报表管理系统的基本操作流程

第一节　报表管理系统概述

报表管理系统是财务软件的一个独立子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息提供了软件支持。会计报表管理系统既可编制企业对外报送的各种报表，也可编制企业内部所需要的各种报表。它的任务是设置报表格样式、编制报表公式，从总账系统或其他业务系统中提取有关的会计数据，自动生成各种会计报表，并能对报表的正确性进行审核、汇总，生成各种分析图，并按预定的格式输出各种会计报表。会计报表管理系统的主要功能有文件管理、格式管理、数据处理、图表功能、打印功能和二次开发功能，提供有各行业报表模版。

一、会计报表的分类、报表管理系统的分类

依据有关的分类标准，可对会计报表和报表管理系统进行分类。

（一）会计报表的分类

会计报表是根据日常会计核算资料定期编制的，综合反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的总结性书面文件。

按照会计报表的服务对象（使用对象）划分，会计报表可分为内部报表和外部报表两大类。

1．内部报表

内部报表又称为对内会计报表或称辅助管理会计报表，是专门提供给本单位内部的经营管理者，为满足他们制定正确的经营管理决策的需要，而自行设计格式、自行填制的会计报表。较典型的是对内会计报表有产品生产成本计算表、主要产品单位成本表、制造费用明细表、管理费用明细表、营业费用明细表、营业外收支明细表等。

2．外部报表

外部报表又称为对外会计报表或称为财务会计报表，是指定期向本单位有经济利害关系的外界各部门（如财政、税务、银行、投资者、股东、债权人、主管部门等）报送的财务会计报表。我国现行制度规定，企业向外提供的会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、资产减值准备明细表、利润分配表、股东权益增减变动表、分部报表和其他有关附表。

（二）报表管理系统的分类

报表管理系统按照软件系统的功能和使用情况，常分为三类：专用会计报表管理系统、通用会计报表管理系统、财经电子表系统。其中，专用会计报表管理系统是专为某企业或某集团开发的会计报表管理系统；通用会计报表管理系统是针对很多企业或很多集团开发的会计报表管理系统，商品化的会计报表软件即为通用会计报表管理系统；财经电子表系统通常是指Excel，可用该通用的电子表软件编制会计报表。

二、报表管理系统的功能

使用报表管理系统，首先应了解其基本功能。

（一）按手工编制会计报表的设置功能

会计报表管理系统子系统，按手工编制会计报表的工作来看，应具备四大功能。

1．个别（单个）会计报表的编制

（1）格式定义；（2）数据来源定义；（3）报表生成；（4）审核查询；（5）打印；（6）报表数据管理（备份、恢复、删除）。

2．汇总会计报表的编制

（1）初始化；（2）数据采集；（3）审核；（4）汇总；（5）查询；（6）打印。

3．合并会计报表的编制

（1）建立合并工作底稿；（2）数据采集；（3）输入抵消分录；（4）定义合并公式；（5）合并；（6）查询；（7）打印。

4．会计报表的分析

（1）定义分析指标；（2）数据来源；（3）分析数据生成（报表生成）；（4）图形分析；（5）查询；（6）打印；（7）分析结果。

（二）按报表管理的思想设置功能

用友开发的会计报表系统简称为UFO，有6种功能：文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图表功能、显示打印功能和二次开发功能。

1．文件管理功能

UFO提供了创建新文件、打开已有的文件、保存文件、备份文件等文件管理功能，并且能够进行不同文件格式的转换。UFO的文件可以转换为Access文件、Excel文件、Lotus1－2－3文件、文本文件、数据库文件，上述文件格式的文件也可转换为UFO报表文件。支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开的文件和图形窗口多达40个。提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以和其他流行财务软件交换数据。

2．格式管理功能

格式管理功能又包括设置报表格式和定义单元公式（取数公式、计算公式、审核公式、舍位平衡公式等）。其中，设计的报表格式和定义的编辑公式都保存在计算机的文件中，供编制会计报表时调用。设置报表格式和定义编辑公式通常在会计报表管理系统初始化时进行，无需每月月末及每年年初进行；只有在报表格式发生变化时，才需要修改报表格式和修改编辑公式。

UFO提供了丰富的格式设计功能。如报表尺寸（行数和列数）、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色等，可以根据企业要求制作各种具有个性的会计报表，并且内置了11种套用格式和17个行业的标准财务报表模板，可以实现轻松制表。

3．数据处理功能

数据处理功能相当于手工方式下的编制会计报表。根据现行会计制度的规定，应于每个会计期末编制会计报表。实际操作时，是找出该会计报表的格式，根据定义的编辑公式，由系统自动产生报表数据。

