销售管理普通业务

学习任务10－5　销售管理普通业务

一、实训任务

1．录入销售报价单，录入或生成销售订单，录入或生成发货单。

2．审核出库单，录入或生成销售发票。

3．正常单据记账，收取货款，生成财务凭证。

二、任务目标

1．掌握先发货后开票业务和先开票后发货业务操作流程。

2．理解现收业务基本原理。

3．比较销售业务与采购业务流程的不同。

4．体会销售业务与财务一体化的好处。

三、准备工作

1．了解普通销售业务流程图。

2．修改计算机时间为2011年1月31日。

3．引入“10－4采购管理特殊业务”账套备份。

四、实训引例

（一）先发货后开票业务

1．2011年1月2日，速达公司需要10台联想电脑，我公司报价每台8 500元。

2．2011年1月3日，速达公司与我方协商后，最后价格确定为每台8 200元（无税单价），签订正式合同。

3．2011年1月3日，销售部门开出发货单，从联想电脑仓发货10台联想电脑到速达公司，仓库按发货单进行出库。

4．2011年1月4日，向速达公司开具本次销售专用发票一张，发票号XS11010401，数量10台，无税单价8 200元，价税合计95 940元。

5．2011年1月4日，财务部门确认本次销售收入，结转本次销售成本，生成凭证。

6．2011年1月5日，收到速达公司转账支票一张，支票号ZZ0439，金额为95 940元。财务部门核销本次速达公司的往来账，生成凭证。

（二）上月发货，本月开票业务

1．2011年1月1日，向金算盘公司开具上月发货的销售专用发票一张，发票号XS11010101，联想电脑100台，无税单价8 000元，价税合计936 000元，款未收。

2．2011年1月1日，财务部门确认本次销售收入，结转本次销售成本，生成凭证。

（三）先开票后发货业务

1．2011年1月3日，收到用友集团招标书，需要10台电脑，我公司选择提供戴尔电脑，报价每台8 000元。

2．2011年1月4日，用友集团开标后，我公司中标，对方同意我公司的报价每台8 000元（无税单价），双方签订正式合同。

3．2011年1月5日，向用友集团开具本次销售专用发票一张，发票号XS11010501，数量10台，无税单价8 000元，价税合计93 600元。

4．2011年1月5日，销售部门从戴尔电脑仓发货10台戴尔电脑到用友集团，仓库进行出库处理。

5．2011年1月5日，财务部门确认本次销售收入，款未收，生成相关凭证。

（四）现收业务

1．2011年1月6日，金蝶集团需要联想电脑20台，销售部门当日开出销售专用发票一张，发票号XS11010601，数量20台，无税单价8 500元，价税合计198 900元，同时收到转账支票一张，金额为112 320元，支付部分货款，支票号ZZ0106，当日仓库出库发货。

2．2010年1月6日，销售部门将支票交给财务部门，财务部门确认收入，并对该笔货物进行销售成本结算，生成本次销售业务相应凭证。

（五）代垫费用业务

1．2011年1月7日，用友集团需要惠普打印机10台，销售部门当日开出销售专用发票一张，发票号XS11010701，数量1台，无税单价950元，当日仓库出库发货。发货时替用友集团代垫运杂费50元，款未收，用友集团答应这个月支付货款和代垫运杂费。

2．2010年1月7日，财务部门确认收入，并对该笔货物进行销售成本结算，生成本次销售业务相应凭证。

（六）退货业务

1．2011年1月8日，因型号错误，收到速达公司退回的联想电脑1台，公司当日开出红字专用发票一张，发票号XS11010801，无税单价8 200元。

2．2011年1月9日，财务部门开出转账支票一张，支票号ZZ1119，金额9 594元，用于支付速达公司退货款，并生成本次退货相应凭证。

（七）业务关闭

1．2011年1月10日，任我行公司公开招标电脑50台，我公司报出联想电脑，报价每台8 500元。

2．2011年1月15日，任我行公司公布结果，我公司没有中标，销售部门对本笔业务进行关闭。

（八）收款结算

1．2011年1月10日，收到金蝶集团转账支票一张，支票号ZZ0812，金额959 400元，用于支付上月货款，财务部门核销往来账，生成相应凭证。

2．2011年1月15日，收到用友集团转账支票一张，支票号ZZ0603，共计金额94 761．50元（93 600＋1 161．5），用于支付全部货款与代垫费用，财务部门核销往来账，生成相应凭证。

