媒体信息管理的基本概念及媒体组织的信息化

第四节　媒体信息管理

一、信息资源管理的基本概念

信息分为本体论上的信息和认识论上的信息。本体论上的信息是指事物运动的状态与方式,这类信息先于人类而存在,是物质的一种属性,一般不能够直接为人们所利用。认识论信息即人们所感知和表述的事物运动的状态和方式。人们通常所谓的信息资源主要是指认识论意义上的信息。信息资源是经过人类开发和组织的信息的集合。

信息资源有狭义和广义之分。狭义的信息资源主要是指信息内容。广义的信息资源包括信息内容以及与信息内容相关的信息技术、信息设施、信息人员等。

信息资源可以分为潜在的信息资源和现实的信息资源。潜在的信息资源是指个人在认知和创造过程中储存在大脑中的信息资源,它们虽然能够为特定个人所利用,但一方面容易随忘却过程而消失,另一方面又无法为他人直接利用,因此是一种有限再生的信息资源。现实的信息资源是指潜在信息资源经个人表述之后能够为他人直接利用的信息资源,其主要特征是具有社会性,能够通过特定的符号在时空中传播,能够在特定的社会条件下广泛地连续往复地为人类所利用,因此是一种无限再生的信息资源。现实的信息资源的4种形态是:口语形态、体语形态、文献形态和实物形态。信息资源的3种类型是:数据、知识、情报。

信息资源管理(Information Resource Management)是上世纪70年代末80年代初在美国首先发展起来,然后渐次在全球传播开来的一种应用理论,是现代信息技术特别是以计算机和现代通信技术为核心的信息技术的应用所催生的一种新型信息管理理论。

信息资源管理有狭义和广义之分。狭义的信息资源管理是指对信息本身即信息内容实施管理的过程。广义的信息资源管理是指对信息内容及与信息内容相关的资源如设备、设施、技术、投资、信息人员等进行管理的过程。^[6]

信息资源管理过程始于信息人员对用户(在此充当信源)的信息需求的分析,以此为起点,经过信源分析、信息采集与转换、信息组织、信息存储、信息检索、信息开发(即信息再生)和信息传递等环节,最终满足用户(在此充当信宿)的信息需求。

信息资源管理的发展过程可划分为:

①文本管理———信息的物理控制阶段(19世纪晚期至20世纪50年代)。

②公司自动化技术管理阶段(20世纪60年代至70年代)。

③信息资源管理阶段(20世纪70年代至80年代早期)。

④战略信息管理(知识管理)(始于20世纪80年代中期)。

二、媒体组织的信息化

信息化有很多不同的定义,但归纳总结后可以认为信息化是指在先进的管理理念指导下,应用先进的计算机网络技术去整合企业资源,为企业的战略层、战术层、运作层决策提供准确、及时、完整、有效的信息,以便对需求做出迅速的反应。

媒体信息化的内涵包括:

1.目标:增强媒体核心竞争力。

2.手段:计算机网络技术。

3.涉及的部门:媒体组织的各个部门,包括生产、营销、财务等职能部门。

4.支持层:战略层、战术层、运作层。

5.功能:进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护。

6.组成:媒体信息化是一个人机合一的系统,包括人、计算机网络硬件、系统平台、数据库平台、通用软件、应用软件、终端设备等。

7.本质:与信息化对应的是农业化和工业化。农业化的本质是把野生的动植物变成家养;工业化的本质是把能工巧匠的经验抽象提升后标准化、固化;信息化的本质是把管理思想、运作流程抽象提升后优化、标准化、固化。信息化战略必须和企业战略相匹配,为战略目标服务。信息化=“信息”+“化”,信息技术是工具、是手段,“化”是目标,是化学反应,它化“权力、能人的垂直管理体系”为“战略导向、信息驱动、自主管理、动态闭环控制的网络管理体系”。信息化必须要有管理思想做支撑才有灵魂,才能真正发挥其巨大的威力。

三、媒体组织与信息技术管理

职责划分是组织中需要考虑的一个重要问题。明确的职责分工有助于各职能的有效运作,并提供监管和控制职能。尤其是对于大型财务系统等重要系统,监管人员需要比下属人员承担更多的责任。IT部门与其他部门的独立和信息系统内部职务分工同样重要。

IT部门需要和其他部门进行有效的职责分工。同时,为保证成功开发和实施新系统,需要关键人员参与到系统开发中,这些需要参与到开发过程中的主要角色也需要进行明确的职责分工。

以流程为导向、客户满意和服务品质为核心的IT服务管理(ITSM,IT Service Management)倡导IT部门的流程再造(ITPR)。为了在媒体组织中实施高效的IT服务管理流程,IT部门组织变革不可避免。

由媒体高层领导委派的IT部门高级管理人员,通常为媒体高层管理成员,他参与媒体高层决策和贯彻编委会的决策,关注IT战略层面。在现实中通常为媒体组织的CIO。

四、媒体管理信息系统

管理信息系统(MIS)是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备,进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护,以企业战略竞优,提高效益和效率为目的,支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。

