不同类型活动的策划流程及主持人工作

不同的活动形式中主持人的具体工作内容也会有所不同。以下就结合工作实践谈谈各种类型活动的策划和主持人工作。主要谈谈小型客户联谊及产品推广会,其他类型活动只谈些注意事项。

一、小型客户联谊及产品推广会的策划和主持人工作

小型客户联谊及产品推广会是邀请老用户参加的小型活动,目的在于沟通感情,促成二次购买,此类活动一般定期举行,参加人数一般在50~100人。会场每位顾客均有客户服务人员进行一对一沟通,现场对主持人的要求是亲切自然,与客户服务人员保持密切联系,有针对性、有技巧地促进销售。

(一)小型客户联谊及产品推广会的一般流程

(1)开场白及企业、产品介绍(约10分钟)。

(2)专家讲座(约30分钟)。

(3)中间休息(约20分钟)。

(4)用户发言(约10分钟)。

(5)文艺表演及游戏(约15分钟)。

(6)有奖问答(约10分钟)。

(7)中间休息(约10分钟)。

(8)幸运抽奖(约15分钟)。

(二)在各环节中主持人须注意的事项及技巧

1.活动前准备阶段

(1)内容准备:对活动流程心中有数,必要时准备文字材料。安排文艺表演节目单,了解必须采访的重点客户资料。

(2)物品准备:横幅、展板、抽奖箱(抽奖券)、无线话筒调试、投影仪、影碟机、碟片、游戏道具等。

(3)人员准备:签到、发券人员,售货人员,产品测试人员,客户服务人员等。注意:指定一人负责与主持人协调,如拿游戏道具、奖品、抽奖箱等。

2.活动正式开始前的工作

(1)签到人员:向陆续进场的客户发放抽奖券,安排座位。

(2)客户服务人员:为自己邀请的客户送上茶水,进行一对一沟通。

(3)售货人员:开始卖货。

(4)产品测试人员:开始检测。

(5)主持人:播放VCD(DVD)或音乐。

3.开场白环节

开场白的风格奠定了整个活动的基调,好的开场白使整个活动更有吸引力。对主持人来讲,开头开得好,就会更自信,下面的安排就更加游刃有余。

(1)开篇送祝福,声音响亮。这中间要注意抑扬顿挫,提示鼓掌,这时台下的客户服务人员可带头鼓掌,煽动现场气氛。

(2)企业介绍时,可与投影仪配合,显得更专业、更规范。对于宣传重点务必放慢语速或加以重复,以求加深印象。

(3)产品介绍时,适时加上现场优惠措施,也可加上实物展示。

(4)活动流程介绍时,突出文艺表演、有奖问答、幸运抽奖等,增加吸引力。

4.专家讲座环节

专家从理性的角度论述使用企业产品的必要性。现场讲座的专家一般是老用户通过电台或专卖店咨询熟悉起来的明星,有时专家本身就是吸引客户到会的重要原因。如何隆重推出专家是提高讲座注目率的重点。

(1)如果此位专家是客户很熟悉的,可由主持人对其特征进行描述,由客户猜出专家名字。

(2)如果专家并不是客户特别熟悉的,可强调专家的头衔,同样可以增加权威性。

5.中间休息

在专家讲座结束后,主持人要适当总结讲座内容,并适时强调现场优惠措施,同时对休息过程中的安排作引导。另外还可以就自己的具体情况向专家进行咨询。

其实安排中间休息的目的在于趁热打铁,安排购物时间,此时客户服务人员会针对不同情况,把已决定购物的客户带至售货区,把有意向但还犹豫不决的用户带到产品展示区或专家咨询处,由专家帮助说服。此时主持人可穿梭于人群间,观察重点客户,因为主持人通过前面的表现,在客户心中建立了初步的信任度,主持人说话,往往比客户服务人员更有力。因此如果客户服务人员与主持人配合得好,成功的几率会增大。

6.用户发言

(1)请谁发言?

