云南省档案室收集工作的主要途径

档案收集_文书处理与档案管理

档案收集就是接收和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。档案的收集工作可以分为两大部分:其一，对于本单位的档案室来说，主要是按照接收归档的文件和进行必要的零散文件的收集;其二，对于各级各类档案馆来说，主要是接收档案室移交的档案、接收撤销机关档案和征集历史档案。收集工作是档案部门取得档案的手段，是开展其他业务活动的基础。

一、档案室收集工作

档案室收集工作是按照归档制度的要求，定期接收本单位文书部门和业务部门移交的经过系统整理的归档文件。档案室的收集工作包括接收本单位归档的文件和收集未及时归档的零散文件两个方面的内容。其中，文件归档是档案室收集档案的主渠道，零散文件的收集则是一种补充的形式。

(一)文件归档

《中华人民共和国档案法》第十条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。”这条规定明确指出了文件归档是机关档案室收集档案的主要途径。机关文件归档工作包括两个方面的内容。

文件归档是指各单位处理完毕的具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理立卷后，定期向档案室或档案人员移交的过程。在一个具体的单位中，文件归档是一项涉及文书部门和档案部门两个部门的工作。文书部门在文件归档中要做的工作是对处理完毕的文件进行鉴定和整理;档案部门在文件归档中要做的是接收文书部门移交的案卷。文件归档流程如图6-1所示。

图6-1 文件归档工作

单位各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建立健全单位内文件材料的归档工作制度是档案部门开展档案收集工作的主要途径。档案室接收归档文件要检查移交目录与归档文件是否相符，审核归档文件是否齐全完整、系统规范，履行交接手续。

(二)零散文件的收集

零散文件主要指单位在收集工作中未及时归档的文件。出现零散文件的原因主要有:一些会议文件、内部文件由于未经收发文登记而在归档时容易出现遗漏;一些承办部门或工作人员未及时交回文件;等等。由于多方面的原因，单位即使建立了归档制度，开展了正常的归档工作，也难免出现零散文件的现象。对此，档案室和档案管理人员应开展零散文件的收集工作。

收集零散文件可以采取下列方法:其一，根据单位内部结构调整、领导干部职务调动、工作人员岗位变动等情况，收集散存在承办部门或人员手中的文件;其二，结合单位的管理评估、安全检查等活动，清理和收集文件;其三，通过编写单位大事记、组织沿革等参考资料，有针对性地收集一些散存的文件。

【资讯浏览】

云南省档案馆征集散存资料

昆明日报社记者董宇虹报道，2013年9月23日，云南省著名探险家金飞豹将多年来珍藏的探险档案资料全部捐赠给云南省档案馆，标志着省档案馆向社会各界征集散存档案资料正式启动。活动呼吁社会各界树立档案保护意识，积极捐赠手中有价值的档案。

金飞豹捐赠的探险档案包括他徒步到达南北极、穿越撒哈拉沙漠、徒步滇越铁路等资料，共计12 937张电子照片，55页个人奖状证书扫描，200余张路线图，110余个视音频，1面盖有南极印章的奥运旗帜等。“我想把我在探险中看到的历史、人文、风景等资料捐赠出来，分享给大家，让更多的人看到广阔的生命、厚重的历史和美好的梦想。”金飞豹说。

据了解，云南省档案馆共保管档案580个全宗，121万卷(件)，近年来一直致力于征集散存于民间的家庭个人档案，反映个人奋斗、市井生活、民众百态的珍贵民间档案。

此外，金飞豹捐赠的探险档案展览时间为9月23日至10月30日，欢迎广大市民到省档案馆参观。

资料来源:http://news.163.com/13/0924/02/99GN62LG00014AED.html。

【提醒您】

零散文件的收集并非一项可有可无的工作，应纳入工作日程。可以通过协助单位的领导制定会议文件归档制度、干部离任档案移交制度等，将零散文件的收集工作制度化，变被动为主动，保证档案的齐全完整。

(三)档案室收集工作的职责

从归档程序上看，档案室或档案管理人员只是负责验收案卷，但实际上，为了达到齐全完整地将档案集中到档案部门的目的，档案室或档案管理人员不仅需要关注文件归档的结果，更重要的是需要关注和参与文件的形成、运行、立卷归档的全过程。

1.监督文件的形成过程

文件的形成是归档的源头。在实际工作中，一些单位因忽视文件的形成而导致了档案不完整，因此，不仅要力求将已经形成的具有保存价值的文件收集齐全，而且还应该注意文件在形成和处理过程中的情况。例如，要注意了解本单位是否建立了电话记录制度、会议或活动的记录制度、文书工作制度是否完善等情况，这样才能发现本单位在文件形成和管理过程中存在的问题，并向有关部门或领导反映，提出改进的建议。

