报表数据管理

三、报表数据管理

（一）采集外部数据

UFO可以把下面几类数据采集到当前报表中：其他报表文件（后缀.REP）的数据；文本文件（后缀.TXT）的数据；DBASE数据库文件（后缀.DBF）的数据。

数据采集时，对源表可以带筛选条件，源表文件名可以用变量表示。

【操作步骤】

（1）点取【格式/数据】按钮，进入数据状态。

（2）点取【数据】菜单中的【数据采集】，将弹出“数据采集”对话框。

（3）在对话框中选择要采集的文件名。如果是文本文件或DBASE数据库文件，在“文件类型”框中选择TXT文件或DBF文件即可。

（4）点取“采集”按钮或双击该文件名可执行数据采集，UFO将在当前报表中自动追加表页以存放采集进来的数据。

在数据采集时，如果当前报表的格式与源数据报表的格式不一样，将出现对话框“报表格式不同！是否强行追加？”，单击确定按钮后，系统将强行追加。由于报表格式不同，数据很可能追加得毫无意义。

（二）透视

UFO中大量数据是以表页形式分布的，正常情况下每次只能看到一张表页。要想对各个表页数据进行比较，可利用数据透视功能把多张表页多个区域数据显示在一个平面上。

透视采用从某一张表或多张表中抽取具有某种特定经济含义的数据，形成一张“虚表”，从而达到对多个报表数据在系统生成的“虚表”中进行重新分类、对比分析的效果。这种表的数据是通过数据关系公式从与其相关联的数据报表中抽取出来，反映在表上的。“虚表”本身不保存数据，因此也称这种“虚表”为视图。视图是数据报表的寄生表，没有数据报表就不可能产生视图。这种透视分析方法是手工报表分析难以实现的，因此这也是报表系统提供的很有意义的重要功能。

（三）数据汇总

报表汇总是报表数据不同形式的叠加。UFO提供了表页汇总，表页汇总是把整个报表的数据进行立体方向的叠加，UFO的表页汇总功能非常强大，既可把汇总数据保存在本报表中，也可形成一个新汇总表；既可汇总报表中所有表页，也可只汇总符合指定条件的表页，例如在2008年全年各月共12张表页中，汇总上半年的表页。

实验练习八：报表格式设计

【实验准备】已完成了实验练习七的操作，可以引入C:\My Documents\“888账套备份”文件夹中“实验练习七备份”的账套备份数据。由501号操作员进入888账套“UFO报表”。

【实验资料】

1．表样内容

2．报表中的计算公式

【实验要求】（1）设计利润表的格式；（2）按新会计制度设计利润表的计算公式；（3）保存报表格式至“我的文档”中“我的利润表”

实验练习九：报表数据处理

【实验准备】已完成了实验练习八操作，可以打开“我的文档”中“我的利润表”。由501号操作员进入888账套“UFO报表”。

【实验资料】（1）单位名称为“银丰股份有限公司”；（2）编制时间为“2009年1月”。

【实验要求】（1）生成自制利润表的数据；（2）将已生成数据的自制利润表另存为“1月份利润表”。

实验练习十：利用报表模板生成报表

【实验准备】已完成了实验练习六的操作，可以引入C：\My Documents\“888账套备份”文件夹中“实验练习六备份”账套备份数据。由501号操作员进入“UFO报表”。

【实验资料】（1）单位名称为“银丰股份有限公司”；（2）编制时间为“2009年1月”。

【实验要求】（1）按新会计制度科目生成888账套1月的“资产负债表”；（2）保存“资产负债表”到“我的文档”中。