通过会前的了解和中间休息环节的交流,主持人对于重点顾客已有一定的把握,要有意识地邀请使用效果特别好、对企业感情深、有大件购买意向或已购买使用过大件产品的用户发言。

(2)向用户提什么样的问题?

一般情况下主持人的问题总是“从什么时候开始使用企业产品,效果怎么样”等,这样的问题容易引出千篇一律的答案,使场面显得沉闷。如果事先与客户或客户服务人员有较好的沟通或善于观察的话,还是可以问出丰富多彩的问题。比如客户的年龄、职业、家庭成员、衣着、体貌特征、现场购买的产品等都是可以切入的话题。

(3)用户发言过程中怎样控制场面?

①对于客户发言及时总结,适时引导。比如,一般用户会说“开始不太相信,试试看,从小件用起,效果不错,再次购买”等,主持人可以说:“其实这代表了很多用户的使用过程,在试用的过程中了解到企业产品的显著功效,又开始越买越多,从小件产品开始发展到大件产品。”

②通过不同的提问引出不同的回答,各有侧重,避免千篇一律。

③对于拖沓冗长的发言要巧妙转移,尽快刹车。比如,把开放式的问题改为封闭式的问题,不问“你使用效果怎么样”,而是“全身上下都用了,效果都不错,是吧?”或者代替用户用简洁的语言说出他将要说的话。

④发言面要广泛。主持人邀请的发言对象要遍布整个会场而不能集中在一起,否则会使没有发言的那一片人群产生被冷落之感。主持人可手执无线话筒走进会场的各个角落。

7.文艺表演

在这个环节中尽可能调动客户积极性,让他们参与表演。但事先必须要有所准备,一般需准备3~4个节目,由员工进行表演,员工在表演时可利用机会向自己所请的顾客表达谢意,增加客户的荣誉感。主持人和专家如能参与表演,将会更好地调动气氛。此环节中的节目不在于水平高,而在于气氛好,甚至可以故意“献丑”,唯求一乐。

8.有奖问答

利用奖品刺激客户争答问题,调动现场气氛。关键在于利用有奖问答把产品优势更好地传达给客户。

9.中间休息

此次中间休息的“借口”是准备幸运抽奖的奖品。目的是趁着前面环节所掀起的情绪热潮为销售再添一把火。

10.幸运抽奖

幸运抽奖时一般会邀请现场最年长的客户和购物最多的客户担任抽奖及颁奖嘉宾。如“超过60岁的朋友举手,超过70岁的朋友举手”等,通过一次次的举手提高参与感。在购物最多的客户抽奖的过程中采访其详细的使用情况,进一步煽动现场购买。

11.结束活动

活动最后要再次祝福,表达关切,再次强调送货电话。活动后仍有很多用户购物,因此主持人要坚持到最后,促进销售。

二、大型客户联谊及产品推广会的策划和主持人工作

大型客户联谊及产品推广会是借重要节日请老用户进行联欢,目的还是促进销售。一般到会人数在150~200人,现场客户服务人员与客户比例在1∶10~1∶20,客户服务人员不可能顾及所有客户,所以现场创造的氛围更加重要。大型客户推广会与小型客户推广会一样以销售为目的,所不同的是,大型客户推广会更强调娱乐性,更确切地说应称为“联欢会”。

此外,大型客户推广会与小型活动的差别不大,以下就大型客户推广会所需要特别注意的几个问题进行讨论。

(一)活动准备

(1)文艺表演:大型活动以联欢为主,事先需要联系一个小型演出团体,付费不高,质量不低。一般准备5~6个节目为宜。

(2)游戏节目:游戏能够很好地调动现场气氛,如踩气球、抢椅子等简单的小游戏。

(3)幸运奖品:大型活动奖品比较丰富,应该准备充足。

(4)人员准备:如果当地电台节目做得较好,可请电台主持人担任现场主持,比较有号召力,我们的主持人可以配合,重点是协调各部门工作。

(二)如何把娱乐和促销结合好

此类活动容易走近误区:只联欢不促销,大家只顾看表演做游戏而不买东西,虽然现场气氛不错但销售却上不去。解决这个问题有几种方法:

