报表管理系统的基本概念

2．6．1　UFO报表管理系统的基本概念

1）格式状态和数据状态

UFO将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计工作和报表数据处理工作。这两部分的工作是在不同状态下进行的。

（1）格式状态　在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，例如，表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字；定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

（2）数据状态　在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

报表工作区的左下角有一个“格式／数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。

2）单元

单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标志。例如，C8表示第3列第8行的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。

（1）数值单元　用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。

（2）字符单元　字符单元也是报表的数据，也在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可以由单元公式生成。

（3）表样单元　表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。

3）组合单元

组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符）。UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。

4）区域

区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如，A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。

5）表页

一个UFO报表最多可容纳99　999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”至“第99999页”表示，当前表的第2页，可以表示为＠2。

6）二维表和三维表

确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行（横轴）和列（纵轴）来描述，那么这个表就是二维表。

如果将多个相同的二维表叠在一起，要从这多个二维表中找到某一个数据，则需增加一个要素，即表页号（Z轴），这一叠表称为三维表。

如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，则需增加一个要素，即表名。三维表的表间操作即为“四维运算”。因此，在UFO中要确定一个数据的所有要素为：＜表名＞、＜列＞、＜行＞、＜表页＞，如利润表第2页的C5单元，表示为“利润表”→C5＠2。

7）固定区及可变区

固定区指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。可变区是组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区。

有可变区的报表称为可变表。没有可变区的报表称为固定表。

8）关键字

关键字是一种特殊的单元，可以惟一标志一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。例如，一个资产负债表的表文件可放一年12个月的资产负债表（甚至多年的多张表），要对某一张表页的数据进行定位，要设置一些定位标志，在UFO中称为关键字。

UFO共提供了6种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UFO还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期。

关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。