报表日常管理

任务二　报表日常管理

任务描述

与手工会计相比，利用软件编制报表有不同的操作流程。在会计电算化条件下，我们可以实现数据共享，通过一定的操作自动提取报表数据，直接生成各种所需要的报表。

任务分析

在报表格式设计完毕后，需要转换到数据状态，进行公式定义，填写报表数据，进行数据处理、报表审核、舍位平衡等基本业务处理。本次任务主要是通过对公式的定义、审核等，完成报表日常数据的处理。

相关知识

一、公式定义

在报表基本格式设置完毕之后，就需要对报表上各项目的取数规则进行定义。由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，所以我们把这种数据来源的表达式称为账务取数函数。但也有少部分报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的项目，我们把这种数据来源的表达式称为报表取数函数。另外，还有凭证取数函数。

（一）账务取数函数

账务取数函数表示报表数据来源于账簿，它主要解决取哪一个账套的数据，取哪一年、哪一个月的数据，取哪一个账户的数据，取这个账户的什么数据（一个账户可以提供期初、期末、发生额、累计发生额等数据）等方面的问题。

账务取数函数的基本格式为：函数名（“科目编码”，会计期间，[“方向”]，[“账套号”][会计年度]，[“编码1”]，[“编码2”]）。

函数说明：函数内部带中括号的项目为可选项目，可采用缺省方式，而科目编码或会计期间则是必选项目。

1．函数名

函数名即函数关键字，账务取数函数的主要函数名如表6-1所示。

表6-1　账务取数函数的主要函数名

2．科目编码

表示取哪一个科目的数据。

3．会计期间

表示取某一年哪一个月的数据，可以是全年、季、月等变量，也可以用具体数字表示年季、月。

4．方向

方向即借或贷，可以省略。

5．账套号

表示取哪一套账的数据，为数值型字符串，缺省时默认为第一套账（默认的账套号可通过“数据”菜单下的“账套初始”程序设置）。

6．会计年度

会计年度即数据取数的年度，可以省略，省略时取默认的会计年度，该值也可通过上述“账套初始”程序设置。

7．编码1与编码2

该项目与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如无辅助核算可以不填。

（二）报表取数函数

按照数据来源，报表取数函数主要分为表页内取数，本表他页取数及其他报表取数几种。

1．表页内取数

表面内取数是指数据来源于本表某些单元或某些区域的数值，采用逐个输入单元名称的方式对若干个单元的数据进行加减乘除等运算或利用会计报表系统提供的运算函数进行运算。一般格式为：<目标区域>=表元代码。

例如：定义C8单元格“主营业务利润”（主营业务利润=主营业务收入−主营业务成本−主营业务税金及附加）。选定C8单元格，键入“=”或者单击“fx”按钮，弹出定义公式对话框，直接输入公式“C5-C6-C7”，单击“确定”即可。

2．本表他页取数

本表他页取数是指编制报表过程中涉及的数据来源于同一报表文件不同的月份，例如，2月份利润表中的本年累计数应根据一月份利润表中的本年累计数与二月份报表中的本月数合计填列，这时就需要通过数据链接从同一报表文件的不同表页之间获取数据才能完成。本表他页取数可通过SELECT（）函数来实现。

SELECT（）函数的基本格式为：<目标区域>=SELECT（<区域>，[<筛选条件>]）。筛选条件的基本格式为<目标页关键字@|目标页单元@|常量><关系运算符><数据源表页关键字|目标页单元|常量>，如果该项缺省则表示与目标页在同一表页。

当系统中存储了多年的数据，仅依靠关键字“月”并不能实现准确取数，则可使用复合筛选条件来进行设置，如C1单元取自上年同月的C1单元格的数据，则公式可定义为：C1= SELECT（C1，年@=年+1 AND月＠=月）

以下是具体用法举例说明。

1）“ABC”报表中D1列的值为上月本表C2列的数据，则运算公式可以表达为：D1=SELECT（C2，月＠=月+1）。其中“月＠=月+1”为筛选条件，＠表示当前页，月＠为本表中的关键字“月”，等号右边的“月+1”中的“月”为被取数表页的关键字。“月＠=月+ 1”是一个恒等式，假如当前表页是3月，则等号右边的“月”的取值为2时才能满足这种恒等关系，即实现了取上一月表页数据的目的。以此类推，当取前三个月的数据就可描述为“月＠=月+3”。

