项目采购管理指的是在整个项目过程中有关项目组织从外部寻求和采购各种项目所需资源的管理过程。项目采购管理的过程是由一系列具体的管理工作过程组成，这些管理工作包括编制采购计划、制定询价计划、询价、供应商选择、合同管理和合同收尾六个方面。
一、编制采购计划
项目采购计划的编制过程就是根据范围说明书、产品说明书、企业内采购力量、市场状况、资金充裕度等有关项目采购计划所需的信息，结合项目自身的条件和项目各项计划的要求，对整个项目实施过程中的资源供应情况作出具体安排，并最后按照有关规定的标准或规范，编写出项目采购计划文件的管理工作过程。
项目采购计划是在考虑了买卖双方之间的关系之后，从采购者的角度进行的，这是采购过程的第一步。它包括：是否要采购，如何去采购，采购多少以及何时去采购。
（一）制造或购买的决策分析
“制造或购买”是一个基本的采购管理决策分析技术，它常用于分析和决定一种特殊产品是应该由项目组织自行生产还是从外部采购获得，即决定是否采购。如果项目组织能够以较低的成本生产出所需的产品或劳务，那么就应由自己生产并为自己服务。反之，就应该考虑从外部供应商或分包商那里，以较低的成本获得，而放弃自己制造。
“成本”是决定项目是否外购所需资源的核心要素。直接成本和间接成本都是进行“制造或购买”决策分析所必须考虑的两个方面。但是一项“制造或购买”的决策分析还必须反映项目组织的愿望和实施中的时间要求。如果项目组织在实施项目的过程中急需某种产品，那么不论制造成本如何，选择外购可能都是必需的。
（二）采购方式和合同类型
项目采购可以通过询价方式选定一家供应商或分包商，也可以采用招投标的方式，这需要考虑什么样的方式能够既有利于维护项目组织的利益，同时又能够保证项目资源充分而及时地供给，从而不耽误项目的完工。合同类型的选择一般需要选用下列3种之一：固定价格合同、成本补偿合同、单位价格合同。3种类型的合同对项目组织和供应商各有利弊，作为买主的项目组织应该根据项目具体情况和所要采购资源的具体情况仔细地反复权衡。
（三）项目采购计划文件的编制和标准化
在上述因素均已确定之后，就可以使用各方面资料编制项目采购计划了。在这种计划的编制过程中，可以采用专家分析法、经济批量订货法、综合平衡计划方法等具体方法。项目采购计划编制工作将最终生成项目采购计划、项目询价计划、项目采购标书、供应商评价标准等文件。
在编制项目采购计划的同时，要考虑对项目采购计划文件进行标准化处理，即应该将这些计划管理文件按照一定的标准格式给出，以便供应商或分包商容易理解。在这方面常见的标准格式文件包括：标准的采购合同，标准的劳务合同，标准的招标书，标准的计划文件等。
二、制定询价计划
为了保证能够按时、按质、按量获得外部资源，必须制定出项目的询价计划。所谓的询价计划就是有关何时开始询价、订货、签订合同，以确保采购的各种资源能够在需要的时候到位。这实际上是一种有关采购工作的作业计划。
在制定询价计划时可以借助标准表格，标准表格可包括标准合同、标准采购项目说明、全部或部分标准投标文件。同时，还应听取一些专家的意见。
三、询价
询价是根据项目采购计划和询价计划等采购工作文件所开展的寻找供应商，并向可能的供应商发出询价信以及项目具体所需资源的要求说明文件，邀请可能的供应商给出报价的过程。项目任何一种商品的采购都必须首先进行询价，以便能够“货比三家”，最终以优越的条件与选定的供应商签约。
询价的方法主要包括两种：一是投标者会议。投标者会议指在提出建议前与潜在卖方的碰头会，投标者会议确保所有潜在卖方对采购有一个清晰、共同的理解（技术要求，合同要求等）。对问题的答复有可能作为修订条款包含到采购单证文件里去。二是广告。现有的潜在卖方名单常常通过在普通出版物如报纸或专门出版物如专业刊物上做广告而得到扩充。在一些国家某些类型的采购项目要求公开向大众做广告，在大多数国家要求政府合同下的子合同公开向大众做广告。
在这一过程中，所有可能的卖主都应处于完全平等的地位。询价的结果是获得若干供应商提供的报价单或建议书。建议书是供应方准备的说明其提供所要求产品的能力和意愿的文档，它们是按照有关采购文档的要求准备的。
四、供应商的选择
项目组织在收到报价单或建议书之后，就应该根据相应的标准进行评价，从中选择合意的供应商。一般来讲，供应商的选择标准在项目采购计划的制定过程中，就应该设计出来。采购评价标准既有客观评价的标准指标，也有主观的评价标准指标。采购评价标准通常是项目采购计划文件的一个重要组成部分。
在供方选择的决策过程中，除了成本或价格以外，还需要评价许多因素。价格可能是决定现货采购的首要因素。但是，如果供应方不能按时交货，则最低建议价格不一定是最低成本。
供应商的建议书通常分为技术部分和商务部分，项目组织可以设置相应的指标对两部分分别进行评价。根据评价的结果项目组织可以列出合格卖主的清单，然后对所有供应商排序以确定谈判顺序，最后选择一个供应商与其签订一份标准合同。当然，也可能需要多个供应商。
五、合同管理
与选择的供应商进行有关合同的谈判以达成协议。合同或协议的内容和条款应尽可能准确、周全，将不确定因素减到最少。认真按照签订的合同办事，来实施采购管理计划，以实现合同双方双赢的目标。审查采购进展情况，分析变化，执行双方同意的变更，以保证在合同的法律框架内实现项目目标。明确潜在的、可觉察的和实际存在的合同争议，并采取适当措施尽可能避免合同争议发展成为法律争端。
六、合同收尾
合同收尾是在项目采购合同全部履行完毕，或者因故中断以后，所开展的各种采购结算和交接决算的过程，它包括对采购的货物和服务进行最后验收，确认合同已经完成可以移交，以及解决所有项目进展中遗留的合同问题等一系列管理工作。
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