自动转账分录

第二节　自动转账分录

自动分录功能分为设计和使用两个步骤。一次设计，长期使用。在初始化中主要完成设计工作。在第八章综合业务的表8-12中，我们已经编制了“新奥计算机公司自动转账凭证明细表”，完成了书面的设计工作。现在我们将把书面设计成果输入系统，“教”计算机进行自动转账的方法。

在自动分录定义中，除了直接录入凭证名称、编码、会计科目、部门、借贷方向等外，还需要将“新奥计算机公司自动转账凭证明细表”中的“发生额算法”按照所使用的系统的规定“翻译”成计算公式。这项“翻译”工作依所用会计核算软件的不同而不同。我们所用的教学软件采用的“翻译”语言与我们在第七章报表编制中使用的报表公式设计的语言相似。

一、第一笔自动业务

第一笔自动业务的内容为提取本月折旧费用。这是本月第一笔自动分录，为了掌握自动转账分录的定义与编制，此处详细讲解了提取折旧自动分录的每一步具体操作。掌握了第一笔自动分录的操作，其他笔自动业务可以同理类推。

(一)定义自动分录

单击“系统设置”菜单中的“自动转账分录定义”菜单项。打开“自动转账分录设置”窗口，如图10-23所示。

图10-23　自动分录定义中的选择科目代码窗口

在“分录号”后输入“1TQZJ”(提取折旧);“凭证类型”选择“自动”(下同);“使用时间”选择“日常”(下同);在“摘要”栏输入“提取折旧”;在“借/贷”栏按F7，则系统自动显示“借”;“科目代码”栏的输入可参照第八章表8-12新奥计算机公司自动转账凭证明细表中的科目编码及名称直接录入，也可按F2键，进行会计科目选择，仍参见图10-23所示。

点击“确认”;进入“部门代码选择”窗口，如图10-24所示，此处均可参见第八章表8-12所示。

图10-24　自动分录定义中的选择部门单位代码窗口

单击“确认”，进入“金额来源”公式定义栏。按F2键，出现“表达式选择”窗口，开始引导输入金额公式。在“表达式选择”中，选择“科目表取数”，如图10-25所示。

图10-25　自动分录定义中表达式选择窗口1

按回车键，则继续是“表达式选择”窗口，在此窗口中选择“科目期初借方余额”，如图10-26所示。

图10-26　自动分录定义中表达式选择窗口2

继续按回车键，则出现“选择科目名称”窗口。在“选择科目名称”窗口中，选择“1601固定资产”，如图10-27所示。

图10-27　自动分录定义中的选择科目名称窗口

点击“确认”，出现“选择运算符”窗口，如图10-28所示。

图10-28　自动分录定义中的选择运算符窗口

点击乘号，出现如图10-25所示的“表达式选择”窗口，点击该窗口的下拉箭头，选择“常数”，则出现“输入常数”窗口，在该窗口中输入常数“0.004”，如图10-29所示。

图10-29　自动分录定义中的输入常数窗口

继续按“Enter”回车键，又出现如图10-28所示的“选择运算符”窗口，此时选择“取消”，结束本行公式定义，如图10-30所示。

图10-30　自动分录定义中设置完成的第一个金额来源

重复以上操作步骤，进行第二业务部和第三业务部提取折旧设置。当定义第四行“累计折旧”科目时，在“摘要”栏按“F3”，复制上栏摘要;在“借/贷”栏按F8，系统自动显示“贷”;在金额来源栏点击“F2”键，出现的如图10-25所示的“表达式选择”窗口，点击该窗口的下拉箭头，选择“借贷平衡校正数”;按回车键，出现如图10-28所示的“选择运算符”窗口，选择“取消”，则完成提取折旧自动分录定义。定义完成的提取折旧自动分录如图10-31所示。

