报表子系统的编制流程

第7章　会计报表编制

学习要求：

1.掌握企业编制会计报表的一些基本概念。

2.掌握编制财务报表的步骤。

3.学会编制资产负债表、利润表。

7.1　会计报表编制概述

7.1.1　报表分类

会计信息使用者可以分为国家宏观管理部门、企业的投资者和债权人、企业的管理者以及其他与企业有相关利益的各个集团。尽管会计信息使用者对会计信息的关注重点不同，但报表形式的会计信息则是他们所共同关注的，那就是：反映企业特定时点的财务状况的信息——资产负债表；反映企业特定会计期间的经营成果的信息——利润表；反映企业特定会计期间现金流动情况的信息——现金流量表。这3张报表也称为基本财务报表，是企业于会计期末必须编制在规定时日内上报的，也称为对外报表。

作为企业管理者，以上报表提供的基本信息是远远不能满足其管理分析需求的，他们往往需要了解每一个业务部门、每一项业务活动、每一个员工、每一个产品（产品线）的价值贡献。这就需要编制各种形态的内部管理报表，也称为对内报表。

7.1.2　会计报表的作用

企业的会计核算是按照会计期间的划分逐期进行的。一个期间的工作结束，要进行财务状况、经营成果的统计，把相关信息及时通报给相关管理者、信息使用者。会计作为一个以提供财务信息为主的经济信息系统，其目的是向企业的使用者提供以财务报告为形式的相关会计信息，而财务报表是财务报告的主体。

7.2　会计报表子系统的功能

7.2.1　会计报表子系统的功能目标

1）会计报表的编制

①报表管理：报表设置、报表删除、报表备份、报表恢复。

②报表定义：报表格式定义、报表数据来源定义。

③报表处理：报表生成、报表审核、报表汇总、报表合并。

④报表输出：报表查询、报表打印、报表传输。

2）会计报表的分析

①定义分析指标。

②定义指标数据来源。

③分析数据生成。

④图形分析。

⑤输出分析结果。

7.2.2　会计报表子系统与其他子系统的主要关系

①会计报表子系统主要是从其他子系统中提取编制报表所需的数据。

②向财务报表子系统传递数据，以生成财务部门所需的各种会计报表的子系统组成总账、薪金管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理、财务分析、采购管理、库存管理、存货核算、销售管理。

7.2.3　会计报表子系统业务处理基本流程（图7.1）

图7.1　会计报表子系统业务处理基本流程

7.2.4　会计报表子系统的总体功能模块结构（图7.2）

图7.2　会计报表子系统的总体功能模块结构

1）报表的管理

报表的管理除能完成一般的报表设置、报表删除、报表备份、报表恢复等功能外，一般来说，要求报表数据文件能够转化为不同的文件格式。此外，还可以实现和其他流行财务软件之间的数据转换。

2）报表的定义

（1）报表格式的定义

①标题、表头、表体和表尾是组成报表的基本要素。

②报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表有效。

（2）报表数据来源的定义

①一类是常数，可以在定义报表格式时逐个单元直接填入。

②另一类是变动数据，需要从账或表中获取数据，或者将获取的数据进一步加工生成。

③会计报表子系统通常用公式和函数来定义报表的数据来源。

④单元公式中变动数据的数据来源：

从账务处理系统的总账、明细账的发生额和余额取数；从同一报表文件不同表页的数据和其他报表文件数据取数；从本表取数；从系统外部取数；从其他会计软件取数。

⑤审核公式和舍位平衡公式。

审核公式（勾稽关系）是报表数据之间关系的检查公式。主要用于报表数据来源定义完成后，审核报表的合法性；报表数据生成后，审核报表数据的正确性。

舍位平衡公式：将以货币单位——元为计量单位的报表通过进位计算变成千元、万元为单位的报表时，为保证平衡关系而使用的公式。

3）报表的处理

（1）报表的生成

报表生成就是根据定义的报表格式和数据生成报表。在生成报表的过程中，要注意表间和报表内勾稽关系，从而保证会计报表生成的正确性。

（2）会计报表的汇总

汇总会计报表的数据来源都是经主管部门和基层单位各自会计信息系统生成的会计报表。

（3）会计报表的合并

合并会计报表的数据来源是母、子公司各自会计报表子系统产生的会计报表数据及企业集团内部交易核对后需编制的抵消会计分录。

4）报表的输出

报表输出的内容包括输出报表格式、输出完整的报表、输出能够被其他系统接收的数据、输出报表的指定区域。

报表输出的方式包括屏幕显示输出、打印输出、磁盘输出、网络传输。

5）会计报表的分析

会计报表的分析应具备定义分析指标、定义分析指标数据来源、分析数据的生成、图形分析、输出分析结果等功能。图表是报表数据的图形表示。图表并不是独立的文件，它的存在依附于源数据所在的报表文件，只有打开报表文件后，才能打开相应的图表。当报表中的源数据发生变化时，图表也随之变化。报表文件被删除后，由该报表生成的图表也同时被删除。