五、学情关注

本部分业务的报价为了计算方便，均是指无税单价。在生成凭证时，当需要指定现金流量项目时，销售业务都指定为“01销售商品提供劳务”。在整个练习过程中，重点要掌握标准流程，即先发货后开票业务和先开票后发货业务，比较先发货与先开票两种业务处理的不同，比较与采购业务的不同之处。

六、过程指导

（一）先发货后开票业务

先发货后开票业务是指根据销售合同、协议向客户发出货物，发货后根据发货单开票结算。操作步骤如下：

1．录入报价单

（1）打开“报价单”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【销售管理】—【销售报价】—【销售报价单】菜单，打开报价单录入窗口。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（3）录入单据。修改日期“2011－01－02”，选择客户“速达”，在表体中录入存货编码“001”，数量“10”，无税单价“8 500”，如图10－66所示。

（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。

（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。

（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

图10－66

【友情提示】

销售报价单与采购请购单方向相反，且没有生单功能。

业务类型有：普通销售、委托代销、直运销售、分期收款。

表体中的报价为含税价，为学习方便，在以后的单据中，都采用无税单价录入。

报价单为可选操作流程，预订单功能与报价单基本相似。

2．生成销售订单

（1）打开“销售订单”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【销售管理】—【销售订货】—【销售订单】菜单，打开订单录入窗口。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（3）参照生成单据。修改日期“2011－01－03”，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“报价”，在过滤条件中单击“过滤”，在过滤结果中双击报价单，单击工具栏上的“确定”按钮，系统自动将报价单的内容填写到当前订单中，将无税单价改为“8200”，如图10－67所示。

图10－67

（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。

（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。

（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

可以根据报价单、预订单、合同生成销售订单，也可以直接填写。

如果选择了“普通必有订单”选项，则此环节是必需流程；否则，是可选操作。

业务类型有：普通销售、委托代销、直运销售、分期收款。

3．生成发货单

（1）打开“发货单”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【销售管理】—【销售发货】—【发货单】菜单，打开发货单录入窗口。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（3）参照生成单据。修改日期“2011－01－03”，单击工具栏上的“订单”按钮，在过滤条件中单击“过滤”按钮，在过滤结果中双击订单，单击工具栏上的“确定”按钮，系统自动将订单的内容填写到当前发货单中，在表体中选择仓库“联想电脑仓”，如图10－68所示。

图10－68

（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。

（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。

（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

如果是必有订单模式，发货单可以填写，也可以生单；如果不是必有订单模式，发货单也是必需流程，可以直接填写，而在采购模块中到货单是可选操作。

业务类型有：普通销售、分期收款，与上面的单据不同。

生单后，无法修改业务类型。

可以通过右键菜单查看现存量。

如果选择销售模块中的“销售生成出库单”选项，那么在审核后，自动生成一张未审核的出库单。

退货单的本质是红字发货单。

4．审核出库单

（1）打开“销售出库单”管理功能。双击【业务工作】—【供应链】—【库存管理】—【出库业务】—【销售出库单】菜单，打开销售出库单窗口，如图10－69所示。

（2）查找单据。单击工具栏上的“末张”按钮，自动找到最后一张出库单。

（3）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。

（4）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

图10－69

【友情提示】

出库单的操作方法与销售模块中的“销售生成出库单”选项有关，如果选择，那么在发货审核后，自动生成一张未审核的出库单，没有生单功能，单据中除单价和金额外，其他不能修改；如果没有选择，那么在工具栏就有“生单”功能，需要手工进行生单，可以修改数据（如数量）。如果开票后分次出库，需要取消此选项，改成手工生单模式。

无论是否必有订单，销售出库单只能根据发货单生成（自动或手工）。

审核前现存量为189，审核后现存量变为179。

查找单据的方法除了上述的翻页功能（末张）外，还可以单击工具栏上的“定位”按钮，通过设置过滤条件，查询得到出库单列表。

出库单中的单价为商品的成本单价，不是销售单价。

5．生成销售发票

（1）打开“销售专用发票”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【销售管理】—【销售开票】—【销售专用发票】菜单，打开销售专用发票录入窗口。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（3）参照生成单据。修改日期“2011－01－04”，录入发票号“XS11010401”，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“参照发货单”，在过滤条件中单击“过滤”按钮，在过滤结果中双击发货单，单击工具栏上的“确定”按钮，系统自动将发货单的内容填写到当前发票中，如图10－70所示。

