在UFO报表管理系统中，制作报表主要采用两种方法：自定义报表和利用报表模板生成报表。
一、自定义报表
（一）自定义资产负债表格式设计
现行新会计准则中，“资产负债表”格式项目与以往报表相比较，有较大变化。新“资产负债表”格式如表4−2所示。
表4−2 资产负债表
续表
下面，我们以资产负债表为例讲述如何自定义报表。
1. 启动报表系统，建立新报表
具体操作步骤如下：
（1） 选择桌面左下角“开始”|“程序”|“U8管理软件”|“财务会计”|“UFO报表”命令，打开UFO系统注册对话框。
（2） 在“操作员”栏输入操作员代码（本例操作员代码为001，同学们实际操作时按自己在第三章“账务处理”中所设置操作员编号录入），输入操作员密码。
（3） 单击“账套”栏下拉列表框的下拉按钮，选择准备编制报表的账套号（本例账套号666，实际操作时要求录入自己在第三章实训操作中所设置账套号）；选择会计年度，设置好报表操作日期（本例为2015年12月31日），如图4−3所示。
图4−3 注册UFO报表系统
（4） 单击“确定”按钮，进入UFO报表系统窗口。
（5） 选择“文件”|“新建”命令，建立一个空白报表。
此时，报表窗口左下角“格式/数据”按钮自动处于“格式”状态。
2. 设置报表行、列数
新建报表默认值为50行7列，根据新准则所规定“资产负债表”格式，我们应将报表设置为37行6列（含标题表头）。
具体操作步骤如下：
（1） 在“格式”状态单击“格式”下拉菜单，选择“表尺寸”命令，出现如图4−4所示对话框。
（2） 在对话框中输入需要的行、列数，如图4−4所示。
（3） 单击“确认”按钮，新建报表尺寸变为37行6列，报表窗口其余部分呈灰色不可编辑状态。
3. 定义行高列宽
新建报表默认值为行高5mm，列宽25mm，我们在定义列宽时，一定要能容下本行最宽数据，否则在生成报表时会因数据溢出单元而产生错误。
具体操作步骤如下：
（1） 在“格式”状态下，选取需调整行高的第1行，单击“格式”下拉菜单，执行“行高”命令，出现如图4−5所示对话框。
图4−4 设置报表行、列数
图4−5 设置“行高”对话框
（2） 输入报表第1行的高度“10”，单击“确认”按钮。
（3） 选取需调整列宽的B、C列，单击“格式”下拉菜单，执行“列宽”命令，出现如图4−6所示对话框。
（4） 输入需要列宽“40”，单击“确认”按钮。
（5） 选取报表E、F列，重复以上步骤（3）～步骤（4）步，设置E、F列宽。
4. 画表格线
行高列宽设置后，虽然报表在“格式”状态下看得到表格线，但在“数据”状态下则是没有任何表格线的，因此，为了在适当位置显示表格，需要画表格线。
具体操作步骤如下：
（1） 选取报表需要画线的区域A4:F37，单击“格式”菜单中“区域画线”命令，出现如图4−7所示的对话框。
（2） 在“画线类型”中选择“网线”，“样式”中选择需要线型。
（3） 单击“确认”按钮，网格线设置完毕。
图4−6 设置“列宽”对话框
图4−7 区域画线
5. 定义组合单元
报表都有标题，标题一般至少占用一整行，还有些内容如编制单位、日期等信息可能一个单元容纳不了，因此，多数报表需要定义组合单元。
具体操作步骤如下：
（1） 选取A1:F1单元区域，单击“格式”下拉菜单中“组合单元”命令，弹出“组合单元”对话框，如图4−8所示。
（2） 单击“整体组合”或“按行组合”按钮。
图4−8 “组合单元”对话框
6. 输入表间项目
报表表间项目指报表的文字内容，主要有标题、表头内容、表体内容、表尾项目等。“资产负债表”表间项目输入方法如下：
具体操作步骤如下：
（1） 在“格式”状态下，将光标移至A1单元，输入表标题“资产负债表”。
