报表系统的基本概念有哪些

2.报表系统的基本概念有哪些？

答：（1）报表基本结构

就报表结构的复杂性而言，报表可以分成简单表和复合表两类。

复合表的结构比简单表复杂得多。复合表可以由简单表嵌套而成，也可由多个简单表拼合而成，因此复合表在处理上不如简单表那样方便。

无论简单表还是复合表，就其结构而言基本由两大部分组成，即基本固定的表格式和随会计期间不同而不同的表中的数据部分。

（2）报表格式与基本术语

在计算机报表处理系统中，所谓报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。

简单表格式一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾，如表5-1所示。

①标题：标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。标题可能有一行也可能有若干行。

图5-1　报表格式简图

②表头：表头用来表示报表的栏目。栏目和栏目的名称是报表最重要的内容，它们决定了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。简单报表的栏目只有一层，栏目只有一层的称为基本栏。复合报表的栏目可以分成若干层，即大栏目下包含几个小栏目，这种栏目称为组合栏。有些报表软件也将表的标题和表头部分视为一个整体，将这个整体称为表头。

③表体：报表的主体，表体由横向的若干行和纵向的若干栏组成。

纵向表格线和横向表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据，这些方格称为表单元。表单元是组成报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。通常将确定某一单元位置的要素称为“维”。

所谓区域是由多个单元组成，它包括的范围是从起点单元开始到终点单元构成的一个长方形单元阵列。区域是二维的，最小的区域是一个单元，最大的区域可以包括整张报表的所有单元。

在报表编制过程中，向报表单元中填入的内容一般只有两种：一种是文字，一种是数字。其中有些文字部分用来作为每行（或列）的标题，称为表样。表样单元的内容在编制不同会计期间的同一会计报表时与表头表尾等一样，它的内容是固定不变的，因此表样是报表格式的一部分。

④表尾：表尾指表格线以下进行辅助说明的部分。表尾部分有的表有内容，有些表没有内容，但无论有无内容，表尾这一结构在报表中是一定存在的。

会计报表处理子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置表头、表体和表尾的功能，用户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。

（3）报表公式和报表关键字

①报表公式。在计算机报表系统中，报表的格式和报表的数据是分开处理和管理的。报表的格式起着说明数据的经济含义和管理数据的作用。报表数据起到反映相应经济指标大小的作用。每月的报表数据一般不会相同。

A.报表单元公式：确定表单元的数据来源、计算报表单元格数据的公式。在使用计算机进行报表编制时，表中数据一般不由手工从键盘输入而是通过设置报表单元公式，由计算机根据公式自动从指定的文件中调取。这些单元公式就是报表公式的一个最主要的构成部分。

B.报表审核公式：根据报表数据间的钩稽关系检查报表数据是否正确的公式。报表审核公式的作用是根据报表数据间的钩稽关系检查报表数据是否正确。

C.报表舍位平衡公式：是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时，为保持报表数据的平衡而使用的公式。

在报表的编制过程中，虽然报表中的数据每个会计期间并不相同，但同一报表中各个单元填列数据的规律一般是不变的，如：资产负债表中货币资金项总是从现金、银行存款和其他货币资金调取数据。因此报表公式一经设定，在编制不同会计期间的同一会计报表时公式的内容也是固定不变的。每次编制报表通常不需要重新设定。

由于报表的格式和公式在编制不同会计期间的同一会计报表时通常是不变的，表格式和表公式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表系统中一般将它们合称为表结构。而将表处理软件运行表结构文件得到的，填列好具体数字的报表称为数字表。

②报表关键字。报表关键字实质上是一个计算机的取值函数。关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。可以根据自己的需要设置相应的关键字。

A.每张报表可以同时定义多个关键字。

B.如果关键字的位置设置错误，可以执行“数据”菜单“关键字”—— “取消”命令取消后再重新设置。

C.关键字在一张报表中只能定义一次，即同一张报表中不能有重复的关键字。

③多维表。确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行和列坐标可以找到这个二维表中的任何位置的数据。

如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据需增加一个要素，一般称为一个表页。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”—— “第×××××”表示。这一叠表称为一个三维表。

如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为“四维运算”。

会计信息系统中的表处理系统一般是一个三维立体报表处理系统，要确定一个数据的所有要素为：表名、列、行和表页。