UFO以固定的格式管理大量不同的表页，它能将多达99　999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系。UFO还提供了排序、审核、舍位平衡和汇总功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义单元公式；并提供了种类丰富的函数，可以直接从账务系统和其他业务模块中提取数据，自动生成财务报表。

4．图表功能

图表功能是指根据会计报表的数据自动生成有关分析图表。图表与报表存在着紧密的联系，当报表中的源数据发生变化时，图表也会随之发生变化。一个报表文件可以生成多个图表。图表功能常采用“图表混排”的方式，方便地进行图形数据组织，制作直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种图示的分析图表。

UFO提供了很强的图形分析功能，可以很方便地进行图形数据组织，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等10种图式的分析图形，可以编辑图形的位置、大小、标题、字体、颜色等，并打印输出图形。

5．显示打印功能

显示打印功能是指能根据用户的实际需要随时显示已编制的会计报表及分析图表，采用“所见即所得”的打印，会计报表及分析图表都可以打印输出，同时提供“打印预览”功能，可以随时观看会计报表及分析图表的打印效果。报表和图形以及插入对象都可以打印输出，并提供“打印预览”功能，可以随时观看报表或图形的打印效果。报表打印时，可以设置表头和表尾，并可以重复打印表头和表尾，也可以人工强行分页，可以打印格式或数据，可以在0．3～3倍之间缩放打印，可以横向或纵向打印等。

6．二次开发功能

提供批处理命令和功能菜单，可将有规律性的操作过程编制成批处理文件，进一步利用功能菜单开发出适合本单位实际情况的专用系统。

三、报表管理系统的工作过程和数据处理流程

编制会计报表是每个会计期末都要完成的工作，而且一般来说编制会计报表也是一个会计期间工作完成的标志。会计报表管理系统虽然看似电子表格，但功能要比电子表格强大得多，它可以根据定义好的单元公式自动到相关的总账系统及其他子系统中去提取数据，编制会计报表，同时可以根据会计报表，进行决策分析。在UFO会计报表管理系统中，会计报表的数据来源有会计账簿、会计凭证、其他会计报表、其他业务子系统及人工直接录入等。

报表管理系统的工作过程通常是指报表管理软件系统本身的操作步骤；而我们通常对使用软件的人们所说的数据处理流程是指操作软件编制出会计报表的操作步骤，故常将使用软件的数据处理流程称为软件的操作步骤。

（一）报表管理系统的工作过程

会计报表系统的基本工作过程如图4－1所示。

图4－1　报表管理系统工作流程图

（二）会计报表的数据处理流程

在报表管理系统中，会计报表的数据处理通常有两大类处理流程，也称为两大类工作流程、两大类数据处理过程、两大类操作步骤。

1．快速编制会计报表的处理流程

在会计报表管理系统中，快速编制会计报表的处理流程是：利用UFO提供的功能（模板或格式）调用报表模板，然后从账簿、凭证、本表或其他报表等文件中自动采集数据，经过自动分析、计算、填列到表格中，即可根据报表模板中定义好的单元公式生成会计报表，再将生成的会计报表输出。

2．编制会计报表的一般处理流程

在会计报表管理系统中，从无到有的编制会计报表的一般处理流程是：设置报表格式、关键字，定义报表单元的取数公式与计算公式，然后从账簿、凭证、本表或其他报表等文件中自动采集数据，经过自动分析、计算、填列到表格中，即可根据定义好的单元公式生成会计报表，再将生成的会计报表输出。

四、报表结构与基本术语

（一）报表结构

按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。简单表是规则的二维表，由若干行和列组成。复合表是简单表的某种组合。会计报表大多都是简单表，如资产负债表、利润表和现金流量表等。

简单表的结构一般由4个基本要素组成：表头、表栏、表体和表尾，见表4－1。复合表则是三维表，由若干张二维表组成，如一张资产负债表是一张二维表，而把1月份的资产负债表到12月份的资产负债表放在一个报表文件中就成了复合表。

1．表头

表头包括大标题和副标题两部分。大标题常简称为标题，通常是指表名（如“利润表”），一般只有一行。副标题有时又称为小标题，可能有两三行（如“会企02表”，“编制单位：”，“╳╳╳╳年╳╳月”，“单位：元”）。

2．表栏

表栏包括表的栏目名称和各栏目的宽度。表栏是报表的重要内容，它决定报表的纵向结构、报表的列数及每一列的宽度。有些报表的表栏比较简单，只有一层，而有的报表的表栏却比较复杂，需分若干层次。例如，利润表的表栏就比较简单，只有一层，即

其中：项目栏的宽度（或称长度）是22个汉字或44个字符；行次栏的宽度是2个汉字或4个字符；本月数栏的宽度是14位数字（相当于7个汉字或14个字符）；本年累计数栏的宽度是18位数字（相当于9个汉字或18个字符）。

