定义转账分录

4.5.1　定义转账分录

转账分录分为外部转账和内部转账。外部转账是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账系统中，内部转账是指在总账系统内部把某个或几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。

第一次使用总账系统，应先进行“转账定义”，即设置自动转账分录。定义完转账分录后，在以后各月只需调用“转账生成”功能，即可快速生成转账凭证。但当某转账凭证的转账公式有变化时，需先在“转账定义”中修改转账凭证内容，然后再转账。

设置自动转账分录就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机中，包括增加、删除、修改分录，或对自动转账分录进行查询、打印。如何设计金额的计算公式是自动转账的关键。

自动转账分录可分为两类：第一类为独立自动转账分录，其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关；第二类为相关自动转账分录，其金额的大小与本月发生的业务有关。

“转账定义”功能提供6种转账功能定义：自动转账定义、对应转账设置、销售成本结转设置、售价(计划价)销售成本结转、汇总损益结转设置、期间损益结转设置。

1.自定义转账设置

由于各个企业情况不同，各种计算方法也不尽相同，特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类转账的不同。为适应各个企业不同转账的需要，用户可以自行定义自动转账凭证。

设置转账分录时，首先设置转账分录的基本内容，如凭证的摘要、会计科目和借贷方向等。

系统在生成自动转账凭证时，要求将以前的经济业务全部登记入账，方可采用自定义转账分录生成机制凭证。

例如，公司计提短期借款利息，按短期借款期末余额的0.2%计提当月借款利息。借方记财务费用，贷方记预提费用。其操作步骤有：

(1)输入转账目录条件

①执行“期末”|“转账定义”|“自定义转账”命令，进入“自定义转账设置”窗口，单击工具栏上的【增加】按钮，打开“转账目录”对话框，可定义一张转账凭证。

②依次输入转账序号、转账说明和凭证类别。

③单击【确定】按钮，返回，继续定义转账凭证分录信息。

(2)定义借方转账分录信息

①在“科目编码”文本框中输入“5503”，在“方向”下拉列表框中选择“借”。

②移动下方滚动条至“金额公式”文本框。

(3)直接输入金额公式

金额公式是指今后让系统自动生成转账凭证时，发生额的数据来源于取数公式。输入金额公式有两种方法：一是直接选择计算公式；二是引导方式输入公式。

如果公式的表达式明确，可直接输入公式。

(4)引导方式输入公式

输入公式时，如果公式的表达式不太明确，可采用向导方式输入金额公式。

①在“自动转账设置”窗口中，单击工具栏【增行】按钮，依次输入摘要、科目编码和方向等内容。

②双击“金额公式”文本框，打开“公式向导”对话框。

③拖动左边上下滚动条，选择“期末余额”

④单击【下一步】按钮，打开“公式向导”对话框。

⑤在“科目”文本框中输入“2101”，选择期间为“月”，方向为空，单击“按默认值取数”单选按钮，选中“继续输入公式”复选框，单击运算号“*(乘)”单选按钮，单击【下一步】按钮。

⑥在“公式名称”框中，拖动上下滚动条，选择“常数”。

⑦单击【下一步】按钮。

⑧在“常数”文本框中输入“0.2”。选中“继续输入公式”复选框，单击运算符“/(除)”单选按钮。

⑨输入常数“100”，单击【完成】按钮，得到公式：QM(2101，月)^*0.2/100。

⑩单击【保存】按钮，自定义转账公式设置成功。

2.对应转账设置

对应结转就是对两个科目进行一一对应结转。对应结转的科目可为非末级科目，但其下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目)，若有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。如将“应交税费—应交增值税—进项税额”对应结转到“应交税费—应交增值税—未交增值税”，将“应交税费—应交增值税—销项税额”对应结转到“应交税费—应交增值税—未交增值税”中。

3.销售成本结转设置

销售成本结转是指将月末商品(或产成品)销售数量乘以库存商品(或产成品)的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。

在总账系统中，建立会计科目时，如果库存商品、主营业务收入和主营业务成本等科目下的所有明细科目都有数量核算，且这三个科目的下级科目的结构均一一对应，则输入完成后，系统自动计算出所有商品的销售成本。

4.期间损益结转设置

期间损益结转主要用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况，主要是对管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。期间损益结转时应注意以下几个方面：

●每个损益类科目的期末余额将结转到与其同一行的本年利润科目中。

●若损益类科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助类必须相同。

●本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。