会计凭证记账凭证原始凭证区别

第一节　会计凭证概述

会计凭证，简称凭证，是记录经济活动、明确经济责任的书面证明。会计凭证是登记账簿、进行会计监督的重要依据。正确填制和认真审核会计凭证是财务管理不可缺少的基础工作。

任何企业、事业和行政单位在从事任何一项经济活动时，都必须办理会计凭证，由有关人员根据相关规定和程序填制、取得会计凭证，对整个经济活动过程做出书面记录。有关部门和人员要在会计凭证上盖章签字，表示对会计凭证的真实性、正确性与合法性负责。会计人员必须对已取得的会计凭证进行严格的审核，只有经审核且准确无误的会计凭证才能作为登记各种账簿的凭据。

一、会计凭证的概念

（一）什么是会计凭证

所谓会计凭证就是用来记录经济业务，明确经济责任，作为记账依据的书面证明，是重要的会计资料。

经济业务发生后，会计首先要取得和填制原始凭证，并对其进行合法性、合理性等审核。填制和审核会计凭证是会计核算工作的起点，是会计核算的基础工作，也是对经济业务活动进行核算和监督和基本环节，是会计核算的基本方法之一。

（二）会计凭证的作用

会计凭证在会计中具有重要的作用：它是提供原始资料，传导经济信息的工具；是登记账簿的依据；是加强经济责任制的手段；是实行会计监督的条件。提供会计信息，会计人员可以根据会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总，并经过会计处理，为经济管理提供有用的会计信息。

1．提供原始资料，传递经济信息

会计凭证是记录经济业务的书面资料，它通过会计分录的编制，全面反映业务发生的过程，系统地提供经济业务信息。

2．实行会计监督，促进会计控制

通过会计凭证的审核，可以检查经济业务的发生是否符含有关的法律、制度，是否符合业务经营、账务收支的方针和计划及预算的规定，以确保经济业务的合理、合法和有效。

3．据以登记会计账簿，进行会计核算

会计凭证是记账的依据，通过会计凭证的填制审核，按照一定方法对会计凭证及时传递，对经济业务适时地记录。

4．明确经济责任，加强经济责任制

经济业务发生后，需取得或填制相应的会计凭证，证明经济业务已经发生或完成；同时要由有关的经办人员，在凭证上签字、盖章，明确业务责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在其职权范围内各负其责，并利用凭证填制、审核的手续制度进一步完善经济责任制。

二、会计凭证的种类

会计凭证按其填制程序和用途的不同分为原始凭证和记账凭证。记账凭证是按经济业务性质加以分类，确定会计分录，作为登记账簿依据的一种凭证。会计人员必须根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证，记账凭证是登记账簿的依据。账簿需要按照一定的会计科目和记账规则进行登记，而原始凭证中未写明会计科目和记账方向。为了做好记账工作，会计人员必须将各种原始凭证按其所反映的经济内容进行归类和整理，编制记账凭证。在记账凭证中，列明了会计科目，指明了记账方向，确定了会计分录。依据记账凭证就可以登记账簿了。

记账凭证和原始凭证同属于会计凭证，但两者存在着以下差别：

（1）原始凭证是由经办人员填制的；记账凭证一律由会计人员填制。

（2）原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制；记账凭证是根据审核后的原始凭证填制。

（3）原始凭证仅用以记录、证明经济业务已经发生或完成；记账凭证要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理。

（4）原始凭证是填制记账凭证的依据；记账凭证是登记账簿的依据。

（一）原始凭证

原始凭证是在经济业务发生或完成时，由经济业务的当事者取得或填制的，载明经济业务具体情况和发生及完成情况，明确经济责任的一种具有法律效率的最初书面证明文件，它是会计记账的重要原始依据。原始凭证按不同标准进一步可分为以下几类：

1．根据原始凭证取得的来源与途径不同，可以将其分为外来原始凭证与自制原始凭证。

（1）外来原始凭证

是在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的，并被本单位所使用的原始凭证。常用的外来原始凭证有：供货单位开具的发票（包括普通发票与增值税发票等）、银行支票存根、运输单位开具的运输发票及填制的运费杂费收据等，如表4－1、表4－2、表4－3所示。

表4－1　大连增值税专用发票

表4－2　普通发票

表4－3　中国工商银行

（2）自制原始凭证

是指由本单位经办业务的部门或人员在办理经济业务时填制的、并被本单位所使用的原始凭证。

常用的自制原始凭证有：收料单、领料单、入库单、销货发票等，如表4－4所示。

表4－4　入　库　单

2．按照填制手续不同，可以将原始凭证分为一次性凭证和累计凭证。

（1）一次性凭证。在自制的原始凭证中，大部分凭证的填制手续是一次完成的，用以记录一项或同类经济业务，其填列的凭证不能再重复使用，这类自制原始凭证称为一次性凭证。

（2）累计凭证。在一些特定单位，为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务，需要在一张凭证中连续累计填列该项特定业务的具体情况，这种凭证称为累计凭证，如限额领料单。

限额领料单中注明了某种材料在规定期限内的领用额度，用料单位每次领料及退料，都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章，并结出限额结余，使用这种凭证，既可以做到对领用材料的事前控制，又可减少凭证填制手续。但因这种凭证要反复使用，必须严格凭证的保管制度和材料收发手续。限额领料单一般格式如表5－5所示。

表4－5　限额领料单

（3）汇总凭证。也叫原始凭证汇总表，是根据许多同类经济业务的原始凭证或会计核算资料定期加以汇总而重新编制的原始凭证。如“发出材料汇总表”、“差旅费报销单”等。汇总凭证既可以提供经营管理所需要的总量指标，又可以大大简化核算手续。“发出材料汇总表”的格式如表4－6所示。

