报表的编制和审核

六、报表的编制和审核

编制报表就是根据报表定义中给出的计算公式，生成各个报表数据。审核报表就是根据报表定义中给出的审核公式验证报表编制的正确性。

1.功能

（1）根据“报表定义”中给出的计算公式，生成当前会计日期相应月份的报表。生成的报表与原报表有相同的格式，因此又被称为某月的报表或数据表。生成的报表可以查询、成批打印。

（2）一次可以编制一个或一批报表。

（3）编制过程中显示每个有计算公式的表元的计算结果或错误信息。编制完成后，编制信息窗口不自动关闭，用户可以随时浏览或打印编制信息。

（4）只要出现错误信息，系统就认为该表编制失败，不生成该表的数据文件。

（5）根据“数据覆盖”选项的设置，系统决定是否覆盖已经编制的该表当月的数据文件。

（6）根据“报表审核”选项的设置，系统决定是否在编制成功后继续审核报表。

（7）审核过程中，在编制信息窗口显示审核结果和错误信息。

（8）由于同一报表中一个表元的数据可能是由本表其他数据计算而得，因此，编制报表时，就有哪个表元的值先计算的问题。安易报表系统在编制报表时，是按本表表元之间的引用关系排出表元的计算顺序，对存在循环引用关系的表元和显示错误信息的相关表元，不予编制。排列计算顺序的原则是：尽可能保持表元的自左向右、自上而下的自然顺序，将直接或间接引用其后表元的表元移到其引用的表元之后计算。

2.操作说明

（1）选择“编表与审核”中的“编制报表”项，弹出“报表编制-选择报表”对话框，如图4-77所示。

图　4-77

对话框中有两个单选列表框，分别是“可选报表”列表框和“已选报表”列表框。

“可选报表”列表框中列出的是所有已定义报表的表名；“已选报表”列表框中则列出用户需要编制的报表。

（2）选择要编制的报表：用鼠标双击“可选报表”列表框中需要编制的报表，则被选择的报表进入“已选报表”列表框。或者将光标移到需要编制的报表名称上，单击“选取”按钮，使被选报表名进入“已选报表”列表框。如果在“已选报表”列表框中有一个不需要编制的报表，则在“已选报表”列表框中双击该报表名，使其返回“可选报表”列表框。

（3）选择会计日期：决定编制报表的年度和月份。

（4）设置覆盖选项：“覆盖”选项指示如果报表编制成功并且当月报表数据已经存在，则用新编制的数据取代原来的数据；“不覆盖”表示保留原编制数据，不保存新编制报表；“逐表确认”表示在编制过程中，如果遇到已经存在编制数据的报表，则在该报表再次编制完成后显示一个对话框，要求用户确认是否用新编制的报表取代原来的数据。提示信息如图4-78所示，回答“是”表示覆盖，“否”表示不覆盖。

图　4-78

（5）设置审核选项：“审核”选项仅对编制成功的报表起作用。“审核”选项指示系统在每一报表编制成功后接着审核；“不审核”选项表示系统只编制不审核；“逐表确认”选项表示在每一报表编制完成后显示一对话框，如图4-79所示，回答“是”表示审核，“否”表示不审核。

图　4-79

（6）按“确认”按钮开始编制，按“取消”按钮则退出编制功能。

（7）查看编制、审核信息：编制和审核信息是报表编制和审核过程产生的信息，供用户查对。编制信息窗口显示编制和审核信息。