采购管理普通业务

学习任务10－3　采购管理普通业务

一、实训任务

1．录入请购单，录入或生成采购订单，录入或生成到货单。

2．录入或生成入库单，录入或生成采购发票，采购结算。

3．正常单据记账，支付货款，生成财务凭证。

二、任务目标

1．掌握普通采购业务操作流程。

2．理解现付业务基本原理。

3．掌握发生采购费用时如何计算采购成本。

4．掌握发生损耗时如何计算采购成本。

5．体会采购业务与财务一体化的好处。

三、准备工作

1．了解普通采购业务流程图。

2．修改计算机时间为2011年1月31日。

3．引入“10－2供应链管理系统初始设置”账套备份。

四、实训引例

（一）标准采购业务

1．2011年1月3日，根据销售部门预测情况，本月预计销售情况良好，申请向联想集团采购30台联想电脑，报价5 000元，需求日期为本月5日。

2．2011年1月3日，联想集团同意请购要求，并接受我方提出的价格为5 000元，签订正式合同，我方要求到货日期为本月5日。

3．2011年1月4日，收到联想集团采购专用发票一张，发票号LX11010401，无税单价5 000元，价税合计175 500元。

4．2011年1月5日，收到联想集团发来的货物，采购部门进行签收。

5．2011年1月5日，商品经检验质量合格，办理入库手续，入联想电脑仓。

6．2011年1月5日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认。

7．2011年1月6日，财务部门开具转账支票一张，金额为175 500元，支票号ZZ1101，用于支付向联想集团采购的本次货款。

8．2011年1月6日，财务部门生成本次采购业务相应凭证。

（二）现付业务

1．2011年1月4日，根据销售部门的需求，采购部门向戴尔集团提出采购请求，需要采购20台戴尔电脑，报价4 500元。

2．2011年1月4日，戴尔集团同意请购要求，但认为价格较低，经双方协商，同意价格为4 800元，签订正式合同，我方要求到货日期为本月7日。

3．2011年1月7日，收到戴尔集团发来的货物，同时收到采购专用发票一张，发票号DE11010701，无税单价4 800元，价税合计112 320元，采购部门进行签收，同时向戴尔集团支付转账支票一张，金额为112 320元，支票号ZZ1102。

4．2011年1月7日，商品经检验质量合格，办理入库手续，入戴尔电脑仓。

5．2011年1月8日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，同时生成本次采购业务相应凭证。

（三）采购费用业务

1．2011年1月5日，申请向联想集团追加采购10台联想电脑，报价5 000元。

2．2011年1月5日，联想集团同意请购要求，并接受我方提出的价格5 000元，联想集团提出由于数量过少，运费由我方承担，我方要求到货日期为本月7日，双方签订正式合同。

3．2011年1月7日，收到联想集团发来的货物，同时收到两张发票，其中采购专用发票一张，发票号LX11010701，无税单价5 000元，价税合计58 500元；运费发票一张，发票号LX11010702，运费金额100元，不能抵扣进项税，采购部门进行签收，同时办理入库手续，入联想电脑仓。

4．2011年1月8日，采购部门将两张发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，未付款，生成本次采购业务相应凭证。

（四）盈余短缺业务

1．2011年1月9日，向戴尔集团追加采购10台戴尔电脑，报价4 800元，戴尔集团同意，并于当日收到戴尔集团发来的货物，同时收到采购专用发票一张，发票号LX11010901，无税单价4 800元，价税合计56 160元，采购部门进行签收。

2．2011年1月9日，商品入戴尔电脑仓，在办理入库手续时，发现有2台电脑损坏，经查，系我方采购部门装卸货物时造成。8台电脑正常入库，另外2台报领导同意后，1台电脑作为合理损耗处理，1台电脑由采购部门赔偿，赔偿金额按电脑采购含税价计算，计5 616元（4 800＋816）。

3．2011年1月9日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，未付款，当日生成本次采购业务相应凭证。

（五）付款

1．2011年1月10日，用转账支票支付联想集团上次追加电脑的货款和运费共计58 600元，支票号ZZ1103。

2．2011年1月10日，用转账支票支付戴尔集团上月和本月未支付的货款，共计641 160元（56 160＋585 000），支票号ZZ1104。

3．核销往来账并生成付款凭证。

五、学情关注

由于许多操作都是以登录日期作为操作日期，比如现付、采购结算、记账等，如果需要日期完全正确，那么，根据业务资料，每变换一天，需要重新登录企业应用平台，修改登录日期，这样的操作会浪费我们大量的学习时间，为了简化操作，重点研究流程，日常业务都以2011年1月31日登录，凭证日期都以31日生成。