图10-31　定义完成的提取折旧自动分录

注意:为了提高效率，这里有一个小技巧:当光标停在第一行公式结尾时，按“部门(递推)”按钮，系统会将本行内容自动按部门复制到以下各行。

部门递推以后，让光标停在第二行，单击“删除”;然后把原第三行公式中的“0.004”改成“0.003”;把原第四行公式中的“0.004”改成“0.003”。按回车键，光标回到原第五行“摘要”栏，按F3键，复制摘要;按F8键，输入“贷”;按F2键，参照输入“1602累计折旧”;按F2键，选择“借贷平衡校正数”(参见图10-31);单击“存盘”按钮，可存入新输入的分录或修改过的分录内容。

存入分录时，系统要对存入的分录做如下检查和处理:

(1)去掉自动分录中无科目代码、表达式为空或已加双红线的行。

(2)非法对应科目检查。此检查根据第九章的规定进行。

只有上述检查全通过才正式存入自动分录，否则要求操作者继续修改。

特别提醒

由于大部分自动凭证需要从本月发生额中取数，所以自动分录的定义放在系统启用后的第一个会计期间的期末进行比较合适。

(二)试编凭证

在自动分录定义窗口中，自动分录定义完成后，需点击“存盘”，将自动分录保存在系统中，则在“系统设置”的“自动转账分录查询”中就可以查询到该自动分录。为了检验自动分录定义是否正确合理，每个自动分录被定义完成时都应该进行试编。此处需注意，自动分录只有先“存盘”，才能“试编”。在“自动分录定义”窗口(参见图10-31所示)或“自动分录查询”窗口，单击“试编”按钮，屏幕将显示本自动分录的凭证试编结果，如图10-32所示。

图10-32　自动分录定义中的试编凭证

试编产生的凭证只能显示，不保存、不记账。

(三)正式编制

要进行“自动转账凭证”的正式编制，与编制普通记账凭证操作类似，先需切换到录入员登录，通过菜单“凭证编制”进入“凭证输入修改”功能。在“记账凭证输入修改”窗口，单击“自动凭证”按钮，打开“自动转账分录编制”窗口，鼠标定位到“分录号”，单击“F2”键，调出“选择自动分录”窗口，选择“1TQZJ”自动分录双击后，如图10-33所示。

在“自动转账分录编制”窗口，单击“编制”，即生成自动转账凭证，如图10-34所示。

图10-33　自动凭证正式编制时选择自动分录窗口

图10-34　编制完成的自动转账凭证

(四)凭证审核记账

自动转账凭证正式编制完成以后，其凭证审核与记账与其他凭证操作完成相同。切换到系统主管，审核凭证并记账，操作步骤参见第一节日常业务内容的介绍。

二、第二笔自动业务

第二笔自动业务的内容为本月经营成果的核算。为了简化公式，结转经营成果可以分为两个自动分录进行定义与编制。

(一)结转经营收入自动分录定义

参见第八章表8-12自动转账凭证明细表，与第一笔自动分录定义类似，单击“系统设置”菜单中的“自动转账分录定义”菜单项。打开“自动转账分录设置”窗口，进行结转经营收入自动分录定义，定义完成的自动分录如图10-35所示。

图10-35　结转经营收入自动分录定义窗口

特别提醒

当进行“6001主营业务收入”科目代码定义时，出现“原始凭证信息”窗口，要求选择“部门单位代码”，此处部门单位代码一定要选择“000公司”。因为月末结转经营成果是对整个公司的经营成果进行结转，而不是某个部门，参见图10-35所示。

同理，当结转本月成本费用自动分录定义时，其所有成本费用类科目定义选择“部门单位代码”时，也应选择“000公司”。

(二)结转成本费用自动分录定义

操作过程和操作原理同上，科目代码“6401主营业务成本”、“6601销售费用”、“6602管理费用”定义中的“部门单位代码”均选择“000公司”，定义完成的结转成本费用自动分录如图10-36所示。

图10-36　结转成本费用自动分录定义窗口

(三)试编凭证

自动分录定义完成后，需先点击“存盘”按钮，再点击“试编”按钮，通过试编验证上述定义的正确性。定义完成的结转经营收入自动分录试编结果如图10-37所示，定义完成的结转成本费用自动分录试编结果如图10-38所示。

