商务信函文书礼仪

信函是一种普通、古老的沟通方式,是人们在日常生活、社会交往及工作中用来传递信息、交流思想感情的应用文书。信函从内容到结构、从信封到落款都有一定的礼仪要求。掌握信函的基本结构和写法,有助于更好地发挥信函的功能,促进商务往来和良好的人际交往。信函分为一般信函和专门信函。专门信函包括贺信、感谢信、介绍信等类型。

信函礼仪是指人们以信函的方式进行文字信息交流时应遵守的礼仪规范。

一、一般信函文书礼仪

(一)信封的书写

信封内容的写法一般分为横写和竖写两种,大多采用横斜,竖写的较为少见。横写是从上至下的顺序,竖写是从右至左的顺序。以横写信封为例,信函封文一般先写收件人邮政编码、详细地址、姓名,后写寄信人地址、邮政编码(或加上姓名)。

1.收信人邮政编码

信封左上方印有六个方格,用来填写收信人所在地的邮政编码。邮政编码要用标准字体,填写正确、清晰、规范,每一格填写一个数字。

2.收信人的地址、单位

该内容写在邮政编码下方,要写得详细、具体、工整、清晰,便于投递员准确投递。要写清收信人所在省(市、自治区)、县(区)、乡(街)、村(门牌号码)或高层建筑的房号。写单位地址不仅要写清单位的详细地址,还要写明单位和部门的全称。

3.收信人的姓名

收信人的姓名写在信封中间,字体要大一些。为了表示对收信人的尊重,可将姓名写大一些并且落笔略靠左一些,姓名之后空一到两格写“先生”或“女士”等称呼,之后写“收”“启”“鉴”或“敬启”等(也可以不写)。注意不要使用写信人对收信人的亲属称谓或者收信人的行政职务,如“×××弟弟”、“×××科长”,写姓名时要写全称。若是让他人转给收信人,则先写转信人姓名,字体稍小些,接着写“转”或“转交”“面交”“烦交”等字,后写收信人姓名,字体稍大些。即使捎信人熟悉收信人,收信人姓名也不能省略。

4.寄信人地址、姓名和邮政编码

信封的右下方应写明寄信人的详细地址,字迹要比收信人略小一些,要按收信人地址的顺序详写,不管是否为挂号信,都应写上姓名;否则,信一旦未送到收信人手中,便无法退还。寄信人的邮政编码写在信封右下角的六个空格内。

要特别注意的是,在写信封时,姓名、地址要用标准简化字写上全称。在信封的右上角大方格处贴上邮票或在邮局盖上“邮资已付”戳。如果是委托他人转交的信,一般不封口,以表示尊重;当然,涉及隐私、保密的除外。

(二)笺文

笺文是信函的主要部分,一般包括称谓、问候、正文、结尾等几部分。

1.称谓

称谓是礼仪在信函中最直接、最明显的一种表现。称谓应写在信文的第一行左起顶格处,单独成行,称呼之后加上冒号,以引领下文。确定对收信人的称谓时,应兼顾其性别、年龄、职业、身份及双方关系。在称谓前,也可适当加上一些词语,以进一步表示对对方的尊重和友好,如“尊敬的”“敬爱的”“亲爱的”等形容词。

2.问候

问候是信文的开场白,表示问候、赞颂、怀念或者提示写信的原因。问候的位置一般在称谓下一行左起空两格的位置书写,单独成行。可问候“您好”“新年好”等。

3.正文

正文是信函的主体,一般包括缘由、主体、总结三部分。缘由即说明写这封信的原因;主体是准确清楚表达写信人的意图;总结是对主体内容加以概括总结,或对重点加以强调。按惯例,正文应紧接着写在问候语后面,并另起一段书写。头一行要空两格,此后转行顶格书写。根据实际需要,正文可以分作数段,每段头一行要空出前两格,此后转行顶格。在一般情况下,正文中每讲一件事情,原则上都应当另起一段,以便层次清晰,使收信人能够一目了然。在信文中,叙述条理要清楚,措辞要得体,语言尽量口语化,注意礼貌用语。

4.结尾

结尾位于正文之后,属于信文的结束部分,一般由结束语、祝福语、落款语、附问语和附言构成。

(1)“结束语”是专门写在信尾的应酬话和按惯例所用的措辞、敬语。目的是呼应全文,宣布“到此为止”。该部分可自成一段,也可以紧接着正文的最后一段书写,不再独立分段。

