熟悉记账凭证

各种记账凭证都必须按照规定的格式和内容及时、完整地填制。填制时要求格式统一，内容完整，科目运用正确，对应关系清晰，摘要简练，书写清晰工整，编制明确等。记账凭证数字的填写方法同原始凭证的填写方法相同。此外，记账凭证的填制，还必须遵守以下四个要求：

填制记账凭证时，应当对记账凭证进行正确编号。记账凭证在一个月内的应当连续编号，目的是分清记账凭证的先后顺序，便于登记账簿及日后对账和查核，并防止散失。编号的方法，可以将全部记账凭证作为一类统一编号，每月从第一号记账凭证起，按经济业务发生的顺序依次编号，也可以分别按现金收入、银行存款收入、现金付出、银行存款付出、转账业务分类编号。

一般的记账凭证应填写填制凭证当天的日期，但由于凭证传递有一定的过程，如银行结算凭证、转账凭证，可按照凭证到达的日期或完成的日期填写，具体操作如表2-2所示。

表2-2　记账凭证日期填写一览表

记账凭证的摘要栏是对经济业务内容所作的简要说明，又是登记账簿的重要依据。填写摘要时必须针对不同性质经济业务的特点进行填写。

金额栏数字的填写必须规范、准确，与所附原始凭证的金额相符。金额栏的填写还要与会计科目及摘要相联系，如一张凭证只涉及一借一贷可只写一行，不必合计；如一张凭证涉及一借多贷或一贷多借、多借多贷者，必须填写合计金额。金额栏填写完毕后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画线注销，画线时要从最后一行数字的右下角，画至最后一行的左下角。

会计科目及其子目、细目都应该认真、按要求填写，其具体要求如表2-3所示。

表2-3　会计科目填写要求详表

记账人员在填制记账凭证时，还应该注意以下几个事项：如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制；记账后发现记账凭证错误，应当按规定办法进行更正；记账凭证应按行次逐项填写，不得跳行；记账凭证的附件张数必须注明，以便查核。如果原始凭证需另行保管，应在附件栏目内加以注明；在填写完毕后，都应进行复核与检查，并按借贷记账法的记账规则进行试算平衡，有关人员均要签名盖章，出纳人员根据收款凭证收款，或根据付款凭证付款时，要在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收重付、防止差错。

所有填制好的记账凭证，都必须经过其他会计人员认真的审核。在审核记账凭证的过程中，如发现记账凭证填制有误，应当按照规定的方法及时加以更正。只有经过审核无误后的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。记账凭证的审核主要包括以下内容，如图2-3所示。

图2-3　记账凭证审核的内容

对记账凭证所附的原始凭证进行审核，主要是审核记账凭证是否附有原始凭证，所附的原始凭证反映的经济业务及原始凭证数与记账凭证反映的经济业务及原始凭证数是否一致，金额是否相等。所附的原始凭证是否符合规定。

对记账凭证中使用的会计科目进行审核，主要是审核使用的会计科目是否正确，应借、应贷会计科目和金额的计算是否正确，借、贷金额是否相等等内容。

对审核记账凭证的项目是否填写齐全，有关人员是否签名或盖章等的审核。其主要是指记账前审核记账凭证，如发现记账凭证有错误时，应查明原因并及时更正，将错误凭证作废，重新填制正确的凭证。记账凭证经审核后认为正确方能作为记账的依据。

独立地进行记账凭证检查，往往只能发现某些疑点及异常，对于一些“假账真做”和“真账假做”的情况并不能单纯依靠记账凭证的检查。因此，记账凭证的检查应与原始凭证及会计账簿检查合理搭配起来，才容易把握有关问题发生、发展的来龙去脉，查出隐藏其中的会计错弊。

会计凭证既是平时记载账务的根据，又是重要的经济档案资料。为了保证其完整无缺，便于事后检查，对会计凭证应及时整理、装订和妥善保管。

对会计凭证进行检查正常情况下，会计人员对日常发生的经济业务都应及时处理，按每项业务整理原始凭证并据以编制记账凭证。会计凭证的整理工作，主要是对凭证进行排序、粘贴和折叠。

检查会计凭证及其附件是否齐全，编号从小到大是否连续，确保无误。记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。

原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。经过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础。有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单。但在记账凭证上应注明保管地点。所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。会计凭证装订前，要先设计和选择会计凭证的封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。

各种记账凭证连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表整理加工装订成册后，应加具“会计凭证装订封面”，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，并由装订人在装订封面签名或盖章。对于数量过多的原始凭证，如收料单、发料单等，可以单独装订保管，在封面上注明原始凭证名称及编号，同时在记账凭证上注明“附件另订”。装订记账凭证一般采用“顶齐法”装订，即将记账凭证和所附原始凭证顶齐左上角后装订，这种装订方法翻阅方便，但原始单据容易散失，成册后下部薄而空，竖放站立不稳，平放三四本摞起来后就一边倒。也可以采用“底齐法”装订，即以底边和左侧边为准进行装订。

财务人员在日常处理业务粘贴会计凭证时，要将会计凭证后边所附的发票，按照一定的顺序排列粘贴整齐，按照凭证的尺寸将大发票采取整齐折叠或裁剪去多余部分，从而保证每一张凭证整齐、美观、大方。

会计凭证的保管是指会计凭证登账后的整理、装订和归档存查。会计凭证是记账的依据，是重要的经济档案和历史资料，所以对会计凭证必须妥善整理和保管，不得丢失或销毁。

会计部门在每月记账完毕后，要将本月各种记账凭证加以整理，检查有无缺号以及附件是否齐全。应当按照会计凭证分类和编号顺序，将其折叠整齐后加上封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，以防散乱丢失和任意拆装。为了便于事后查阅，应在封面上注明单位名称、凭证种类、所属年月、起讫日期、起讫号码、凭证张数等。会计主管或指定装订人员要在装订线封签处签名或盖章，并归档保管。

如果某些记账凭证所附的原始凭证过多，如收料单、发料单等，也可以把这些原始凭证单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

会计凭证装订成册后，应有专人负责分类保管，年终应登记归档。原则上，会计凭证不得外借，遇特殊原因，如发生贪污盗窃等经济犯罪案件等，需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，应予复制，避免抽出原始凭证致使原册残缺。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签字或盖章。一般情况下，原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准，可以复制，但应在专门的登记簿上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签章。

会计档案的保管期分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、10年、15年、25年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，对于保管期满的会计档案，可以按照程序销毁。

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行《会计档案管理办法》的规定，任何人无权随意销毁。保管期限从会计年度终了后第一天算起，到会计凭证保管期满后，必须按照规定的审批手续，报经批准后才能销毁。但销毁前应认真清点核对，填制“会计档案销毁目录”；销毁会计凭证时，会计部门和档案部门共派人员进行监销；销毁后在销毁清册上签名或盖章，并将销毁清册交档案部门人保管。