图10-37　结转经营收入自动分录试编结果

图10-38　结转成本费用自动分录试编结果

(四)正式编制

与第一笔业务自动分录正式编制过程相同，切换到录入员登录系统，进入“凭证输入修改”，编制第二笔业务的两个自动转账凭证。编制完成的结转经营收入自动转账凭证如图10-39所示，编制完成的结转成本费用自动转账凭证如图10-40所示。

图10-39　编制完成的结转经营收入自动转账凭证

图10-40　编制完成的结转成本费用自动转账凭证

(五)凭证审核记账

与第一笔自动业务相同，切换到系统主管，审核凭证并记账，审核凭证并记账。

三、以后各笔自动业务

与上面两笔自动业务一样，以后每笔自动业务的程序也都是定义自动分录、试编、存盘、正式编制凭证、存盘、审核和记账等环节以及其间的操作员切换。因为自动转账业务的主要难点和重点是自动分录定义，只要自动分录定义正确，其他的工作都很容易完成。因此，特别提醒大家熟练掌握“自动分录定义”相关内容，同时补充说明以下四点。

(1)提取所得税的自动分录的分录号为“4TQSDS”(第四，提取所得税)。在定义“金额来源”公式时可以使用一点儿技巧:先用引导法定义“本年利润”期末余额减去期初余额之差，按“取消”按钮结束引导，通过键盘加上括号后再乘以0.25。定义结果如图10-41所示。

(2)删除某张自动转账分录，在“自动分录定义”窗口，在分录号栏中输入要删除的分录号并选中，然后按“F9”键，系统出现“是否删除当前的分录?确认后将无法恢复!”提示信息，按击“确认”则永久删除本张自动分录，如图10-42所示。

(3)定义完成的自动分录存盘后，通过功能菜单“系统设置”，进入“自动转账分录查询”，可进行自动分录查询。如图10-43所示，点击“分录提示”按钮，出现“分录号选择”窗口，可查询所有已定义的自动分录。

图10-41　用引导法和人工法联合定义完成的自动分录窗口

图10-42　删除自动分录窗口

图10-43　自动分录的查询和分录号选择窗口

(4)自动转账的次序非常重要，如果次序混乱，结果可能全错。通过分析转账业务流程，可将该企业的期末转账业务分为如下几个步骤:

①将填制好的日常业务记账凭证按规定登记入账;

②完成期末各项费用的提取和结转，包括折旧费用等;

③将上述费用登记入账;

④核算本月税前经营成果，并登记入账;

⑤计算提取本月所得税，并登记入账;

⑥将本月所得税结转到“本年利润”账户，编制记账凭证并登记入账;

⑦最后进行税后利润的分配，编制记账凭证并登记入账。

请大家按以上次序完成自动转账凭证的处理。

四、核销已达往来账和查询

(一)核销已达往来账

往来销账功能是为核销往来业务而设计的，当应收款业务已收到款或应付款业务已付清款，就可以进行核销(勾账)。它包括手工核销往来账和自动核销往来账。

1.手工销账

选择本功能后屏幕如图10-44。选择某一往来科目及往来客户，按Alt+O键或单击“确认”钮进入图10-45窗口继续操作。按Alt+C键或单击“取消”钮退出本功能。按Alt+H键或单击“帮助”钮，可得到热线帮助。

图10-44　手工核销往来业务选择窗口

图10-45　手工核销往来业务窗口

单击“核销”按钮或按F4键，在“往来业务”窗口的标志栏显示“√”字样，表明此业务已核销。核销时需注意借方、贷方应核销的金额是相等的。

单击“未销”按钮或按F5键，在“往来业务”窗口当前行的标志栏中抹去“√”字样，表明此业务没被核销。

核销业务借贷方总金额必须相等，如果本次核销的所有业务的借方总金额不等于核销业务的贷方总金额，则系统提示用户继续核销或放弃本次操作。如继续核销，按ALT+O。如放弃本次所做的所有核销，按ALT+C。

当核销业务借贷方总金额相等，如果保存本次核销及全部操作，按Alt+Y或单击“是”钮，保存本次操作。否则可按Alt+N或单击“否”钮放弃本次全部操作。如果继续进行操作不退出，可以按Alt+C或单击“取消”钮。