(2)“祝福语”是对收信人所表达的良好祝愿,也称祝词。通常采用专门的习惯用语,分成两行书写。写在头一行的部分,需空出前两格;写在后一行的部分,则应顶格写。

(3)“落款语”一般分为自称、署名、日期三个部分。署名就是写上写信人的名字,必要时前面可以写上与对方的关系,后面写上必要的谦辞。自称与署名可在祝福语之后另起一行书写,也可视整封信的内容及占用纸张的情况适当多空几行。日期的部分可与署名写在同一行,并位于其后;有时也可另起一行,写在自称与署名的正下方。

(4)“附问语”是发信人附带问候收信人身边的亲友,或者代替自己身边的亲友问候收信人及其身边的亲友。附问语应另行书写,可以写在结束语之前,也可写在落款语后面。

(5)“附言”指的是信文写完之后,发现遗漏的内容,用附言的形式对正文进行补充。一般情况下,附言最好不要出现,有必要写上这一部分时,要以“又及:”或“又启:”开头,独立成段,写在信的最后。

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尊敬的李经理:

您好!

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

祝工作顺心!

××　　　　

××××年××月××日

笺文的书写必须注意以下几点:

(1)使用规范、整洁的信笺,语言要礼貌,尊称和敬语使用要得体。尽量使用规范和文明礼貌的词句,表达意思要清楚。

(2)书写用的墨水一般应以黑色、深蓝色为主。

(3)手写信函一定要字迹工整,字体适度、规范、清晰。信函中的文字不仅要让人看懂,而且要让人看着舒服、心情愉快。这就要求写信人从信函的内容到文字的书写,都能使收信人感到顺畅、亲切和优雅。

(4)如果是用计算机打印的信笺,署名一定要手写,以示尊重。

二、专门信函类文书礼仪

(一)介绍信

介绍信是介绍本单位人员到外单位参观学习、联系工作、了解情况或出席某种会议等所写的一种书信,具有介绍和证明的作用。使用介绍信,可以使对方了解来人的身份和目的,以便得到对方的信任和支持。

介绍信的内容包括称呼、正文、结尾、署名和日期,要注明有效日期。介绍信主要有两种形式,即普通介绍信和专用介绍信。普通介绍信一般不带存根,正中写“介绍信”。专用介绍信共有两联:一联是存根,另一联是介绍信的正文。两联正中有间缝,同时编有号码。

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介绍信

××县××乡政府:

兹介绍我公司杨××、陈××两位同志,前往你处联系有关乡镇企业管理事项,请接洽。

此致

敬礼

××××公司(公章)

××××年××月××日

思考:这封介绍信有何不妥之处?

(二)表扬信

表扬信的作用是对个人或集体的先进事迹、先进思想进行表扬,使被表扬的个人或集体受到鼓励,使更多的人受到教育。表扬信可以写给对方的单位,也可以写给报社、电台。写表扬信的人可以是当事人,也可以是见证人。

写表扬信,一定要把事情的时间、地点、经过介绍清楚,事实要准确无误,评价要恰如其分。如果无法了解到被表扬人的单位和姓名,则需要将其特征写清楚,以便查找。

(三)感谢信

感谢信是为感谢对方的关心、支持和帮助而写的信函。感谢信不仅有感谢的意思,而且有表扬的内涵,要求真实具体、感情鲜明。感谢信可以张贴,也可以邮寄。感谢信的格式与一般信函基本相同,包括标题、称谓、正文、结尾和落款。

1.标题

第一行正中写“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样,字体要大些。

2.称谓

顶格书写感谢对象的单位名称或个人姓名。

3.正文

从第三行空两格起,首先要写感激的心情,其次精炼叙述对方的事迹,说明感谢的原因,重点叙说在关键时刻因对方的关心、支持、帮助而产生的效果。要将事迹叙述清楚并有条理,把人物、事件、时间、地点、原因、结果等要素说清楚,使对方能够回忆起来或让他人了解清楚。最后再次表示谢意,并表明向对方学习的态度和决心。

4.结尾

写上表示敬意、感激的话,如“致以最诚挚的敬意”“此致”“敬礼”等。

5.落款

署单位名称或个人姓名,并注明写信的年、月、日。

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感谢信

××电网公司:

我局××街变电所自动化改造项目使用的是贵公司的保护及测控设备,原计划于201×年××月××日正式开始。××月××日,贵公司张三同志来我局开始进行后由于工作计划调整的原因,工作推迟到××月××日开始,至201×年××月××日完工并通过验收。

贵公司张三在我局配合调试期间,积极配合我局安装调试人员开展工作,工作认真细致、一丝不苟。这种工作精神值得我们学习!

在此,特向贵公司及张三表示感谢!