7.3　UFO报表子系统基本概念

7.3.1　格式状态和数据状态

UFO报表子系统将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。

1）报表格式状态

①在报表格式设计状态下的操作：表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。

②在格式状态下，所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。

③在格式状态下所作的操作对本报表所有的表页都发生作用，并且不能进行数据的录入、计算等操作。

2）数据状态

①管理报表数据，包括：输入数据、增加和删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表。

②在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

③数据状态下操作：新建的报表只有一张表页，需要追加多个表页；录入每张表页上关键字的值；在数值单元或字符单元中录入数据；当前表页的单元公式将自动运算并显示结果；根据审核和舍位平衡公式执行审核和舍位；报表汇总和合并报表。

7.3.2　单元

单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在的行、列标识，行号用数字1—9999表示，列标用字母A—IU表示。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。

（1）数值单元

①数值单元用于存放报表的数据，在数据状态下输入。

②数值单元的内容可以是1.7×（10e-308）～1.7×（10e+308）之间的任何数。

③数值可以直接输入或由单元格存放的单元公式运算生成。

④建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。

（2）字符单元

①字符单元也是报表的数据，只不过不一定是数值数据，也在数据状态下生成。

②字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可以输入的符号组成的一串字符。

③一个单元中最多可以输入62个字符或31个汉字。

④字符单元的内容可以由单元公式生成。

（3）表样单元

①表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。

②一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。

③表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下不允许修改。

7.3.3　组合单元

组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），在处理报表时一般将组合单元视为一个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。

7.3.4　区域

区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。区域是二维的，最大的区域是一个表的所有单元（整个表页），最小的区域是一个单元。

7.3.5　表页

表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为页标。一个UFO报表最多可容纳99999张表页。

7.3.6　二维表和三维表

①确定某一数据的位置要素称为维。

②在UFO报表中要确定一个数据所需要素：表名、列、行、表页。

③一张二维表的各项缺省指标：

行数：1～9999（缺省值50行）；

列数：1-255（缺省值7列）；

行高：0～160毫米（缺省值为5毫米）；

列宽：0～220毫米（缺省值为26毫米）；

表页数：1～99999（缺省值为1页）。

7.3.7　固定区域及可变区

1）固定区

固定区指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。

2）可变区

可变区指组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。

有可变区的报表称为可变表，没有可变区的报表称为固定表。

7.3.8　关键字

关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标志一个表页，用于在大量表页中快速定位表页。

UFO报表子系统共提供了以下6种关键字：单位名称（字符型）、单位编号、年、季、月、日。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下输入，每个报表可以定义多个关键字，还有一个自定义关键字。

7.3.9　筛选

筛选是在执行命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行（列）进行判断，且只处理符合筛选条件的表页或可变行（列）。

筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。表页筛选条件指定要处理的表页；可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。筛选条件在命令、函数的后边，用“FOR”（筛选条件）来表示。

7.3.10　关联

一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。关联条件跟在命令、函数的后边，用“RELATION（关联条件）”来表示。

7.4　UFO报表子系统的编制流程

7.4.1　启用报表子系统，建立报表

进入格式状态编制空白报表，默认表名为REPORT1。

7.4.2　设计报表格式

报表的格式设计对整个报表都有效。报表格式设计操作：

①设置表尺寸。

②录入表内文字。

③确定关键字在表页上的位置。

④确定行高和列宽。

⑤定义组合单元。

⑥设置单元风格。

⑦设置单元属性。

⑧画表格线。

⑨设置可变区。

7.4.3　定义各类公式

公式定义在格式状态下进行，定义报表单元公式、审核公式、舍位平衡公式。

7.4.4　报表数据处理

报表数据处理在数据状态下进行。数据处理操作包括：

①新建的报表只有一张表页，若需要则追加多个表页。

②如果报表中定义了关键字，则录入每张表页上关键字的值。

③在数值单元或字符单元中录入数据。

④如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列，需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中录入数据。

