会计分录与平行登记

第三节　会计分录与平行登记

一、会计分录

1.会计分录的概念和分类

在会计实务工作中,为了便于把经济事项正确而恰当地记入相关账户,需要采用一种专门的方法,根据经济业务的内容决定应记入的账户、应借应贷的方向及金额,以确保各项经济业务正确的账户对应关系,这种方法就是编制会计分录。

会计分录,是指按照复式记账的要求,对某项经济业务标明其应借、应贷的账户及其金额的记录,简称分录。换句话说,就是根据经济业务的内容确定账户、记账方向和金额的记录。每笔会计分录主要包括三个要素:会计科目,应借、应贷的记账方位,记账金额。

会计分录按所涉及的会计账户的多少,可分为简单会计分录和复合会计分录两种。

(1)简单会计分录,是指经济业务的记录只涉及一个账户记借方和另一个账户记贷方的会计分录,即一借一贷的分录。这种会计分录下的会计科目间的对应关系十分清晰,容易理解和掌握。

(2)复合会计分录,是指经济业务的记录由两个以上(不含两个)对应账户所组成的会计分录,即一借多贷、多借一贷和多借多贷的会计分录。企业编制复合会计分录,可以全面、系统地反映经济业务的全貌,简化记账手续,提高工作效率。但是不能把几项业务合并编制复合会计分录。复合分录可以理解为多个简单的会计分录的总和。

2.会计分录的编制

编制会计分录,应按以下步骤进行:

(1)分析经济业务事项。一项经济业务发生后,首先分析该经济业务所涉及的会计账户类型,是属于资产类账户、负债类账户、所有者权益类账户,还是收入类账户、费用(成本)类账户等。

(2)确定涉及哪些账户,是增加还是减少。在第一步的基础上,确定经济业务事项具体涉及哪些账户,比如是资产类账户中的库存现金,还是负债类账户中的短期借款等,该账户的金额是增加了还是减少了。

(3)确定哪个(或哪些)账户记借方,哪个(或哪些)账户记贷方。根据前面确定的账户及其增加还是减少,再进一步根据账户结构原理,确定该账户金额的增加还是减少,应记入借方还是应记入贷方。

(4)编制会计分录,并检查是否符合记账规则。

【例2-4】仍以前面所举A公司本年5月份的经济业务为例,编制会计分录如下:

上述会计分录都是一借一贷的会计分录,属于简单会计分录。

【例2-5】大华公司以银行存款偿还到期一次还本付息的短期借款4000元,同时支付借款利息150元。

此笔经济业务涉及的账户是资产类账户的“银行存款”账户、负债类账户中的“短期借款”账户以及费用类账户中的“财务费用”账户。“银行存款”减少了4150元,计入该账户贷方;“短期借款”减少了4000元,计入该账户借方;借款利息是一项财务费用,增加了150元,应计入“财务费用”账户的借方。会计分录如下:

这个分录是复合会计分录,涉及两个以上的账户。借方和贷方的金额总额相等,符合借贷记账法的记账规则。

无论是简单会计分录还是复合会计分录,其编制步骤都是相同的,编制会计分录时,应认真分析经济业务所涉及的账户类型、金额的增减,确定应借应贷的方向和金额。从会计核算的全部过程来看,编制会计分录是会计工作中的基础性工作,它贯穿于每个会计循环的始终。如果会计分录出现了错误,必然影响到全部的会计数据资料和信息的质量,所以必须正确地编制会计分录,为账簿记录、财务会计报告的准确性提供基础保障。

二、平行登记

1.总分类账户与明细分类账户的关系

账户按提供信息的详细程度及统驭关系不同,可分为总分类账户和明细分类账户。

(1)总分类账户。总分类账户,是指根据总分类科目设置的,用于对会计要素具体内容进行总括分类核算的账户,简称总账账户或总账。根据账户所反映的经济内容可以分为:资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类五大类。

(2)明细分类账户。明细分类账户,是指根据明细分类科目设置的,用于对会计要素具体内容进行明细分类核算的账户,简称明细账。明细分类账户也可进一步分为二级明细账、三级明细账等。在实际工作中,将总账账户称为一级账户,总账以下称为明细账户。

(3)总分类账户与明细分类账户的关系。总分类账户对明细分类账户具有统驭控制作用,明细分类账户对总分类账户具有补充说明作用。总分类账户与其所属明细分类账户在总金额上是相等的。

总分类账户是对会计要素各项目增减变化的总括反映,提供总括的资料,是对有关明细分类账户资料的综合;而明细分类账户反映的是会计要素各项目增减变化的详细情况,提供了某一具体方面的详细资料,有些明细分类账户还可以提供实物数量指标和劳动量指标等,是对其总分类账户资料的具体化。因此,总分类账户对其所属的明细分类账户起着统驭控制作用,明细分类账户对总分类账户具有补充说明的作用。

2.总分类账户与明细分类账户的平行登记

根据总分类账户与明细分类账户的关系,在会计核算中为了便于对账户记录进行核对,保证账户记录的正确性和完整性,满足管理上对总括会计信息和详细会计信息的需求,总分类账户与其所属的明细分类账户必须采用平行登记的方法。

