商务签字礼仪

案例9-5

“文化差异带来的误解”

经过长期洽谈后,南方某市的一家公司终于同美国的一家跨国公司谈妥了一笔大生意。双方在达成合约之后,决定正式举行一次签字仪式。

因为当时双方的洽谈在我国举行,故签字仪式由中方负责。在仪式正式举行的那一天,让中方出乎意料的是,美方差一点在正式签字之前“临场变卦”。

原来,中方的工作人员在签字桌上摆放中美两国国旗时,误以中国的传统做法“以左为上”代替了目前通行的国际惯例“以右为上”,将中方国旗摆在签字桌的右侧,而将美方国旗摆在签字桌的左侧。结果,美方人员恼火不已,甚至拒绝进入签字厅。这场风波经过调解虽然平息了,却给了人们一个教训:在商务交往中,对于签约的礼仪不可不知。

资料来源:http://baike.baidu.com/view/1334387.htm?fr=aladdin。

签约,即合同的签署,在商务交往中被视为一项标志有关各方的相互关系取得更大进展,以及为消除彼此间误会或抵触而达成一致性见解的重大成果,因此极受商界人士的重视。在商务交往的实践中,尽管“君子协定”、口头承诺、“说话算数”在一定程度上有显著作用,但是更有效的取信于人、让交往对象心安理得的则是“口说无凭、立此为据”的文字性合同。

一、签字仪式的内涵

签字仪式是政府、部门、企业之间通过谈判,就政治、军事、经济、科技等领域缔结条约、协定或公约时举行的仪式。签字仪式虽不算是一种纯礼仪活动方式,但目前世界各国所举行的签字仪式都有比较严格的程序及礼节规范。这不仅显示出签字仪式的正式、庄重、严肃,同时也表明双方对缔结条约的重视及对对方的尊重。

二、签约仪式的准备工作

(一)待签文本的准备

1.对待文本的准备要慎重严肃

洽谈或谈判结束后,双方应指定专人按谈判达成的协议做好待签文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖印等工作。文本一旦签字,就具有法律效力。因此,对待文本的准备应当慎重严肃。

2.核对各种批件要认真

在准备文本的过程中,除要校对谈判协议条件与文本的一致性外,还要核对各种批件,主要是项目批件、许可证、设备分交文件、用汇证明、订货卡等是否完备,合同内容与批件内容是否相符,审核文本必须对照原稿件,做到每字不漏。对审核中发现的问题,要及时互相通报,通过再谈判,达到谅解一致,并相应调整签约时间。在协议或合同上签字的有几个单位,就要为签字仪式提供几份文本。如有必要,还应为各方提供一份副本。与外商签署有关的协议、合同时,按照国际惯例,待签文本应同时使用宾主双方的母语。待签文本通常应装订成册,并以真皮、仿皮或其他高档质料作为封面,以示郑重。其规格一般是大八开,所使用的纸张务必高档,印刷务必精美。作为主方应为文本的准备提供准确、周到、快速的服务。

(二)签字人员的安排

在举行签字仪式前,有关各方应预先确定好参加签字仪式的人员,并向有关方面通报。客方要将出席签字仪式的人数提前通报给主方,以便主方安排。签字者的人选要视文件的性质来确定,可由最高负责人签,也可由具体部门负责人签,但双方签字人的身份应该对等。参加签字的有关各方事先还要安排一名熟悉签字仪式详细程序的助签人员,并商定好签字的有关细节。其他出席签字仪式的陪同人员,基本上是双方参加谈判的全体人员,按一般礼貌做法,人数最好大体相等。为了表示重视,双方也可对等邀请更高一层的领导人出席签字仪式。

(三)签字场地的布置

举行签字仪式的场地,一般视参加签字仪式的人员规格、人数多少及协议中商务内容的重要程度来确定。多数选择在客人所住的宾馆、饭店或东道主的会客厅、洽谈室。无论选择在何处举行,都应征得对方的同意。

小知识

签字仪式中的国旗悬挂要领

(1)国旗居中:诸多旗帜中,国旗必须居中;

(2)国旗居右:两国国旗并列,右者为尊;

(3)国旗居前:诸多旗帜中,前者为尊;