2.指导文书部门的归档工作

档案室或档案管理人员对文书归档的业务指导工作包括如下内容:

第一，指导和协助文书部门或业务部门明确归档责任者。文件材料归档责任定在哪一级，可根据机关的大小、内设机构的复杂程度和文书处理方式来合理选择。一般来说，大型机关单位内设机构层次复杂，文书处理多采用分散方式，因此，归档工作也相应地采取分散方式，即由各个二级机构收集整理后汇集到其上级主管部门统一向档案部门移交。中型机关单位内设机构层次较少，文书处理多采用分散和集中相结合的方式，因此，归档工作相应采取分散和集中相结合的方式，即由办公室或文书部门负责综合性文件材料归档工作，各业务部门负责其职能活动中形成的文件材料的归档工作。小型机关单位内设机构简单，文书处理多采用集中方式，因此，也相应采取集中归档的方式，即由办公室或业务部门统一收集、集中整理归档。

第二，指导和帮助文书部门或业务部门恰当确定某些文件材料的归档分工。为了避免文件材料的重复归档或遗漏归档，应对文件材料归档责任予以明确的规定。首先，凡是机关单位自己形成的文件材料，按党政分开的原则，党组织的文件材料由党组织的办公室和各个工作部门负责收集整理归档;行政机关形成的文件材料由行政办公室和各职能部门负责收集整理归档;党政联合发文则由文号所属部门归档;几个部门联合发文则由第一责任部门或主要责任部门负责归档，也可指定其中的一个部门负责归档。其次，外来文件材料，如属党政机关来文则由相应的党政部门负责归档;如属业务主管机关来文则由对口业务部门负责归档。其他文件，可由档案部门与有关部门协商明确归档责任。

第三，指导和协助归档责任部门编制归档文件类目，督促责任部门做好平时文件收集工作。归档文件类目是事先编制好的归档计划，它由文件材料类别和条款组成，每一个条款形成一组文件材料(归档时可将其组成一个或若干个档案盒)。归档文件类目的编制方法是:

(1)编制时间。一般在上年底或本年初。

(2)编制办法。在档案人员的指导和协助下，文书人员按照上年归档文件的类目情况和本部门文件制作规律，参照本年度部门工作计划，预计本年度文件材料收发基数，预定当年文件材料收集类目。

(3)操作程序。首先根据预定类目即文件数量，准备数量相等的档案盒，并在档案盒封面和脊背上写明类目名称，以备收集文件时使用;然后，在文书处理过程中，及时把办理完毕的文件材料放进相应的档案盒中，并填写归档内文件目录。平时文件收集是一件很重要的文件材料形成积累工作，如果做得很认真、细致、规范，文件材料收集齐全完整，那么，年度文件归档工作就很轻松、顺利。否则，年度归档工作就很麻烦，归档质量也得不到保证。

知识拓展

开辟档案收集新渠道

档案资源是档案工作服务构建和谐社会的基本保障。实现档案资源的极大丰富、馆藏结构的最大优化，是档案工作的首要任务，也是档案工作服务构建和谐社会的物质基础。因此，要拓宽档案资源建设的新渠道，既保证目前应归档的文件材料收集完整齐全，又研究探索档案收集的新渠道、新领域，把档案的收集范围向外延伸。通过拓展档案工作监督与指导的新领域，开辟档案收集的新渠道，获取一些科研单位、经济部门、专业领域形成的有现实作用的档案资料，大量收集具有地方特色、区域特色、民族特色的鲜活的档案资料，最大限度地收集散落在民间的具有重要意义的档案资料，使档案库内容丰富、形式多样。

资料来源:刘萌:《文书与档案管理》，电子工业出版社2011年版。

互动问题:档案收集有哪些新渠道?

二、档案馆对档案的收集

《中华人民共和国档案法》第十一条规定:“机关、团体、企业事业和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”

根据《中华人民共和国档案法》的规定，各单位对国家和社会有保存价值的，需要长远保管的档案，要集中由国家设立的各级各类档案馆保存。档案馆收集档案的主要途径有:接收现行机关的档案，接收撤销机关的档案，征集社会散存的档案;在必要时，档案馆之间还要开展交换档案的活动。

(一)档案馆接收现行机关的档案

1.接收的范围

根据《档案馆工作通则》的规定，我国各级档案馆接收档案的范围是:各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市(州、盟)和县级档案馆同时接收长期保存的档案。例如，中央档案馆接收中共中央、国务院及所属部委办的档案;北京市档案馆接收北京市委、市政府及所属单位的档案。