（2） 将光标移至F2单元，输入“企会01表”。
（3） 将光标移至A3单元，输入“编制单位：”。
（4） 依照上述操作，按表4−1内容输入所有表间项目文字，输入完成后报表如图4−12所示。
7. 设置单元属性
根据要定义的报表，设置各单元格属性，单元格属性包括单元类型、数据格式、对齐方式、字型字号、边框底纹等。
1）单元背景设置
通过表4−12可以看出，报表中某些项目底纹呈灰色状，表示强调汇总项目。
具体操作步骤如下：
（1） 选取A5单元，单击“格式”下拉菜单，执行“单元属性”命令，弹出“单元格属性”对话框。如图4−9所示。
（2） 打开“字体图案”选项卡，在“背景色”栏打开下拉按钮，选择所需浅灰色，单击“确定”按钮。
图4−9 设置单元格属性
（3） 重复以上步骤，将报表A18、A37、D5、D19、D28、D37单元格设置为浅灰背景色。
2）单元类型设置
具体操作步骤如下：
（1） 选取B6:C37单元区域，单击“格式”下拉菜单，执行“单元属性”命令，弹出“单元格属性”对话框。
（2） 打开“单元类型”选项卡，如图4−10所示。
图4−10 设置单元类型
（3） 在“单元类型”选项栏中选择“数值”；“格式”选项栏选择“逗号”；“小数位数”设为“2”。
（4） 单击“确定”按钮，完成设置。
（5） 选取E6:F37单元区域，重复以上步骤（1）～步骤（4），将该区域设置为“数值”类型。
3）对齐方式设置
具体操作步骤如下：
（1） 选取组合单元 A1，单击“格式”下拉菜单，执行“单元属性”命令，弹出“单元格属性”对话框。
（2） 打开“对齐”选项卡，如图4−11所示。
图4−11 设置单元对齐方式
（3） 在“对齐”选项中，“水平方向”选择“居中”，“垂直方向”选择“居中”。
（4） 单击“确定”按钮，完成A1单元对齐方式设置。
（5） 依照上述步骤（1）～步骤（4），将“资产负债表”各单元对齐方式按报表格式要求进行设置。
完成以上所有设置后的“资产负债表”如图4−12所示。
图4−12 已完成基本格式设置的“资产负债表”
8. 设置关键字
关键字主要有单位名称、单位编号、年、季、月、日，此外，还可自定义关键字。
具体操作步骤如下：
（1） 将光标移至B3单元格，单击“数据”下拉菜单，执行“关键字”|“设置”命令（如图4−13所示），弹出“设置关键字”对话框，如图4−14所示。
图4−13 “关键字”|“设置”命令
图4−14 “设置关键字”对话框
（2） 选择“年”，单击“确定”按钮，将“年”设为关键字。
（3） 选择C3单元格，单击“数据”下拉菜单，执行“关键字—设置”命令，弹出“设置关键字”对话框，选择“月”，单击“确定”按钮，将“月”设为关键字。
（4） 选择D3单元格，重复以上操作，设置“日”为关键字。
（5） 若感觉关键字所设置位置需要向左或向右调整，可打开“数据”下拉菜单，执行“关键字”|“偏移”命令，如图4−15所示。
（6） 在弹出的“定义关键字偏移”对话框中输入各关键字的偏移值（偏移量的范围是−300～300，正数为向右偏移量，负数为向左偏移量），如图4−16所示。
图4−15 “关键字”|“偏移”命令
图4−16 调整关键字偏移值
注意：设置关键字时，选择一次命令只能设置一个；调整关键字偏移量时，可在“定义关键字偏移”对话框中设置全部关键字偏移量。
9. 保存报表
报表的设置过程中，可随时保存在指定路径，便于今后调出使用。
具体操作步骤如下：
（1） 首次保存时，在“格式”状态下，单击“文件”下拉菜单，选择“保存”命令。
（2） 在“文件名”栏输入“资产负债表”。
（3） 选择保存路径后，单击“保存”按钮。
（4） 以后保存时只需单击“保存”命令即可。
