商务电子信函礼仪

（二）常用文书

1．贺信

贺信是表示庆祝的书信的总称。它是从古代祝辞中演变而来的。贺信是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人向其他集体单位或个人表示祝贺的一种专用书信。今天贺信已成为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所作贡献的一种常用形式；它还兼有表示慰问和赞扬的功能。

贺信的内容一定要针对性强，语言要热情洋溢、令人振奋，内容要实事求是，评价要恰如其分，不可言过其实。

例文一：

贺　信

陕西省文联、写作协会：

获悉陕西省文联、省作协等七家单位联合举办“龙凤之魅——文化研究成果研讨会”，特表示祝贺！

多年来你们致力于中华民族的象征——龙凤文化的研究，取得了可喜的成就，在海内外影响广泛，显示出扎实的功底和执着的精神，值得评析和鼓励。其作品集曾获我会主办的首届冰心散文奖。我们注意到，其作品以文化随笔的形式面世。这说明，文化研究和文学写作可以相得益彰：“文化”使“文学”深刻隽永，“文学”使“文化”喜闻乐见。你们在这方面走出了自己的路子，可喜可贺！

有道是“山外青山楼外楼”，做学问和搞创作都没有止境。祝“百尺竿头，更进一步”！

中国散文学会

××××年×月×日

2．感谢信

感谢信是为感谢某单位或他人的关心、支持、帮助等所写的信函。它不仅有感谢的意思，而且有表扬的内涵，其内容要求真实具体、感情鲜明。感谢信可以张贴，也可以邮寄。其格式与一般书信基本相同。注意正文内容首先要精练、概括地叙述对方的事迹，说明为什么要感谢，通过这种叙述以表现出对方的优秀品格和优良作风。叙述时，要将事迹叙述清楚并有条理，把人物、事件、时间、地点、原因、结果等要素说清楚，特别要叙说清楚因对方的关心、支持、帮助而产生的效果。但要注意叙述精练，不宜过长。其次要叙述怎么感谢，要诚恳地表达自己的感激之情。

例文二：

感　谢　信

西汇集体企业：

我校2004级一班部分学生在贵企业进行了为期三个月的毕业实习，顺利地完成了实习任务。在这期间，得到了贵企业领导和企业员工的热情关怀和支持。同学们在你们的耐心帮助和精心指导下，将书本知识运用于实际工作之中，提高了实践能力。对此，我们表示衷心的感谢。

我们要学习你们对学生认真负责的工作态度，精益求精的工作作风，认真搞好物业管理工作，为中国培养出更多合格的接班人。

此致

敬礼

中和大学工商管理系

××××年×月×日

3．邀请函

邀请函是要求对方前来参加会议、学术报告以及婚宴丧葬的一种专用书信。也是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人士前往某地参加某项活动或事宜的专用书信。邀请函的特点是带有礼仪色彩，同请柬一样，邀请函也具有邀请的功能，要求有一些礼仪色彩。但相比较而言，邀请函更朴实、更常用一些。它没有请柬的过分庄重严肃，但却也礼仪周到，受到人们普遍的喜爱；其二，邀请函的书信体格式，其用语上比请柬随意，而且要求有较详细的邀约内容，所以采用书信体的格式。

例文三：

邀请函

尊敬的×××教授：

我们学会决定于20××年×月×日在省城靖江宾馆举办民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见，祈望届时光临。

顺祝

健康！

××省文学研究会

××××年×月×日

4．介绍信

介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。介绍信主要有两种：普通介绍信和专用介绍信。

普通介绍信一般不带存根，正中写“介绍信”。内容包括：称呼、正文、结尾、署名和日期，并注上有效日期。专用介绍信共有两联，一联是存根，另一联是介绍信的本文。两联正中有间缝，同时编有号码。

例文四：（普通）

介　绍　信

××企业人力资源部：

兹介绍我企业××同志等×人（系我企业），前往贵处联系，请接洽。

此致

敬礼

××企业（盖章）

××××年×月×日

5．请柬

请柬也称“柬帖”，是人们在交往活动中用来知照对方的一种书面文体。“请”即邀请、约请之意。“柬”是信、帖子等的统称，也叫“简”，凡有重大、隆重的事情，应用“请柬”邀请宾客，即使近在咫尺的宾客，也需要送请柬，这是表示对对方的尊重，也是表示邀请者对邀请人的庄重态度。

