采购管理特殊业务

学习任务10－4　采购管理特殊业务

一、实训任务

1．退货业务处理。

2．暂估业务处理。

3．受托代销结算。

二、任务目标

1．了解采购退货业务的相关处理。

2．了解执行采购结算的采购退货业务的处理。

3．上月暂估业务，本月发票已到，执行采购结算并确认采购成本。

4．对本月末采购商品已到但发票未到的业务进行暂估处理。

5．掌握受托代销的结算方法。

三、准备工作

1．了解普通采购业务流程图、暂估业务流程图、受托代销流程图。

2．修改计算机时间为2011年1月31日。

3．引入“10－3采购管理普通业务”账套备份。

四、实训引例

（一）退货业务

1．2011年1月10日，联想电脑仓库管理员发现本月5日入库的30台联想电脑中有1台电脑型号错误，与联想集团沟通后，同意按原价退货，仓库当日进行退货。当日收到红字专用发票一张，发票号LX11011001，数量1台，无税单价5 000元。

2．2011年1月12日，收到联想集团转账支票一张，系退还本次货款5 850元，支票号LX2211。

3．2011年1月12日，财务部门生成本次退货相关凭证。

（二）暂估业务

1．2011年1月11日，收到联想集团采购专用发票一张，发票号LX11011101，数量100台，单价5 000元，价税合计585 000元，商品已于去年12月底收到。财务部门审核发票，结算采购成本，目前企业资金不足，未付款，当日生成本业务相应凭证。

2．2011年1月29日，向联想集团购联想电脑50台，无税单价5 000元，商品已到货并验收入库，未付款。因已到月底，接到联想集团通知，发票下月初交付。财务部门按每台5 000元进行暂估处理，生成凭证。

（三）受托业务

1．2011年1月30日，本月已销售惠普打印机40台，通知惠普集团后，收到其受托代销商品专用发票一张，发票号HP11013001，数量40台，结算单价为无税单价550元，当日按发票金额使用转账支票支付货款25 740元，支票号ZZ1105。

2．2011年1月31日，收到惠普集团受托代销商品打印机30台，单价550元，入惠普设备仓。

五、学情关注

在进行账务处理时，首先应该分析一下它属于何种业务，然后针对业务类型来进行处理。在进行业务处理时，一定要先理解业务流程图，且一定要将流程图记住，如果只是照着书上的步骤做，估计做完了，下次做相同业务时，还是不会做。

六、过程指导

（一）退货业务

退货业务是货物销售后由于一些问题，购货方要求退货的情况。操作步骤如下：1．填写采购退货单（红字到货单）。操作方法与到货单基本相同，只是数量为负。（1）打开“采购退货单”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购到货】—【采购退货单】菜单，打开采购退货单录入窗口。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（3）参照生成单据。修改日期“2011－01－10”，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“到货单”，在过滤条件中单击“过滤”按钮，在过滤结果中双击5日的到货单，单击工具栏上的“确定”按钮，系统自动将上一次的到货单填写到当前单据中。

（4）修改单据。将单据中的数量“－30”修改为“－1”。

（5）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（6）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。（7）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