（二）报表公式设置
报表公式包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。
1. 单元公式
单元公式是报表数据运算的基本公式，其输入方法有两种，一种是直接在“定义公式”栏内输入公式；另一种是利用“函数向导”编辑公式。
1）直接输入公式
对报表表内单元计算公式或对账务取数函数相当熟悉的操作者，可采用直接输入公式的方法。例如，在“资产负债表”中定义“流动资产合计”表内计算公式：
（2） 在对话框“＝”后输入公式“PTOTAL（B5:B16）”，如图4−17所示。
图4−17 直接输入单元公式
（3） 单击“确认”按钮，完成公式输入。
2）函数向导使用
UFO报表系统提供的函数种类较多，我们在学习过程中不一定能全部记住这些函数，因此，系统提供了函数向导，以便于准确、快速进行函数公式设置。
函数向导使用方法：
以“资产负债表”“货币资金”期末余额公式定义为例：
图4−18 “定义公式”对话框
（2） 单击其中的“函数向导”按钮，出现“函数向导”对话框，如图4−19所示。
图4−19 “函数向导”对话框
（3） 在“函数分类”列表框选取相应的分类“用友账务函数”，再在“函数名”列表框中选取相应函数，此处应选择“期末（QM）”函数。
（4） 单击“下一步”按钮，出现选中的函数格式对话框，如图4−20所示。如果对函数使用很熟悉，可在“函数录入”栏内直接输入函数参数，但建议使用“参照”录入的方式。
图4−20 “函数格式”对话框
图4−21 函数格式参照
（6） 参数设置完成后，单击“确定”按钮，完成该函数公式输入，返回函数格式对话框，如图4−22所示。
图4−22 设置函数公式
注意：如果对函数设置中某些项目不了解，可随时按“帮助”按钮或F1键，调用函数常见问题解答帮助。
（7） 再单击“确定”按钮，返回“定义公式”对话框，对话框如图4−23所示。
图4−23 定义“1001”科目期末余额取数公式
（8） 在输入法半角状态下输入“＋”号，如图4−24所示。
图4−24 输入运算符“＋”号
（9） 重复步骤（2）～步骤（7），只是科目编码依次选择“1002”、“1012”，完成公式编辑后的“定义公式”对话框如图4−25所示。
图4−25 完成“货币资金”项目公式编辑
（10） 单击“确认”按钮，完成整个“货币资金”项目公式定义。运用上述公式编辑方法，根据“资产负债表”编制原理（编制原理及填列方法在《基础会计》与《会计实务》中阐述），将表内各单元公式一一输入。
2. 审核公式
为了保证资产负债表钩稽关系的正确性，我们在“资产负债表”中定义如下审核公式：
B37＝E37mess"期末资产合计不等于期末权益合计！"
c37＝f37mess"期初资产合计不等于期初权益合计！"
公式含义：
资产合计期末余额＝权益期末余额合计，否则返回“期末资产合计不等于期末权益合计！”
资产合计期初余额＝权益期初余额合计，否则返回“期初资产合计不等于期初权益合计！”
具体操作步骤如下：
（1） 在“格式”状态下，单击“数据”下拉菜单，选择“编辑公式”|“审核公式”命令，出现“审核公式”编辑窗口（刚打开时，“审核关系”窗口内容为空白），如图4−26所示。
图4−26 “审核公式”编辑窗口
（2） 在“审核关系”窗口空白处输入审核公式，即：
B37＝E37mess"期末资产合计不等于期末权益合计！"
C37＝F37mess"期初资产合计不等于期初权益合计！"
（3） 单击“确定”按钮，审核公式定义完成。
在一个报表中，可编辑多条审核公式。
3. 舍位平衡公式
在我们编制的资产负债表中，将编制单位“元”转换为“百元”，定义如下舍位平衡公式。
