熟悉会议策划工作流程

了解并熟练掌握会议策划工作流程。

挨了批评的李丹虽然心里很不爽快，但也不得不承认，自己此前考虑问题的确是头脑简单了，于是她向总经理道歉，并承诺今晚加班把这项工作做好。

（1）尽快向有经验的人士了解怎样做好会议策划工作。

（2）根据会议策划工作的进程逐步开展策划工作。

在同事的帮助下，李丹熟悉了会议策划工作的流程，有条不紊地铺开了此次会议的策划工作。

制订会议策划方案的工作程序可分为四个阶段（图2-1）：会议策划立项—立项后的可行性研究—策划方案的论证—策划方案的实施与反馈。

图2-1　制订会议策划方案的工作程序

1．明确6个“W”

会议策划的立项需要明确6个“W”，即：

who——“谁”要来参加会议；

what——是“什么主题”“什么类型”的会议；

when——“在什么时间”开“多少天”的会议；

where——在“什么地方”召开会议；

why——“为什么”要开这个会议；

how——“怎样”去筹备召开这个会议。

对于以上六要素，在会议的立项过程中，组织者还要进一步做具体的安排和落实。此外，还要重点做好会议的风险评估。

会议风险评估包括主要的演讲者或嘉宾因某种原因不能到会怎么办、参会人员因某种原因不能参会或严重误期怎么办、住宿超员如何处理、出现火灾或与会人员伤病如何应对等。

2．明确会议目标

在会议策划立项时，要有明确的会议目标。会议目标是会议所要完成的具体任务。人们之所以集会议事，就是为了实现某个或某些目标。

好的会议目标应该具备以下几个特征。

（1）目标内容明确、不含糊。也就是要让人清楚知道：为什么而开会？要解决什么实际问题？只有这样，与会者才不会盲目赴会，而是有备而来，这样才能提高会议的效率，真正解决要解决的问题。

（2）目标内容切实可行，不好高骛远。有的会议，制订的会议目标很多，而实际上根本无法一一完成；有的会议目标虽不多但却定得相当有高度，根本不切合实际，最终只会令会议出现拔苗助长式的夭折。

（3）有实现目标的具体责任人。任何目标的实现，都离不开人的努力；任何会议的召开，也都需要有人的发起和组织才能得以开展和完成。因此，会议策划必须明确确定实现会议目标的责任人，该责任人可以由组织或个人承担，前提是该组织或个人必须具备完成此任的能力和条件。

会议目标在未确定之前，应与领导及相关部门进行多方讨论和研究，一旦确定下来，就不要再随意更改，否则，后续的工作将无法开展。

（一）调研分析的内容

对策划方案的可行性进行调查研究，是一项十分重要的工作。调研时需重点关注以下几个方面。

（1）研究会议的环境和目标公众的适应性。

▲对会场环境的考察。

▲对交通状况的考察。

▲对参会人员的调研。

（2）研究财力的适应性、效益的可行性、物质水平的适应性和应急能力的适应性。

从财力的适应性来说，就是要考虑会议的每项活动内容是否有足够的资金支持，是否有更好的可以节约成本的预算方案。

从效益的角度考虑，就是指考虑举办会议的收入能否弥补成本后还有节余，用哪些方法和指标可以预测出来。

从物质水平的适应性来说，就是要考虑举办会议，尤其是大型的会议，需要动用许多物质资源（如机器设备、运输工具和客房等），这些物质资源是自己买合算，还是租用更合算。

从应急能力来说，就是指在策划会议与活动时，必然要制订一些应变措施来预防意外情况的出现。比如：组织户外活动要考虑天气的情况（防雨、防雪等），在野外活动则要考虑安全问题和保险问题。

以上这些都是策划人员要进行的可行性研究的范畴，研究时必然也要考虑到会议经费预算的可行性，然后才能做出可行性较强的策划方案。

（二）收集相关信息

为了保证会议策划方案的科学性和可行性，同时也为了使会议目标最终能得到落实，收集信息、展开调研是必不可少的工作环节。那么，制订会议策划方案要收集哪些信息？

（1）收集与会议有关的政策、法规、规章制度，这能使会议有章可循、有法可依，开得更规范、更权威、更严谨。

（2）收集组织内、外相关的信息和资料，这便于会议策划时能尽量利用这些相关资源，使会议取得最大的效益。

（3）收集组织内、外各相关方面的参谋建议，这有利于发扬民主、集思广益。

（三）分析整理信息

在充分掌握信息资料的基础上，还要对信息进行分析和研究，相关工作如下。

（1）分析可利用的资源和有利的条件，找出优势。

（2）分析欠缺的条件和不足之处，看清劣势，评估风险系数。

（3）预测可能出现的一些情况，提出对策和解决的办法。

（四）参考调研资料，策划会议方案

在开展了以上调研工作的基础上，可以着手策划会议方案。方案的设计一般要有2套以上，以便于进行综合比较，择优选用。

通常，一份规范的会议策划方案至少应该包括这些内容：

▲制订方案的依据；

▲要达到的会议目标；

▲现有的主、客观条件；

▲实现目标的途径、方法；

▲可能出现的问题及解决方法。

如何在几个会议策划方案中选出最优方案？切记，不是方案设计得越多、越长就越好，也不是领导喜欢的就最好。通常，我们会运用合理的标准和科学的方法去考察所做出的策划方案，比较法和推演法是较为科学的方法。

一是方案全局性的比较。这是选择会议策划方案的根本原则，也是首要标准。那些不能对会议做出通盘考虑和全面协调的设计方案，在现实中是难以运作的，根本无法保证会议工作的开展实施。

