原始凭证与记账凭证的填制与审核

第二节　原始凭证的填制和审核

一、原始凭证的填制

（一）原始凭证的基本内容

经济业务的内容是多种多样的，因此记录经济业务的各种原始凭证所包括的具体内容也就不可能完全相同，并且具有不同的格式和特点。比如，收料单记录的是某种材料收入仓库的数量和成本，而领料单记录的则是因某种需要领用某种材料的数量和成本，两者所记录反映的内容及格式显然是不一样的。但是，无论什么样的原始凭证要反映会计主体的经济活动，它们都必须具备说明经济业务完成情况和明确有关人员经济责任的若干要素，一般应必须具备下列基本内容：

1.原始凭证的名称。

如收据、增值税专用发票、领料单等，这些名称能基本反映该凭证所代表的经济业务的类型。

2.原始凭证填制的日期。

一般情况下它应该是经济业务发生时的日期，对少数不能及时填制凭证的经济业务，也应在经济业务发生后尽快填制完毕。

3.填制原始凭证的单位名称或者填制人姓名以及接受原始凭证的单位名称。

任何经济业务的发生，都是由交易双方来完成的，因而一份完整的原始凭证应该载明交易双方单位的名称，以便准确界定各自的权利和义务。

4.经办人员的签名或者盖章。

可以是外单位也可以是本单位内部部门有关经办人员的签章，这也是明确经办人员责任所必须的。

5.经济业务内容。

原始凭证对经济业务内容的反映可以通过凭证内专门的摘要栏等进行，也可以直接由凭证本身来体现。例如，一张收料单本身就直接反映出所进行的经济业务的内容，而一张收据就需要设置“收款事由”来说明所进行的经济业务的内容。

6.经济业务所涉及的实物数量、单价和金额。

这是全面完整反映经济业务所必须的，特别是金额，如果缺少这一项，单证就不能作为原始凭证用以记账。

（二）原始凭证的填制方法及要求

原始凭证是用以记录和反映会计主体经济活动的最直接的载体，因此填制原始凭证就是按照经济业务发生或完成的实际情况，在规定的凭证格式中进行记录。无论原始凭证格式、种类如何，在填制时都必须达到真实准确、内容完整、填制及时、书写规范、连续编号的要求。

在填制原始凭证时，必须符合下列要求：

1.真实准确、及时填制。

原始凭证中所反映的经济业务，必须与实际情况完全相符，不允许弄虚作假、歪曲事实，不允许故意涂改、挖补，凭证中有关数字的计算也必须准确无误。同时要根据经济业务的执行和完成情况，及时填制原始凭证并按规定程序及时送交会计部门。

2.内容完整、手续齐备。

经济业务的完成情况要按照规定的凭证格式和内容，逐项填写齐全，不得遗漏或省略。并且凭证传递的手续必须齐备，有关人员的签章也必须齐全。

3.书写规范、连续编号。

原始凭证中的书写要字迹端正、易于辨认，数字书写要符合会计上的技术要求，复写的凭证也要字迹清楚。原始凭证要分类按顺序编号，填写时应依次使用，如有跳号，应加盖“作废”戳记，不得撕毁。

具体在填制原始凭证时，还要注意以下要求：

（1）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章；自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。所谓公章，是指具有法律效力和规定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，如财务专用章、发票专用章、业务公章、收款专用章或结算专用章等。

（2）购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。实物购入以后，要按照规定办理验收手续，这有利于明确经济责任，保证账实相符，避免物资短缺和流失。实物验证工作应由有关人员负责办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查。对于需要入库的实物，必须填写入库验收单，由仓库保管员按照采购计划或购货合同验证后，在入库验收单上如实填写实收数额，并签章。对于不需要入库的实物，由经办人员在凭证上签章以后，必须交由实物的保管人员或使用人员进行验收并在凭证上签章。经过购买人员以外的第三者查实核对后，会计人员才能据以作进一步的会计处理。

（3）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。在实际工作中，有的单位发生销售退回时，对收到的退货没有验收证明，造成退货流失；办理退款时仅以所开出的红字发票的副本作为本单位退款的原始凭证，既不经过对方单位盖章收讫，也不附对方单位的收款收据，这样处理漏洞很大，容易发生舞弊行为，应予以纠正。

（4）职工公出借款的凭据，必须附在记账凭证之后。职工公出借款时，应由本人按照规定填制借款单，由所在单位负责人或授权的人员审核并签章，然后办理借款。由此形成的借款收据是办理有关会计手续、进行相应会计核算的依据。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。这样可以保证会计资料的完整性。

（5）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件；如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

（6）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

（7）原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。

（8）凭证中的阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯数字金额前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写的币种符号。币种符号与阿拉伯数字金额之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。所有以元为单位（或其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“-”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“-”代替。汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。阿拉伯数字金额中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯数字金额元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

（9）原始凭证遗失处理。按照规定，从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，或者根据原始凭证的存根复印一份，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。

二、原始凭证的审核

为了保证原始凭证的合法性、合理性和真实性，更有效地发挥会计工作的监督作用，维护财经纪律，对原始凭证必须要严格审核。只有审核合格的原始凭证才能作为进一步记账的依据。

对原始凭证的审核，主要包括以下两方面的内容：

1.审核原始凭证的完整性、准确性。

这主要侧重于从形式上来审核原始凭证的填制是否符合规定的要求，如有关内容是否准确，手续是否齐备，凭证中应填写的内容是否填写齐全，凭证联数是否正确，数字计算是否正确，相关人员及单位是否都已签章，文字是否清楚及有无涂改现象等等。这是审核原始凭证的第一步。

2.审核原始凭证的合法性、合理性。

这主要侧重于从实质上来审核原始凭证所反映的经济业务是否符合有关政策、法令、制度、合同、预算和计划等等；是否真实，有无虚构捏造的行为；是否符合规定的审批权限和手续；是否符合提高经济效益的要求，有无扩大成本费用开支范围的情况等等。

在审核原始凭证后，会计人员对于符合规定的凭证，应当及时办理随后各项必要的手续；对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照有关规定更正、补充。

原始凭证的审核，是一项十分细致严肃的工作，经济工作中的许多问题往往也会通过原始凭证的审核被发现出来。而要做好原始凭证的审核工作，就要求会计人员必须熟悉有关国家财经法纪、本单位的规章制度、合同、预算、计划等的规定，全面了解本单位业务经营状况，才能及时确定原始凭证的内容是否准确、完整、真实、合法、合理，从而更好发挥会计监督的作用。