（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。

（5）复核单据。单击工具栏上的“复核”按钮，复核当前发票。

（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

生单的依据有：参照销售订单，参照发货单，参照采购发票。

图10－70

业务类型有：普通销售、直运销售。

在先发货后开票流程中，发票一定要采用参照发货单生单的模式填写，如果参照销售订单生单或者直接填写，会自动生成一张发货单，那就变成了先开票、后发货的流程。

根据发货单生单后，可以修改数量和金额，但数量不能大于发货单上的数量。

销售发票中的单价不会回写发货单的单价，更不会回写出库单的单价。

销售发票需要复核，而采购发票不需要复核。

与采购标准流程不同，生成销售发票后，没有结算步骤。

6．审核发票

通过【应收款管理】—【应收单据处理】—【应收单据审核】功能对发票进行审核。

7．正常单据记账

通过【存货核算】—【业务结算】—【正常单据记账】功能进行记账，注意观察销售记账的依据是销售发票，而不是出库单，记账单据中的单价是指成本，目前为空（可以通过右键菜单手工录入），不同的成本计算方法，获取成本单价的方法不同，当前商品采用先进先出法，可以在记账时自动算出成本，因此，记账后，可以在恢复记账列表中看到成本已自动填写为5 000。

8．收款单

通过【应收款管理】—【收款单据处理】—【收款单据录入】功能录入收款单，并审核收款单。

9．核销往来账

通过【应收款管理】—【核销处理】—【手工核销】功能核销往来账。10．生成收款凭证

通过【应收款管理】—【制单处理】功能依据收款单生成收款凭证。

11．生成销售收入凭证

通过【应收款管理】—【制单处理】功能依据销售发票生成销售收入凭证。

12．生成销售成本结转凭证

通过【业务工作】—【供应链】—【存货核算】—【财务核算】—【生成凭证】功能依据销售发票生成成本结转凭证，在过滤时选择“销售专用发票”，其他步骤与采购标准业务操作步骤相同。注意观察生成凭证后商品的单价为5 000。

【友情提示】

成本结转凭证中的金额与商品成本计算方法和现有库存商品的采购成本有关，与销售价格无关。

先进先出法和售价法的商品可以直接结转销售成本，而全月平均法的商品需要等到月底进行“期末处理”后，才能操作。

（二）上月发货，本月开票业务

由于上月已完成了发货业务，发货单已录入，商品已出库，本月只需要按照标准流程完成其他操作即可。操作步骤如下：

1．生成销售发票。根据发货单生成销售专用发票。2．审核发票。在应收模块审核发票。

3．正常单据记账。对销售发票进行正常单据记账。

4．生成销售收入凭证。在应收模块根据销售发票生成凭证。

5．生成销售成本结转凭证。在存货模块根据销售发票生成成本结转凭证。

（三）先开票后发货业务

先开票后发货业务是指根据销售合同或销售协议向客户开具发票，随后再发货。操作步骤如下：

1．生成报价单。

2．生成销售订单。

3．生成销售发票。根据销售订单生成发票，并填写仓库“戴尔电脑仓”（必填），复核后，自动生成一张已审核的发货单，此发货单不可取消审核，不能修改，所以可以跳过发货单的操作。

4．审核出库单。由于设置了“销售生成出库单”，出库单已自动生成，只需要审核出库单即可。

5．审核发票。

6．正常单据记账。

7．生成销售收入凭证。

【友情提示】

先开票后发货模式下，发票需要根据订单生成（必有订单），或者直接录入发票内容（非必有订单），由于会自动生成发货单，所以，需要填写发货仓库。

由于戴尔电脑仓采用全月平均法计算成本，需要等到月底全部业务完成，进行“期末处理”后，才能计算商品的成本，然后再生成成本结转凭证，在本业务中，如果现在生成凭证，没有单价，金额为0，无法生成。

（四）现收业务

这是指在开具发票的同时收取对方的货款。操作步骤如下：

1．填写销售发票并现收。直接填写发票内容并保存，通过工具栏上的“现结”按钮进行现收处理，然后复核。

2．审核出库单。

3．正常单据记账。

4．审核发票。在应付模块对发票进行审核，在条件中需要选择“包含已现结发票”。

5．生成销售收入凭证。

6．生成销售成本结转凭证。

【注意事项】

在审核发票时，在过滤条件中需要选择“包含已现结发票”，否则，无法找到发票。

生成销售收入凭证时，需要选择“现结制单”，才能找到销售发票。

由于本业务只收取了部分货款，在销售收入凭证中，既出现了银行存款，又出现了应收账款。

现收时，收款金额应小于或等于货款金额，不能大于货款金额。

（五）代垫费用业务

在销售业务中，有的企业随货物销售有代垫费用的发生，如代垫运杂费、保险费等。操作步骤如下：

1．填写销售发票。

2．填写代垫费用单。

（1）打开“代垫费用单”录入功能。双击【业务工作】—【供应链】—【销售管理】—【代垫费用】—【代垫费用单】菜单，打开代垫费用单录入窗口。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。

