用自动转账凭证模板生成转账凭证

二、用自动转账凭证模板生成转账凭证

在完成自动转账凭证模板定义后，每月月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，必须先将所有未记账凭证记账，否则，将影响生成转账凭证数据的正确性。如果使用了应收、应付系统，那么在总账系统中，不能按客户、供应商进行结转。

【操作步骤】

（1）在【总账系统】窗口中，选择【期末】菜单，执行【转账生成】命令，打开【转账生成】对话框，如图10-56所示。

图10-56　【转账生成】对话框

（2）选择“结转月份”下拉列表框中的“2009.01”。

（3）选中“自定义转账”单选按钮。

（4）在“是否结转”栏双击显示“Y”标志，或单击【全选】按钮。

（5）选择“按本科目有发生的辅助项结转”。

（6）单击【确定】按钮，系统显示生成的转账凭证，如图10-57所示。

图10-57　显示生成的转账凭证

（7）单击【保存】按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中。

【操作注意】

（1）转账凭证生成前，相关经济业务的记账凭证应全部登记入账，且转账月份选择应为当前会计月份。

（2）若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况有出入，可直接在当前凭证上进行修改，然后再保存。

（3）生成对应结转凭证和销售成本结转凭证的操作与自定义转账生成操作基本相同。

（4）生成汇兑损益结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同，不同的只是在使用本功能前，需要进入【外币及汇率】模块输入本期的期末调整汇率；在具体生成凭证过程中需单击“外币币种”下拉框选择相应的币种，然后屏幕显示汇兑损益试算表，单击【确定】后即生成转账凭证。

（5）转账凭证通常每月只生成一次。生成的转账凭证，仍需审核才能记账。

（6）在分批生成凭证时要注意业务发生的先后次序，先发生的业务要先生成凭证且记账后再进行下一批凭证的自动生成，否则计算或结转金额时就会发生差错。

（7）自动转账模板定义好后，如果以后月份发现模板中的有关项目发生了改变，还可以随时修改模板，然后重新保存。

要说明的是，尽管自动转账的运用可以极大地提高总账系统的转账效率，但这种功能的使用不是必须的，即如果不熟悉自动转账的使用方法，仍可用人工凭证输入的方式处理这些转账业务，只是比较繁杂。实际上，在总账系统运行初期，由于对自动转账功能的使用不是很精，可先不用或少用自动转账功能，随着系统应用的深入，可逐步尝试使用和增加自动转账分录，直至大部分凭证都能用自动转账实现为止。