管理信息系统是一个人机系统,以计算机为基础的MIS并不意味着一切都自动化。人机系统的概念说明有些任务最好由人完成,而另一些任务由机器代替。系统设计者应当很好地分析把什么工作交给人做比较合适,哪些交给机器比较合适,充分发挥人和机器的特长,组成一个和谐的、有效的系统。

MIS是一个一体化或集成系统,它从媒体管理的总体出发,综合考虑,保证各种职能部门共享数据,减少数据的冗余度,保证数据的兼容性和一致性。因此具有集中统一规划的数据库及功能完善的数据库管理系统。

传统的MIS系统更着重于媒体内部数据和信息的管理,而随着现代经营方式、策略的变化以及互联网技术的发展,当前的MIS系统更多地注意收集、处理和利用媒体的外部信息,这将为MIS系统的发展带来更广阔的空间。

从概念的角度上分析,MIS由四大部分组成,即信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者。信息源是MIS的数据来源,它是信息的产生地。信息处理器负责信息的传输、加工、存储,为各类管理人员即信息用户提供信息服务。信息管理者负责系统的设计、实现、运行和管理。

由于一般的组织管理是分层次的,分为战略计划、管理控制、运行控制三层,为它们服务的MIS也相应可划分为三层,再加上最基础的业务处理一层。而一般管理按职能划分为市场、生产或服务、财务、人力资源等,处于最下层的系统信息处理量最大,最上层的信息处理量最小,横向划分和纵向划分的结合组成了MIS纵横交织的金字塔结构。

五、媒体知识管理

“知识财富是媒体主要竞争优势的来源”,这一点已经被越来越多的人接受,同样依托于信息技术来实现知识有效管理的基础平台,也成了一个趋势。媒体机构纷纷建立了自己的知识管理系统,不断出现的成功案例吸引着更多的人进入这个领域。但是由于对知识及知识管理本身的不同理解、不同的现状和目标,出现了形形色色的知识管理系统。这些系统有可能有相同的地方,也有可能完全不同,有大而全的,也有小而精的。没有哪个系统是最优秀的,最有效解决问题的就是最好的。

知识管理自身就是一个复杂的问题,它涉及组织学、管理学、心理学、技术、法律等方方面面的问题。从这么多的角度来实现一个系统本身就是复杂的。知识无处不在,这个问题很难回答。还是让我们老生常谈地说说知识和数据、信息、感知的区别。数据是按照一定结构存储的文字、数字、图形等等,其特点是高度结构化,结构之间还存在这样那样的关系;信息比数据高一个层次,它具备了一定的意义,当数据放入一个相关的上下文环境中,表达出的就是信息,例如企业的利润、增长率等;感知只有对应于具体的人才出现,它是信息在人脑中的反映,也只有数据变为感知才具备了指导人行动的能力。知识和感知的联系是很紧密的,但是并不相同。

对于知识,我们并没有一个唯一的解释,哲学上也存在着不同的知识定义。客观主义认识论认为所谓知识,就它反映的内容而言,是客观事物的属性和联系的反映,是客观世界在人脑中的主观映象,就它反映活动的形式而言,有时表现为主体对事物的感性知觉或表象,属于感性知识,有时表现为关于事物的概念或规律,属于理性知识,强调知识是客观世界的主观映象;建构主义认识论把知识定义为主体通过与其环境相互作用而获得的信息及其组织。

贮存于个体内,即为个体的知识,贮存于组织中,即为组织知识,强调的是互动的交互。在这里我们不研究哪一种定义更正确,因为不同的定义都是从不同的立场出发得到的,只是希望大家有所了解。不管知识的定义如何,存在这样一个共识:知识分为显性知识(explicit or tangible knowledge)和隐性知识(tacit or intangible knowledge),显性知识指那些能够被某种语言和文字等表述并方便传播的知识,而隐性知识很难表述出来,不容易被传播学习。

基于这样不同的理解,构建在上层的知识管理系统自然也不相同,可以分为注重有效管理已有知识和注重交互能力两大类型。

注重有效管理已有知识的知识管理系统的基础是知识可以合理表示出来,它可以是文档、媒体数据、数据库、元件等多种形式,而知识管理的目标就是通过对这些知识的良好管理,实现知识的重用、创新,实现组织知识的积累沉淀,实现知识在个人与个人、个人与组织、组织与组织之间的传递。为了实现这种类型的系统,研究人员努力地寻找着知识的合理表示、存储的方法。就此类系统而言,也有两个不同的典型分支:一是认为知识就是对信息的快速访问;一是认为知识是一系列的规则。

注重交互能力的知识管理系统从哲学的角度来看,不管是客观主义认识论还是建构主义认识论,都认为知识是主体对客观世界的主观映象,仅在主体的定义上存在不同。不管这个主体是个人还是组织,很明显,要形成主观映象就必须交互。当然交互的形式是多种多样的,并不仅是传统意思上的网络交互,即使是最普通的座谈、聊天甚至游戏都可以是好的交互手段。怎样提高个人与外界、组织与成员、组织与外界的交互能力是这类系统所关心的,而计算机实现的知识管理系统的作用主要有两个:其一,更好地提供一个交互的环境;其二,对交互的过程或者成果进行保存,实现知识的积累。