2）某表当前月12月的表页C6单元的值等于该报表文件上数第二个（10月份）的表页C6单元的值，则C6单元的取数公式为C6=SELECT（C6，月@=月+2），其中“月@”表示当前表页关键字上的月份值，等号右边的“月”表示欲取表的月，可由系统按照关系式“月@=月+2”计算出来。如当前月为12月，则公式右边的参数为“10”时，才能使公式左右相等。

3）利润表D列代表本年累计值，其数据是本月C列加上上个月D列的值，则公式可设为：D=SELECT（D，月@=月+1）+C。

3．其他表取数

报表编制中，有些数据需要从其他报表中获取，这时可通过建立报表文件之间的RELATION关联条件而获取或通过SELECT（）函数来获取。

（1）运用RELATION关联条件取数

当从他表取数时，已知条件并不是页号，而是希望按照年、月、日等关键字的对应关系来取他表数据，这时就必须用到关联条件。表页关联条件的意义是建立本表与他表之间以关键字或某个单元为联系的默契关系。

从他表取数的关联条件的基本格式为：<目标单元>=“<他表表名>”→<单元>RELATION<关键字>WITH“<他表表名>”→<关键字>。

WITH前的参数<单元｜关键字>表示目标表页的特征，WITH后的参数<单元｜关键字表示数据源所在表页的特征，关联条件的意义在于目标页与数据源所在的表页使WITH前后的参数相等。

这些参数中比较常用的参数为“年”、“月”，如利润表中的本年累计数应根据一月份利润表中的本年累计数与二月份报表中的本月数合计填列，这里的关联参数就是“月”，表达式为RELATION月WITH“利润表”→月+1。假如当前表页是2月，即左边的参数“月”为2，WITH右边的参数“月”的值为1时才能使WITH前后相等，这就形成一个关联，达到了取上月表页数据的目的。以此类推，取3个月前的数据就应该描述为：RELATION月WITH“利润表”→月+3。

注意：所有引用本表他页相同地址单元的计算公式只能在命令窗口和批命令中使用，不能在单元公式中使用。因此利润表中的本年累计数不能用关联条件函数。当报表中有两个或更多的关键字，且用一个关键字不能唯一表示一个表页时，需要用两个关键字进行关联。

以下是具体用法举例说明。

1）A1=“FYB”→A1RELATION月WITH“FYB”→月

取FYB表中与当前表页相同月的A1的值。如果当前表页为9月，则取FYB表9月表页A1的值。

2）下面单元公式令本表各页A列取表“LRB”上月各页B列数值。

A=“LRB”→B RELATION月WITH“LRB”→月+1

3）下面公式令当前各页A列取表“LRB”同年上月表页B列数值及表“ZJB”上一年相同月份表页C列数值之和。

A=“LRB”→B+“ZJB”→C RELATION年WITH“LRB”→年，月WITH“LRB”→月+1，年WITH“ZJB”→年+1，月WITH“ZJB”→月

（2）运用SELECT（）选择函数取数

用SELECT（）选择函数取数时计算机将自动搜寻满足条件的数据。其基本格式为：<目标单元>=SELECT（“他表表名”→单元，目标页关键字@=“他表表名”→关键字）。

为准确获取数据，其他报表定位需采用绝对路径，即格式中的“他表表名应按“盘符：\文件夹\报名表”方式进行定义。

如：令本表D列的值为本年上月本表C列的数据，则运算公式可以表达为：D=SELECT（C，年＠=年and月＠=月+1）。

二、审核公式定义

目前，国内财务软件公司开发的报表系统都提供了数据审核功能，用户只要将报表上的勾稽关系用公式表达出来（在会计电算化中称为审核公式），计算机就可以根据审核公式自动判断报表编制的正确性。

这里需要注意的是，审核公式应该在“格式”状态下输入。

三、舍位平衡公式定义

目前，我国对外报表中的金额单位都是“元”。因此在规模较大的单位中，会计报表上的数据都比较大，阅读报表时就显得比较麻烦，所以一些单位常常希望将报表中的数据金额单位由“元”改为“千元”或“万元”，以方便阅读。这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因此需要重新进行调整，使之保持数据间的平衡关系。

例如，原始报表数据平衡关系为D5+E5=F5，在未转换之前，D5的值为15 237.23，E5的值为1 543.31，F5的值为16 780.54，此时该表页是符合平衡关系的。但在转换为“万元”表之后，D5的值变为1.52，E5的值变为0.15，F5的值变为1.68，这时原先的平衡关系被打破，即1.52+0.15=1.67≠1.68。