采购退货单即为红字到货单。

到货退回单可参照已执行的采购订单生单，也可参照已执行的到货单生单，而到货单无法参照已执行的单据。

可以直接填写此单据，无需参照。

2．生成红字入库单。根据红字到货单参照生成红字入库单，操作方法与正常的入库单生成方法相同。

3．生成红字发票。通过【红字专用采购发票】功能打开录入功能，根据红字入库单生成红字发票，操作方法与正常的发票生成方法相同。

4．采购结算。可以通过自动或手工结算，如果找不到单据，注意修改查询条件。

5．正常单据记账。

6．复核发票。

7．红字付款单（收款单）。在付款单中单击工具栏上的“切换”按钮，录入退回的货款。

8．往来核销。可以通过自动或手工结算，如果找不到单据，注意修改查询条件。

9．生成红字采购凭证。与正常业务方法相同。

10．生成红字付款凭证。与正常业务方法相同。

11．生成红字出库凭证。与正常业务方法相同。

【友情提示】

在录入红字付款单时，由于已切换为收款单，金额录入的值为正；其他红字单据，数据录入为负。

可以在入库单中增加后，选择红字单选框，然后录入退货信息，作为退货业务的起点。

【注意事项】

如果启用了“必有订单”选项，那么操作流程的起点必须是订单，而到货单、退货单和入库单只能参照，不能填写。

尚未办理入库手续的退货业务，只需要开具退货单，即可完成退货业务的处理。

收到对方按实际验收数量开具的发票后，按正常业务办理采购结算。

（二）暂估业务

暂估业务是指本月货先到，下月票才到，业务出现了跨月的情况，需根据具体情况进行业务处理。跨月业务可能会出现两种情况，一是货到票未到，二是票到货未到。第一种情况就是暂估业务，第二种情况可以采用压单处理。操作步骤如下：

1．货上月到，票本月到

（1）生成采购发票。根据入库单生成采购专用发票。（2）采购结算。可以手工或自动结算。（3）结算成本处理。具体步骤如下：①打开“结算成本处理”功能。双击【业务工作】—【供应链】—【存货核算】—【业务核算】—【结算成本处理】菜单，打开“暂估处理查询”窗口，如图10－60所示。

②查询暂估单据。在暂估处理查询窗口直接单击“确定”按钮，打开“结算成本处理”窗口，并在窗口中列出符合条件的暂估单，如图10－61所示。

③结算成本。选择结算单，单击工具栏上的“暂估”按钮，更新上月暂估记账成本。

④关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

结算成本处理是暂估业务中必需的操作，如果不进行结算成本处理，将无法生成凭证。

可以将结算成本处理理解为按采购结算后新的成本重新记账。

图10－60

图10－61

取消“结算成本处理”的方法与取消记账的方法相同，通过【恢复记账】功能实现。

（4）生成入库凭证（红字凭证和蓝字凭证）。过滤时选择“红字回冲单”和“蓝字回冲单（报销）”，其他步骤与正常业务方法相同。

（5）审核发票。

（6）生成采购凭证。

2．本月货到，票未到

（1）填写采购入库单。直接填写并审核采购入库单。

（2）暂估成本录入。具体步骤如下：

①打开“暂估成本录入”功能。双击【业务工作】—【供应链】—【存货核算】—【业务核算】—【暂估成本录入】菜单，打开查询窗口，如图10－62所示。

②查询暂估单据。选择“包括已有暂估金额的单据”，单击“确定”按钮，打开“暂估成本录入”窗口，并在窗口中列出符合条件的暂估单，如图10－63所示。

③录入单价。在单价栏录入“5000”。

④保存。单击工具栏上的“保存”按钮，保存单价。

⑤关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

系统默认将入库单中的单价作为暂估单价。

图10－62

图10－63

如果在入库单中已录入单价，可以跳过暂估成本录入操作，直接进行记账。

如果要修改已有的单价，注意在查询条件中选择“包括已有暂估金额的单据”选项，否则无法找到单据。

本月对上月暂估业务执行采购结算后，还需要在存货核算系统记账后，执行结算成本处理。

（3）正常单据记账。

（4）生成入库凭证（暂估入库凭证）。过滤时选择“采购入库单（暂估记账）”，其他步骤与正常业务方法相同。

（三）受托业务

受托代销业务是一种先销售后结算的采购模式。在期初数据中，已录入了受托代销期初值，表示月初库存中有受托代销商品，本月首先销售，然后补货。操作步骤如下：

1．受托代销结算

（1）采购结算。

①打开“受托代销结算”功能。双击【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购结算】—【受托代销结算】菜单，打开过滤窗口，如图10－64所示。