(1)在邀请时说明优惠措施,使有购买意向的人有备而来。

(2)在活动过程中留足购物时间,如安排跳交谊舞的时间,这样参与的人不多,其他人可以了解产品或购物。

(3)不时提及优惠措施,强调只为现场荣誉用户如此优惠,机不可失。

(4)专家还是要讲产品,但需要讲得更婉转,而且可与娱乐结合起来,比如专家先表演一个节目再聊天式谈及产品。

(5)在活动中不时穿插用户发言,促进销售。

三、户外大型产品推广活动的主持人工作

户外大型产品推广活动一般在广场或公园举行,参与的人较多,因此通过营造现场气氛很容易造成火爆销售的形势,达到促销目的。此类活动对主持人要求更高,因为参加人数多,影响大,不但对销售,而且对企业形象都有重要影响。因此事先必须精心准备。

(一)如何吸引人到现场

销售讲究“人气”,特别是户外的大型活动,参与的人越多越容易形成轰动效果。可以说,如果能吸引足够数量的人参加,那么活动就成功了一半。想吸引人们参加活动,关键在于现场要有足够吸引人的安排。

1.大幅度优惠措施

让想购买产品的消费者觉得机不可失,这是直接促进销售的办法。

2.抽奖和礼品派送

占便宜心理人皆有之,但来也不会白来,如果现场的气氛热烈,会让原先不想买的人情不自禁掏腰包。

3.丰富多彩的活动

安排观众喜闻乐见的活动项目,如演出团体现场表演、游戏、比赛、有奖问答等。

4.利用名人效应

此“名人”并非一般意义上的演艺明星,而是与企业产品有联系的、在消费者心中有知名度、有影响的人物,如电台节目主持人和专家,平时都是在电波中“闻其声”,而活动时可以在现场“见其人”,定可吸引大批忠实听众前来。

(二)如何营造现场氛围

人来了,可是如何让人感到不虚此行,并且心甘情愿地掏腰包呢?其中关键就是要营造良好的现场气氛,让消费者觉得仿佛参加了一个亲朋好友的大聚会,分外亲切,备受尊重。营造现场气氛要做很多工作,如现场布置、现场服务等,这里重点讲讲主持人如何通过舞台上的表现来提升氛围。

1.只言片语暖人心

通俗地说就是嘴巴要甜,好听的话不怕说得多,因为我们面对的群体是对产品感兴趣的人。

2.热热闹闹演节目

现场演出团体不一定很专业,但一定要有热情;节目水平不一定很高,不需要太高雅的艺术,只要演得热闹、看得热闹就达到效果了。

3.大家一起来参与

多安排一些参与性的节目,如有奖问答、趣味游戏,笑一笑,乐一乐气氛自然好。

4.名人上台来客串

一般此类大型户外活动比较倾向于由电台咨询节目主持人来主持,一来经验丰富,对产品比较了解;二来有知名度,容易吸引人。因此上台表演节目必然大受欢迎,如果借机再宣传一下产品,效果会更好。

(三)如何控制现场局面

对于参与人数较多的户外活动一定要控制好现场局面,对可能发生的意外情况要有所准备。控制节奏,有张有弛。舞台上的表演要把握好时间、节奏,现场不可能有座位,因此一场表演不宜超过一小时,可以演一小时休息半小时,节目可以重复,因为观众是流动的。而且休息时间也是希望消费者购物的时间。另外,节奏的控制也表现在一场表演中,节目的安排也需要掌握技巧,注意节目之间的搭配,单个节目时间不宜过长。

1.时刻关注观众情绪

针对消费者的各种反应及时调整节目安排。

2.遇意外情况及时应变

现场可能出现的意外情况很多,比如天气突然变化、个别消费者做反面宣传(不排除同类产品恶意竞争)等,都要视情况妥善处理。