制作报表的流程

二、制作报表的流程

制作一个UFO报表的步骤如下：

1．启动UFO建立报表

点取“文件”菜单中的“新建”命令或点取新建图标后，即可建立一个空表，并自动进入格式设计状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。

2．设计报表的格式

报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。大概包括以下一些操作：

（1）设置表尺寸。即设定报表的行数和列数。

（2）定义行高和列宽。

（3）画表格线。UFO提供的画线类型有网线、框线、横线、竖线、正斜线、反斜线6种。表线样式又有空线、细实线、虚线、粗实线等8种。

（4）设置单元属性：单元属性包括单元类型、数字格式和边框线。单元属性是组成报表格式内容的重要部分，设置好每一个单元的属性是设计好一个报表的关键。一般把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等定义为表样单元；把需要输入数字的单元定义为数值单元；把需要输入字符的单元定义为字符单元。

（5）设置单元风格：设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、对齐方式等。

（6）定义组合单元：即把几个单元组合为一个单元使用。其中，“整体组合”是将整个选中区域设置为一个组合单元；“按行组合”是将选中区域的每一行设置为一个组合单元；“按列组合”是将选中区域的每一列设置为一个组合单元。

（7）设置可变区：即确定可变区在表页上的位置和大小。

（8）确定关键字及其所在表页上的位置，如单位名称、年、月等。

设计好报表的格式之后，可以输入表样单元的内容，如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等。

如果需要一个标准的财务报表如资产负债表等，可以利用UFO提供的财务报表模板自动生成。UFO提供了多个行业不同的标准财务报表模板套用格式，可选择与报表要求相近的格式，再进行一些必要的修改即可。

3．定义各类公式

UFO有三类公式：计算公式（单元公式）、审核公式、舍位平衡公式。公式的定义在格式状态下进行。计算公式：定义报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入“=”就可直接定义计算公式，所以又称为单元公式；审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。需要用“审核公式”菜单项定义；舍位平衡公式：用于报表数据进位或小数取整时调整数据，以避免破坏原报表的数据平衡。需要用“舍位平衡公式”菜单项定义。

4．报表数据处理

报表格式和报表中的各类公式定义好之后，就可以录入数据并进行处理了。报表数据处理在数据状态下进行。

5．报表图形分析处理

当需要对报表中部分区域或整个报表进行图形分析时，可选取报表中的相关数据，然后制作各种分析图形。可以制作的分析图包括直方图、圆饼图、折线图、面积图、立体图等。图形可随意移动；图形的标题、数据组可以按照要求设置，并可以打印输出。

6．打印报表

可控制打印方向，横向或纵向打印；可控制行列打印顺序；不但可以设置页眉和页脚，还可设置财务报表的页首和页尾；可缩放打印；利用打印预览可观看打印效果。

7．退出

所有操作完毕之后，要保存报表文件，然后退出UFO系统。

在以上步骤中，第1、2、4、7步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。在实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。