认识记账凭证

职业情境

记账凭证种类繁多，应如何选择使用？

一、记账凭证的概念、种类

记账凭证，又称记账凭单，是指会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，作为登记账簿的直接依据。

（一）记账凭证与原始凭证的区别

表4－1 记账凭证与原始凭证的主要区别

原始凭证与记账凭证的关系：

（二）记账凭证的种类

记账凭证按其记录反映的经济业务内容的不同，可分为专用记账凭证和通用记账凭证。专用记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证；通用记账凭证只有一种，称为记账凭证。

（三）记账凭证的选择

各单位可根据规模的大小、业务量的多少以及会计人员的习惯，选择使用专用记账凭证或通用记账凭证。一般规模小、业务简单的单位，为了简化会计核算工作，可以使用统一格式的通用记账凭证；实行会计电算化的企业均采用通用记账凭证。

二、记账凭证的基本内容

（一）记账凭证的名称：即收款凭证、付款凭证、转账凭证或记账凭证。

（二）记账凭证的填制日期：通常以年、月、日表示。

（三）凭证编号：一般按月编排统一序号。

（四）经济业务的摘要：摘要即摘录其主要内容，对不同的经济业务，摘要文字应有不同的表述方法。

（五）经济业务所涉及的会计科目：包括对应的总账科目和明细科目。

（六）经济业务所涉及的金额：按照借贷记账法的规则，每一项经济业务的发生，其借方金额与贷方金额永远是相等的；每一个总账科目下面的各明细科目金额之和，与总账科目的金额是相等的，而且方向也是一致的。

（七）记账凭证所附原始凭证的张数：每一份记账凭证都应附有原始凭证。

（八）经办人员的签章：包括填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员的签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章，以证明款项已收讫或付讫。

三、记账凭证的填制要求

记账凭证是根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制的，是登记账簿的直接依据。因此，必须保证记账凭证的质量，以确保账簿记录的正确性。与原始凭证的填制相同，记账凭证也有记录真实、内容完整、手续齐全、填制及时等要求。

1.记账凭证各项内容必须完整

填制记账凭证时，其中的各项内容要填写齐全。

（1）填写凭证日期

一般是会计人员填制记账凭证的当天日期，也可以根据管理需要，填写经济业务的发生日期或月末日期。

（2）填写摘要

记账凭证的摘要栏是用来填写经济业务简要内容的。填写摘要的要求：一是真实准确，其内容要与经济业务的内容和所附原始凭证的内容相符；二是简明扼要，对经济业务内容表述要准确、概括并书写工整。

（3）填写会计科目

会计人员根据原始凭证所记录反映的经济业务内容，确定会计分录中应借、应贷的会计科目。

（4）填写金额

记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符。阿拉伯数字应书写规范，不得连笔写，做到数字整齐、间隔空隙均匀、保持一定倾斜度（60度左右），数字的高度占凭证横格高度的1／2，并靠底线书写。同时填至分位，如果“角”位、“分”位没有数字要写“00”字样，如123.00元；如果“角”位有数字，“分”位没有数字，则要在“分”位上写“0”字样，如456.70元。“角”位、“分”位与“元”位的位置应在同一水平线上，不得上下错开。相应的数字应平行对准相应的借贷栏次和会计科目的栏次，防止错栏串行。合计行填写金额合计时，应在金额最高位前填写人民币“¥”符号，以示金额封顶，防止篡改。另需注意的是，不是合计数字前不应填写货币符号。

（5）经办人员签章

如前所述，记账凭证填制完成后，各经办人员分别签名或盖章，以明确其经济责任，并使会计人员互相制约、互相监督，防止错误和舞弊行为的发生。

2.记账凭证的书写应当清楚、规范

填制记账凭证时，在正常情况下，应选择钢笔或碳素笔，用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写。同时，字迹应当清楚，用字应当规范。

3.除结账和更正错账可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附原始凭证，同时注明所附原始凭证的件（张）数。

