分录程序与分录簿

二、分录程序与分录簿

1.分录（会计凭证）

企业日常发生的各种会计事项都必须取得或填制各种凭证。譬如，购买材料可以取得对方开出的发票、运输部门的运单；企业内部生产领料就需要填制领料单；核算职工的工资就需要编制工资结算单，等等。这些凭证是作为企业经济活动最原始的凭据，它们作为企业会计核算的原始记录，被称为原始凭证被企业保存下来。企业会计核算的起点也是从填制和取得原始凭证开始的。由于原始凭证种类繁多，格式不统一，有的从外部取得，有的由企业自行设计，因此，会计上就必须采用编制另外一种凭证的方法，这种凭证我们称之为记账凭证，它是企业会计人员根据审核无误的原始凭证，分析这一会计事项所引起的会计要素的增减变化及其影响金额，并按照借贷记账法的原理，确定具体的会计科目，应借、应贷的方向和金额，将其做成一条记录，即我们所说的会计分录。在实际工作当中就是编制一张记账凭证的过程。可以说会计分录是记账凭证的核心内容，除此之外，记账凭证还有其他反映经济活动的内容，譬如，反映经济活动的日期、摘要，等等。原始凭证也好，记账凭证也好，它们都是企业会计核算的基本资料，都是作为记账的依据。有关会计凭证的内容我们将在以后予以详细介绍，在此，读者应该了解我们平时所讲的编制会计分录过程其实质就是编制记账凭证的过程。

兹列示上述第（1）、（2）两笔会计事项应编制的会计分录如下：

（1）借：固定资产　　　　300000

　　　　贷：银行存款　　　　　300000

　　　　（向商建房产公司购买营业用房）

（2）借：原材料　　　　　150000

　　　　贷：应付账款　　　　　150000

　　　　（向大有汽车公司购入修理用备品备件）

需要进一步说明的是，会计人员编制好记账凭证（会计分录）以后，可以根据记账凭证登记有关的账户，我国目前的情况就是这样。但在国外，往往要增加一道程序，即将编制好的会计分录按照经济业务发生的时间先后顺序汇总在分录簿当中，然后才将分录簿中的会计分录采用过账程序记入到有关的分类账户中。为什么这样做？这样做的好处在哪里？

2.分录簿

“分录簿”的一般格式如表5－2、表5-3所示。

下列分录簿中的各栏，根据发生的每笔会计事项，将应编制好的会计分录按日期顺序分别记入，其中“备查”一栏记载各有关账户的页码编号，以便于今后能迅速准确地将每笔分录过入到分类账簿当中。另外，在登记分录簿时，如果分录簿的某一页的最后不足以记载一笔会计事项的完整分录时，可以任其空白，而将该分录全部记入下一页，这样做有利于对一笔会计分录的完整性一目了然，这也符合人们的阅读习惯，减少发生差错。同时，为了便于检查每笔分录是否按相等的金额分别记入借、贷两方，可以在分录簿的每页页底，分别加记借方金额和贷方金额总数，如表5-3所列示的那样。

从上面所列示的分录簿我们可以看到，所有的会计分录都是按照它们发生日期的先后顺序进行记录，所以会计上也称之为“序时账簿”。总括地说，会计分录簿可以减少记账的错误，避免将会计事项直接记入分类账簿时可能发生的漏记或重记。另外，在分录簿当中的每笔分录，除了应借和应贷的科目外，还有反映经济活动的简要说明，这样，就提供了每笔会计事项的全貌，便于日后的考查。由于分录簿是按照会计事项发生日期的顺序所做的会计记录，如果我们要了解企业某一天或某一期间的企业的全部经济活动，可直接查阅分录簿记录就可以一目了然。

表5-2　分录簿