报表的格式和编制方法

第一节　UFO报表管理系统概述

一、主要功能

UFO（users　friend　office）报表管理系统是报表处理的工具，既可以编制对外报表，又可以编制各种内部报表。与电子表格软件的最大区别在于，UFO报表是真正的三维立体表，并在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四位处理能力。其主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或从其他业务系统中取得有关会计信息，自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图。

UFO报表管理系统具体包括以下功能。

1．提供各行业报表模板（包括现金流量表）

UFO报表管理系统提供不同行业的标准财务报表模板，包括“现金流量表”，可轻松生成复杂报表。如果标准行业报表仍不能满足需要，系统还提供自定义模板的功能，可以根据本单位的实际需要定制模板。

2．文件管理功能

文件管理是指对报表文件的创建、读取、保存和备份等进行管理。UFO报表管理系统提供了各类文件管理功能，并且能够进行不同文件格式的转换，例如，txt文件、mdb文件、Excel文件、Lotus1－2－3文件。UFO报表管理系统支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开的文件和图形多达40个。它提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以和其他流行财务软件交换数据。

3．格式功能管理

UFO报表管理系统提供了丰富的格式设计功能，如设置组合单元、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等，可以制作满足各种要求的报表。

4．数据处理功能

UFO报表管理系统以固定的格式管理大量不同的表页，能够把多达99　999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系。此外，UFO报表管理系统还提供了排序、审核、舍位平衡、汇总等功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，可以从“账务”、“应收”、“工资”、“固定资产”、“销售”、“采购”、“库存”等用友产品中提供数据，生成财务报表。

5．图表功能

UFO报表管理系统将数据表以图形的形式进行表示。采用“图文混排”，可以方便地进行图形数据组织，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种图式的分析图表和图形。可以编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色等，并打印输出图表。

6．打印功能

UFO报表管理系统的打印方式可谓“所见及所得”，而且报表和图形都可以打印输出。提供“打印预览”，可以随时浏览报表或图形的打印效果。报表打印时，可以打印格式或数据，可以设置表头和表尾，可以在0．3～3倍之间缩放打印，可以横向或纵向打印等。

7．二次开发功能

二次开发功能可提供批命令和自定义菜单，自动记录命令窗中输入的多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件：提供了Windows风格的自定义菜单，综合利用批命令，可以在较短的时间内开发出适合于本企业的专用系统。

二、基本概念

（一）报表和报表文件

1．报表

报表也称为表页，它是由若干行和若干列组成的一个二维表，一个UFO报表最多可容纳99　999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。报表是报表管理系统存储数据的基本单位。

2．报表文件

一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中。每个报表文件都有一个名字，例如，资产负债表．rep，报表的文件名可以取会计报表的标题，也可以不是标题名。

每个报表文件可以包含若干张报表。为了便于管理和操作，一般把经济利益相近的报表放在一个报表文件中，例如，每月编制的资产负债表就可统一放在“资产负债表．rep”报表文件中。这样在某一报表文件中要查找某一数据，就要再增加一个表页。在报表文件中，确定一个数据所在位置的名称是“表页名”（或“表页号”）。

（二）单元和单元属性

1．单元

报表中由表行和表列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。它是组成报表的最小单位。每个单元都可用一个名字来标志，成为单元名。单元名可以用所在行和列的坐标表示，一般采用所在行的字母和列的数字表示，例如，C2表示报表中第二行第C列对应的单元。

2．单元属性

单元属性是组成报表格式内容的重要部分，设置好每一个单元的属性是设计好一个报表的关键。单元属性包括单元类型、对齐方式、字体图案和边框等。

（1）单元类型包括数值单元、字符单元和表样单元。

①数值单元是报表的数据，在数据状态下（格式／数据按钮显示为“数据”时）输入。数值单元必须是数字，它可直接输入也可由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。

②字符单元是报表的数据，在数据状态下输入。字符的单位内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容可以直接输入也可以由单元公式生成。

③表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，在其中输入的内容对所有表页都有效。表样在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而不允许修改。