附件张数的计算方法有两种：

（1）按所附原始凭证的自然张数计算；

（2）有原始凭证汇总表的附件，可将原始凭证汇总表的张数作为记账凭证的附件张数，再把所附原始凭证的张数作为原始凭证汇总表的附件张数处理。

附件张数应用阿拉伯数字填写。对简单的摊提转账业务，可以在摘要栏注明计算依据，而不经过分摊或计算的属于纯结转性业务的记账凭证可以不附原始凭证。

当一张或几张原始凭证涉及几张记账凭证时，可将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在摘要栏说明“本凭证附件包括××号记账凭证业务”的字样，在其他记账凭证上注明“原始凭证在××号记账凭证后面”的字样。记账凭证上应注明所附的原始凭证张数，以便查核。如果根据同一原始凭证填制数张记账凭证，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明“附件××张，见第××号记账凭证”。如果原始凭证需要另行保管，则应在附件栏内加以注明，但更正错账和结账的记账凭证可以不附原始凭证。

如果一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应根据其他单位负担的部分开给对方原始凭证分割单进行结算，并将该原始凭证及分割单副本附在记账凭证后面。原始凭证分割单的格式如下所示：

任务拓展

原始凭证分割单

根据财政部颁布的《会计基础工作规范》（财会字［1996］19号）第51条规定：“一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接收凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。”

4.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制；但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

5.记账凭证应连续编号

记账凭证应由主管该项业务的会计人员，按业务发生的先后顺序并按不同种类的记账凭证采用“字号编号法”连续编号，以便记账、查账，防止散落、丢失。填写记账凭证编号的方法有多种，这里主要介绍以下4种常用的编号方法。

（1）总字编号法：将所有的记账凭证不分业务内容，按经济业务发生时间的先后顺序统一编号，即从本月的第一笔经济业务发生后填制的记账凭证第1号开始，至本月最后一张记账凭证第××号为止。这种编号法适用于采用通用记账凭证格式、经济业务较少的单位。

（2）三类编号法：按照现金和银行存款收款业务、现金和银行存款付款业务和转账业务分别顺序编号，如收字1号、付字1号、转字1号。这种编号法适用于采用专用记账凭证的单位。

（3）五类编号法：按照现金收款、现金付款、银行存款收款、银行存款付款及转账业务分别顺序编号，如现收字第××号、银收字第××号、现付字第××号、银付字第××号、转字第××号。这种编号法适用于采用专用记账凭证且收付款业务较多的单位。

（4）分数编号法：无论采用上述哪种方法，都要对记账凭证连续编号，即每月都从1号编起，按自然数1，2，3，4，5…顺序编至月末，不能跳号或重号。当一项经济业务需要填制两张或两张以上的记账凭证时，需要采用“分数编号法”进行编号。例如，有一笔经济业务需要填制3张记账凭证，凭证顺序号为6，就可以编成，前面的数表示凭证顺序号，后面分数的分母表示该号凭证共有3张，分子表示3张凭证中的第1张、第2张、第3张。

6.填制记账凭证时若发生错误，应采取的措施

（1）在没有登记入账前发现记账凭证填制错误的，应当重新填制，不得删改。

（2）在已经登记入账后发现记账凭证填制错误的，应用正确的错账更正方法进行更正：

①当年内发现有错误的，具体的错账更正方法参见项目五中的模块三；

②以前年度的记账凭证有误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

7.注销凭证中的空行

记账凭证不得跳行或留有余行。记账凭证填制完成后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划一条斜线或“S”形线注销，注意斜线或“S”形线两端都不能划到有金额数字的行次上。

四、记账凭证的填制方法

（一）收款凭证的填制方法

收款凭证是根据有关反映库存现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。

1.收款凭证的左上方“借方科目”应填写“库存现金”或“银行存款”科目。

2.正上方的年、月、日应按收款凭证的编制日期填写。

3.右上方“银收字第×号”是收款凭证的编号，应按收款凭证的填制顺序填写，如银行存款收款业务，应按其本期编制的收款凭证顺序填写“银收字第001号”“银收字第002号”……依此类推，自成系统顺延编号，按月编制，并注意不要错号、重号、漏号。

