通用商务文书礼仪

按照内容以及用途作为划分标准,商务文书可以分为通用的商务文书和礼仪性的商务文书两大类。上面几节介绍的都是礼仪性商务文书。这一节重点了解常见的通用商务文书,主要有通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。相对于礼仪性商务文书,这些文体使用得更为频繁。

一、通知

通知是适用范围最广泛的一种固定格式的商务文书。在日常工作中,既有给下级发的通知,即所谓“下行文”;也有给上级发的通知,即所谓“上行文”;另外,给同属于一个系统但不相关也不相隶属的单位(即平级关系)也可以发通知,即所谓的“平行文”。

(一)通知的六种类型

1.会议通知

撰写会议通知的时候,关注的内容包括会议的时间、地点、目的、要求、安排以及外地人员到会的方式等。

2.指示性通知

所谓“指示性通知”,就是用于上级传达给下级机关予以办理的通知。

3.批准性通知

所谓“批准性通知”,就是下级有某个请示呈递上来、经上级批准之后再转发出去予以遵照执行的通知。

4.发布性通知

所谓“发布性通知”,主要用于某种规章制度的发布。需要注意的是,这种通知是应该附带文件附件的。例如,从2007年1月1日开始我国开始实施新的会计准则,那么围绕这个主题所下发的通知就将《新会计准则》作为附件与该通知同时下发。

5.知照性通知

所谓“知照性通知”,通常用于上级给所属的下级机关通报某些事务、下级机关了解情况即可,如上级单位关于任免与聘用的通知。

6.周知性通知

与知照性通知相似,还有一种通知叫作“周知性通知”。这种通知的作用在于让目标读者知道事件的情况而无须他们采取任何措施和行动,纯属告知性的。

(二)通知的格式要求

1.标题

通知的标题应该包括发文机关、事由以及文种三部分内容,如“国务院关于预防禽流感的通知”。

2.送与对象

通知与其他商务文书一样,应该且只能有一个主送单位,但抄送单位可以有多个。主送单位一定要顶格来写。

3.正文

通知的正文主要由撰写通知的理由、事情经过以及具体要求等内容构成。

4.署名

通知的署名包括发文机构和日期。

5.附件

批准性的通知,如有关××法律法规的通知、总经理办公室关于新的财务报销制度的通知等,应该将法律法规或者新的财务报销制度作为附件与通知一同下发。

二、报告

在日常工作中,绝大多数人都撰写过报告。在西方,无论是报告还是总结,都可以统称为“report”;而在我国,报告特指一种由下往上、下级对上级汇报阶段工作、反映问题、提出建议或者就某个问题进行答复的“上行文”。报告具有单向性和叙述性(切忌辞藻的堆砌)的特点。

1.报告的类型

依据具体内容,报告可以分为以下四种类型:

(1)工作报告,即下级对上级进行的汇报。

(2)情况报告,即关于某个重大事件的经过的汇报,其重点在于事情的时间、地点、人物、起因、经过、结果、事件分析、经验教训以及处理情况等。

(3)答复报告,就是针对上级对自己的一个询问所给予的答复。这种报告具有被动行文的特征,要求实事求是、针对具体问题来进行回答。

(4)建议报告,就是下级主动向上级提出建议或者希望的报告,其特点与请示类似。

2.报告的格式

报告的写作格式与通知基本一样,但以下几点需要特别注意:

(1)报告的名称同样可以包含三个部分,但其中的发文机关可以省略;

(2)报告的开头应该写“关于××事情,现做如下报告”;

(3)报告的内容中有一些套话是必需的。例如,在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥,请批转执行”等与开头呼应。

三、请示

当撰写者自己的单位以及权限不足以做相应的决定,这个时候就需要请示。请示在政府机关、私营企业以及外企也被广泛地予以应用。

(一)请示的特点

1.事前行文

事后行文称报告,事前行文即为请示。也就是说,请示并不是先斩后奏的行为。

2.一事一请

一个事情做一个请示。不要把不同的请示内容放在同一个请示文书中;否则,上级领导一方面容易遗漏其中的某一项内容,另一方面也难以做部分的批准。

3.需要批复

请示都是需要批复的。

(二)请示的格式

请示的格式基本与前两种商务文书一样,但在最后结尾的时候需要注意:

(1)加上“妥否,请批示”;

(2)加上“以上如认为可行,请批准有关单位执行”;

(3)在署名和时间部分必须加盖印章。

四、批复

批复是上级答复下级的请示的一种下行文。

1.批复具有以下特点:

(1)指令性强。与主动发出的命令不同,批复是基于下级的请示而做出的被动的指示。因此,在做答复的过程中,实际上也表明了上级机关的态度。

(2)针对性强。正如前文所分析的,请示是“一事一请”的。相应的批复也是根据所请示的事情而做出的一个指示。

(3)态度鲜明。批复一定是态度鲜明的,不可能出现模棱两可的情况。

(4)政策性强。上级在批复中所做出的“不同意”或者“同意”的决定,一定有非常正式的依据,如国家的某号条文。

2.在写作格式方面,批复还有一些专有的要求:

(1)在批复的正文中含有隐语,即是针对某一个请示而予以的批复。因此,正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”。

(2)给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”。

(3)与请示一样,批复也必须有公章。

五、会议纪要

对于各种组织的会议而言,最重要的就是“有议有决”,作为记录会议决议的商务文书——会议纪要,自然也就非常重要了。会议纪要分为决定性的会议纪要和消息性的会议纪要。

(一)会议纪要的作用

(1)传达会议精神;

(2)记录议定的事项,即归纳、提炼和整理会议中的决议性内容。

(二)会议纪要的写作格式

(1)会议纪要的标题中没有发文机构;

(2)将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明;

(3)会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见;

(4)在会议纪要的最后要对未来进行展望。

六、总结

总结,是对经验教训的概括和梳理。其撰写过程应该注意以下几点:

(1)总结的内容通常包括经验教训、心得体会等;

(2)总结都是第一人称的;

(3)依据内容范围的不同,总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结;

(4)总结的标题中要加入时间。