7.4.5　报表图形处理

选择报表数据可以制作图形，如：直方图、圆饼图、折线图、面积图、立体图。

7.4.6　打印报表

①可控制打印方向：横向或纵向。

②可控制行列打印顺序。

③可设置页面页脚，还可以设置页首和页尾。

④可缩放打印。

⑤利用打印预览看打印效果。

7.5　UFO报表子系统的格式设计

报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。

7.5.1　固定表设计

（1）启动报表子系统，建立报表

（2）设置表尺寸

（3）定义表头和关键字

①定义表头。

②定义关键字。偏移就是指各关键字在单元中的相对位置。负数表示左偏移，正数表示右偏移。

（4）制作表体

①输入表体内各栏目的内容。

②定义行高。

③定义列宽。

④设置表体单元风格。单元风格即单元的字形、字体、字号、颜色、图案、折行显示。

（5）画表格线

（6）设置单元属性

（7）定义公式

（8）制作表尾

（9）报表存盘

（10）数据处理

①打开报表。

②录入关键字。

③数据输入及计算。

④保存。

7.5.2　可变表设计

可变表不是指固定表格式的变化，而是指那些行数或列数不固定，随实际需要而变动的表。制作可变表的基本步骤：

①确定表尺寸。

②定义输入表头和关键字。

③制作表体。

④定义可变区。一个报表只能定义一个可变区，如果想重新设置可变区，首先取消现有可变区，再设置新的可变区。

⑤定义公式。

⑥数据处理。

7.5.3　格式设计的其他功能

（1）套用格式

UFO提供了11种套用格式。

（2）报表模板

提供了16个行业的70多张标准财务报表。

（3）自定义模板

①定制行业。

②定制模板。

7.6　UFO报表公式的定义与计算

在UFO中，由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算和勾稽关系的检测都用到了不同公式。主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。

有些数据需要手工输入；有些数据是由其他报表项目运算得到的；有些数据是从其他报表中提取来的；有些数据可以从其他系统中直接提取。计算公式可以直接定义在报表单元中，这样的公式称为单元公式。

1）单元公式概念

UFO允许在报表中的每个数值型、字符型的单元内，写入代表一定运算关系的公式，用来建立表内各单元之间、报表与报表之间或报表系统与其他系统之间的运算关系，描述这些运算关系的表达式就可称为单元公式。