（2）对齐方式包括水平方向对齐和垂直方向对齐。其中，水平方向对齐和垂直方向对齐又分别有居左方向对齐、居中方向对齐和自动对齐。

（三）区域和组合单元

1．区域

区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个表页的所有单元，最小的区域可只包含一个单元。在描述一个区域时，开始单元（左上角单元）与结束单元（右下角单元）之间用“∶”连接。例如，A2∶D8。

2．组合单元

组合单元是相邻的两个或更多的单元组成的区域。这些单元必须是同一种单元类型，UFO报表管理系统在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域名称或区域中的某一单元的名称来表示。

（四）关键字

关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于区别并在表页中快速选择表页，为多维操作起“关键字”的作用。每个报表可以定义多个关键字。关键字一般包括单位名称、单位编号、年、季、月、日等。

（五）报表格式

1．表样格式

将设置的报表基本结构称为表样格式（也称格式表、定义表）。在报表管理系统中，每一报表只能有一张表样格式，但可反复被使用。

2．单元格式

单元格式是指报表单元中的各种格式，例如，财务取数公式、审核公式等。

3．固定表

报表的格式固定，不随业务或统计量的变动而改变固有格式。

4．可变表

报表的格式不固定，可以根据业务统计与管理的需要改变报表的格式。

（六）格式状态和数据状态

1．格式状态

格式状态是指设置、修改空白报表的状态，如设置标题、表头、报表项目、表尾、设置单元公式、设置单元类型等。在格式状态下，看不到数据。

2．数据状态

数据状态是指编制报表、对表内数据进行加工、汇总及其他处理的状态。在数据状态下，看得到报表的格式和数据，但不能修改报表格式。

三、报表管理的工作过程

编制会计报表是每个会计期末最重要的工作之一，从一定意义上讲，编制完成会计报表是一个会计期间工作完成的标志。

在报表管理系统中，会计报表的数据来源一般有账务系统、报表取数、其他业务子系统、人工直接输入等。

（一）报表处理流程

1．手工式下的报表编制业务处理过程

在手工方式下，报表编制的业务处理过程如图5－1所示。

图5－1　报表编制的业务处理过程

（1）根据有关总分类账户和明细分类账户的数据直接填入或经计算机填入有关报表。

（2）根据其他业务子系统等数据直接填入或经计算机填入有关报表。

（3）核算报表并生成报表。

（4）将其下属单位上报的报表进行汇总并生成汇总表。

2．电算化方式下的报表数据处理流程

在电算化方式下，所有通用报表管理系统都遵循每月先定义后编制，最后输出报表的基本工作流程。

在会计电算化状态下，编制报表流程主要可以分为三步：第一步是启动UFO报表管理系统，根据需要建立报表，对报表进行格式定义，包括空白报表的设置和报表公式的定义；第二步是报表的数据处理，包括报表的编制和图形处理；第三步为报表的打印输出。

报表管理数据处理流程如图5－2所示。

图5－2　报表管理数据处理流程

（二）报表管理系统基本功能模块结构

用友UFO报表管理系统具有文件管理功能、报表格式定义功能、报表生成功能、数据处理功能、图形功能、打印输出等报表管理功能，如图5－3所示。

图5－3　报表管理系统基本功能模块结构

（1）文件管理的作用是对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理。

（2）格式管理针对不同对象的不同要求，对报表进行格式定义以及对表中数据的运算关系进行公式定义。

（3）报表数据处理提供数据录入与采集、报表数据计算、数据处理分析、报表汇总等功能。它可以通过取数公式从数据库中抽取数据，也可以定义表页以及不同表格之间的数据钩稽运算，制作报表。

（4）报表管理包括图表管理、报表输出等功能。图表管理的功能是将数据表以图形的形式进行表示。报表输出则是对已编制完的报表，显示或打印输出，提供纸介质作为使用和保存的形式。

（三）报表管理系统的基本操作流程

报表管理系统的基本操作流程可以分为报表的格式和公式设置，报表的数据处理和报表输出，如图5－4所示。

图5－4　报表管理系统的基本操作流程