具体操作步骤如下：
（1） 单击“数据”下拉菜单，选择“编辑公式”|“舍位公式”命令，出现如图4−27所示对话框（刚打开时，各栏均为空白）。
（2） 各栏目说明：
第一，舍位表名：舍位报表的保存名，与当前报表不能相同（若当前报表为“资产负债表”，则舍位表可定义为“舍位资产负债表”）。
第二，舍位范围：舍位数据的区域，应将所有要舍位的数据包括在内。
第三，舍位位数：舍位位数为1～8。舍位位数设为“1”，则舍位范围中的所有数据除以“10”；舍位位数设为“2”，则舍位范围中的所有数据除以“100”，依此类推。
图4−27 已定义好的舍位平衡公式
第四，平衡公式：报表舍位后应保持的平衡关系。
平衡关系在输入时应按照统计过程的逆方向输入。如在计算报表数据时：
“流动资产合计”＝流动资产各项目之和
“非流动资产合计”＝各非流动资产项目之和
“资产总计”＝“流动资产合计”＋“非流动资产合计”
“资产总计”＝ “负债和股东权益总计”
而在设置舍位平衡公式时，则应按以下顺序定义：
“资产总计”＝“负债和股东权益总计”
“资产总计”＝“流动资产合计”＋“非流动资产合计”
“流动资产合计”＝流动资产各项目之和
“非流动资产合计”＝各非流动资产项目之和
注意：输入平衡公式时，每个公式一行，各公式之间以逗号隔开，最后一条公式后不用输入逗号；公式中只能使用“＋”“－”运算符；等号左边只能有一个单元（不能带页号和表名）。
（3） 理解舍位平衡公式窗口各栏目填列内容后，输入需要参数及平衡公式。在我们的“资产负债表”中，输入舍位公式后如图4−27所示。
通过以上基本格式设计与公式编辑操作，一张“资产负债表”就全部定义好了。
（三）自定义资产负债表的数据处理
报表格式定义完成后，要进行报表数据处理。报表数据包括报表单元数据、字符及关键字。其中，单元数据可由公式运算生成，而关键字的值则必须由人工录入。
报表数据的处理工作主要包括：生成报表、审核报表、舍位平衡操作等，数据处理工作应在“数据”状态下进行。
1. 追加表页
追加表页是在最后一张表页后追加空表，一个报表最多可以有99999张表页，在定义好的报表中追加的表页，其格式与我们设置好的报表格式完全相同。
具体操作步骤如下：
（1） 在报表系统“数据”状态下，单击“编辑”菜单，执行“追加”|“表页”命令，出现“追加表页”对话框，如图4−28所示。
（2）在对话框中输入要追加的表页，单击“确认”按钮。
图4−28 “追加表页”对话框
2. 录入关键字
每张表页均应有不同的关键字，这是区别于每张报表的唯一标志，在数据状态下，关键字也会显示出来。
具体操作步骤如下：
（1） 在系统“数据”状态下，单击“数据”下拉菜单，选择“关键字”|“录入”命令，出现“录入关键字”对话框。如图4−29所示。
图4−29 “录入关键字”对话框
（2） 在对话框中录入报表关键字，单击“确认”按钮。
（3） 系统出现“是否重算第1页”提示框，单击“是”按钮，系统根据录入的关键字计算指定时间的报表数据，并将数据显示出来，如图4−30所示。
图4−30 已生成数据的“资产负债表”
3. 审核报表
前面我们已经定义好资产负债表的审核公式，只要报表中的数据发生变化，就应该进行审核。
图4−31 审核错误提示
具体操作步骤如下：
在“数据”状态下，单击“数据”下拉菜单，选择“审核”命令，系统自动对报表进行审核，若发现错误，则显示已设置好的提示信息并伴有提示音，如图4−31所示。
4. 舍位平衡操作
报表的舍位平衡并非必须进行，只有在报表数据过于庞大，或报表汇总合并时，不同报表数据单位不同而无法汇总合并，才进行舍位平衡操作。
具体操作步骤如下：