此致

敬礼

××电局

××××年××月××日

(四)贺信

贺信是表示祝贺的信函的总称,一般用在企业、团体或个人有突出成绩或喜庆之时。现在的贺信已成为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所做贡献、所取得成就的一种常用形式,兼有表示慰问和赞扬的功能。贺信的内容一定要有针对性,语言要热情洋溢、令人振奋,内容要实事求是,评价要恰如其分。贺信既可以宣读,也可以通过邮寄送达对方,或者刊登在报纸杂志上。

贺信的格式与一般信函大致相同,包括标题、称谓、正文、落款。“标题”可以写“贺信”,也可以在此之前写上何人给何人的贺信或祝贺的理由;“称谓”即受贺者的姓名称呼或者单位名称;“正文”首先表示贺意,接下来写祝贺的事实,表示肯定与赞扬,评价要适当且有新意,然后提出自己的希望。通常以“谨祝取得更大的成功”一类祝愿语结尾;如果祝愿的内容写得详细具体,也可以不用祝愿词收尾。写作时要注意颂扬得体、感情真挚、文字简练。“落款”写明发信人和发信日期。

商务活动中使用贺信,除了一般的社交意义外,可能还有业务往来上的考虑,所以更要注意及时祝贺。贺信一般有以下四种类型:

(1)上级单位写给下级单位或所属职工的贺信。这种贺信有的是祝贺节日,有的是祝贺所取得的成绩,同时向对方提出希望和要求。

(2)单位之间的贺信。这种贺信一是表示向对方祝贺,二是表示向对方学习。

(3)下级单位向领导机关发出的贺信。通常是对上级单位召开的某种重要会议表示祝贺,同时汇报自己的成绩,向上级单位表示自己进一步做好工作的决心。

(4)以个人或单位、组织的名义给××祝寿,或者向在某一方面做出突出贡献的人表示祝贺。

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庆祝报社周年纪念

×××报社:

今晨接到贵社寄来的请柬,欣悉××月××日为贵报创立三周年纪念日。本公司全体同仁谨以万分的热忱,向贵社庆贺。

回想贵报创刊的时候……

希望贵报业务蒸蒸日上,不但风行本省,还能风行全国!敬祝贵社全体同仁身体健康!

×××公司

××××年××月××日

(五)慰问信

慰问信是以组织、团体或个人的名义向辛勤工作的某些人或者遭受某种不幸的人表示问候、安慰、鼓励、关怀的一种书信。慰问信可以写给不同的人。要根据对方不同的工作特点,有针对性地对对方的辛勤工作进行问候和安慰。对对方的工作成绩要充分肯定,热情赞扬他们的奉献精神,鼓励他们再接再厉;对遭受灾难或哀痛的人,除了对他们的不幸表示关切和安慰,还要鼓励他们振作起来,鼓起战胜困难和伤痛的勇气。写慰问信,用词要亲切、热诚,感情要真挚。

(六)邀请函

邀请函是用于邀约的一种社交信函。商务活动中的邀请函通常是邀请行政机关、企事业单位、社会团体或个人前往某地参加某项活动或事宜的专用信函。

邀请函的措辞要求言简意赅,说明问题,同时又不失友好。可能的话,将它打印出来,并由邀请人亲笔签名。收到邀请的人无论应约与否,都要及时回复。同时,要注意邀请函的发出时间。

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邀请函

尊敬的××先生/女士:

首先感谢您在过去的时间里对我们的关注和支持,感谢您对我们所有工作的理解和肯定!在此,经理李刚率全体员工为您送上我们最真挚的问候和最衷心的祝福!

北京××××公司专门经销……

我们拥有一支“敬业、专业”的销售服务团队……因公司业务发展,为了更好、更快地服务客户,我公司现决定设立××分公司。

我公司将于××××年××月××日举行××分公司成立大会,诚挚邀请您亲临,感受××分公司的生机和活力。

让我们再次代表全体同事,对您长期以来对我们的关心和支持表示感谢,同时也向您的即将莅临表示感谢!

时间:××××年××月××日上午××:××

地址:×××

联系人:×××　　　　　　

联系电话:××××××××

××××有限公司

(七)咨询信

咨询信用于向有关部门询问某种事项或托办某种事情。咨询信的内容比较广泛,工作或日常生活中遇到的一些需要了解的工程进度或办事手续都可向有关部门咨询。咨询信一般是个人向有关部门的咨询,单位也可以发出咨询信。写咨询信的目的是就某些问题向有关部门征询、请教,以期得到圆满的回答。因此,提问题要清楚、明确,不要含糊、笼统,使对方无从回答。同时,还要注意文字简洁、有礼貌。

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给××市公安局户籍处的咨询信

××市公安局户籍处:

我在浙江的父母年纪老了需要照顾。我准备把它们的户口从外地迁入上海,请问该到哪里办理入户手续?

