报表系统概述

会计报表是综合反映企业某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。本章将以用友公司开发的软件——UFO电子报表系统为例，介绍报表系统的工作原理及操作过程。

会计报表系统是会计信息系统中一个独立子系统，它的主要功能有：设置和生成各种财务报表、进行报表维护、数据加工处理。

一、报表结构

就报表结构的复杂性而言，报表可分为简单表和复合表两类。简单表是二维表，由若干行和列组成；复合表是简单表的组合，若干张基本格式相同的简单表组合在一起，就是复合表。

无论简单表还是复合表，其格式一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体、表尾。不同的报表，其四个基本要素是不同的。

1. 标题

它是用来描述表的名称，如“资产负债表”、“利润表”等。报表的标题可能不只一行，有时会有副标题、修饰线等内容。

2. 表头

它是用来描述报表的编制单位名称、编制日期、编制计量单位、报表栏目名称等内容。特别是报表的栏目名称，是表头的最重要内容，它决定报表的纵向结构、报表的列数。有的报表表头栏目比较简单，只有一层，而有的报表表头却比较复杂，需分若干层次。

3. 表体

它是一张报表的核心、主体，是报表数据的主要表现区域，它决定报表的横向组成。表体在纵向上由若干行组成，这些行称为表行；在横向上，每个表行又由若干表栏目所构成，这些栏目称为表列。

4. 表尾

表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容都是表尾所包含的内容。

二、报表基本术语

在UFO报表使用过程中，会涉及以下一些基本概念。

（一）格式状态和数据状态

UFO将报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作在“格式”状态下进行，报表数据处理工作则在“数据”状态下进行。

1. 格式状态

在格式状态下，可设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等；定义报表的公式，如单元公式、审核公式、舍位平衡公式等。

在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

在格式状态下，只能看到报表的格式与公式，而其数据全部隐藏了，如图4−1所示。

图4−1 “格式”状态下的资产负债表

2. 数据状态

在数据状态下，可管理报表的数据，如输入数据、增删表页，进行舍位平衡、报表数据审核、做图形、汇总等。在数据状态下，不能修改报表格式。

在数据状态下，能看到报表的格式和数据等全部内容，如图4−2所示。

图4−2 “数据”状态下的资产负债表

用于切换“格式”、“数据”状态的是位于报表系统窗口左下角的“格式/数据“转换按钮，单击这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。

（二）报表单元

任何一张表均有行和列。在UFO报表系统中，行号用阿拉伯数字1～9999表示，列标用英文字母A−IU表示，由行和列确定的方格即为单元，也称为“单元格”。

单元是组成报表的最小单位，单元名称由表示其列的英文字母和表示其行的数字组成，如第5列第3行的单元用“E3”表示。而“A4”则表示第1列第4行对应的单元。

在报表系统中，每个单元内可以填制公式、数字、文字等内容。

单元具有单元属性，单元属性包括：

1. 数值单元

它是报表的数据，在数据状态下输入。

数值单元必须是数字，可直接录入，也可由定义公式运算生成。建立一个新表时，所有单元类型均默认为数值型。

2. 字符单元

它是报表的数据，在数据状态下输入。

字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。

3. 表样单元

它是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。

表样单元只能在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。

（三）区域与组合单元

（1） 区域，也叫块，是一张表页上的一组单元组成的矩形块。在描述一个区域时，开始单元（左上角单元）名称与结束单元（右下角单元）名称之间用“：”连接，如A2：D7。

（2） 组合单元，是由相邻的两个或更多单元组成。这些单元必须是同一种单元类型（数值、表样、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。

组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元名称来表示，如将A2：D7组合，则可用区域中任意单元格名称或“A2：D7”表示这个组合单元。

（四）表页

一个UFO报表最多可容纳99999张表页，每一张表页由许多单元组成。

同一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据可以不同。表页在报表中的序号以表页下方表标签的形式表达，称为“页标”；页标用“第1页”至“第99999页”表示。在公式中，表达为“＠3”，表示取当前表第3页。

（五）关键字

关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一识别一个表页，是用于区分不同数字报表的标志。

关键字的内容及显示位置在“格式”状态下设置，其值则在数据状态下录入。每个报表可以定义多个关键字。

（1） 单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称。

（2） 单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号。

（3） 年：数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度。

（4） 季：数字型（1～4），该报表表页反映的季度。

（5） 月：数字型（1～12），该报表表页反映的月份。

（6） 日：数字型（1～31），该报表表页反映的日期。