在媒体组织内,应用知识共享可以采用下面的策略:

一是创立组织知识共享的文化,在员工之间建立相互信任的关系。人与人之间的交往和沟通、知识的交流和转移以相互信任为基础,正如Putnam所指出的那样:“一个普遍交往的社会要比相互间缺乏信任的社会更有效率,信任是社会生活的润滑剂。”一方面,从知识的转移来看,尤其是第二类隐性知识,它很难通过正式的网络进行有效的转移,而只有通过紧密的、值得信赖和持续的直接交流等非正式网络才能实现隐性知识的传递。而知识有效转移的前提条件就是知识转移的双方必须相互信任;另一方面,人与人之间的相互信任能有效降低任何一方采取机会主义的可能性,从而提高人们合作的效率。但是,由于我国传统文化的影响,除血缘关系外,人与人之间的信任度比较低,因此,需要在组织中建立新型的组织文化。

二是降低组织成员知识基础的差异性,减少由于员工对知识共享评价的差异性带来的损失。组织人力资源管理部门应有计划性和前瞻性,在人员招聘、职责描述、帮助新成员内部化和人员匹配等环节中,明确组织职位对成员知识基础的要求,并努力了解员工完成工作所需的相关知识,确保员工具备完成职责所需的基础知识,使全体员工对本企业所需的各种知识有所了解。此外,组织在设计知识管理系统时,应设计合理的激励系统,促进并奖励知识共享,阻止并惩罚对可完整转移知识的隐藏行为。在考评员工时,要注意考虑他向同事转移了多少有用的知识、在团队工作中起到的作用,及对企业知识创新的贡献等。企业制度应能让员工看到并享受到将自己的知识与他人共享带来的利益。

三是设定原则,甄选具有潜在价值的共享知识。知识管理的目标是实现组织总体的发展战略,因此知识共享的过程也必须以实现组织战略目标为前提。

通过知识管理,率先完成组织体系的调整和再造,对于部分“知识定位”较高、“运营触点”较为复杂的媒体来讲显得尤为重要。

20世纪八九十年代之交,美、日等发达国家的企业在普遍提高生产力、竞争力的呼声中,开始重新认识组织再造问题,这场热潮到90年代中期达到了顶点。管理学界综合这场讨论中所出现的一系列新的管理思想和方法,并与突破性发展的信息技术相结合,创造出了组织再造的理论。“再造”(Reengineering)的管理思想和方法,由美国麻省理工学院教授米歇尔·哈默(Michael Hammer)于1990年首先使用,1993年,哈默和管理咨询专家詹姆斯·钱伯尔(James Champy)合作出版的《再造企业———工商管理革命宣言》(《Reengineering the Corporation-a Manifesto for Business Revolution》)一书中,正式提出企业“再造”的定义:“为了在衡量绩效的关键指标上取得显著改善,从根本上重新思考、彻底改造业务流程”,其中衡量绩效的关键指标包括产品和服务质量、顾客满意度、成本、员工工作效率等。企业组织再造强调以经营过程为中心和改造对象,以关心和满足顾客需求为目的,对现有组织体系和经营过程进行根本性的再思考和彻底的再设计,利用先进的制造技术和信息技术及现代化的管理手段,最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成,打破传统的职能型组织结构,建立起过程型的结构,扩展企业的经营目标和机会;改善服务功能与外界环境关系,最终实现企业在质量、效率、效益等方面的巨大提高。

随着Internet和信息技术的发展,组织再造的理论不断地得到修正与完善。人们逐渐认识到,在信息时代,一家知识化的媒体中传统的管理层级将由信息权威的高下所更替,层级安排必须符合客户关系的需要,由此产生的组织设计将以信息的传输、处理和转化为决策的效率为核心,中间层级将因为信息技术的应用而减少,企业组织将呈现扁平化和流动性的特点。

再造的组织,以知识信息资源的共享和技术优势为依托,具有开放性、实时性、主动性、虚拟性,适于实施与客户交互式设计、小批量多样化生产、全程营销的经营模式;强调知识的创造、共享和应用而非知识垄断;强调高层管理者的“设计师”角色,而非“指挥家”角色;强调分权与扁平式组织,而非集权与金字塔形层级制;强调成员自我管理和自我价值实现的需要;强调组织内共同意愿和目标的建立。

利用知识管理,成功地实现组织再造可以提高媒体决策的效率,充分调动员工的积极性,从而提高客户的满意度。但在再造过程中势必因触动部分组织的局部利益而产生抵触。因此在再造中不仅要合理规划重新设计的组织,还要考虑建立什么样的组织、如何有效地建立这些组织、如何使组织有效发挥作用等问题。其次,集体创新能力是知识型组织的培养过程,这一过程的实现需要在组织再造中形成学习型组织,在实践中提高媒体的知识型服务技能。此外,媒体组织再造中一定要调动人的积极性,因为再造是一个复杂的变革过程,而对变革的管理和控制则更为复杂,引导员工参与变革、支持变革将是重中之重。如果没有普通员工愿意为媒体发展牺牲短期利益,媒体的转型就不可能实现。