4.“摘要”栏填写经济业务的内容，要求简明扼要。

5.在“贷方总账科目”栏及“明细科目”栏，应填写与“借方科目”（“银行存款”或“库存现金”）相对应贷方的会计一级科目及其所属的子目或细目名称。

6.在“金额”栏相对应的行次填写贷方总账科目及其所属子目或细目的金额。

7.“合计”行金额表示借方科目“库存现金”或“银行存款”的总金额，金额计算要求准确无误。

8.“核对√”（或“过账”）栏填写已记入有关的总分类账及其所属明细分类账、“现金（或银行存款）日记账”的页码，或用“√”表示已经入账（过账完毕）。

9.“附件×张”填写该编号收款凭证所依据的原始凭证的张数，以备查核。

10.有关经手人员要在表格下面的相应项目后签章，以明确经济责任。

（二）付款凭证的填制方法

付款凭证是根据有关反映库存现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。

付款凭证的格式和填制方法与收款凭证基本相同。

1.付款凭证的左上方“贷方科目”填写“库存现金”或“银行存款”科目。

2.正上方年、月、日按付款凭证的填制日期填写。

3.右上方填写“现付字（库存现金付款凭证）第×号”或“银付字（银行存款付款凭证）第×号”，也是自成系统顺延编号。

4.“借方总账科目”栏及“明细科目”栏填写与“贷方科目”（库存现金或银行存款）相对应的借方会计总账科目及其所属子目或细目的名称。

在经济活动中，经常会发生如取款（或存款）等涉及库存现金和银行存款之间以及各种类银行存款之间相互划转的经济业务。对于类似的经济业务，记账凭证只填制一张付款凭证，如提取现金备用。经济业务发生后，根据该项经济业务的有关原始凭证，只填制一张付款凭证即“银行存款付款凭证”，“贷方科目”为“银行存款”。

（三）转账凭证的填制方法

转账凭证是根据有关除现金及银行存款收付业务以外的转账类经济业务的原始凭证填制的。

1.正上方年、月、日按转账凭证的填制时间填写。

2.右上方的“转字第×号”按转账业务的顺序填写。

3.“总账科目”栏、“明细科目”栏分别填写经济业务发生后所涉及的全部总账科目名称及其所属的明细科目名称。

4.“摘要”栏书写经济业务的简要内容。

5.在“借方金额”栏和“贷方金额”栏相应的行次内计算填列与前面总账科目及所属明细科目对应的应借或应贷的金额。

6.最后一行“合计”填列借方科目金额合计和贷方科目金额合计，且二者应相等。

（四）填制通用记账凭证与专用记账凭证的区别

填写记账凭证、收款凭证、付账凭证与转账凭证的日期、摘要、会计科目、金额、附件、签章及其他规范的要求相同，其主要的区别如4－2所示表：

表4－2 通用记账凭证和专用记账凭证的区别

五、记账凭证的审核

为了使记账凭证能够真实、准确地反映经济业务状况，保证账簿记录的质量，在依据记账凭证登记账簿之前，必须由有关人员对已填制完毕的记账凭证进行认真、严格的审核。只有审核无误的记账凭证才能作为登记账簿的依据。

审核记账凭证的主要内容有：

（一）内容是否真实

审核记账凭证是否有原始凭证为依据（期末结算转账和更正错账等类型的业务除外），所附原始凭证的内容是否与记账凭证的内容一致，记账凭证汇总表的内容与其所依据的记账凭证的内容是否一致等。

（二）项目是否齐全

审核记账凭证各项目的填写是否齐全，如日期、凭证编号、摘要、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等。

（三）科目是否正确

审核记账凭证的应借、应贷科目是否正确，是否有明确的账户对应关系，所使用的会计科目是否符合国家统一的会计制度的规定等。

（四）金额是否一致

审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致、计算是否正确，记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符等。

（五）书写是否规范

审核记账凭证中的记录是否按照规定笔色书写（应该用蓝黑色墨水或碳素墨水笔），是否文字工整、数字清晰，是否按规定进行更正等。

（六）手续是否完备

审核出纳人员在办理收款或付款业务后，是否已经在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记。

在审核过程中，如果发现不符合要求的地方，应要求有关人员采取正确的方法进行更正。只有经过审核无误的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。

任务梳理

2.记账凭证的基本内容。

3.记账凭证的填制要求。

4.记账凭证的填制方法。

5.记账凭证的审核。

任务拓展

请各位同学到商场或父母的工作单位看看都有哪些记账凭证。