2.接收的期限

根据《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》的规定，列入省综合档案馆接收范围的档案自档案形成之日起满20年，向省综合档案馆移交;列入自治州、设区的市、地区和县综合档案馆接收范围的档案，自档案形成之日起满10年，向当地综合档案馆移交。例如，北京市延庆县政府应该将其永久和长期保存的档案在本单位保存10年左右后向延庆县档案馆移交。

3.接收档案的要求和手续

档案馆在接收档案时要遵守如下要求:进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好;立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起接收;交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。

(二)档案馆接收撤销机关的档案

在社会活动中，经常会发生单位调整、变动等情况，“撤销机关”由此而出现。一个单位撤销了，意味着其活动的终止;然而，“撤销机关”在历史上是客观存在的，其历史面貌应该保留。《机关档案工作条例》规定，机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理:

(1)撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管;

(2)机关撤销的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交。

(3)一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交。

(4)一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制。

(5)机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存。

(6)一个机关改变了领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。

各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关的主管机关或档案馆移交。

【案例阅读】

组建人力资源和社会保障部

2008年3月11日下午，根据党的十七大和十七届二中全会精神，《国务院机构改革方案》第五条指出:组建人力资源和社会保障部。组建国家公务员局，由人力资源和社会保障部管理。不再保留人事部、劳动和社会保障部。

资料来源:http://baike.so.com/doc/1123705.html。

互动问题:请问人事部、劳动和社会保障部合并为人力资源和社会保障部后，其档案材料应移交给哪个机关代为保管?

【知识拓展】

铁道部被撤销

中华人民共和国铁道部是中华人民共和国铁路事务的最高主管机关，是中华人民共和国国务院的组成部门之一。2013年3月11日，根据第十二届全国人民代表大会第一次会议审议的《国务院关于提请审议国务院机构改革和智能转变方案》的议案，铁道部实行铁路政企分开。将铁道部拟定铁路发展规划和政策的行政职责划入交通运输部;组建国家铁路局，由交通运输部管理，承担铁道部的其他行政职责;组建中国铁路总公司，承担铁道部的企业职责;不再保留铁道部。

资料来源:http://stock.sohu.com/20130315/n368916242.shtml。

互动问题:铁道部被撤销后，其档案应该由哪个档案馆负责接收?

(三)对历史档案的接收和征集

档案征集是档案部门按照国家规定征收与本馆业务范围有关的档案、文献的活动，是档案部门丰富馆藏档案史料的必要补充渠道。档案征集主要是把流失在社会上或个人手中的历史档案收集进馆。历史档案是指中华人民共和国成立前，各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案，包括革命历史档案和旧政权档案，是珍贵的历史文化遗产。接收、征集历史档案是档案馆丰富馆藏的重要手段。

历史档案流失的原因复杂，所以征集工作政策性强、难度大。既要正确把握政策与策略，又要讲究方法和技巧。应统一规划，有组织、有计划、有重点、有目标地开展征集工作，防止征集工作的盲目性。主动进行调查研究，摸清档案流散情况，以对历史负责的精神，做好档案资料的征集、保管、利用工作。对散失在民间的珍贵档案，可采取接受捐赠、代为保管、征购等形式进行征集。征集对国家和社会有保存价值的档案资料，是一项具有历史和现实意义的重要工作，各单位、团体及社会各界人士应给予积极支持和配合，形成强大的征集工作的社会合力。

【案例阅读】

原平谷区公安局局长个人资料全部征集进档案馆

王敏同志是原平谷县公安局政治委员、党委书记，1945年参加革命，1992年7月离休。王敏同志离休后，并没有在家安享晚年，而是根据自己多年生活和工作经验，开始动笔撰写家史与回忆录。2002年出版了《我是一棵小草》系列第一集《苦难光荣的家族史》，至2010年共出版书籍11本。王敏同志去世后，他的女儿王小强按照王敏同志遗愿将他全部个人资料捐赠给平谷区档案馆，主要包括“王敏同志人民警察一级金盾”“北京市公安局三等功”等荣誉奖章、证书、工作日记、各类剪报、工作照片、出版书的手稿等共计200余件。

为进一步丰富档案馆馆藏人物档案，使这些宝贵的文化资源和精神财富得以更好地保留和弘扬，区档案馆将王敏的个人档案资料全部征集进馆。目前，已完成王敏个人档案的全部整理工作。

资料来源:http://www.bjpg.gov.cn/publish/portal0/tab79/info37270.htm。

互动问题:档案馆可以通过哪些途径开展档案的征集?

【提醒您】

档案收集工作是档案管理工作的第一步。因此档案室和档案管理人员应做到档案收集齐全完整，从文件形成阶段就开始关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现问题应尽快通过有关领导建立健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞文件在形成、传递、处理和归档中的漏洞。文件齐全，档案收集工作就有了基本的保证。