“舍位平衡公式”界面中的“舍位表名”是指舍位后报表的名称，它和当前报表文件名不能相同，存放地点默认在当前目录下；“舍位范围”是指需要进行舍位的区域；“舍位位数”可输入1～8位，舍位位数为1时区域中的数据除以10，舍位位数为2时区域中的数据除以100，依此类推；“平衡公式”是指舍位后有关项目间的平衡关系。

舍位平衡公式按如下规则书写。

1）倒顺序写，首写最终运算结果，然后一步一步向前推。

2）每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一个公式后不用写逗号。

3）公式中只能使用“+”或“−”符号，不能使用其他运算符号及函数。

4）等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）。

5）一个单元只允许在等号右边出现一次。

四、报表数据处理

（一）报表数据的生成

报表系统在“格式”状态下定义的表头、表体、表尾以及报表公式等完成后，可以通过单击【格式】按钮，由“格式”状态转换为“数据”状态，计算机会自动计算出相应报表的数据，生成所需要的报表，或者通过“报表重算功能”，也可以生成报表数据。

如果在所有的表页中没有本期的报表表页，则需要先在本报表中插入新表页，可以点击“编辑”菜单下的“插入/表页”功能项，系统提示需要输入“插入的表页数量”，输入为时，表示只插入一个新表页，点击【确认】按钮，则一张新表页随即被插入到此报表中；接着用户需要输入关键字的值，可以调用“数据”菜单下的“关键字/录入”功能，输入本表页所对应的年、月、日等关键字的值，系统提示“是否重算本表页”，选择【是】按钮，本期的报表即可编制完成。

（二）报表审核

当报表系统处于数据处理状态时，在表页计算执行完毕之后，用鼠标选取“数据”菜单下的“审核”功能，系统将按审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时显示MESSAGE后的信息，记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式。

例如：执行资产负债表的审核，如果发现单元D39与H39的实际数据不等，则系统会弹出一提示框，提示信息为“期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计”。按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息为止，此时则表示该报表各项勾稽关系正确。

每当对报表数据进行过修改或重新计算后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。

（三）舍位平衡

当本期报表编制完毕，需要对报表进行舍位平衡操作时，可以按照以下要求操作：确保报表处于数据处理状态，用鼠标选取“数据”菜单下的“舍位平衡”项，系统将按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位操作，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整将舍位平衡后的数据存入指定的新表或他表中。

报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整。当报表数据生成之后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。

五、表页管理及报表输出、汇总、维护

（一）表页管理

1．插入和追加表页

在一个报表中增加表页有追加和插入两种方式。插入表页即在当前表页前面增加新的表页。追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。

2．交换表页

交换表页是指两张或两张以上的报表相互交换数据。交换时，要确保报表处于数据状态然后调用“编辑”菜单下的“交换/表页”功能，系统将弹出“交换”对话框。在该对话框的“源表页号”和“目标表页号”编辑框中输入要互相交换位置的表页页号。可以一次交换多个表页，多个表页号间用逗号隔开。

3．删除表页

删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。删除时，应确保报表处于数据状态，然后调用“编辑”菜单下的“删除/表页”功能，系统将弹出“删除表页”对话框。如果不指定表页号和删除条件，则确认后删除当前表页；如果要删除指定的表页，则在“删除表页”编辑框中输入要删除的表页号。可以同时删除多个表页，多个表页号之间用逗号隔开。

4．表页排序

UFO提供了表页排序功能，可以按照表页关键字的值或者按照报表中的任何一个单元的值重新排列表页。“第一关键值”是指根据什么内容对表页进行排序；“第二关键值”是指当有表页的第一关键值相等时，按照此关键值排列；“第三关键值”是指当有多个表页用第一关键值和第二关键值还不能排列时，按照第三关键值排列。

5．查找和定位

查找和定位都是为了在存在多张报表和多表页的情况下，快速地找到所需要的报表。查找分为查找表页和查找可变区。查找表页是根据给定的条件，在报表中找到符合条件的表页，并使它成为当前表页。

（二）报表输出与汇总

1．报表输出

报表输出有两种基本方式：一种是屏幕显示输出，另一种是打印输出。系统还可以打印空白报表和报表指标取数公式清单，以供用户检查格式或公式。

2．报表汇总

报表汇总是指将结构相同而数据不同的两张报表经过简单叠加后生成一张新的报表。此操作功能主要用于同一报表不同时期的汇总以便得到某一期间的总计数据，或者对同一单位不同部门的同一张报表的汇总以得到整个单位的合计数字。但报表汇总功能不能用于编制合并报表。