（3）录入单据。修改日期“2011－01－07”，选择客户“用友”，在表体中选择录入费用项目“运费”，录入代垫金额“50”，如图10－71所示。

图10－71

（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前费用单。

（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前费用单。

（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。

【友情提示】

可以在填写发票时通过工具栏上的“代垫”按钮打开代垫费用单录入窗口，它会自动进入增加状态，自动填写客户和其他表头信息，包括相关联的发票号；当通过菜单独立填写代垫费用单时，无法录入关联的发票号。

代垫费用单审核后，自动生成一张“其他应收单”到应收模块。

3．审核出库单。

4．审核发票和其他应收单。

5．正常单据记账。

6．生成销售收入凭证和代垫费用凭证。

7．生成销售成本结转凭证。

【友情提示】

“惠普打印机”采用的是售价法，在记账和生成销售成本结转凭证时，以计划单价（900）计算成本。

代垫费用凭证的贷方科目根据应收模块中的“代垫费用科目”生成。

（六）退货业务

这是客户在购买后因货物质量、品种、数量不符合规定要求而将已购货物退回给销售单位的业务。操作步骤如下：

1．填写红字销售发票。通过【红字专用销售发票】功能，根据速达公司上一次的销售订单，生成红字发票，修改数量为“－1”，保存后复核发票，与正常发票填制方法相同，只是数量为负。

2．审核红字出库单。与正常销售出库单操作方法相同。3．审核发票。

4．正常单据记账。

5．填写红字收款单（付款单）。在应收款模块的收款单中通过切换功能录入，与采购模块的红字付款单填制方法相同。

6．核销往来账。

7．生成红字收款凭证。

8．生成红字销售收入凭证。

9．生成红字销售成本结转凭证。根据红字销售发票生成。

退货业务与正常业务一样有两种流程，可以先填写红字发票，也可以先填写红字发货单。

（七）业务关闭

业务关闭是将单据关闭，即从流程上停止该业务。操作步骤如下：

1．录入报价单。填写并审核报价单。

2．关闭报价单。单击工具栏上的“关闭”按钮，关闭当前表单。

（八）收款结算

依据实训资料在应收款系统中填写收款单并进行核销，生成凭证，操作方法与标准流程相同。

（九）账套备份

将账套输出至“10－5销售管理普通业务”文件夹，压缩后保存到U盘。

七、疑难解答

1．如果填写了发货单，然后又直接填写了销售发票而不是生成销售发票，会是什么结果？

答：填写发货单后，销售发票必须根据发货单生成，如果又手工录入了一张发票，那么会自动生成一张发货单，也就是说，会出现两张内容一样的发货单。

2．为什么在操作过程中不知道应该从哪里开始，下一步应该做什么？

答：学完采购业务流程后，再学习销售业务流程时，很多人会感觉力不从心，由于对每个流程图掌握不牢固，很容易混淆操作步骤。因此，在操作前，一定要先判断业务的性质，然后选择操作流程图。分析业务时应该从物流、信息流（票据）和资金流进行分析，简单地说，就是看发货了没有，开票了没有，收钱了没有，然后根据已发生的业务进行相应操作即可。

3．一次开票、多次出库业务如何操作？多次开票、一次出库业务如何操作？

答：在销售业务中，如果出库单与发票或发货单中货物的数量不是一一对应，而是多对多关系时，需要在销售管理选项中取消“销售生成出库单”选项，然后在出库单中采用生单的方式生成出库单，生单时可以选择多张发货单，生成的出库单还可以修改货物的数量。

4．为什么没有审核的出库单也可以记账和生成成本结转凭证？

答：因为记账和生成成本结转凭证的依据是销售发票，出库单是否审核只对商品的现存量有影响。在存货核算选项中有“销售成本结算方式”参数，选项为“销售出库单”和“销售发票”，默认选择“销售发票”。

◎思考与练习

1．为什么在存货模块中记账后生成的凭证的金额与发票上的金额完全不同？

2．为什么有的业务能生成成本结转凭证，有的业务不能生成成本结转凭证？

3．请对标准操作流程中无痕迹反向操作进行总结。

4．为什么采购业务流程中有采购结算环节，而销售业务流程中没有销售结算环节？