信息机构的运行机制与运行效率

9.2.1　信息机构的运行机制与运行效率

机制是指事物自身运行调节的方式与规律，它直接决定着事物自身的运行效率。信息机构的运行机制可用汽车行驶图来形象描述，如图9-1所示。

图9-1　信息机构的运行机制图

图中各因素之间的关系可用公式表示:

(U，E)=f(D，P，H，R，V)

式中，(U，E)表示衡量信息机构的发展状况和水平必须考虑的两个因素，即效益和效率问题，f(D，P，H，R，V)表示左右信息机构发展的影响因素。效率和效益是两个有联系但并不相同的概念，效率涉及的只是活动的方式，它与资源的利用相关，只有高低之分而无好坏之别;效益则涉及活动的目标和结果，不仅具有高低之分，而且可以在好和坏两个方向上表现出明显的差距。在效益为好的情况下，高效率无疑会使信息机构的有效性增大。一个信息企业的效率可能比较高，但如果所生产的信息产品或提供的信息服务没有需求，或者说不能满足信息用户的需要，这样效率越高反而会导致有效性越差。加强信息机构的管理，就是要保证信息机构在正确的效果的前提下，实现高效率。

f(D，P，H，R，V)表示左右信息机构发展的影响因素，分别是用户的信息需求、政策、人员的素质、所拥有资源的多寡、外部环境与内部环境。其中，需求是最主要的因素，信息机构的运行必须以满足用户的需求为基础。政策(包括财政政策、人才招聘政策、外贸政策、产业政策等，其中产业政策是核心)是加速信息机构发展的助推器。人才处于十分关键的位置，尤其是负责关键岗位和核心业务的人才，其素质如何将直接影响到信息机构的发展速度和水平。资源指信息机构运行过程的投入，有些资源是有形的、显性的，如以现金、有价证券等反映的财务资源，以信息机构的地理位置、设备的先进性程度等反映的实物资源，以专利、商标和专有技术所有权体现的技术资源;另一些资源则是无形的、隐性的，如员工的知识和智慧，相互间的信任和协同工作的方法，信息机构在社会上的声誉以及对外联系的特有方式等。信息机构所拥有的资源是其独特能力的基本来源，是其满足用户信息需求的保障。环境对信息机构的正常运行有着重大影响，信息机构不能孤立地看待外部环境的影响，而必须结合自己的内部条件来识别外部环境对于本机构的机会和威胁^[11]。