入库单的操作是最容易错的地方，入库单在库存模块中，而不是在采购模块中。当采购模块与库存模块同时启用时，采购模块中的入库单只有录入期初值和查看日常业务的作用。入库单的填写必须在库存模块中使用采购入库单进行操作。

在整个操作过程中，由于有多个单据需要管理，为了保证系统高效运行，一定要养成界面使用完成后关闭窗口的习惯。

六、过程指导

（一）标准采购业务

需要录入采购请购单、采购订单。采购订单可以直接输入，也可以根据请购单自动生成。这里采用“拷贝采购请购单”的方式直接生成“采购订单”。采购到货单通过拷贝“采购订单”生成。采购入库单需要在库存管理系统中录入。操作步骤如下：

1．填写请购单

（1）以操作员02身份登录企业应用平台。在本学习情境中，所有的日常操作都以操作员02的身份完成，登录日期都为2011年1月31日。

（2）打开“请购单”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【请购】—【请购单】菜单，打开请购单录入窗口。

（3）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（4）录入单据。修改日期“2011－01－03”，在表体中录入存货编码“001”，数量“30”，本币单价“5000”，需求日期“2011－01－05”，选择供应商“联想”。

（5）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单，见图10－46。

（6）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。

（7）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

采购类型有普通采购与受托代销，分别对应普通业务和受托代销业务。

供应商在请购单中是选填内容，如果在当前表单中填写，将自动带入下一流程，但无法带入部门和业务人员。

请购单保存后，需要审核，否则，在下一流程中，将无法找到此单据。

对于不需要的请购单，可以通过工具栏上的“关闭”功能进行关闭，已关闭的请购单在采购订单中无法参照。

可以通过以前的请购单生成现在的请购单（生单），生单功能只能在新增或修改状态（编辑状态）使用。

请购单流程是可选操作。

图10－46

【注意事项】

可以通过单据的签名查看当前单据的状态（是否审核）。

单据可以弃审（取消审核），但是单据一旦进入下一流程，将无法弃审。

在以后的操作过程中，每做完一个单据，都应该关闭一个窗口，养成好习惯。

2．生成采购订单

（1）打开“采购订单”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购订货】—【采购订单】菜单，打开采购订单录入窗口。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（3）参照生成单据。修改日期“2011－1－3”，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“请购单”，在过滤条件中单击“过滤”，在过滤结果中双击选择“请购单”，单击工具栏上的“确定”按钮，系统自动将请购单的内容填写到当前订单中，重新选择供应商“联想”，自动填写部门与业务员。

（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单，见图10－47。

（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。

（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

采购订单既可以直接录入，也可以通过生单方式参照生成，生成后的单据可以修改。

选择供应商后，将自动填写部门和业务员，有利于到货单的生单。

“生单”功能在ERP－U8．72版本中与ERP－U8．61相比有变化，U861通过鼠标右键选择，而U872通过工具栏选择。

“生单”过程中的过滤条件不填写时，默认包含所有单据。

在请购单中如果没有填写供应商，那么在采购订单中需要补填供应商（必填项）。

无论请购单是否填写供应商，生单后会自动清除部门与业务员，因此，建议生单后，重新选择一次供应商，将部门与业务员填写完整。

图10－47

与采购订单相关的选项是“必有订单”选项，如果选中，流程必须经过订单环节。

【注意事项】

单据头的“订单日期”必须小于等于单据体的“计划到货日期”，否则会有错误提示。

如果生单时无法找到需要的请购单，说明上一步的操作出现问题，可能是没有审核，或者是请购单已关闭。

3．生成采购发票

（1）打开“采购专用发票”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购专用发票】菜单，打开采购发票录入窗口。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（3）参照生成单据。修改日期“2011－01－04”，录入发票号“LX11010401”，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“采购订单”，在过滤条件中单击“过滤”按钮，在过滤结果中双击“采购订单”，单击工具栏上的“确定”按钮，系统自动将采购订单的内容填写到当前发票中。