（三）报表维护

1．报表删除功能

为了系统的正常运行，需要定期（一般系统中只需保留1～2年数据即可）从系统中删除以前年度的旧表。

2．报表结构复制功能

用户可以选择已定义的结构类似的报表进行复制，对复制过来的报表结构按需要进行修改即可使用，从而减少用户对报表进行初始设置的工作量。

任务实施

实例6-3　通过公式定义方式编制一张“管理费用明细表”，格式如表6-2所示。

表6-2　管理费用明细表

1．设置报表格式

操作步骤

1）以会计“李红”的身份登录企业应用平台，在“业务工作”窗口中单击“财务会计”→“UFO报表”，打开报表管理系统。

2）调用“文件”菜单下的“新建”功能，建立一个空白的报表格式；单击“格式”菜单下的“表尺寸”，生成一张只有8行7列格式的新表。

3）选取A1:G1区域，单击“格式”菜单下的“组合单元”，在随后弹出的“组合单元”窗口中点击“整体组合”，将该区域合并成一个整体，输入报表名称“管理费用明细表”。

4）在A2:G2单元内分别输入“项目”、“管理费用”、“工资”、“福利费”、“折旧费”、“电话费”、“其他”；在A3:A6单元内分别输入“管理部门”。其余以此类推，形成如图6-12所示的表格。

图6-12　报表样式

2．公式定义

操作步骤

1）选中B3单元格，单击“数据”菜单下的“编辑公式”→“单元公式”弹出“定义公式”对话框，如图6-13所示。

图6-13　“定义公式”对话框

2）在“定义公式”对话框中单击【函数向导】按钮，进入“函数向导”对话框，如图6-14所示。

图6-14　“函数向导”对话框

3）“函数分类”选择“用友账务函数”，“函数名”选择“发生（FS）”，单击【下一步】按钮，进入“账务函数”对话框，如图6-15所示。

图6-15　“账务函数”对话框

温馨提示

在设置报表公式时，只要将图6-15中的“包含未记账凭证”勾上，就可以将未记账的数据取数到报表处理系统中，真正实现报表数据的实时反映。

4）单击【确定】按钮即可返回到定义公式对话框中，在A3单元格中显示“公式单元”字样，表明函数已经被定义，如图6-16所示。

图6-16　报表定义界面

实例6-4　通过调用模板生成光明公司的资产负债表，并对其进行审核，舍位平衡到万位

1．生成模板

操作步骤

1）在“UFO报表”窗口下单击“文件”菜单下的“新建”，在格式状态下选择“格式报表模板”，在弹出的对话框中选择“2007年新会计制度科目”，“资产负债表”，单击【确认按钮，再单击【确定】按钮，系统会自动生成资产负债表模板，如图6-17所示。

图6-17　资产负债表模板

2）在数据状态下录入“关键字”：“神州光明机械制造公司”、“2010年4月”、“元”，一张资产负债表就形成了。

3）在格式状态下选中D42，单击“数据”菜单中的“编辑公式/审核公式”，系统弹出“审核公式”对话框，如图6-18所示。

图6-18　“审核公式”对话框

2．报表审核

操作步骤

1）在公式编辑框中输入“D42=H42 MESS期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计！”（资产期末数的单元为D42，负债及所有者权益期末合计数的单元为H42），单击【确定】按钮，即可完成D42单元格审核公式定义。

2）单击状态栏上的“数据”返回到数据状态，调用“数据”菜单下的“审核”，系统弹出提示窗口。如果屏幕下方显示“审核正确”字样，说明审核通过；否则显示如图6-19的内容，说明需要进一步调整账务数据重新审核。

图6-19　审核未通过提示窗口

温馨提示

“D42=H42 MESS 期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计!”的含义是：报表D42单元的数据必须等于H42单元的数据，否则，在屏幕上显示“期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计！”的提示信息。

3．舍位平衡

操作步骤

1）在报表处于格式设计状态时，调用“数据”菜单下的“编辑公式/舍位公式”功能进入到“舍位平衡公式”对话框，如图6-20所示。

图6-20　“舍位平衡公式”对话框

2）单击状态栏上的“数据”返回到数据状态，调用“数据”菜单下的“舍位平衡”系统返回到报表数据窗口，屏幕上显示舍位平衡之后的数据。

3）舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后单击【完成】按钮，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按“Esc”键或单击【取消】按钮将放弃此次操作。