此致

敬礼

×××

×××年××月××日

(八)申请书

申请书是个人、单位、集体向组织、领导表达愿望、提出请求,要求批准或帮助解决问题的专用书信。它有请求性和单一性的特点。按内容分,申请书分为入党申请书、入团申请书、入会申请书、开业申请书、调动申请书、专利申请书等;按申请者分,申请书可分为个人申请和单位申请等。

申请书包括标题、称谓、正文、结尾和落款等几部分。

1.标题

申请书的标题主要有两种写法。直接写“申请书”三字,如《申请书》;“申请书”前加上内容,如《入党申请书》《开业申请书》。

2.称谓

顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。

3.正文

申请书的正文内容主要包括申请事项、申请理由和申请态度三部分。申请事项应写得简明扼要,不宜写得太长。申请书一般需表达自己的申请被批准后的态度和决心。

4.结尾

结尾写上“此致”“敬礼”等祝颂语。

5.落款

落款处署上“申请人”三字及姓名,在署名下行署上时间。

申请的事项要写清楚、具体,涉及的数据要准确无误;申请理由要充分、合理,实事求是,不能虚夸和杜撰,否则难以得到批准;语言要准确、简洁,态度要诚恳、朴实。

(九)求职信

求职信是谋职者与用人单位初次联系时反映自己求职意向的专用书信。求职信包括自荐信和应聘信。求职信具有自荐性、真实性和语言礼貌得体的特点。

求职信的基本格式包括标题、称谓、正文、祝语、署名和时间、附件等几部分。

1.标题

求职信的标题一般以“求职信”三字为标题,居于首行正中。

2.称谓

按一般书信格式写上收信者单位名称或个人姓名,在求职信第二行顶格书写,要礼貌得体,力求恰当。

3.正文

求职信正文内容包括表态求职、自我推介和希望要求三部分。

4.祝语

求职信的祝语大多使用亲切、富有人情味的话语。

5.署名和时间

在正文右下方写明个人姓名,并署上日期。

6.附件

求职信一般附带各种附件,如简历、毕业证复印件、专著目录、论文目录、获奖证书复印件等。

求职信内容须实事求是、客观;不必过于谦恭,也不能狂妄自大;语言简洁明了,礼貌得体。

实训8-1 同学们以后将走上工作岗位。请每位同学为自己写一份规范的求职信。

(十)建议书

建议书是指个人、单位或集体向有关单位或上级机关和领导,就某项工作提出某种建议时使用的一种常用书信。建议书具有建设性特点。按建议者分,建议书可分为个人递交的建议书、单位递交的建议书和集体递交的建议书。

建议书通常由标题、称谓、正文、结语和落款等几部分组成。

1.标题

建议书的标题一般有两种写法。首行中间写“建议书”三字;写建议内容加“建议”或“建议书”。

2.称谓

写收信人的姓名或单位名称,格式与一般书信相同。

3.正文

建议书的正文内容主要包括建议原因、建议事项及提出希望三部分组成。

4.结语

通常在正文后特意写上结束语,以示谦逊得体。结束语通常用“以上建议恭请考虑”“呈××审核”等。

5.落款

落款处署上建议单位或个人姓名及成文时间。

建议书要具体明确,有针对性。要把握好分寸,实事求是,不提过高要求,所提的建议必须是切实可行的。建议书的语言要精练、准确,一般不宜太长,不宜有过多的分析和论证。

(十一)倡议书

倡议书是公开提倡某种做法,倡导某种活动,鼓动他人响应的一种专用书信。倡议书具有广泛性和鼓动性的特点。从发文角度分,倡议书分为个人倡议书和集体倡议书;从传播角度分,倡议书有传单式倡议书、张贴式倡议书和广播式倡议书等。

倡议书由标题、称谓、正文、署名和时间等构成。

1.标题

倡议书标题通常只写“倡议书”三字,如《倡议书》;另外,还可以由倡议内容和文种名共同组成,如《给电子游戏迷的倡议书》。

2.称谓

有明确倡议对象的,写上倡议对象的名称,如“广大青少年朋友们”“广大妇女同胞们”,若范围很广,也可省略称谓。

3.正文

倡议的背景和目的,倡议事项,决心和希望。

4.署名和时间

在正文右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名,并署上日期。

书写倡议书时,倡议的内容必须可行,理由必须充分,措辞必须得体。