（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单，见图10－48。

（5）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

发票先到货后到时，参照订单生成发票；货先到发票后到时，参照入库单生成发票。

参照后，可以修改参照后的结果，说明其功能具有扩展性，意味着可以实现一对一、一对多、多对一、多对多的功能，在以后的单据中，如果没有特别说明，参照后都可以修改。

采购发票录入完成后，在界面上没有审核功能。

选择必有订单时，发票只能参照，不能录入。

图10－48

4．生成到货单

（1）打开“到货单”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购到货】—【到货单】菜单，打开到货单录入窗口。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（3）参照生成单据。修改日期“2011－01－05”，选择供应商“联想”，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“采购订单”，在过滤条件中单击“过滤”按钮，在过滤结果中双击“采购订单”，单击工具栏上的“确定”按钮，系统自动将采购订单的内容填写到当前到货单中。

（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单，见图10－49。

图10－49

（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。

（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

部门在到货单中为必填项，而在采购订单与采购发票中为选填项。

如果在生单后没有部门，可以重新选择供应商，自动填写部门与业务员。

采购订单生单后，表示该订单已执行，将不再参与其他到货单的生单。

选择必有订单时，到货单只能参照，不能录入。

【注意事项】

在生单时，如果无法找到采购订单，可能订单已生成了到货单，或者订单没有审核。

5．生成入库单

（1）打开“采购入库单”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【库存管理】—【入库业务】—【采购入库单】菜单，打开入库单录入窗口。

（2）参照生成单据。单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“采购到货单（蓝字）”，在过滤条件中单击“过滤”，在过滤结果中双击“到货单”，单击工具栏上的“确定”按钮，系统自动将到货单的内容填写到当前入库单中，修改日期“2011－01－05”，选择仓库“联想电脑仓”。

（3）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单，见图10－50。

图10－50

（4）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。（5）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

生单的依据有订单、到货单，有蓝字模式和红字模式，还有批量模式。批量入库时可以在选择时直接指定仓库和日期。

生单时不能进入增加状态，这一点与到货单和发票不一样，生单后，表单自动进入增加状态。

审核后商品自动计入库存的现存量，注意查看现存量审核前为100，审核后变为130。

【注意事项】

如果数据已进入到货状态，那么依据订单生单时将看不到该单据，只能依据到货单生单。

6．采购结算

采购结算分为自动结算与手工结算，主要完成信息流与物流的核对工作以及采购成本的分摊工作，当物流与信息流的数据一致时，只需要采用自动结算即可；当有其他情况发生时，需要通过手工结算处理。此处可以通过自动结算完成。自动结算的方法自行练习，因自动结算时无法体会结算原理，为了方便以后的学习，此处采用手工结算处理。

（1）打开采购“手工结算”功能。双击【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购结算】—【手工结算】菜单，打开采购手工结算窗口。