平行登记,是指对所发生的每项经济业务事项都要以会计凭证为依据,一方面记入有关总分类账户,另一方面记入有关总分类账户所属明细分类账户的方法。平行登记的要点如下:

(1)依据相同。对于发生的经济业务事项,要依据相同的会计凭证,一方面在有关的总分类账户中登记,另一方面在该总分类账户所属明细分类账户中登记。

(2)方向相同。对于发生的每一项经济业务,记入总分类账户和其所属明细分类账户的方向必须相同。如果总分类账户登记在借方,所属的明细分类账户也应该登记在借方;相反,如果总分类账户登记在贷方,那么其所属明细分类账户也应该登记在贷方。

(3)期间相同。对于发生的每一项经济业务,在记入总分类账户和明细分类账户过程中,可以有先有后,但必须在同一会计期间全部登记入账。即一项经济业务发生后,必须在记入总分类账户进行总括登记的同一会计期间,在其所属明细分类账户进行明细分类登记。

(4)金额相等。对于发生的每一项经济业务,记入总分类账户的金额必须等于所属明细分类账户的金额之和。进而,总分类账户本期发生额与其所属明细分类账户本期发生额合计相等;总分类账户期初余额与其所属明细分类账户期初余额合计相等。总分类账户期末余额与其所属明细分类账户期末余额合计相等。

下面以“原材料”账户和“应付账款”账户为例,说明总分类账户与明细分类账户的平行登记的方法。

【例2-6】B.司2009年4月1日“原材料”和“应付账款”两个总分类账户及其所属明细分类账户的有关资料如下:

“原材料”总分类账户有借方金额36000元,其所属明细分类账户余额如下:

“应付账款”总分类账户有贷方余额38000元,其所属明细分类账户余额如下:

该公司4月份发生下列经济业务:

①4月2日,向红光公司购入A材料500公斤,单价60元/公斤,价款30000元;B.料300公斤,单价90元/公斤,价款27000元。材料已验收入库,货款尚未支付。编制会计分录如下:

②4月6日,车间从仓库领用原材料一批,其中A材料700公斤,单价60元/公斤,价款42000元;B.料300公斤,单价90元/公斤,价款27000元。编制会计分录如下:

③4月12日,向科创公司购入材料一批,其中A材料300公斤,单价60元/公斤,价款18000元;B.料400公斤,单价90元/公斤,价款36000元。材料已验收入库,货款尚未支付。编制会计分录如下:

④4月20日,以银行存款偿还欠红光公司的货款50000元,偿还欠科创公司的货款46000元。编制会计分录如下:

根据上述业务,在“原材料”和“应付账款”的总分类账户及其所属的明细分类账户中进行平行登记,步骤如下:①将月初余额分别记入“原材料”和“应付账款”总分类账户及其所属的明细分类账户,在“原材料”的明细分类账户中,还需要登记各种材料的数量和单价。②根据经济业务发生的先后次序和编制的会计分录,依次在“原材料”和“应付账款”两个总分类账户和其所属的明细分类账户中进行平行登记,并计算出各账户的本期发生额和期末余额。

上述业务,在有关的“原材料”和“应付账款”总分类账户和所属明细分类账户中的登记结果,如表2-7~表2-12所示。

表2-7　总分类账户

表2-8　原材料明细分类账户

表2-9　原材料明细分类账户

续表

表2-10　总分类账户

表2-11　应付账款明细分类账

表2-12　应付账款明细分类账

可以看出,在平行登记下,“原材料”和“应付账款”总分类账户的期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额以及期末余额都分别与其所属的明细分类账户的期初余额之和、本期借方发生额之和、本期贷方发生额之和以及期末余额之和相等。这样,总分类账户对明细分类账户的统驭作用及明细分类账户对总分类账户的补充作用一目了然。

由于总分类账户与其所属明细分类账户的本期发生额及余额的必然相等关系,期末,可对总分类账户和其所属的明细分类账户进行核对和检查,以便发现和纠正错误。这种核对,是通过编制“总分类账户与明细分类账户发生额及余额对照表”进行的。

例如,上例中“原材料”和“应付账款”两个总分类账户与其所属明细分类账户的对照情况,如表2-13所示。

表2-13　总分类账户与明细分类账户发生额及余额对照表

从表2-13可以看出,“原材料”总分类账户的期初余额36000元,等于“A材料”期初余额18000元加上“B.料”的期初余额18000元之和;本期借方发生额111000元,等于“A材料”借方发生额48000元加上“B.料”借方发生额63000元之和;本期贷方发生额69000元等于“A材料”的贷方发生额42000元与“B.料”的贷方发生额27000元之和;期末余额78000元等于“A材料”期末余额24000元与“B.料”期末余额54000元之和。同样,“应付账款”总分类账户与其所属明细分类账户的期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额和期末余额之和也分别相等。通过这样的相互核对,可以确定上述账户登记是正确的。