(4)国旗为高:国旗必须高于其他旗帜;

(5)国旗为大:国旗的面积必须大于其他旗帜。

资料来源:http://www.welcome.org.cn/yishiliyi/2008-5-6/QianZiYiShi.html。

签字场地的布置:一般在签字厅(或室)内设置长方桌作为签字桌,桌面覆盖深绿色台呢布(但要注意双方的颜色忌讳),桌后放置两张椅子作为双方签字人座位,主左客右。座前陈列各自保存的文本,上端分别放置签字时使用的文具,如签字笔、吸墨器等。如与外商签署协议或合同,还应将各自一方的国旗布置在该方签字者的正前方。如签署多边性协议时,各方的国旗则应依一定的礼宾顺序插在各方签字者的身后。

三、签字仪式的位次排列

签字仪式可分为双边签字仪式和多边签字仪式。一般而言,举行签字仪式时,座次排列的具体方式共有三种基本形式,分别适用于不同的场合。

(一)并列式

并列式排座是举行双边签字仪式最常见的形式。按照仪式礼仪的规范,签字桌应当横放于室内,双方出席仪式的全体人员在签字桌之后排成一列,也可以依照职位的高低,自左至右(客方)或是自右至左(主方)排成一行,站立于己方签字人的身后,当一行站不完时可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例排成两行、三行或四行,原则上双方随员人数大体上相近。双方签字人员居中面门而坐,客方居右,主方居左。双方各自的助签人,应分别站立在各自一方签字人的外侧,以便随时对签字人提供帮助,如图9-1所示。

图9-1

(二)相对式

相对式签字仪式的排座与并列式签字仪式的排座基本相同。两者之间的主要差别,只是相对式排座将双边参加签字仪式的随员席移至签字人的对面,如图9-2所示。

图9-2

(三)主席式

主席式排座主要适用于多边签字仪式。其操作特点是:签字桌须在室内横放,签字席设在桌后,面对正门,但只设一个,并且不固定就座者。举行仪式时,所有各方人员(包括签字人在内)皆应背对正门、面向签字席就座。签字时,各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字,然后退回原位就座。

四、签约程序

(一)双方人员进入签字厅

签约人行至本人座位前站立等候,双方其他人员分为主客并按身份顺序站在本方签约人之后。双方主要领导居中,助签人站在签字人靠边的一侧,来宾和新闻记者站在桌子前边。

(二)签字开始

双方主签人拿出文本,翻开应签字的一页,指明签字的地方。签约人在本方保存的文本上签字,必要时助签人用吸墨器吸去字迹上的水分,防止污染,然后双方助签人相互传递文本。签约人再在对方保存的文本上签字。随后签字人双方交换文本,相互握手,这时站在后面的双方相关人员也要依次握手祝贺。有的还备有香槟酒,在签约后共同举杯祝贺。

(三)结束

签约后,双方握手庆贺,这时可以留影纪念,也可做简短讲话。

五、参加签字仪式的礼仪

(一)必须端庄大方,从容不迫

所有参加签约仪式的人员进入签约场所前,服饰仪表要整洁朴素,不能过于刻板,也不应过分喜形于色。签约人员入座后,主、客按身份顺序依次排列于各签字人座位之后,双方身份最高者站立中央。

(二)合同的起草应符合法律规范

首先,草拟合同必须遵守法律。在商务交往中,所有正式的合同都具有法律约束力。一旦订立,任何一方不可擅自更改。因此,商务人员必须熟悉国家的有关法律与法规。

其次,草拟合同必须符合惯例。合同必须优先遵守东道主的法律、法规。

(三)穿着得体,干净整洁

在出席签字仪式时,签字人、助签人以及随员应该穿着深色西装套装、中山装套装或西装套裙,并且配以白色套装和深色皮鞋。男士还须系上单色领带。参加签字仪式的礼仪人员、接待人员应穿统一的工作制服,或是旗袍之类的礼仪性服装。

(四)签字仪式完成后的庆祝礼仪

交换已签的合同文本后,有关人员特别是签字人员应该当场干一杯香槟酒。这是国际通行的增添喜庆的方式。商务合同签署后,应提交有关方面公证,然后生效。