各种请柬内容不同，形式各有区别，但都必须将举办活动的名称、时间、地点、主办人、被邀请人写明白。请柬一般为对折式。封面用大字，在中间写“请柬”二字。内文由称呼、正文、署名、日期组成。称呼写在第一行，要顶格写，表示礼貌。正文写邀请的原因，活动内容和具体的时间、地点以及要求等。正文之后空两格写“敬请”，另起一行，顶格写“光临”。也可另起一行写“敬请光临”。有其他的事项，可以写“附言”，如“附音乐会票×张”、“附入场券×张”等。

例文五：

请　柬

××先生：

兹订于××××年×月×日在××路华侨大厦召开××商场开业五周年庆典活动。

恭候光临！

××敬约

6．商务传真

目前，在商务交往中，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式，已难于满足这一方面的要求。在此背景之下，传真便应运而生，并且迅速走红于商界。

传真，又叫传真电报。它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通信联络的方式。现在，在国内外的商务交往中，传真机早已成为不可或缺的沟通设备之一。

利用传真通信的主要优点是，它操作简便，传送速度迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进行操作；有时难以确保清晰度。

商界人士在利用传真对外通信联络时，必须注意下述三个方面的礼仪问题。

（1）必须合法使用。国家规定：任保单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关要求，认真履行必要的使用手续，否则即为非法之举。具体而言，安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。

（2）必须规范使用。使用传真设备通信，必须在具体的操作上力求标准规范。不然，也会令其效果受到一定程度的影响。

本人或本单位所用的传真机号码，应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言，在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码，必须认真地记好，为了保证万无一失，有必要在向对方发送传真前，先向对方通报一下。这样做既提醒了对方，又不至于发错传真。与此同时，也要注意使其内容简明扼要，以节省费用。

（3）必须依礼使用。商界人员在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题，处处不失礼数。在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，更是要谨记这一条。

小资料

及时回答邀请

当你接到外国朋友的宴会邀请时，首先应对自己能否出席宴会尽早向对方作出答复。请柬上往往有不同的标记，如果是印有R．S．V．P字样，这是法语“请即赐复”的意思，则你无论出席与否，都应马上答复；如果印有“Regrets Only”字样，意即如不能出席请告知，如果能去参加则不必答复；如果印有“Toremind”字样，即表明你已经口头答应过，这里只是提醒无误而已。

（三）常用文书礼仪写作的格式

常用文书的格式包括标题、称谓、正文、落款四个部分。

1．标题

常用文书的标题通常用醒目的字体写在第一行正中部分。标题一般有两种写法：一种是简单写明“感谢信”、“介绍信”等；另一种是具体写出单位、原因等，如“致全国林业系统全体教师和教育工作者的慰问信”。

2．称谓

在标题下一行左起定格位置写上收信人或单位的名称、称呼，之后加上冒号。

3．正文

正文在称谓下一行左起空两格的位置开始书写。常用文书往往是就某一件事、某一个人或某一个单位所写，所以内容应单一，写明事由。根据具体情况，或热情赞扬，或热烈祝贺。对于感谢信、贺信等用语要真诚、热情；对于介绍信则要求用语要严肃、尊重。不论何种内容的常用文书，语言叙述都要清楚，切忌条理混乱、夸大其词或任意编造。不同的常用文书，其正文结束语不同，应区别对待。如贺信的结束语，宜表示美好的祝愿，写上“预祝大会圆满成功”、“谨致以亲切的慰问”等字样；感谢信的结束语，宜写上“谨表示衷心的感谢”；而介绍信的结束语则应写上“请予接洽，并望大力协助”或“请予接洽并协助为荷”。

4．落款

在正文结尾右下方应写清写信方的单位名称、个人姓名，写清年、月、日，如果是以单位名义写的常用文书，还要加盖公章，公章的位置在署名和日期之上，俗称“齐年压月”，注意公章不要压住正文。

常用文书的写作格式还有另外一种情况：第一行正中写上文书的名称，第二行左起空两格开始写正文，正文结束后，紧接着写“此致”二字，然后另起一行，顶格写上接受单位或接受人的名字，最后署名，写清日期，加盖公章。

