业务内容、性质和特点作相应的安排，常见的活动有参观、座谈会、观看表演、宴请招待等。

（10）其他必须物品的准备。例如，剪彩用的彩带、剪刀，奠基、植树用的铁锹，烘托喜庆气氛的唱片、录音带，收受礼品用的登记簿，赠送客人的纪念品，供公众提意见、建议用的留言台（簿），等等。

（三）编排庆典活动程序

庆典活动的程序安排非常重要，如果事先不做准备，就会使整个活动乱套。庆典活动的程序一般是：签到、宣布庆典开始、介绍重要来宾、领导或来宾致贺词、主办者致答谢词、剪彩等。其间可适当安排一些助兴节目，以渲染气氛、提高兴致。同时，不要忘记及时散发宣传资料和赠送纪念品。

（四）庆典活动的后续工作

庆典活动之后仍有大量工作要做。主要是：敦促新闻界客观、迅速地报道本组织的情况，搜集传播媒体及公众舆论的有关反映，做好新闻报道剪报资料的存档工作，制作庆典活动的音像资料；写好庆典活动的总结报告，为将来的活动积累经验。

一般的庆典活动并不复杂，时间也不长，但要办得热烈隆重、丰富多彩，给人留下深刻的印象并不是一件容易的事。举办庆典活动，除了公关人员做好充分的准备，热情接待、头脑冷静、善于鼓动、有序指挥外，社会组织的主要领导人也应该始终关心、过问庆典工作的筹备工作，对庆典活动进行通盘考虑；组织的公共关系专业人士要协调与各职能部门的关系，不可把庆典活动单纯看作是公共关系部的工作内容，且想起一事办一事、想起一节办一节，切忌“脚踩西瓜皮，滑到哪里算哪里”。还要注意开动脑筋、群策群力，在创新上下工夫，才能保证庆典活动的顺利进行。

庆典活动的特别提醒：

（1）注意庆典活动安排的计划性。大型庆典活动一般包括许多方面和许多工作环节，宾客众多、场面宏大，方方面面都要关照周全。因此，为了使活动有计划地顺利完成，一般都要组织一套精干的工作班子，使其能各司其职、有条不紊。

（2）设计制作好组织标识和宣传品。应该在筹备阶段就提前设计、制作组织标识宣传画、广告词、主题词、条幅等，因为这些事情往往要受到印制工期的制约。另外，在宣传品设计上要突出本组织的公共关系意图、活动的主题、组织标识与代表色，主题词、广告词制作要求新颖、活泼、生动诱人、富有感情。

（3）要突出庆典活动的艺术性。庆典活动一定要突出“喜庆”的特色，活动现场要气氛热烈、隆重，活动内容要丰富多彩、生动有趣，环境布置要庄重大方又富有艺术魅力，给参与活动的公众留下深刻的印象和美好的回忆。

（4）要制造庆典活动的新闻效应。庆典活动的本意就是要通过活动扩大组织知名度和提高组织美誉度，所以，庆典活动需要制造新闻效应。为此，庆典活动要邀请新闻媒介参加，使组织策划的新闻事件能够引起新闻媒介公众的关注，成为他们热衷报道的新闻素材，体现组织的新闻价值。

（5）认真作好庆典活动的总结工作。社会组织的公共关系实务活动强调整体性和连续性。庆典活动作为整体公共关系实务活动的一部分，应与其他公共关系活动协调一致，并使其符合社会组织整体效益提高之目的。因此，一项庆典活动结束，必须认真总结经验，使庆典活动的实践过程上升为理性认识，以利于指导社会组织今后开展公共关系实务活动。