（2）进入选单状态。单击工具栏上的“选单”按钮，打开“结算选单”窗口，见图10－51。

图10－51

（3）查找发票和入库单。单击工具栏上的“过滤”按钮，在条件窗口直接按“确定”按钮，自动列出发票和入库单。

（4）选择发票和入库单。双击同一笔业务的发票和入库单，然后单击工具栏上的“确定”按钮，返回到手工结算窗口，如图10－52所示。

（5）结算。单击工具栏上的“结算”按钮，完成结算。（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

选单时过滤有三种模式：入库单选单过滤、发票选单过滤、入库单与发票同时过滤。

在选择发票和入库单时，可以选择一个方向的单据，然后通过工具栏上的“匹配”功能自动选择另一方向的单据。

取消结算的方法是在“结算单列表”中过滤找到结算单后，双击打开结算单，再单击工具栏上的“删除”按钮删除结算单。

图10－52

7．记账

（1）打开“正常单据记账”功能。双击【业务工作】—【供应链】—【存货核算】—【业务结算】—【正常单据记账】菜单，打开过滤条件选择窗口。

（2）查找记账单据。在过滤条件中直接单击“过滤”按钮，显示未记账单据一览表，如图10－53所示。

图10－53

（3）记账。双击选择单据，单击工具栏上的“记账”按钮，开始自动记账，记账完成后，提示记账成功，单击“确定”按钮，被记账单据消失。

（4）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

试一试，可否先记账，后采购结算。

8．审核发票

通过【应付款管理】—【应付单据处理】—【应付单据审核】功能对发票进行审核。

9．填制付款单

通过【应付款管理】—【付款单据处理】—【付款单据录入】功能填制付款单，并审核付款单。

10．核销往来账

通过【应付款管理】—【核销处理】—【手工核销】功能核销往来账。

11．生成采购凭证

通过【应付款管理】—【制单处理】功能依据采购发票生成采购凭证。

12．生成付款凭证

通过【应付款管理】—【制单处理】功能依据付款单生成付款凭证。

13．生成入库凭证

（1）打开存货核算“生成凭证”功能。双击【业务工作】—【供应链】—【存货核算】—【财务核算】—【生成凭证】菜单，打开“生成凭证”窗口。

（2）打开查询窗口。单击工具栏上的“选择”按钮，打开“查询条件”窗口，如图10－54所示。

图10－54

（3）设置查询条件。选择“（01）采购入库单（报销记账）”，单击“确定”按钮，打开“未生成凭证单据一览表”窗口，如图10－55所示。

图10－55

（4）选择单据。单击“选择”栏，选择需要生成凭证的原始单据，单击工具栏上的“确定”按钮，系统切换到“生成凭证”列表窗口，如图10－56所示。

（5）生成凭证。修改凭证类别为“转账凭证”，单击工具栏上的“生成”按钮，自动生成一张转账凭证，修改凭证日期“2011－01－06”，如图10－57所示。单击工具栏上的“保存”按钮，保存凭证。

图10－56

图10－57

（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，依次关闭打开的窗口。

【友情提示】

存货模块中采购业务生成凭证的依据是入库单，销售业务的依据是“销售发票”而不是出库单。

存货模块中生成的凭证只能在存货模块中通过【凭证列表】功能进行删除，无法在总账中删除。

生成凭证前，一定要保证当月货到票也到的业务都已完成结算。

生成凭证界面中的科目根据存货科目与对方科目的定义自动生成，可以修改，如果科目为空，说明定义存在问题。

【注意事项】

如果在生成凭证时无法找到单据，很有可能是没有记账，查看单据是否记账的方法有两种，一种是可以到取消记账中查看是否记账，另一种是通过“采购入库单列表”查询入库单，看是否有记账人签名。

（二）现付业务

现付单据只能通过“应付款系统”实现审核。现付发票通过“应付款系统”实现凭证生成。需要填写请购单，根据请购单生成采购订单，再由采购订单生成到货单，采购发票通过拷贝采购订单生成，执行采购结算并支付款项的操作。操作步骤如下：

1．填写请购单。根据资料直接填写请购单。

2．生成采购订单。生成订单后，注意要修改单价为4 800元。

3．生成到货单。依据采购订单生成到货单。

4．生成采购发票并现付。依据订单生成发票，同时进行现付处理。

（1）生成采购发票并保存。

（2）现付。单击工具栏上的“现付”按钮，打开采购现付窗口，选择结算方式“转账支票”，录入原币金额“112320”，票据号“ZZ1102”，如图10－58所示，单击“确定”按钮，返回发票界面。

（3）关闭发票窗口。

图10－58

5．生成入库单。依据到货单生成入库单。

6．采购结算。可以对入库单和发票进行自动结算或手工结算。

7．记账。对入库单进行正常单据记账。8．审核发票。在应付模块对发票进行审核，在条件中需要选择“包含已现结发票”。9．生成采购凭证（现付凭证）。在应付模块生成凭证。由于等额支付，科目不再是应付账款，而是银行存款，如图10－59所示。

10．生成入库凭证。在存货模块生成入库凭证。

【友情提示】

现付可以取消。

此业务只能生成两张凭证，思考一下为什么。

如果不是等额支付，生成的凭证会不相同，操作步骤也可能有所变化。

图10－59

【注意事项】

在审核发票时，在过滤条件中需要选择“包含已现结发票”，否则，无法找到发票。

生成采购凭证时，需要选择“现结制单”。

（三）采购费用业务

采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。采购发票按业务性质分为蓝字和红字发票，按发票类型分为增值税专用发票、普通发票和运费发票。需录入采购入库单、采购发票、运费发票并进行手工结算。操作步骤如下：

1．填写请购单。

2．生成采购订单。

3．生成到货单。

4．生成入库单。

5．生成采购发票。

6．填写运费发票。通过【运费发票】功能录入数据。将运费当作一种存货，填写方法与正常发票填写方法相同。因为不能抵扣进项税，需要将税率改为0。

7．采购结算并分摊运费。需要选择采购发票和运费发票，运费发票会显示在结算界面的下方，先单击分摊，然后再结算，其他操作方法与标准流程相同。

8．记账。

9．审核发票。

10．生成采购凭证。生成采购和运费两张凭证。

11．生成入库凭证。

【友情提示】

采购结算只能进行手工结算，如果进行自动结算，运费将无法计入成本。

采购结算后，存货的单价会发生变化，同时会修改入库单的单价，可以查看结算单和入库单进行验证。

费用的分摊有按数量和按金额两种方法，当只有一种存货时，两种方法计算结果相同。

结算完成后，查询结算单，并查看结算单价，已由5 000变为5 010；同时，查询入库单的单价，其单价已由5 000变为5 010，说明结算时会根据结算单回写入库单的单价。