2.自动销账

自动销账可以按业务号、逐笔、总额三种匹配方式销账(参见图10-46)。

图10-46　自动核销往来业务窗口

(1)业务号:就是对同一客户原始结算号相同的业务进行比较，如果这些业务的借方之和与贷方之和相等，则将这些业务自动核销。

(2)逐笔:对于每一笔业务，系统查找金额一致、方向相反的另一笔业务，如果找到，两笔业务进行自动核销。

(3)总额:当某单位的所有未销账的借方发生额之和等于所有未销账的贷方发生额时，系统则将这些业务进行自动核销。

选择完自动销账的匹配方式后，计算机自动对每一往来客户核销有关业务，哪些业务已核销，哪些业务未核销，在往来明细账、往来业务综合查询均可以看到。

(二)查询

自行查询各种输出信息。我们将在下一个实务操作练习中详细介绍查询的重点和方法。

【要点提示】

·由于大部分自动转账业务的数据来源于本月发生额，所以自动分录的定义放在系统启用后的第一个会计期间的期末进行比较合适。

·因为后一笔自动转账业务可能要利用前一笔自动转账业务的数据，因此自动转账业务处理中要特别注意自动转账的次序，每编制完成一个自动转账凭证后，先进行该自动转账凭证审核记账，再进行下一个自动转账业务的处理。

·因为月末结转经营成果是对整个公司的经营成果进行结转，而不是某个部门，所以在进行月末结转经营成果自动分录定义时，所有损益类科目选择“部门单位代码”时，一定要选择“000公司”。

·本章是本教材的又一个重点和难点章节。计算机会计核算系统初始化工作完成以后，就要对企业日常发生的业务进行处理了。掌握了本章内容，也就学会了如何进行计算机会计核算系统日常业务处理。如前所述，第八章综合业务是为第九章账务系统初始化服务的;而第九章账务系统初始化又是本章账务系统业务处理所必需的准备;第八章、第九章、第十章是围绕综合业务对整个计算机会计核算系统的账务处理工作的完整介绍和讲解。值得提醒的是，在进行本章综合业务账务处理过程中还应特别关注新旧准则差异部分。其主要内容有:日常业务处理中的操作员切换、凭证类型的选择、部门和往来客户信息的输入;自动分录的定义与自动转账凭证的编制;快速凭证(即半自动凭证)的定义与编制等。

·日常业务处理中要求关注操作员切换、凭证类型的选择、分部门核算、往来管理等扩展功能和辅助功能的具体运用。自动业务处理中要特别注意自动转账的次序，因为后一笔自动转账业务可能要利用前一笔自动业务的数据，因此建议按照第八章表8-12中自动凭证明细表的次序，每编制完成一个自动转账凭证后，先进行该自动转账凭证审核记账，再进行下一个自动转账业务的处理。而且，由于大部分自动转账业务的数据来源于本月发生额，所以自动分录的定义放在系统启用后的第一个会计期间的期末进行比较合适。半自动凭证(即快速凭证)金额是手工输入的，可无需考虑以上问题。

【思考题】

1.综合业务日常业务处理与基本业务相比，有哪些相同的地方?有哪些不同的地方?

2.自动转账凭证有何优越性?哪些经济业务适宜使用?

3.自动转账凭证的处理应该遵循什么样的次序?为什么?综合业务的具体次序是什么?这个次序可以改变吗?

4.期末转账业务为什么要分成好几轮?每轮划分的标准是什么?

5.每轮自动业务都包括哪些程序?可以减少吗?为什么?

6.什么是借贷方平衡校正数?如何使用借贷方平衡校正数?其优缺点是什么?

7.部门“000公司”在哪里用上了?为什么使用“000公司”部门?

8.快速凭证有何优越性?哪些经济业务适宜使用?

9.快速凭证的自动分录定义与自动转账凭证的自动分录定义有何相同点、不同点?

10.快速凭证编制与自动凭证编制有何相同点、不同点?

11.自动分录的日常使用和结账使用有何不同?应如何利用两者的不同?