表4－6　发出材料汇总表

3．按照用途不同，还可以将原始凭证分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。

（1）通知凭证是指要求、指示或命令企业进行某项经济业务的原始凭证，如“罚款通知书”、“付款通知书”、“银行进账单”等。

（2）执行凭证是证明某项经济业务已经完成的原始凭证。如“销货发票”、“收料单”、“领料单”等。

（3）计算凭证是对已完成的经济业务进行计算而编制的原始凭证。如“产品成本计算单”、“制造费用分配单”、“工资计算表”等。

4．按照格式不同，可分为通用凭证和专用凭证。

（1）通用凭证是指在一定范围内具有统一格式和使用方法的凭证。如全国统一使用的“银行承兑汇票”，某一地区或系统统一印制的“收款收据”等。

（2）专用凭证是指一些单位具有特定内容、格式和专门用途的原始凭证。如高速公路通过费收据、养路费缴款单等。

以上是按不同的标志对原始凭证进行的分类。它们之间是相互依存密切联系的，有些原始凭证按照不同的分类标准分别属于不同的种类。如现金收据对出具收据的单位来说是自制原始凭证；面对接收收据的单位来说则是外来原始凭证；同时，它既是一次性凭证，又是执行凭证，也是专用凭证。外来的凭证大多为一次性凭证，计算凭证、累计凭证大多为自制原始凭证。

根据上述原始凭证的分类，归纳如图4－1所示。

图4－1　原始凭证分类

（二）记账凭证

记账凭证，俗称传票，是指根据审核无误的原始凭证，用来确定会计分录并直接作为记账依据的会计凭证。换言之，在实际会计工作中，编制会计分录是通过填制记账凭证来实现的。记账凭证可进一步分类如下：

1．按照反映的经济内容划分，可将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

（1）收款凭证。是指专门用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证，收款凭证是出纳人员收讫款项的依据，也是登记总账、现金日记账和银行存款日记账以及有关明细账的依据，一般按现金和银行存款分别编制。收款凭证格式如表4－7所示。

表4－7　收款凭证

（2）付款凭证。是指专门用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。付款凭证是出纳人员支付款项的依据，也是登记总账、现金日记账和银行存款日记账以及有关明细账的依据，一般按现金和银行存款分别编制。付款凭证的格式如表4－8所示。

表4－8　付款凭证

表4－9　转　账　凭　证

2．按照用途不同，可分为分录凭证、汇兑凭证和联合凭证。

（1）分录凭证是直接根据原始凭证编制，载明会计科目记账方向和金额的凭证。

（2）汇总凭证是对会计凭证加以汇总，据以登记分类账和记账凭证。

（3）联合凭证有原始凭证或原始凭证汇总表的内容，同时具备记账凭证内容的凭证。

3．按照填制方式不同，分为单式记账凭证和复式记账凭证。

（1）单式记账凭证。单式记账凭证是在每张凭证上只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项记账凭证，填列贷方科目的称为贷项记账凭证。一项经济业务涉及几个科目，就分别填制几张凭证，并采用一定的编号方法将它们联系起来。单式记账凭证的优点是内容单一，便于记账工作的分工，也便于按科目汇总，并可加速凭证的传递；其缺点是凭证张数多，内容分散，在一张凭证上不能完整地反映一笔经济业务的全貌，不便于检验会计分录的正确性，需要加强凭证的复核、装订和保管工作。单式记账凭证的一般格式如表4－10和表4－11所示。

表4－10　借项记账凭证

表4－11　贷项记账凭证

（2）复式记账凭证。复式记账凭证是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张凭证上反映的一种记账凭证。即一张记账凭证上登记一项经济业务所涉及的两个或者两个以上的会计科目，既有“借方”，又有“贷方”。复式记账凭证优点是可以集中反映账户的对应关系，有利于了解经济业务的全貌；同时还可以减少凭证的数量，减轻编制记账凭证的工作量，便于检验会计分录的正确性。其缺点是不便于汇总计算每一会计科目的发生额和进行分工记账。在实际工作中，普遍使用的是复式记账凭证。上述介绍的收款凭证、付款凭证、转账凭证都是复式记账凭证。

4．记账凭证按汇总方法不同，可分为分类汇总凭证和全部汇总凭证两种：

（1）分类汇总凭证。它是指定期按现金、银行存款及转账业务进行分类汇总，也可以按科目进行汇总。如可以将一定时期的收款凭证、付款凭证、转账凭证分别汇总，编制汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证。

（2）全部汇总凭证。它是指将单位一定时期内编制的会计分录，全部汇总在一张记账凭证上。将一定时期的所有记账凭证按相同会计科目的借方和贷方分别汇总，编制记账凭证汇总表。

汇总凭证是将许多同类记账凭证逐日或定期（3天、5天、10天等）加以汇总后编制的记账凭证，有利于简化总分类账的登记工作。

收款凭证、付款凭证和转账凭证，称为专用记账凭证。实际工作中，货币资金的管理是财会人员的一项重要工作。为了单独反映货币资金收付情况，在货币资金收付业务量较多的单位，往往对货币资金的收付业务编制专用的收、付款凭证。有些经济业务简单或收、付款业务不多的单位，可以使用一种通用格式的记账凭证。这种通用记账凭证既可用于收、付款业务，又可用于转账业务，所以称为通用记账凭证。通用记账凭证的格式如表4－12所示。

表4－12　记账凭证

记账凭证的分类，如图4－2所示。

图4－2　记账凭证分类