一、贺函、贺电
在国家独立、国庆日、建军节等节日，领导人就任、国王登基，建交日、友好条约签订周年，友好城市建立日、国际会议开幕日、重大工程竣工日等，各国领导人、有关部门、有关团体的负责人，可视相互关系的情况，向对方的相应人员表示祝贺。
贺函和贺电是最常用的祝贺方式。国家领导人、外长、驻外使节一般采用外交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电。领导人的贺电可通过有关驻外使馆转递，也可通过电报局或经电传直接拍发。其他部门或群众团体负责人可用对外函件或对外电报直接发送。
二、外事文书
外事文书是国与国之间，外交代表机构和有关部门进行对外交涉和礼仪往来的书信形式。它必须完全体现国家当前的对外方针政策和有关法规，即使是礼节性函件，如果格式、行文或内容不合常规，也可能引起收件方的误解和不愉快，甚至影响到国家关系。因此，在外事文书的草拟和发送方面要求很严格，要做到文字严谨、准确，客套用语和格式合乎惯例。同时，收发文要及时，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，均反映一种政治态度，不能有半点马虎。
（一）几种常见的外事文书
1．照会
照会指国家之间用于外交方面有关事宜的通知、有关问题的交涉、外交礼仪的表示以及对某一问题的正式表态等方面的外交往来文书。按其重要程度分类有正式照会和普通照会两种。正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成，一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，如盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或授权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别主要在于它们的使用范围不同。
正式照会用于：一是重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，对某国承认、断交、复交等事项的正式通知。二是重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。三是隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等。四是为了表示对某一件事的特别重视，也有使用正式照会的。
普通照会用于进行一般性交涉、行政性通知、办理日常事务和交际往来。由于外事文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要问题的来往，现在也多使用普通照会。
2．对外函件
对外函件（包括外交函件），指国家领导人、外交人员以及政府各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信。根据内容情况，凡涉及重要内容的，为正式函件；凡属事务性和礼节性的内容，并由有关人员签署的国家领导人和外交代表之间的亲笔签名信属外交函件。
3．备忘录
备忘录是一国与别国外交代表机关之间使用的代表本国政府对某一事件或问题进行外交交涉时，说明有关事实、立场和法律的观点，或者辩驳对方观点，或者重申某些外交会谈内容等的一种外交文书。备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记录谈话的内容和避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或反驳对方的观点、意见，如果用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。
4．外事电报
外事电报指各级国家部门、机构及人员同外国相应机构及人员进行外事往来，为祝贺、慰问、吊唁及各种事务性联系而制发的一种简要文书。抬头应写明收电人国名、地名、职衔、姓名，落款要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。
（二）外事文书的文体要求
1．要注意格式
如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式；非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式，等等。
2．人称与文书格式要相适应
正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方也用第三人称，一般不用“贵方”等措词，而是重提受照会机关的名称。以机构名义书写的对外函件也用第三人称。
3．签署者与受文者要相适应
签署者与受文者相适应即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等。
4．称呼要符合礼仪习惯
文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。文书信封和文书中抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须及时变更。
5．对外文书有特殊要求
对外文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。
【小思考】
世界上通用的第三国语言是什么？
6．收发文的手续
收发文应有签收手续，收到涉外文书应即时处理，不可延误。
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