由于此业务没有付款，所以无需填写付款单，无需核销。

（四）盈余短缺业务

当采购入库数量与发票数量不一致时，就是盈余短缺。采购入库数量小于发票数量属于损耗，可以根据损耗原因在采购手工结算时在相应栏内输入损耗数量，可进行采购结算；采购入库数量大于发票数量应视为赠品，不计算金额，降低入库存货的采购成本。如果入库数量＋合理损耗＋非合理损耗不等于发票数量，则系统提示不能结算。操作思路是生成采购入库单，按照采购订单生成采购发票，并执行手工采购结算。操作步骤如下：

1．填写请购单。

2．生成采购订单。

3．生成到货单。

4．生成采购发票。

5．生成并修改入库单。生成入库单后，将入库数量由10修改为8。

6．采购结算并分摊合理损耗。

（1）选择发票和入库单。在手工结算界面，按标准流程操作方法选择发票和入库单。

（2）录入损耗。录入合理损耗数量“1”，非合理损耗数量“1”，非合理损耗金额“4 800”，选择非合理损耗类型“装卸责任”，进项税转出金额“816”（已自动填写）。

（3）结算。其他操作方法与标准流程相同。

7．正常单据记账。

8．审核发票。

9．生成采购凭证。

10．生成入库凭证。

11．关闭到货单。在填写到货单界面，通过查找或翻页（最后一张），找到9日到货的单据，单击工具栏上的“关闭”按钮，关闭当前到货单。

【友情提示】

采购结算只能进行手工结算，因数量不一致，无法完成自动结算。

结算单和入库单的单价都由4 800变为5 400。

由于只入库了8台，还有2台没有入库，为了防止下一次入库单生单时发现此到货单，需要执行“关闭到货单”操作。

（五）付款

依据实训资料填写付款单并进行核销，生成凭证，操作方法与标准流程相同。

（六）查询结算单（如何删除结算单）

通过【结算单列表】功能可以查看所有的结算单，如果需要取消结算，只需要在“结算单列表”中过滤找到结算单后，双击打开结算单，再单击工具栏上的“删除”按钮删除结算单即可。

（七）查询凭证（如何删除凭证）

通过【存货核算】—【财务核算】—【凭证列表】功能查看本模块生成的所有凭证。可以单击工具栏上的“删除”按钮或“冲销”按钮对选择的凭证进行删除或冲销。

（八）账套备份

将账套输出至“10－3采购管理普通业务”文件夹，压缩后保存到U盘。

七、疑难解答

1．采购入库单在哪里录入生成？

答：采购入库单在库存管理系统中录入生成。

2．为什么手工录入采购入库单时会弹出“普通业务必有订单”的信息提示？

答：因为在采购选项中设置了“普通业务必有订单”，则采购入库单不能手工录入，只能参照生成。如果需要手工录入采购入库单，则需要先取消“普通业务必有订单”选项。

3．上游单据为什么不能直接修改，弃审？

答：因为上游单据已经生成了下游单据。如果要修改上游单据，必须先删除下游单据。

4．怎样修改、删除已经结算的发票或采购入库单？

答：在“结算单列表”中打开该结算单并删除，就可以对采购发票或采购入库单执行相关的修改、删除。

5．如果在生成发票时没有立即付款，该笔业务怎样处理？

答：可以先确认为应付账款，然后在应付款系统手工录入一张付款单，审核确认后制单，或者期末合并制单。

6．如果在应付款系统中对已现结发票进行审核，打开“单据过滤窗口”，却没有看到想要的单据，这是为什么？

答：因为在“单据过滤条件”界面没有选中“包含已现结发票”。只需要在单据过滤条件对话框中选中包含已现结发票即可。

◎思考与练习

1．如果在现付时只支付部分金额会出现什么结果？大于货款金额又会是什么结果？请验证。

2．入库单生单完成后，生成发票的依据是什么？

3．在标准流程中，是否可以先记账，后采购结算？

4．请写出取消结算和删除凭证的具体步骤。

5．在采购结算后，会回写入库单的单价，但是否会回写发票的单价？

6．请对标准操作流程中无痕迹反向操作进行总结。