（1） 单击“数据”下拉菜单，选择“舍位平衡”命令，系统根据已定义好的公式自动对指定区域进行舍位操作，并按平衡公式对数据进行调整，使其保持设置的平衡关系。
（2） 舍位计算完成后，更改计量单位（将“单位：元”更改为“单位：百元”），将舍位报表存入指定位置。
二、利用报表模板生成报表
报表的形式是多种多样的，但作为会计信息系统，遵循会计准则的要求，也就存在一些格式统一的报表，特别是对外报表。因此，UFO报表系统提供了多个行业标准财务报表的模板，我们可根据所在行业选择相应的报表模板直接套用格式，还可以在模板的基础上进行修改，得到需要的报表。
下面，我们以“利润表”为例，说明如何使用报表模板编制一张报表。
1. 新建报表
具体操作步骤如下：
（1） 选择桌面左下角“开始”|“程序”|“U8管理软件”|“财务会计”|“UFO报表”命令，打开UFO系统注册对话框。
（2） 在“操作员”栏输入操作员代码（本例操作员代码为001，同学们实际操作时按自己所设置操作员编号录入），输入操作员密码。
（3） 单击“账套”栏下拉列表框按钮，选择准备编制报表的账套号（本例账套号666，实际操作时要求录入自己所设置账套号）；选择会计年度，设置好操作日期（本例为2007年），如图4−3所示。
（4） 单击“确定”按钮，进入UFO报表系统窗口。
（5） 选择“文件”|“新建”命令，建立一个空白报表。
此时，报表窗口左下角“格式”|“数据”按钮处于“格式”状态。
以上步骤（1）～步骤（5）与“自定义报表”操作相同，区别在于以下操作步骤。
（6） 选择“格式”|“报表模板”命令，弹出“报表模板”对话框，如图4−32所示。
（7） 在“您所在的行业”下拉列表中选择“新会计制度科目”；在“财务报表”下拉列表中选择准备编制的报表名称“利润表”，如图4−32所示。
（8） 单击“确定”按钮，系统出现提示对话框“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”（如图4−33所示），单击“确定”按钮，当前格式被利润表模板格式覆盖，“利润表”模板如图4−34所示。
图4−32 “报表模板”对话框
图4−33 提示对话框
图4−34 “利润表”模板
2. 修改报表格式
对于根据系统模板中的报表格式建立的报表，若不能完全符合工作需要，可在此基础上进行修改，使之成为我们需要的报表。
新会计准则中，对利润表项目进行了一定的调整，现行利润表格式如表4−3所示。
表4−3 利润表
续表
将报表模板中表体项目与表4−3相比较，不难看出区别，因此，我们应对报表模板生成的利润表格式进行修改。
（1） 报表格式修改应在“格式”状态下进行，尽量利用原有表格内容。
（2） 报表项目修改方法：选择要修改的内容，删去原有字符，输入新项目内容即可。如：单击A5单元，删除“主营业务收入”，输入“营业收入”，这个项目就修改好了。
依照上述方法，将模板中的“利润表”按表4−3“利润表”格式进行修改。
3. 修改报表单元公式
表间项目修改后，表内原定义好的单元公式不再适用，需根据新内容修改。
公式修改时，首先选取需修改公式的单元，删除原单元内公式，再按“自定义报表”中报讲述的公式输入方法输入新公式即可。
注意：“利润表”编制原理与《会计实务》相同，因此，表间项目填列内容及方法此处不再赘述。
4. 报表保存
报表修改完成后，可保存在指定路径。
5. 报表数据处理
报表格式与公式修改完成后，即可进行数据处理。采用报表模板生成的会计报表，其数据处理方法与自定义会计报表的数据处理方法完全相同。
编制完成的利润表如图4−35所示。
图4−35 编制完成的“利润表”
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