二是方案可行性的比较。有些方案设计得美轮美奂，无疑很吸引人，可如果不能付诸实践而只能纸上谈兵，那么这样方案是没有任何实际意义的。比较方案的可行性，不仅可以优化方案，而且能够处理好整体与具体的关系；既避免了方案设计过程中不切实际的幻想，又有效地保护了设计的突破和创新。

三是方案效益性的比较。这一点也是不可忽视的重要标准。现代经济社会尤为强调效益，会议作为一种新兴的现代产业，自然也要与效益挂钩！亏本的会议没人愿意办，所以，策划方案必须将效益因素考虑进去，抛开效益因素的方案策划，犹如空中楼阁。

（一）在策划的基础上编制具体的实施计划

实施计划不同于策划，策划更多地表现为战略性的内容，包括分析情况、发现问题、确定目标、设计和优化方案，最后形成具体工作计划等一整套环节；而计划只是策划的最终结果，较多地体现为在目标、条件、战略和任务等都已经明确化的情况下，为即将进行的工作提供具体操作的方案。因此，策划掌握原则和方向，是宏观的；而计划处理程序和细节，是微观的。

实施计划必须明确给出具体的实施时间、实施时限、实施步骤和要求、实施人员的安排、实施经费的落实、实施的监督与措施保障等。

（二）定时追踪，根据反馈情况修正或调整策划方案

我们必须承认一个事实，那就是：所有的方案，虽然经过了人们的反复推敲，但它始终带有人类自身的主观性与局限性，因此，它不可能尽善尽美。所以“修正”和“调整”都是意料之中的事情。

（1）修正方案：根据信息反馈中的负反馈，对原方案中不科学、不合理的地方予以修正。这属于较大的改动。

（2）局部调整：根据信息反馈的情况，对原方案的局部内容作出诸如时间（先后、长短）的调整、资源（多少）的调整等。这属于较小的改动。

无论是大改动还是小调整，其目的都只有一个，那就是给出最佳的策划方案，为会议的组织和实施提供最好的前提保障和信息服务。

·训练目标

分析案例，熟悉会议策划工作流程。

·知识要求

会议策划工作流程和步骤等相关知识。

·训练要求

（1）分析案例，列出A公司会议策划工作的流程。

（2）指出本次会议策划的创新点，分析其原因。

（3）体会会议策划的重要性。

·任务描述

A公司是一家区域性的医药公司，年营业规模达5亿，在当地具有一定的影响力。该企业每年都要召开数次商业推广会，进行促销活动等，但会议的效果越来越差。年底，同样的命题又一次摆在A公司的面前。

为了改变会议以往的不良效果，公司进行了详细的分析与研究，决定从细节和创意两个方面入手。主要会议工作策划如下。

一、成立专门的会务组，全权指挥和运作推广会

经过与领导沟通，专门成立由营销总监牵头的会务组，组成一支高效的会议执行团队。

二、确定会议主题和性质

经过大家集体讨论，确定本次会议的性质为综合性会议，集年终答谢和促销推广活动于一体。根据会议性质，确立会议的主题为《浓情××　冬日送暖送安康》。

三、确定会议答谢和促销的形式

围绕会议性质和会议主题，确定了“五连环，环环惊喜；答谢情，情深意长”的答谢和促销形式，共设计了五大促销主题连环进行。尤其是神秘大奖的设计，充分调动了参与者的积极性。

四、确定会议推广媒介和推广方式

根据参会人员的特点，制订了立体式的推广手段。通过手机短信、电话沟通、宣传单派发、当地无线一套的游动字幕等四种推广手段，进行广泛的宣传推介活动。

五、制定会议沟通策略

围绕会议性质、会议主题、促销形式和推广方式，制订了一套核心的沟通策略，同时根据推广方式的不同又制订了具体的沟通策略和诉求语言，并且形成标准用语，让相关人员掌握和使用。

六、现场布置，营造氛围

为了营造“醒目突出、让人记忆深刻”的现场氛围，从礼品的摆放、现场条幅的悬挂、彩拱门的布置到产品的展示、主席台的布置等，各处都作了精心安排，制订了布置标准和要求。尤其值得一提的是，神秘现金大奖的布置，成为全场最为集中和瞩目的焦点，很好地调动了现场的氛围。

七、制订整体的会议流程和执行标准

为了更为有效地保证会议效果，公司专门从内部选拔了两名工作人员作为主持人，并为此制订了整体的会议流程和各个流程的相关主持要求。

八、确定整体工作推进表和详细的人员安排

根据整体工作内容进行详细的分工，每一个细节都分配到人、责任到人，并与每一个相关人员进行详细的讨论，使之明白工作内容和工作执行标准及相关要求等。

九、创意尽现，环环精彩

创意是体现此次推广会议效果的最主要方面。会议策划人员在每一环节都最大化地体现出创意的内容，如前面提到的神秘大奖的布置摆放，还有会议主题的确定、促销形式的制订，甚至宣传单的制作，都尽可能地体现出创意的内涵所在。

十、会议工作的检查落实

在会议的准备过程中，随时对各个工作环节进行检查，发现问题及时纠正与处理。在会议的前一天，会务组全体人员进行集中检查，认真核对，保证会前准备工作做得充分，执行到位。

由于以上各项工作的一一认真落实，本次会议A公司创下组建以来所有会议之中效果最好的一次，客户也纷纷反映会议组织得好且很有新意。

·操作提示

（1）以小组为单位组织讨论，专人记录，1课时（或课外进行）。

（2）小组发言，汇报讨论的结果，主要讲述案例中的策划流程和创新点。

（3）多搜集几个会议策划案例进行比较。