②查询受托代销单据。选择供应商编码“03”，单击“过滤”按钮，打开“受托代销结算”窗口，并在窗口中列出未结算的受托代销入库单，如图10－65所示。

图10－64

图10－65

③录入结算信息。修改结算日期“2011－01－30”，录入发票号“HP11013001”，修改发票日期“2011－01－30”，选择采购类型“03”，在表体中修改结算数量“40”，原币无税单价“550”。

④结算。双击选择入库单，单击工具栏上的“结算”按钮，提示“结算完成”后，单击“确定”按钮，完成结算。

⑤关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

采购类型如果不录入，在生成入库凭证时可能会缺少科目。

结算完成后，系统自动生成一张采购发票。

受托代销入库单在库存管理系统录入。

受托代销入库单的业务类型为“受托代销”。

手工或参照录入时，只能针对“受托代销”属性的存货，其他属性的存货不能显示。

受托代销入库单可以手工录入，也可以参照订单生成。但是如果在采购选项中选择了“受托代销业务必有订单”，则受托代销到货单、受托代销入库单都不能手工录入，只能参照采购计划、采购请购单或销售订单生成。

（2）结算成本。与暂估业务方法相同。

（3）生成入库凭证（调整凭证）。过滤时选择“入库调整单”，其他步骤与正常业务方法相同。

【注意事项】

如果结算单价与原价相同，不需要也不能生成入库调整凭证。

受托代销的商品必须在售出后，才能与委托单位办理结算。

（4）审核发票。

（5）生成采购凭证。

（6）录入付款单。

（7）往来核销。

（8）生成付款凭证。

2．受托代销入库

（1）填写采购入库单。填写入库单时，将业务类型改为“受托代销”，采购类型为“代理商进货”，入库类别自动变为“受托代销入库”，其他步骤与暂估业务方法相同。

（2）暂估成本录入。与暂估业务方法相同。

（3）正常单据记账。

（4）生成入库凭证（暂估入库凭证）。过滤时选择“采购入库单（暂估记账）”，其他步骤与正常业务方法相同。

【友情提示】

如果启用了“受托代销业务必有订单”选项，那么，操作流程的起点必须是订单，而到货单、退货单和入库单只能参照，不能填写。

受托代销结算是企业销售委托代销单位的商品后，与委托单位办理付款结算。

受托代销商品后根据受托代销入库单进行结算，也可以在取得委托人的发票后再结算。

结算表中的结算数量、含税单价、价税合计、税额等信息可以修改。

结算表中的存货、入库数量、入库金额、已结算数量、已结算金额等信息不能修改。

（四）账套备份

将账套输出至“10－4采购管理特殊业务”文件夹，压缩后保存到U盘。

七、疑难解答

1．如何理解货到票未到？

答：这是指货已到，未收到采购发票，不能计算采购成本，不能进行采购结算，不能生成验收入库凭证，也暂不确认应付账款。

2．如何理解“普通业务必有订单”选项？

答：如果采购管理系统中的采购选项设置为“普通业务必有订单”，那么普通业务必须从采购订单开始，如果没有设置，则可以从入库单开始填写。红字业务（退货业务）与普通业务相同，如果选择了此选项，则红字采购入库单必须根据红字到货单生成。如果需要手工录入，则需要先取消采购选项的设置。

3．正常业务只录入了到货单该如何进行退货处理？

答：结算前的退货业务如果只是录入到货单，则只需开具到货退回单，不用进行采购结算，按照实际入库数量录入采购入库单。

4．退货时正常业务已录入采购入库单，尚未收到发票，如何进行退货处理？

答：如果退货时已经录入采购入库单，但还没有收到发票，则只需根据退货数量录入红字入库单，对红蓝入库单进行采购结算。

◎思考与练习

1．验证可否录入红字请购单、红字采购订单？

2．如果退货业务从红字入库单开始，应该如何操作？

3．受托代销业务如果从请购单开始，如何操作？

4．在受托代销结算时，如果结算金额与入库金额相同，能否生成入库调整凭证？

5．如果在暂估业务、受托业务中发生运费，应该如何处理？

6．货到票未到时，可否采用压单的方式处理？