2）单元公式的格式

单元公式的书写规则：（目标区域）=（算术表达式）

目标区域：用户选取的、单元公式所赋值的单元格区域。

算术表达式：用来确定单元公式的数据来源和运算关系。

算术表达式中可以使用单元引用、数值、字符、运算符、函数等。

3）算术运算符

算术运算符是在描述运算公式时采用的符号。

4）算术表达式

算术表达式是由运算符、区域和单元、常数、变量、关键字、非逻辑类函数表达式组合，其结果为一个确定值。

算术表达式又分为单值和多值算术表达式。

①单值算术表达式的结果为一个数值，也可以为一个单纯的常数，可将其赋值给一个单元。

②多值算术表达式的结果为多个数值，可将其运算结果赋值给多个单元。

5）单元公式的定义方法

单元公式在格式状态下定义。一个单元中如果定义了单元公式，则在格式状态下，单元中显示“单元公式”，单元公式显示在编辑栏中。在数据状态下，单元中显示公式的结果。

6）相对单元公式的定义方法

相对单元公式是当单元公式移动或复制到其他单元，单元公式中引用的单元也随之改变。在单元名称的左侧输入“？”表示相对引用。

7）定义单元公式的注意事项

①单元公式中的单元地址不允许循环引用（SELECT函数、IFF函数除外），即本单元的公式中不能直接引用或间接引用本单元中的数据。

②在组合单元中不能定义公式。

③在定义了单元公式的单元中不能再输入任何其他内容。

④单元公式与单元类型的关系。

a.在数值型单元中的公式返回结果应为数值，如果返回结果为字符，则单元显示为空。

b.在字符类型单元中的公式返回结果应为字符，如果返回结果为数值，则单元显示为空。

c.如果利用单元公式定义字符单元的内容，则单元公式中的字符串应加上半角引号“＂＂”。

d.在表样类型单元中输入“=”后，单元类型将由表样类型改变为数值类型。

8）单元公式的计算方法

输入或修改了关键字的值之后，增加或删除了表页以后，都需要重新计算。当某张表页确认正确后不需要重新计算，可以给它设置不需要重新计算的标志。

9）公式列表

要想查看整个报表中所有单元公式和其他公式可以使用公式列表。

10）函数概述

按函数的用途不同，函数可以分为：财务函数、其他业务系统去数函数、统计函数、数学函数、日期时间函数、本表他页去数函数等。

11）计算机公式的编辑

单元公式方式、命令行方式、批处理方式。

计算公式在命令窗和批命令中的格式特点是：以LET引导计算公式，一个计算公式可以为若干筛选条件、关联条件相同的区域赋值，各赋值表达式间以逗号“，”分隔。

在可变区域不能定义单元公式。

7.7　UFO报表子系统的管理

7.7.1　会计报表格式管理

1）报行和表列的管理

（1）插入行（列）

①在固定区中插入行（列）。在固定区中插入的行是带格式的行，它沿用插入位置行的格式，包括表格线、单元属性和单元风格。在报表格式设计状态下进行。

②在可变区中插入行（列）。在可变区插入行是在数据状态下进行的。如果插入的行可变行数量超过了在格式状态下设置的可变区的大小，则只插入可变行允许的最大行数。

（2）追加行（列）

①在固定区追加行（列）。必须在格式状态下进行，追加的行列式不带格式的空行列。

②在可变区追加行（列）。追加可变行必须在数据状态下进行。如果追加的行可变行数量超过了在格式状态下设置的可变区的大小，则只追加可变行允许的最大行数。

（3）交换行（列）

①在固定区交换行（列）。必须在格式状态下进行。

②在可变区交换行（列）。必须在数据状态下进行。

③注意：

a.可以一次交换多个行（列），多个行（列）号之间用“，”分隔开。

b.固定区行（列）和变动区行（列）不能交换。

c.交换多个行（列）时，源行（列）数和目标行（列）数应保持一致。

（4）删除行（列）

①在固定区删除行（列）。必须在格式状态下操作。删除行（列）后，在删除位置中的单元公式也随之删除。

②在可变区删除行（列）。必须在数据状态下操作。必须保留有一个可变行（列）。

2）表页管理

（1）增加表页

①在一个表中增加表页有两种方式：插入表页和追加表页。插入表页是指在当前表页前面增加新的表页；追加表页则是指在最后一张表页后面增加新的表页。

②必须在数据状态下进行。

（2）交换表页

交换表页是指将指定的任何表页中的全部数据进行交换。必须在数据状态下进行。可以一次交换多个表页，多个表页号用“，”分隔开。

（3）删除表页

①必须在数据状态下操作。

②注意：

a.可以一次删除多个表页，各表页号之间用“，”分隔开。

b.如果要删除指定条件的表页必须指定条件。

c.如果不指定条件和表页号，则删除当前表页。

（4）表页排序

（5）查找表页

查找分为查找表页和查找可变区，必须在数据状态下进行。

7.7.2　会计报表的数据管理

1）数据透视

数据透视表的功能是把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。必须在数据状态下进行。

2）数据汇总

UFO提供了表页汇总和可变区汇总两种汇总方式。

（1）表页汇总

①表页汇总是把整个报表的数据进行立体方向的叠加。

②汇总数据可以存放在本报表的最后一张表页或生成一张新的汇总表页。

③汇总时既可以汇总报表中所有表页，也可以只汇总符合指定条件的表页。

（2）可变区汇总

可变区汇总是把指定表页中可变区的数据进行平面方向的叠加。

7.8　UFO报表子系统的图表功能

图表是报表数据的图形文件。图表并不是独立的文件，它的存在依附于源数据所在报表文件，只有打开报表文件后，才能打开相应的图表。当报表中的源数据发生变化时，图表也随之变化。报表文件删除后，由该报表生成的图表也同时删除。

7.8.1　图表概述

①UFO提供的图表格式包括直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类，共10种格式。

②图表的建立（必须在数据状态）。

③图表的组成：

a.图形部分；

b.坐标轴；

c.X轴标注；

d.Y轴标注；

e.标题（包括图表标题、X轴标题、Y轴标题）；

f.图例；

g.关键字标识；

h.单位。

7.8.2　图表对象

①编辑标题。

②设置标题字体。

③改变图标格式。

④定义数据组。

⑤图表对象的管理。

7.8.3　图表窗口

在UFO中，图表有两种存在方式：一种是图表和报表出现在同一窗口中；一种是图表存在另外一个窗口中。

①显示图表窗口。

②打开图表窗口。

③多图表的管理。

④删除图表。

⑤关闭图表。

思考题

根据上述知识点编制该企业的资产负债表和利润表。