3．表体

表体是报表的主体，位于表栏下方，是报表中能填写具体项目和数据的部分。表体是报表的核心，决定报表的横向组成。它是报表数据的表现区域。表体在纵向上由若干行组成，这些行称为表行；在横向上，每个表又由若干个栏目构成，这些栏目称为表列。其中具体项目（如一、营业收入……四、净利润，1，…，30等）属报表格式中的固定内容，而数据属报表格式中的非固定内容，会随各单位各会计期间经营情况的变化而变化，在报表格式设计时只需留出填写位置。

4．表尾

表尾指表体以下即报表正文底部后的进行辅助说明的部分，主要是文字型的附注或说明。

（二）基本术语

了解UFO报表管理系统的一些主要概念，对我们更好、更快的学习UFO报表管理系统有帮助。

1．UFO报表管理系统的两种状态

UFO报表管理系统将报表分为两大状态来处理，即将报表分为格式状态和数据状态。这两种状态在报表系统的左下角有红字标识，可通过单击进行转换，区分这两种状态是学习编制报表的关键。

2．报表

报表也叫表页，它是由若干行和若干列组成的一个二维表，具有相同的格式数据不同的每张报表称为一个表页，一般表示为第1页、第2页……。报表是报表管理系统存储数据的基本单位。

3．报表文件

一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中就称为报表文件。每个报表文件都有一个名字，例如，“资产负债表”、“利润表”。

每个报表文件可以包含若干张报表。为了便于管理和操作，一般把经济意义相近的报表放在一个报表文件中，例如，各月编制的利润表就可归放在“利润表．rep”（rep是UFO报表格文件的扩展名）报表文件中。因此，在报表文件中要查找某一数据，就要知道数据所在的位置〈报表文件名和表页号〉。由此可见，报表文件是一个三维表（即复合表），见表4－2所示。

4．单元

报表中由行和列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。它是组成报表的最小单位。每个单元都可用一个名字来标识，称为单元名。单元名可以用所在行和列的坐标来表示，一般采用所在列的字母和行的数字表示，例如，A3表示报表中的第1列第3行所对应的单元。

（1）单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色等。其中，对齐方式和字体颜色与Excel大同小异。实际使用报表管理软件时需注意其单元类型。

（2）单元类型：可分为表样型、字符型和数值型3种，具体要在设置报表时进行定义。

表样型单元中存放的是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。表样型单元对所有的表页都有效。表样型单元只能在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而不允许修改。

数值型单元存放的是报表的数值数据，可在数据状态下直接从键盘输入，也可由该单元中存放的单元公式运算生成。数值型单元是建立新表时所有单元类型的缺省值，可存放15位有效数字。对于数值型单元，可以定义数字的格式，例如分节号、百分号、货币符号和小数位数。

字符型单元要求在这类单元中输入的内容是汉字、字母、数字及用键盘输入的字符串。字符型单元的内容可以直接在数据状态下输入，也可由该单元中存放的单元公式生成。字符型单元中可存放1～31个汉字、1～63位字符或数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。

5．区域

区域也叫块，区域是由一张表页上的一组相邻的单元组成的矩形块；自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在描述一个区域时，开始单元（左上角单元）与结束单元（右下角单元）之间用冒号“：”连接，用于表示区域的名称。例如，C4：D9表示从C列第4行到D列第9行所围成的区域。在UFO中，区域是二维的，最小的区域可只包含一个单元，最大的区域是一个表页的所有单元（即整个表页）。

6．组合单元

组合单元是指由同行或同列相邻的两个或更多的单元组成的区域。这些可以组合的单元必须是同一种单元类型，报表处理时组合单元被视为一个单元。组合单元的名称既可以用区域名称表示，又可以用该区域中的某一单元的名称来表示。例如把B2到B4定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2：B4”或“B2”、“B3”、“B4”来表示。

7．表页

表页是指一个报表的一张页面，与Excel的工作表页面的含义相同。每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但各表页的具体数据不同。

一个UFO报表最多可容纳99　999张表页。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标既可用“第一页”、“第二页”等方法表示，又可用＠1、＠2等方法表示。

8．关键字

关键字是UFO报表系统中一个比较重要的概念，是一个特殊的数据单元，可以唯一地标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页，也是报表取数的重要依据，是连接报表和账套及其他业务数据的桥梁与纽带。每个报表可以定义多个关键字。关键字一般包括：单位名称、单位编号、年、月、日等，也可以自定义关键字，关键字在报表格式状态下以红字显示。

9．报表格式

报表的基本结构称为报表格式（也称表样格式），在报表管理系统中，每一张表只能有一张表样格式，如同购买的一本报表，但可反复使用。

10．单元公式

单元公式是指报表单元中的各种公式，例如单元公式、取数公式、审核公式等，是设计表成功与否的关键。