餐饮原料采购计划管理

第四节　餐饮原料采购计划管理

餐饮原料的采购是为餐饮产品生产、产品销售和经营目标服务，高效率的采购能为餐饮企业带来巨大的利润和竞争优势，也是餐饮企业成本控制、产品质量和产品销售的关键要素，因此，我们要对餐饮原料采购实行计划管理。而计划性采购工作是采购管理的核心。

一、采购计划制订

1.财务部门

餐饮企业或酒店设立采购部，一般隶属财务部管理，接受财务部的管理和指导。餐饮原料的采购计划制订总体上由财务部负责，建立会议系统，对采购计划实施内部管理。由财务部根据本企业年度营业实绩、原料消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测，下达采购计划编制任务到经营部门、仓库和采购部；并将各部门的采购计划和报告汇总审核，并做出采购预算报总经理审核，经批准的采购计划交财务部监督实施，核查是否根据采购计划按质、按时、按量完成采购任务，尤其是对计划外采购或特殊、急用原料的采购进行管理和控制，未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。

2.仓库部门

仓库部门根据企业经营特点定期接受财务部下达计划任务，制订月、季、年采购计划。对计划采购的主要原料编制“餐饮原料购进申请表”报财务部审核，经批准后一式四份，分送经营部门、采购部门，作为计划采购的参数。对经营部门提出的计划外采购或特殊、急用原料的采购，应报财务部经总经理审批后，方可下达采购任务。仓库部门根据计划或计划外采购的各类原料以及仓库存货和经营情况，由仓库管理人员编制每次实际应采购的“原料订货通知单”，一式四份，一份送交采购部采购。

3.采购部门

采购部的工作是严格按照采购计划和任务单，即依据仓库和经营部门下达的“原料订货通知单”进行采购前期的准备工作，并实施正式采购业务。严格禁止采购任何未下申购单的原料，否则财务部将不予以报销，并追究责任。如果由于经营需要和市场行情的变化，需要新增加或增加存货量的原料，则由采购部提出计划送餐饮部审批后执行。

4.经营部门

经营部门，如餐饮部、客房部、康乐部等部门所需要的原料、食品、时果等，可根据不同存货量的特点而采取不同采购计划。对经营部门使用的各种基础性的原料，可由餐饮部牵头制订每日采购计划，当天预测第二天的需要量，填制“申购单”由部门负责人审核签字后，直接交采购部办理正式采购业务；对具有一定储存期的原料，如冷冻原料、干货原料、腌腊制品等，可由使用部门制订相应的周计划、半月计划和月计划，经使用部门负责人签字后交仓库核签，交采购部办理正式采购业务。

二、采购计划审批制度

严格的审批程序，建立有效的监督体系，是采购计划制订和有效实施采购计划的基础。

1.仓库定期对各种计划采购的原料编制“餐饮原料购进申请表”送财务部审核，经分管总经理批准后一式四份，分送经营部门、采购部门，并办理正式采购业务。

2.仓库根据各类采购计划，核查各种原料的库存和经营情况，编制实际采购的“原料订货通知单”，经分管经理签字后一式四份，分送经营部门、财务部和采购部，并办理正式采购业务。

3.计划外采购的原料，尤其是需要增加存货、新增加、特殊需要的原料，由使用部门制订计划并填制“采购申请单”，交使用部门负责人审核签字后，方能送采购部办理正式采购业务。

三、采购规范化流程

1.计划和计划外采购工作流程

（1）仓库库存补充原料的采购工作流程。仓库对库存原料应设定合理的采购存量标准，在存量接近或低于标准线时，即需要补充仓库的原料存货，由仓库管理人员填写一份仓库补充“采购申请单”，并在单内注明所采购原料的名称、规格、平均每月消耗量、库存量、最近一次订货单价、最近一次订货数量和本次实际订货数量。“采购申请单”经财务部审核交分管总经理签字后送采购部经理初审。采购部经理在“采购申请单”上签字确认，并注明到货时间。并按仓库“采购申请单”内容要求进行询价，选择至少三家供货商，经比较选择合适的供应商，制订采购计划和报价报告，交仓库、财务核签，经分管总经理批准后，送采购部实施正式采购业务。

（2）部门新增原料的采购工作流程。经营部门若需要添置新原料，则由使用部门经理或负责人撰写有关专门申请报告，经财务部核查后由分管总经理审批后，连同新增加原料的“采购申请单”一起送交采购部。采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求进行询价，选择至少三家供货商，经比较选择合适的供应商，制订采购计划和报价报告，交仓库、财务核签，经分管总经理批准后，送采购部实施正式采购业务。

（3）基础原料的采购工作流程。基础原料是指经营部门日常使用的生鲜原料，如蔬菜、肉类、冻品、海鲜、水果等。一般由使用部门填制原料“每日采购申请单”，经使用部门负责人签字后交采购部当日或第二天办理正式采购业务。

2.采购工作流程的规范化事项

（1）建立规范化核查和备案制度，对所有原料的“采购申请单”必须填制一式四联，按采购规定的审批制度要求办理审批手续，分送仓库、财务、采购、使用部门。

（2）“采购申请单”一共四联，在经审批批准后：第一联交仓库作验收用；第二联交采购部作存档并办理正式采购业务用；第三联交财务部作存档核实和报账用；第四联交使用部门存档用。

（3）采购部收到“采购申请单”后应认真复查以防错漏。复查的主要内容是检查“采购申请单”的审批签字，核对其是否正确；复查仓库存量和每月消耗量，核对“采购申请单”上的数量是否正确；认真选择供应商，核查“采购申请单”上的价格是否合理。