（四）常用文书的基本要求

（1）格式要正确，语言要规范，这是常用文书的一般礼仪要求。

（2）应本着实事求是的原则，不能夸大事实，更不能弄虚作假。

（3）字迹要公正，切忌潦草，文面保持整洁。

（4）一般不能涂改，如必须涂改，应在涂改处加盖公章，以保证其准确、正规。

第二节　商务电子信函礼仪

随着因特网和电子邮件在商务领域中的普及，电子信函礼仪已经成为商务礼仪的一部分，而且会随着信息化的快速发展而越来越普及，电子信函礼仪也是商务礼仪工作人员面临的一个新课题。自电子信函诞生以来，它的发展可谓突飞猛进，日新月异。目前，它已经在商界得到了越来越广泛的使用。

电子信函，又称电子邮件或电子函件，习惯上称其英文名E-mail。它是写信的另一种方式，是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通信费用，商务人员在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下方面。

一、电子邮件礼仪规范

（一）认真撰写

向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，既不尊重对方，也不尊重自己。在撰写电子邮件时，必须注意以下三点：

1．主题要明确

一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

2．语言要流畅

电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

3．内容要简洁

网上的时间极为宝贵，要表达的内容，尽量简单扼要、条理分明，避免长篇大论。并善用邮件主旨（subject），将主题放在主旨框内简要说明，最好不要超过15个字，更易让对方一目了然。

（二）避免滥用

在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商务人员来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”。有鉴于此，若无必要，不要轻易向他人发电子邮件。尤其是不要以之与他人闲聊，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。

目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的工作。不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。

（三）每天检查新邮件并尽快回复

既然你拥有了朋友和商务客户所知晓的电子邮箱，你就有责任经常打开信箱，最好是每天检查新邮件并尽快回复（哪怕是简短的回复也好）。回复信件时适当附上原文，以便收件人能很快知道来信的主要内容。

（四）注意编码

这是电子信函独有的问题，也是联络成功与否的关键。编码的问题是每一位电子邮件的使用者均应予以注意的大事。由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向中国内地之外的其他国家和地区的人发出中文电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱码所组成的“天书”。因此，商界人士在使用中文向中国内地之外的其他国家和地区的人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以顺利看到自己的邮件。

（五）慎选功能

现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商务人员是必须慎用的。这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，费力而不讨好。

二、发送或接收电子邮件应注意的问题

现实生活中，我们在待人处事之间，常常会根据对方的言行谈吐、用字遣词来衡量评估，并推敲其所要传达给我们的信息。相对地，自己也会因不同的场合、对象用不同的语言方式来表现自己的意见与想法。在使用电子邮件时，基本上也是如此，唯一的不同就是只能通过文字来传达感受，我们无法看到对方的肢体语言、表情和听到其声调，因此通常在撰写寄发电子邮件时，有以下几点需要特别注意。

（一）杀毒

送信前必须用杀毒程序扫描文件，以免不小心将“毒信”寄给对方。如果没有把握，不妨将要发送的内容剪贴到邮件正文中，避免使用附件发送的方式。来历不明的信件必须谨慎处理，若不确定最好用杀毒程序扫描，以防万一。

（二）署名

对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后须署名，以表示对对方的尊重。

（三）文法／错别字检查

在邮件寄出前，最好自己从头到尾先检查一遍。有没有词法错误、语意不通或是有错别字的地方。尤其是写给上司和客户的邮件，更要特别注意。

（四）最好不要发送私人或者机密邮件

即使你选择“永久删除”，许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在你发送以前，仔细考虑如果别人（比如老板）看到这封信会发生什么情况。比如私人事务邮件或者有泄露客户机密风险的邮件。

（五）使用附件功能要小心

附件越大，下载时间就越长，占用收件人电脑空间就越多。有些附件可能毫无必要，也许收件人已经有了，应避免或尽可能减少那些冗长的附件。

（六）使用抄送功能要小心

不要滥用抄送功能，否则收件人会以处理垃圾邮件的方式一删了之。

（七）避免使用字符图示

你也许是网络专家并且对于各种专业术语和字符图示了如指掌，但不能假设收件人和你一样专业。

总之，电子邮件也是给别人的第一印象，若表现得好，可以有加分的效果；若没有把握好，也会让对方对你的印象大打折扣。